Karyawan Susah Diatur: Ciri dan Cara Menghadapinya

Berurusan dengan karyawan susah diatur dapat menjadi tantangan yang signifikan bagi setiap perusahaan.

Ini adalah situasi yang ditakuti oleh banyak pemimpin, namun setiap tempat kerja pasti akan menghadapi karyawan yang susah diatur pada suatu saat.

Perilaku karyawan yang bermasalah dapat mengganggu lingkungan kerja, menguras energi, menurunkan moral tim, dan merusak produktivitas secara keseluruhan.

Itulah mengapa manajer dan pemimpin harus menangani perilaku yang mengganggu dengan cepat dan efektif untuk memperbaiki tempat kerja dan mempertahankan budaya perusahaan yang positif.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai karyawan susah diatur dan bagaimana cara menghadapinya.

Simak penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa Ciri-Ciri Karyawan Susah Diatur?

Karyawan yang tidak terlibat sering kali menunjukkan perilaku yang mengganggu karena frustrasi, kurangnya motivasi, atau merasa tidak terhubung dengan pekerjaan mereka.

Karyawan yang susah diatur dapat mengganggu semangat kerja, menurunkan produktivitas, dan merusak dinamika tim.

Bagi pemilik bisnis dan manajer, dampaknya bisa meluas hingga menciptakan lingkungan kerja yang beracun, meningkatkan pergantian staf, menurunkan kinerja, dan merusak hubungan dengan pelanggan.

Di bawah ini adalah tiga contoh seperti apa karyawan yang sulit di tempat kerja.

1. Karyawan tidak memenuhi tanggung jawab mereka

Sebagai manajer, penting untuk menjaga perspektif.

Kinerja yang buruk di tempat kerja bisa jadi karena kurangnya kemampuan atau motivasi, atau keduanya.

Bisa juga karena komunikasi yang buruk, kurangnya manajemen yang baik, ketidakselarasan, kurangnya sumber daya, atau hal lain yang sama sekali berbeda.

Jika seorang karyawan berkinerja buruk dalam perannya, jangan langsung menganggap mereka malas.

Mungkin ada alasan tersembunyi di balik kegagalan mereka dalam bekerja dan kurangnya motivasi.

Bisa jadi pekerjaan mereka tidak lagi menantang.

Mereka mungkin peduli untuk membuat dampak yang lebih besar dan merasa frustrasi dengan kurangnya investasi dari orang lain (atau manajer mereka).

Tantangan kinerja karyawan dapat berasal dari berbagai faktor, termasuk kebijakan yang membatasi, kesenjangan keterampilan, dan peluang pertumbuhan karier yang terbatas.

Masalah pribadi seperti masalah kesehatan atau komplikasi kehidupan juga dapat berdampak signifikan pada kemampuan seseorang untuk fokus dan melakukan tugas mereka secara efektif.

Memahami akar penyebab potensial ini sangat penting bagi para manajer yang ingin mendukung dan mengembangkan anggota tim mereka.

Sebelum menghadapi seorang karyawan, sebagai seorang manajer, tanyakan pada diri Anda sendiri:

• Apakah saya sudah memberikan ekspektasi dan tujuan yang jelas?
• Apakah anggota tim saya dilengkapi dengan sumber daya dan dukungan yang tepat?
• Apakah saya menawarkan umpan balik yang berarti dan kesempatan untuk berkembang?

Baca Juga: Karyawan Bermasalah: Ciri, Dampak, dan Cara Mengatasi

2. Karyawan memiliki sikap yang buruk

Jika karyawan yang bermasalah memiliki sikap negatif, maka akan menciptakan lingkungan yang beracun.

Seringkali, namun tidak selalu, sikap buruk di tempat kerja bersifat pasif dan tidak langsung konfrontatif.

Mungkin itu adalah seringai atau lirikan mata yang tidak terlalu halus, datang terlambat, dan tidak memperhatikan saat rapat.

Mungkin bergosip di tempat kerja atau tentang rekan kerja dan manajer.

Atau mungkin kurang disadari: karyawan pekerja keras yang menjadi sinis dan selalu melihat hal negatif dalam setiap interaksi atau usulan karena manajemen yang buruk atau lingkungan kerja yang beracun.

Sikap yang buruk pada awalnya mungkin lucu, namun pada akhirnya, hal itu akan mempengaruhi semua orang.

