Sebelum adanya teknologi penggajian, penggajian merupakan proses yang membosankan, penuh tantangan, dan rawan kesalahan. Dengan adanya teknologi di bidang penggajian, Anda bisa mendapatkan fitur software payroll yang membuat pengelolaan penggajian karyawan menjadi super mudah.
Solusi penggajian pertama pada awalnya dianggap sebagai kemewahan, tetapi organisasi di seluruh dunia sekarang menyadari pentingnya akurasi penggajian dan kebutuhan akan perangkat lunak otomasi yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Untuk kemudahan pengelolaan gaji karyawan, pastinya perusahaan Anda membutuhkan software payroll. Dengan fitur software payroll Anda tidak perlu khawatir terjadinya kesalahan perhitungan gaji karyawan karena semua dilakukan secara otomatisasi.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai fitur software payroll. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Itu Software Payroll?
Software payroll merupakan perangkat lunak penggajian yang akan mengotomatiskan dan menyederhanakan proses pembayaran gaji karyawan Anda untuk pekerjaan mereka. Program-program ini menghitung gaji kotor berdasarkan jam kerja, menghitung dan mengurangi pajak dan premi tunjangan, dan juga pembuatan slip gaji yang super mudah.
Sebagian besar organisasi dengan jumlah karyawan yang sedikit pun menggunakan perangkat lunak manajemen penggajian. Ini karena perusahaan atau organisasi bisa merasakan manfaat software payroll yang tidak bisa didapatkan dengan pengelolaan penggajian manual.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Payroll Kontraktor Terbaik
Apa Saja Fitur Software Payroll yang Harus Ada?
Sudah menjadi hal yang umum untuk mengasumsikan bahwa semua fitur perangkat lunak penggajian adalah sama. Faktanya, banyak pemilik bisnis yang memilih software payroll berdasarkan harga saja dengan asumsi ini.
Sayangnya, mereka sering terlambat menyadari bahwa software tersebut tidak memenuhi kebutuhan organisasi dan tidak memiliki fungsi penggajian yang penting.
Ketika membangun kasus bisnis untuk perangkat lunak penggajian dan membandingkan solusi, pertimbangkan fitur-fitur utama dari sistem penggajian dengan layanan lengkap ini:
1. Pengelolaan Penggajian
Sebagai software payroll, pastinya fitur yang harus dimiliki adalah pengelolaan penggajian. Dengan software payroll Anda akan mendapatkan kemudahan dalam pengelolaan penggajian karyawan, seperti kalkulasi payroll otomatis, pembayaran gaji tepat waktu, laporan payroll otomatis, hingga pencatatan untuk histori data payroll.
Dengan seluruh fitur ini, Anda bisa dengan mudah mencatat penggajian karyawan dan tidak perlu khawatir terjadinya kesalahan yang akan merugikan Anda di masa depan.
2. Integrasi Aplikasi Absensi
Jika Anda memiliki karyawan per jam, Anda sebaiknya memilih perangkat lunak penggajian yang menawarkan modul pelacakan waktu atau terintegrasi dengan perangkat lunak pelacakan waktu Anda dalam fitur integrasi aplikasi absensi.
Hal ini meniadakan kebutuhan untuk entri manual, meningkatkan efisiensi dan akurasi secara keseluruhan.
3. Slip Gaji Online
Slip gaji online adalah salah satu fitur perangkat lunak penggajian yang paling penting bagi karyawan dan kandidat Anda. Karyawan dan pencari kerja mengharapkan akses yang instan untuk mengetahui detail penggajian Anda.
Hal ini juga mengurangi beban Anda, pemberi kerja, dengan menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dan mendistribusikan gaji.
4. Pengelolaan Reimbursement
Jika industri Anda melibatkan biaya karyawan yang dapat diganti, seperti perjalanan dan penginapan, maka perangkat lunak dengan kemampuan pengelolaan reimbursement adalah suatu keharusan.
Solusi ini mengotomatiskan laporan pengeluaran dan proses pembayaran, menghemat waktu dan meningkatkan ketepatan waktu penggantian biaya. Solusi ini juga memastikan catatan yang akurat dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
5. Manajemen Kompensasi
Kompensasi yang adil dan kompetitif merupakan pertaruhan utama dalam perang memperebutkan talenta terbaik. Alat manajemen kompensasi membantu mengelola dan mengalokasikan anggaran kompensasi yang sejalan dengan tujuan organisasi yang lebih besar.
Hal ini memudahkan untuk menarik dan mempertahankan pekerja di pasar yang sangat kompetitif dan menyeimbangkan antara memberikan penghargaan kepada karyawan tanpa mengorbankan keuntungan organisasi.
Selain itu, dengan kemampuan wawasan data, Anda dapat dengan mudah dan efisien membuat kasus untuk kenaikan gaji, pembayaran bonus satu kali, kenaikan biaya hidup, dan banyak lagi.
