Email Izin Cuti: Fungsi, Struktur, dan Contohnya

Email izin cuti menjadi salah satu cara untuk mengajukan izin cuti kepada perusahaan.

Email izin cuti ini dikirimkan ketika karyawan hendak mengajukan cuti.

Meski melalui email, namun sebagai karyawan Anda tetap harus menaati aturan standar yang ada agar email pengajuan cuti ini tetap berjalan dengan profesional.

Aturan ini berkaitan dengan informasi apa saja yang harus ada di dalam email izin cuti hingga struktur yang ada di dalamnya.

Lalu apa saja struktur yang harus ada di dalam email izin cuti ini?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai email izin cuti mulai dari fungsi, struktur, hingga contohnya.

Untuk lebih lengkapnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:

Apa Fungsi Email Izin Cuti?

Email izin cuti merupakan pesan tertulis yang digunakan untuk mengajukan cuti atau izin melalui email.

Di sini karyawan mengajukan email kepada atasan atau HRD dan email dijadikan sebagai bukti administratif.

Ada 3 fungsi utama dari email izin cuti ini, yakni:

1. Sebagai Dokumen Resmi

Fungsi yang pertama adalah sebagai dokumen resmi ketika karyawan mengajukan izin atau cuti.

Ketika karyawan mengirimkan email ini, artinya karyawan secara resmi mengajukan cuti kepada perusahaan.

Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Email Permintaan Tidak Masuk Kerja

2. Memudahkan Pencatatan dan Persetujuan

Fungsi kedua adalah memudahkan pencatatan dan persetujuan.

Dengan adanya email ini, perusahaan dan HR lebih mudah untuk mencatat dan memberikan persetujuan.

3. Manajemen Jadwal

Melalui email ini juga perusahaan lebih mudah untuk membuat manajemen jadwal.

HR bisa mengetahui siapa saja yang izin atau cuti sehingga lebih mudah mengatur jadwal karyawan lainnya.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Cuti yang bisa Didownload dan Cara Membuatnya

Kapan Waktu Terbaik Mengirim Email Izin Cuti?

Selain fungsinya, lalu kapan waktu terbaik untuk mengirimkan email ini?

Kembali lagi ke tujuan Anda mengirimkan email ini yakni untuk pengajuan cuti, maka Anda wajib mengirimkannya sebelum tanggal cuti.

Ini bisa minimal 2 hari sebelum cuti kerja atau bisa disesuaikan dengan aturan dari perusahaan.

Kecuali jika terdapat kondisi mendesak, maka email bisa dikirimkan kurang dari dua haru.

Pengajuan paling lambat 2 hari ini dilakukan karena dibutuhkan waktu yang tidak instan dan dibutuhkan waktu untuk menunggu balasan dari atasan.

Baca Juga: 10 Contoh Email Resign dan Formatnya

Apa Saja Informasi yang Harus Ada dalam Email Izin Cuti?

Dalam mengirimkan email ini, ada informasi penting wajib ada di dalamnya.

Berikut 4 informasi penting yang wajib ada di email ini, yakni:

1. Nama dan Jabatan

Pertama adalah nama dan jabatan.

Di bagian ini Anda menuliskan nama dan jabatan yang Anda miliki di perusahaan.

Melalui informasi ini perusahaan dapat mengetahui siapa yang mengajukan cuti dan dapat memprosesnya dengan lebih cepat.

Ini termasuk melakukan konfirmasi ke atasan atau rekan kerja di divisi terkait.

2. Tanggal Mulai dan Selesai Cuti

Informasi kedua yang wajib disertakan adalah tanggal mulai dan selesai cuti.

Ini dicantumkan agar HR dan atasan dapat mengetahui kapan Anda cuti dan berapa lama.

Dengan informasi ini HR dan atasan bisa menyesuaikan dengan jadwal dari anggota tim lainnya, terlebih jika ada sistem shift.

Sehingga meski Anda cuti, operasional tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Baca Juga: Email Perpisahan Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tips Membuatnya

3. Jenis dan Alasan Cuti

Informasi berikutnya adalah jenis dan alasan Anda mengajukan cuti.

Selain cuti tahunan masih ada jenis-jenis cuti lainnya, misalnya cuti melahirkan, cuti duka cita, dan lainnya.

Anda bisa menuliskan jenis cuti ini dan lengkapi dengan alasan cuti jika dibutuhkan.

Baca Juga: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru dan Jenis-Jenisnya

4. Pengganti Sementara Jika Dibutuhkan

Untuk pekerjaan-pekerjaan yang penting biasanya perusahaan meminta pengganti sementara selama Anda cuti.

Jika memang dibutuhkan, Anda bisa mendelegasikan seseorang sebagai pengganti Anda selama Anda cuti.

Baca Juga: 13 Contoh Alasan Tidak Masuk Kerja dan Cara Mengajukan Izin

Bagaimana Struktur Email Izin Cuti yang Benar?

Dalam mengirimkan email ini, ada 4 struktur penting yang harus ada di dalamnya, yakni:

1. Subjek Email

Struktur yang pertama adalah subjek email.

Di bagian subjek email ini Anda menjelaskan tujuan Anda mengirimkan email kepada HR atau perusahaan.

Misalnya Anda ingin mengajukan cuti tahunan, Anda bisa menuliskan di subjek email.

Misalnya: pengajuan cuti tahunan – Anita Sari – Content Writer.