Sikap buruk dan perilaku negatif mengganggu seluruh tim dan mempengaruhi kinerja karyawan.

Namun, bukan hanya itu saja.

Jika mereka juga memiliki sikap yang buruk saat berurusan dengan klien atau vendor, mereka membahayakan bisnis dan reputasi Anda.

Saat menentukan langkah ke depan, tanyakan pada diri Anda terlebih dahulu:

• Apakah saya sudah menciptakan lingkungan yang aman secara psikologis?
• Apakah anggota tim merasa dihargai dan didengar?
• Apakah praktik manajemen saya secara tidak sengaja mempromosikan hal-hal negatif?
• Apakah saya mencontohkan sikap dan perilaku yang ingin saya lihat?

3. Karyawan merongrong otoritas Anda

Ketika seorang karyawan merongrong otoritas Anda, hal ini akan mengganggu moral dan produktivitas karyawan.

Hal ini juga dapat membuat karyawan lain meragukan kemampuan kepemimpinan Anda.

Namun tidak semua karyawan yang merongrong otoritas melakukannya dengan niat buruk.

Terkadang karyawan merongrong pemimpin karena mereka memiliki perspektif yang tidak dapat dilihat oleh manajer.

Mereka mungkin begitu bersemangat dengan perspektif mereka sehingga mereka tidak melihat bagaimana gaya komunikasi mereka merongrong orang lain.

Dalam kasus lain, perilaku karyawan yang mengganggu mungkin merupakan upaya yang disengaja untuk melemahkan Anda.

Sebagai pemimpin, mengetahui cara membedakan keduanya akan membantu Anda mengatasi masalah secara efektif.

Baca Juga: Cara Menyikapi Kandidat Tidak Sopan, HR Wajib Tahu

Bagaimana Cara Menghadapi Karyawan Susah Diatur?

Jika Anda menghadapi karyawan yang susha diatur, mengikuti langkah-langkah berikut ini dapat membantu Anda menyelesaikan situasi tersebut:

1. Berusahalah memperbaiki perilaku, bukan orangnya

Ketika berhadapan dengan karyawan yang bermasalah, penting untuk fokus pada perilaku tertentu, bukan faktor pribadi.

Peran Anda bukanlah untuk menghakimi mereka.

Hal ini tidak hanya akan menimbulkan konflik yang tidak produktif, namun juga tidak akan membantu menyelesaikan perilakunya.

Tujuannya adalah menemukan cara untuk menghentikan perilaku rekan kerja Anda yang tidak dapat diterima dan membantu memperbaiki perilaku yang membuat bekerja dengan mereka menjadi sulit.

Peran Anda adalah mendukung mereka dan mencari solusi.

Orang tidak selalu menyadari bagaimana perilaku mereka berdampak pada pekerjaan dan lingkungan mereka.

Mulailah dengan mengingatkan mereka dengan cara yang tidak konfrontatif.

Asumsikan niat baik jika memungkinkan.

Ingatlah bahwa tidak semua karyawan yang sulit berniat untuk menjadi sulit.

Kemudian, berikan contoh spesifik tentang perilaku negatif mereka untuk membantu mereka memahami masalahnya.

2. Identifikasi penyebab masalah

Alasan di balik perilaku karyawan adalah unik untuk setiap orang.

Jadi cara menghadapi karyawan susah diatur adalah dengan mengidentifikasi penyebabnya sebelum mengatasi masalah tersebut.

Hal ini dapat berkaitan dengan:

• Pekerjaan mereka
• Hubungan dengan rekan kerja lainnya
• Masalah pribadi yang menghalangi mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik
• Manajemen/lingkungan kerja

Sebagai pemimpin, Anda bertanggung jawab untuk mencari akar masalah dan menyelesaikannya.

Baca Juga: Karyawan Merasa Kurang Diapresiasi? Ini 8 Cara Mengatasinya

3. Mendorong komunikasi yang terbuka

Membina lingkungan kerja yang terbuka membantu membangun kepercayaan dan mendorong anggota tim untuk mengatasi konflik sejak dini.

Undanglah karyawan untuk berbagi perspektif mereka selama percakapan yang sulit dan dengarkan secara aktif kekhawatiran mereka.

Tekankan bahwa tujuannya adalah kolaborasi, bukan konfrontasi.