6. Employee Self Service
Layanan mandiri karyawan atau employee self service menawarkan dua manfaat utama. Ini memberi karyawan akses untuk membuat perubahan tertentu pada profil mereka sendiri (seperti nomor rekening bank atau alamat rumah mereka), dan memberi karyawan akses langsung ke saldo cuti, potongan gaji, dan rincian slip gaji.
Hasilnya? Tim HR Anda menghabiskan waktu untuk bekerja pada budaya dan akuntabilitas, bukan tugas-tugas administrasi.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
7. Laporan Penggajian
Kemampuan untuk menjalankan laporan penggajian sangat penting, begitu juga kemampuan untuk menyesuaikan laporan ini. Perangkat lunak penggajian harus memiliki laporan out-of-the-box yang dapat diatur dengan cepat untuk memudahkan pemahaman.
Namun, setiap organisasi itu unik, jadi pastikan juga platform penggajian Anda dapat membuat laporan yang dapat disesuaikan. Laporan yang dapat disesuaikan memberi Anda kemampuan untuk membuat kumpulan data khusus seputar metrik paling penting bagi perusahaan Anda.
Tanyakan jenis laporan apa yang dapat Anda jalankan sehingga Anda tahu apakah Anda akan memiliki akses ke data yang Anda butuhkan sebelum berkomitmen.
8. Analisis Data
Kesalahan penggajian itu mahal. Perangkat lunak penggajian terbaik tidak akan lepas tangan. Perangkat lunak ini akan bekerja untuk menangkap kesalahan sebelum terjadi.
Carilah perangkat lunak dengan analisis data yang dapat secara proaktif menandai jika ada sesuatu yang terlihat tidak biasa, misalnya karyawan yang di-PHK dibayar atau seseorang menerima gaji dua kali lipat dari biasanya.
Sistem juga harus memperhitungkan setiap perubahan yang terjadi di tengah periode pembayaran, dan memberikan kompensasi yang tepat dengan pembayaran prorata atau retro.
9. Pengelolaan PPh 21
Fitur software payroll terbaik selanjutnya adalah pengelolaan PPh 21. Pajak PPh 21 merupakan bagian penting dalam pengelolaan gaji karyawan.
Pastikan software payroll pilihan Anda memiliki fitur pengelolaan PPh 21 untuk memastikan karyawan Anda taat dengan aturan pajak yang ada di Indonesia.
10. Integrasi Software Akuntansi
Software akuntansi adalah alat penting untuk menjaga catatan keuangan yang akurat. Dan jika Anda menjalankan penggajian secara manual, mencatat biaya penggajian Anda setiap periode pembayaran adalah proses yang membosankan.
Platform penggajian terbaik akan membuat proses pemetaan aktivitas, seperti pendapatan, potongan, dan pajak, terwakili dalam buku besar Anda dengan lancar. Ini semua bisa didapatkan dengan adanya fitur integrasi software akuntansi.
Fitur software payroll terbaik adalah software yang telah terintegrasi dengan software akuntansi. Hasil pengelolaan gaji Anda nantinya akan otomatis masuk ke dalam software akuntansi Anda.
Dengan begitu Anda bisa melakukan pengelolaan karyawan dan pengelolaan keuangan dalam software yang terintegrasi.
11. Pengelolaan BPJS
Menurut aturan yang ada di Indonesia, setiap perusahaan wajib memberikan perlindungan kesehatan dan sosial kepada karyawan. Pemerintah Indonesia mewujudkannya dalam BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Dalam memilih software payroll terbaik, pastikan software payroll pilihan Anda telah dilengkapi dengan fitur pengelolaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Ini karena nantinya ada potongan gaji untuk pembayaran BPJS ini.
Dengan adanya fitur ini, Anda tidak perlu lagi berpusing-pusing dalam perhitungan BPJS Kesehatan dan ketenagakerjaan karyawan.
12. Pengelolaan Cuti dan Izin
Karyawan yang telah bekerja selama 1 tahun atau 12 bulan juga berhak atas cuti tahunan. Perusahaan wajib memberikan cuti tahunan ini kepada karyawan.
Untuk mengelola cuti tahunan ini, pastinya Anda membutuhkan fitur pengelolaan cuti karyawan, bukan? Jadi pastikan software payroll pilihan Anda memiliki fitur pengelolaan cuti ini agar Anda lebih mudah dalam mengelola cuti dan izin karyawan Anda.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Software Payroll Ini Wajib Anda Ketahui
Apa Manfaat Software Payroll?
Berikut beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari software payroll:
- Proses penggajian yang efisien untuk efisiensi yang lebih besar, yang menghasilkan penghematan biaya (lebih sedikit waktu yang diinvestasikan untuk mencapai hasil yang sama).
- Peningkatan akurasi dan ketepatan waktu pembayaran gaji. Faktanya, kesalahan penggajian dua kali lebih mungkin terjadi pada organisasi yang tidak menggunakan solusi pihak ketiga.
- Kepatuhan terhadap pajak yang berlaku di Indonesia dimana telah disesuaikan dengan tarif pajak saat ini dan yang sedang berubah, dan undang-undang yang berlaku saat ini.