2. Paragraf Pembuka

Struktur yang kedua adalah paragraf pembuka.

Di bagian paragraf pembuka ini Anda dapat menyampaikan permohonan Anda untuk mengajukan cuti dan jelaskan jenis cuti serta alasan Anda mengajukannya.

Baca Juga: Pengajuan Cuti Online: Mengapa Lebih Baik dari Manual?

3. Paragraf Inti

Di bagian paragraf inti Anda dapat menuliskan detail pengajuan cuti Anda.

Di bagian ini Anda bisa menuliskan kapan Anda mengajukan cuti dan berapa lama cuti dilakukan.

Ini termasuk tanggal Anda selesai cuti.

Jika Anda telah menunjuk pengganti sementara, Anda bisa menuliskannya di bagian ini.

Pastikan Anda menuliskannya secara jelas agar cuti Anda dapat diproses dengan baik oleh perusahaan.

4. Penutup

Struktur yang terakhir adalah penutup.

Di bagian ini Anda bisa menuliskan permintaan persetujuan Anda dan jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih.

Baca Juga: Download Template Rejection Letter, Contoh, dan Manfaatnya

Contoh Email Izin Cuti

Untuk memudahkan Anda dalam mengirimkan email cuti, berikut 10 contohnya untuk Anda:

1. Email Cuti Tahunan

Subjek: Permohonan Cuti Tahunan

Yth. Bapak/Ibu Atasan,

Saya mengajukan permohonan izin cuti tahunan pada tanggal 10–14 Maret 2026. Selama cuti, tugas harian akan saya serahkan kepada rekan tim terkait.

Mohon persetujuannya. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya,

(Nama Anda)

2. Email Izin Sakit

Yth. Bapak/Ibu,

Saya izin tidak dapat masuk kerja hari ini karena kondisi kesehatan kurang baik. Saya akan kembali bekerja setelah kondisi memungkinkan.

Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat saya,

(Nama Anda)

3. Email Cuti Keperluan Keluarga

Yth. Bapak/Ibu,

Saya mengajukan izin cuti pada tanggal 18 Maret 2026 karena keperluan keluarga. Pekerjaan yang sedang berjalan sudah saya koordinasikan.

Mohon izin dan persetujuannya. Terima kasih.

Hormat saya,

(Nama Anda)

Baca Juga: Download Template Surat Offering Kerja dan Cara Membuatnya

4. Email Cuti Mendadak

Yth. Bapak/Ibu,

Saya memohon izin cuti mendadak hari ini karena kondisi darurat. Saya akan memastikan tindak lanjut pekerjaan setelah kembali.

Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat saya,

(Nama Anda)

5. Email Cuti Delegasi Tugas

Yth. Bapak/Ibu,

Saya mengajukan izin cuti pada tanggal 22–23 Maret 2026. Selama cuti, tugas saya akan didelegasikan kepada rekan kerja yang bersangkutan.

Mohon persetujuannya. Terima kasih.

Hormat saya,

(Nama Anda)

6. Email Cuti Keagamaan

Yth. Bapak/Ibu,

Saya mengajukan izin cuti keagamaan pada tanggal 2 April 2026. Seluruh pekerjaan telah saya persiapkan sebelumnya.

Terima kasih atas izin dan perhatiannya.

Hormat saya,

(Nama Anda)

Baca Juga: Mengetahui Cuti Alasan Penting dan Aturannya di Indonesia

7. Email Cuti Setengah Hari

Yth. Bapak/Ibu,

Saya mengajukan izin cuti setengah hari pada tanggal 12 Maret 2026 karena keperluan pribadi. Saya akan tetap memastikan pekerjaan utama berjalan.

Terima kasih atas izinnya.

Hormat saya,

(Nama Anda)

8. Email Cuti Tanpa Alasan Mendetail

Yth. Bapak/Ibu,

Saya mengajukan izin cuti pada tanggal 25 Maret 2026. Saya akan kembali bekerja sesuai jadwal yang ditentukan.

Mohon persetujuannya. Terima kasih.

Hormat saya,

(Nama Anda)

9. Email Cuti Bahasa Inggris

Dear Sir/Madam,

I would like to request annual leave from March 10 to March 14, 2026. My responsibilities will be handled by the assigned team member during my absence.

Thank you for your consideration.

Best regards,

(Your Name)

10. Email Cuti Bahasa Inggris

Dear Manager,

I would like to inform you that I am unwell today and unable to attend work. I will resume work as soon as my condition improves.

Thank you for your understanding.

Kind regards,

(Your Name)

Baca Juga: 8 Contoh Surat Cuti Melahirkan dan Templatenya

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai email izin cuti yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa email izin cuti menjadi pengajuan cuti dan izin yang dilakukan karyawan melalui email.

Dengan mengajukan email ini, karyawan memberitahukan kepada HR dan perusahaan bahwa karyawan tidak bisa hadir untuk bekerja di hari tersebut.

Selain melalui email izin cuti ini, ada cara yang lebih terdepan untuk memudahkan karyawan dalam mengajukan izin dan cuti yakni dengan software absensi dari GajiHub.

Di GajiHub karyawan bisa dengan mudah mengajukan cuti dan izin melalui aplikasi dan HR bisa melakukan approval secara cepat dan mudah.

Tertarik untuk menggunakan GajiHub?

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.