Komunikasi yang terbuka tidak hanya membantu menyelesaikan masalah saat ini, namun juga meningkatkan hubungan di tempat kerja dan mencegah konflik di masa depan.

4. Bersikaplah terbuka terhadap umpan balik

Memahami perilaku karyawan yang bermasalah mengharuskan manajer untuk menyadari bahwa hal tersebut sering kali berasal dari persepsi dan pengalaman individu dalam lingkungan kerja mereka.

Untuk mengatasi tantangan tersebut secara efektif, manajer harus mengembangkan pendekatan yang terbuka dan suportif dengan menciptakan ruang yang aman dan tidak menghakimi di mana karyawan dapat dengan bebas mengekspresikan keprihatinan mereka.

Hal ini termasuk menerima umpan balik tentang gaya manajemen, dinamika organisasi, atau pengalaman pribadi di tempat kerja.

Dengan mempraktikkan mendengarkan secara aktif dan sungguh-sungguh mendengarkan perspektif karyawan tanpa prasangka, manajer dapat menunjukkan empati dan menciptakan peluang untuk dialog yang bermakna.

Seringkali, apa yang tampak sebagai perilaku yang sulit hanyalah kebutuhan karyawan yang tidak terpenuhi untuk didengar dan dipahami.

Dengan mendengarkan dengan penuh perhatian dan kasih sayang, para manajer sering kali dapat mengubah sikap dan perilaku negatif, mengubah potensi konflik menjadi peluang untuk saling pengertian dan pertumbuhan profesional.

Baca Juga: Karyawan Sering Absen Kerja? Ini 7 Cara Mengatasinya

5. Berikan arahan yang jelas

Sebagai seorang pemimpin, sangat penting untuk menyampaikan instruksi Anda dengan jelas agar efektif.

Dalam situasi konflik, Anda memiliki dua tujuan utama:

• Membuat kolega Anda menurunkan pertahanan mereka
• Menyampaikan informasi yang diperlukan bagi mereka untuk memperbaiki perilaku mereka

Untuk mencapai hal ini, Anda harus memberikan umpan balik yang jelas dan terperinci mengenai perilaku karyawan, termasuk contoh-contoh konkret.

6. Tuliskan ekspektasi dan konsekuensi spesifik

Dokumentasikan setiap harapan dan perubahan perilaku bersama dengan kolega Anda.

Kembangkan rencana yang menetapkan tujuan, kerangka waktu, dan evaluasi kemajuan secara teratur.

Dengan cara ini, Anda berdua akan memiliki pemahaman yang sama.

Penting juga untuk mendokumentasikan segala konsekuensi dari kegagalan dalam melakukan perubahan perilaku yang diperlukan.

Dalam banyak kasus, orang tersebut akan menanggapi masalah ini dengan lebih serius jika mereka memiliki rencana yang jelas dan sadar akan konsekuensi dari tidak mengambil tindakan.

Baca Juga: Toxic Leadership: Tanda dan Cara Menyikapinya

7. Mendokumentasikan perilaku yang mengganggu

Menyimpan catatan rinci tentang tindakan yang tidak dapat diterima sangat penting ketika mengelola karyawan yang sulit diatur.

Dokumentasikan insiden-insiden tertentu, langkah-langkah yang telah Anda ambil untuk mengatasi masalah tersebut, dan hasil dari upaya-upaya tersebut.

Hal ini membantu menciptakan transparansi dan akuntabilitas.

Catatan tertulis sangat penting terutama jika perilaku tersebut terus berlanjut dan tindakan disipliner diperlukan, karena catatan tersebut memberikan sejarah yang jelas tentang situasi tersebut.

8. Memantau kemajuan

Setelah Anda menetapkan rencana tindakan karyawan Anda, langkah selanjutnya untuk menghadapi karyawan susah diatur adalah memantau kemajuan mereka.

Hal ini akan membantu mereka mencapai tujuan mereka dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

Cara-cara untuk memantau kemajuan meliputi:

• Mendapatkan umpan balik dari rekan kerja lainnya
• Mengevaluasi kualitas pekerjaan mereka
• Mengadakan pertemuan empat mata secara rutin

Membuat pengamatan dan laporan tertulis untuk transparansi yang maksimal.

Pada akhir periode yang disepakati, gunakan laporan tersebut untuk mengevaluasi keberhasilan mereka.