- Aksesibilitas yang lebih baik ke data penting yang disajikan dengan cara yang bermakna dan dapat disesuaikan, sehingga mendorong pengambilan keputusan yang lebih tepat.
- Dukungan untuk pertumbuhan bisnis. Penskalaan membutuhkan otomatisasi dan kecerdasan buatan.
- Setiap organisasi yang memiliki karyawan atau kontraktor independen dapat memperoleh manfaat dari perangkat lunak penggajian dengan layanan lengkap. Bahkan bisnis kecil dengan satu karyawan pun mungkin akan menganggap penggajian manual tidak efisien dan rawan kesalahan.
Namun, penting untuk dicatat bahwa sebagian penggajian merancang solusi mereka untuk klien yang memenuhi kriteria ukuran tertentu. Sebagai contoh, perangkat lunak yang dirancang untuk penggajian bisnis kecil mungkin tidak seefektif untuk organisasi besar dengan 1.000 atau 10.000 karyawan.
Baca Juga: 9 Kesalahan Proses Payroll dan Upaya Menghindarinya
Bagaimana Cara Memilih Penyedia Payroll?
Dalam hal pemilihan dan implementasi solusi penggajian, latihan membuat sempurna. Tips berikut ini dapat membantu Anda menghindari kesalahan umum dan membuat pilihan yang tepat, baik saat Anda baru pertama kali menggunakan software penggajian maupun saat mengganti software payroll:
- Libatkan team leader. Tanyakan kepada mereka yang terlibat dalam proses ini fitur perangkat lunak penggajian mana yang penting bagi mereka dan undang mereka untuk mendemonstrasikan berbagai pilihan sebelum mengambil keputusan.
- Jelajahi dukungan yang tersedia setelah Anda mengimplementasikan perangkat lunak.
- Apakah Anda akan memiliki akses ke saluran dukungan teknis? Berapa rata-rata waktu tim CS merespon Anda?
- Lihat ulasan online sebelum membuat komitmen. Apakah klien mereka pada umumnya puas? Apakah mereka memiliki peringkat kepuasan pelanggan?
- Diskusikan segala pertimbangan yang unik untuk bisnis Anda dengan manajer akun untuk memastikan sistem dapat mengakomodasinya. Misalnya, apakah Anda memiliki potongan variabel seperti biaya kantin? Struktur kompensasi per bagian? Perbedaan shift yang rumit? Hal-hal tersebut merupakan hal-hal penting yang perlu diketahui sebelumnya.
- Tunjuklah seorang superuser dan berikan mereka waktu tambahan untuk menjadi mahir sehingga mereka bisa menjadi ahli dan pelatih bagi orang lain dalam organisasi.
- Terkadang, bisnis sudah memiliki solusi HR dan penggajian yang sudah ada namun perlu berganti vendor untuk berkembang dan sukses. Jika Anda berada di posisi ini, jangan takut. Banyak organisasi yang telah berhasil beralih ke vendor baru, dan Anda juga bisa, dengan mengikuti tips kami untuk mengganti perusahaan penggajian yang membuat transisi menjadi lebih mudah dan efisien.
Baca Juga: Pengertian Broadbanding dalam Sistem Payroll
Mengapa Memilih Software Payroll GajiHub?
Ketika Anda mencari solusi payroll yang tepat untuk bisnis Anda, Anda akan menemukan banyak pilihan yang bisa dipertimbangkan. GajiHub bisa menjadi pilihan terbaik buat Anda yang membutuhkan sofwtare payroll dengan berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan penggajian karyawan.
Fitur-fitur software HR dan penggajian Paylocity memenuhi semua kebutuhan tersebut:
- Pengelolaan penggajian
- Integrasi aplikasi absensi
- Slip gaji
- Pengelolaan reimbursement
- Manajemen kompensasi
- Employee self service
- Laporan penggajian
- Analisis data
- Pengelolaan PPh 21
- Integrasi software akuntansi
- Pengelolaan BPJS
- Pengelolaan cuti dan izin
Tidak hanya itu, GajiHub juga memiliki harga yang super terjangkau yakni mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan. Dengan harga ini, Anda bisa mendapatkan fitur-fitur terbaik GajiHub akan akan memudahkan pengelolan karyawan di perusahaan Anda.
Baca Juga: Pengertian Audit Payroll, Manfaat, dan Tahapannya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai fitur software payroll yang harus ada. Memilih software payroll terbaik untuk bisnis Anda jelas bukan sesuatu yang mudah, untuk itu Anda harus menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda dengan fitur yang dimiliki software payroll pilihan Anda.
GajiHub menjadi pilihan software payroll dan aplikasi HRIS terbaik karena GajiHub dilengkapi fitur-fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan, mulai dari pengelolaan kehadiran karyawan, pengelolaan BPJS, pengelolaan izin dan cuti, Employee Self Service, analisis data, kelola PPh21, kelola reimbursement, hingga pengelolaan kasbon.
Jadi tunggu apa lagi, segera daftar GajiHub di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024