Baca Juga: Silo Mentality: Arti, Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya

9. Gunakan wawancara perilaku selama perekrutan

Mencegah masalah dimulai dengan mempekerjakan orang yang tepat.

Masukkan pertanyaan wawancara perilaku yang menilai tanggapan kandidat di masa lalu terhadap konflik, kerja sama tim, dan tantangan.

Misalnya, tanyakan bagaimana mereka menangani perselisihan dengan rekan kerja atau beradaptasi dengan perubahan besar di tempat kerja.

Pendekatan ini membantu mengidentifikasi kandidat yang memiliki nilai-nilai yang selaras dengan budaya perusahaan dan mengurangi kemungkinan mempekerjakan orang yang sulit atau individu yang mungkin menunjukkan perilaku yang mengganggu.

10. Tetap tenang dan tunjukkan rasa hormat

Memberikan umpan balik negatif atau memecat seseorang tidaklah mudah.

Ketegangan akan meningkat, dan orang-orang sering kali menjadi marah.

Sebagai seorang manajer, penting untuk tetap tenang dan menghindari penilaian atau kritik.

Jaga bahasa tubuh dan nada bicara Anda tetap netral.

Fokuslah pada fakta dan pertahankan sikap yang jujur, profesional, dan hormat.

Terkadang orang sulit karena mereka merasa diremehkan. Anda harus mencari tahu penyebab perilaku mereka sebelum mengambil tindakan drastis.

Baca Juga: Crab Mentality: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasi

11. Gunakan pelatihan untuk mendorong pertumbuhan

Pelatihan bisa menjadi alat yang ampuh untuk membantu karyawan merefleksikan perilaku mereka dan membangun keterampilan untuk berkembang.

Tawarkan sesi pelatihan kepemimpinan yang dipersonalisasi untuk memberikan dukungan dan bimbingan.

Pelatihan dapat membantu karyawan mengidentifikasi akar masalah dari tantangan mereka, mengembangkan rencana untuk mengatasinya, dan menetapkan tujuan yang dapat ditindaklanjuti.

Dengan berfokus pada pertumbuhan mereka, Anda dapat mengubah karyawan yang bermasalah menjadi anggota tim yang produktif dan termotivasi, sehingga meningkatkan moral dan produktivitas di tempat kerja.

12. Atasi masalah secara langsung

Mengabaikan perilaku yang mengganggu dapat memperburuk situasi yang sulit, jadi mengatasi masalah secara langsung sangatlah penting.

Jadwalkan pertemuan pribadi untuk membahas perilaku buruk dengan cara yang terstruktur dan tidak konfrontatif.

Gunakan contoh spesifik tentang bagaimana tindakan mereka memengaruhi moral tim, produktivitas, dan lingkungan kerja secara keseluruhan.

Anda menetapkan nada untuk pemecahan masalah yang konstruktif dan komitmen untuk perbaikan dengan menangani masalah secara langsung.

Baca Juga: Underperformance Karyawan: Pengertian, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

13. Fokus pada budaya perusahaan

Memperkuat budaya dan nilai-nilai perusahaan dapat membantu mengatur ulang ekspektasi untuk karyawan yang sulit.

Selama percakapan, hubungkan tindakan mereka dengan dampak yang lebih luas pada tim dan organisasi.

Soroti bagaimana sikap dan perilaku negatif mengganggu semangat kerja, kerja sama tim, dan tujuan perusahaan.

Dengan mengaitkan perilaku mereka dengan budaya perusahaan, Anda membantu mereka memahami pentingnya peran mereka dalam menjaga lingkungan kerja yang positif.

14. Kembangkan rencana tindakan kolaboratif

Rencana tindakan kolaboratif membantu menyelaraskan ekspektasi dan menyediakan peta jalan untuk perbaikan.

Bekerjalah dengan karyawan untuk mengidentifikasi perilaku spesifik yang perlu diubah, tetapkan tujuan yang terukur, dan tetapkan jadwal untuk kemajuan.

Pemeriksaan rutin memastikan akuntabilitas dan memberikan kesempatan untuk menyesuaikan rencana sesuai kebutuhan.

Perencanaan kolaboratif menunjukkan komitmen Anda untuk mendukung pertumbuhan mereka sekaligus meminta mereka bertanggung jawab atas tindakan mereka.

Baca Juga: 11 Etika Memecat Karyawan, HR Wajib Tahu

Apa Saja Solusi dalam Menghadapi Karyawan yang Susah Diatur?

Gunakan empat solusi berikut ini untuk menemukan hasil terbaik bagi karyawan yang bermasalah dan organisasi.

1. Pertimbangkan peran Anda dalam masalah tersebut

Jika karyawan yang sulit diatur merongrong otoritas Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut ini.

Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan maksud di balik perilaku karyawan Anda:

• Apakah saya mengetahui beban kerja rekan kerja saya?
• Apakah karyawan tersebut memiliki perspektif yang tidak bisa saya lihat?
• Apakah karyawan tersebut membuat poin yang valid?

Jika Anda mencurigai karyawan Anda merendahkan Anda dengan sengaja, tanyakan pada diri Anda sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apakah karyawan tersebut melemahkan saya dengan melakukan pekerjaan mereka secara berbeda dari yang telah disepakati?
• Apakah karyawan tersebut merendahkan saya di belakang saya?
• Apakah karyawan tersebut merendahkan saya di depan klien, vendor, atau kolega lainnya?

Dalam kasus-kasus seperti ini, penting untuk mendengarkan umpan balik dari karyawan, karena hal ini dapat berisi wawasan yang berharga bagi organisasi.

Anda juga harus mempelajari perbedaan antara kritik yang membangun dan perilaku yang merusak.

Tunjukkan kepemimpinan dengan tetap tenang saat menghadapi perilaku bermasalah dari karyawan.

Contohkan nilai-nilai dan budaya perusahaan yang ingin Anda lihat pada rekan kerja Anda.

2. Atasi kurangnya motivasi mereka

Ketika berhadapan dengan karyawan yang kurang termotivasi, mulailah dengan memberi mereka manfaat dari keraguan.

Tanyakan pada diri Anda sendiri hal-hal berikut ini:

Apakah karyawan tersebut memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit pekerjaan?
Apakah karyawan tersebut bosan dan membutuhkan tantangan baru?
Apakah karyawan tersebut memiliki keterampilan yang diperlukan untuk peran tersebut?

Seringkali, Anda dapat mengatasi kurangnya motivasi karyawan dengan:

• Menyesuaikan deskripsi pekerjaan mereka
• Membebaskan mereka dari beban kerja yang berat
• Memberikan pelatihan

Dalam kasus lain, kurangnya motivasi dapat menyebabkan perilaku yang mengganggu dan menciptakan lingkungan kerja yang beracun.

3. Bicaralah dengan sumber daya manusia

Mengelola karyawan yang benar-benar sulit adalah masalah interpersonal.

Oleh karena itu, merupakan praktik terbaik untuk memberi tahu SDM ketika menghadapi situasi sulit dengan karyawan yang tidak dapat diselesaikan dengan cara lain.

Hal ini memiliki dua keuntungan sebagai pilihan terakhir.

Pertama, jika tim SDM mengetahui masalahnya, mereka dapat menerapkan kebijakan perusahaan untuk menangani situasi tersebut.

Kedua, mereka adalah para profesional di tempat kerja yang berspesialisasi dalam mengelola orang. Ini berarti mereka dapat memberi saran kepada Anda tentang cara menangani percakapan yang sulit dengan karyawan Anda.

4. Ketahui kapan waktunya untuk melepaskan mereka

Tidak ada yang suka memberhentikan karyawan.

Namun jika karyawan Anda terus bersikap negatif dan berperilaku buruk, Anda harus tahu kapan harus mengambil tindakan yang lebih drastis.

Konsultasikan dengan departemen SDM Anda untuk mendapatkan saran dan informasi mengenai kebijakan perusahaan dalam memberhentikan karyawan.

Gunakan panduan ini tentang cara memberhentikan karyawan.

Baca Juga: 10 Tips Mengelola Kinerja yang Buruk dan Manfaatnya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai karyawan susah diatur yang dapat menjadi referensi Anda.

Sebagai manager HR, tentunya penting bagi Anda untuk memahami ciri-ciri dari karyawan susah diatur ini.

Ini karena jika karyawan yang susah diatur tidak Anda hadapi dengan benar, ini bisa membuat lingkungan kerja menjadi tidak nyaman.

Dalam menghadapi karyawan yang susah diatur, pengelolaan karyawan memegang peranan yang sangat penting.

Melalui pengelolaan karyawan yang baik Anda bisa membuat kebijakan sehingga penanganan karyawan susah diatur dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.