Setelah menyelesaikan perjalanan dinas, bertemu klien atau mengikuti seminar, ada hal penting yang perlu Anda perhatikan, yakni menyusun laporan perjalanan dinas.
Laporan ini harus dibuat dengan jelas dan terstruktur agar semua aktivitas dan hasil perjalanan dapat terdokumentasi dengan baik.
Selain itu, laporan perjalanan dinas juga menjadi alat penting untuk menyusun strategi perjalanan dinas perusahaan yang lebih efektif.
Dengan laporan ini, perusahaan bisa mengevaluasi efektivitas perjalanan dinas, menemukan cara untuk menghemat biaya,d an memastikan semua aktivitas sesuai tujuan perusahaan.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas pengertian, manfaat, struktur, cara menyusun, dan contoh laporan perjalanan dinas.
Apa yang Dimaksud dengan Perjalanan Dinas?
Perjalanan dinas adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh penyelanggara negara, baik di tingkat pusat maupun daerah untuk berbagai keperluan.
Keperluan tersebut dapat berupa studi banding, rapat, seminar, pelatihan, dan kegiatan lainnya.
Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012, perjalanan dinas khususnya di dalam negeri didefenisikan sebagai perjalanan ke luar tempat kedudukan, yang dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia untuk kepentingan negara.
Perjalanan dinas lebih sering digunakan dalam konteks lembaga pemerintah, institusi, atau organisasi formal.
Sebagai contoh, pegawai kementerian yang menghadiri konferensi di luar kota sebagai bagian dari tugasnya.
Selain perjalanan dinas, juga dikenal istilah perjalanan bisnis yang umumnya digunakan pada sektor swasta atau perusahaan.
Kegiatannya sendiri cenderung berfokus pada aktivitas bisnis, seperti bertemu klien, menghadiri expo, atau menutup kesepakatan bisnis.
Baca Juga: Contoh Rincian Perjalanan Dinas dan Templatenya
Apa yang Dimaksud dengan Laporan Perjalanan Dinas?
Laporan perjalanan dinas adalah dokumen yang berisi rincian aktivitas, hasil, dan catatan penting dari sebuah perjalanan dinas.
Laporan ini menjadi bukti resmi yang menjelaskan tujuan perjalanan, hasil yang dicapai, serta tantangan yang dihadapi.
Laporan ini juga sering digunakan untuk memberikan saran atau rekomendasi terkait perjalanan selanjutnya.
Tujuan utama dari laporan perjalanan dinas adalah memberikan transparansi dan akuntabilitas.
Melalui laporan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa sumber daya yang digunakan untuk perjalanan memberiakn hasil yang nyata dan bermanfaat.
Biasanya, laporan ini dibuat setelah perjalanan dinas selesai, menggunakan template standar atau formulir yang telah disesuaikan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah contoh poin yang biasanya tercantum dalam laporan perjalanan dinas:
- Informasi Perjalanan: Lokasi tujuan, tanggal perjalanan, dan data pelaku perjalanan.
- Ringkasan Kegiatan: Aktivitas yang dilakukan selama perjalanan, seperti pertemuan atau kunjungan.
- Pencapaian Utama: Hasil yang diperoleh, seperti kesepakatan atau kemajuan proyek.
- Tantangan dan Solusi: Masalah yang dihadapi selama perjalanan dan cara mengatasinya.
- Laporan Biaya: Rincian pengeluaran, seperti transportasi, akomodasi, dan biaya lainnya.
- Rekomendasi: Saran untuk perjalanan dinas berikutnya agar lebih efektif.
Baca Juga: Contoh Laporan Singkat, Manfaat, dan Komponen Pentingnya
Apa Saja Manfaat dari Laporan Perjalanan Dinas?
Laporan perjalanan dinas memiliki peran yang sangat penting untuk membentuk strategi perjalanan bisnis perusahaan.
Laporan ini memberikan informasi lengkap mengenai utjuan, hasil, dan efektivitas perjalanan yang dilakukan.
Berikut beberapa contoh manfaat laporan perjalanan dinas:
1. Menilai Return on Investment (ROI)
Laporan perjalanan dinas memungkinkan perusahaan mengukur manfaat dari perjalanan bisnis yang dilakukan.
Dengan menjelaskan tujuan dan pencapaian, perusahaan dapat mengevaluasi apakah hasil yang didapat, seperti mendapatkan klien baru, kemitraan, atau pengetahuan yang sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
Baca Juga: Cara Menghitung ROI Proses Training dan Pentingnya Bagi Perusahaan
2. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Laporan perjalanan yang lengkap memastikan karyawan bertanggung jawab atas penggunaan sumber daya selama perjalanan.
Dengan merinci aktivitas dan pengeluaran, laporan ini membantu perusahaan menjaga transparansi dan memastikan semua tujuan perjalanan sesuai dengan tujuan perusahaan.
3. Mengidentifikasi Pola dan Tren
Dengan mendokumentasikan perjalanan secara konsisten, perusahaan dapat menemukan masalah yang sering terjadi, strategi yang efektif, dan peluang untuk perbaikan.
Misalnya, masalah yang berulang di suatu wilayah bisa menjadi petunjuk untuk menyesuaikan kebijakan atau menambah dukungan yang dibutuhkan.
4. Sarana Berbagi Pengetahuan
Laporan perjalanan dinas menjadi tempat penyimpanan informasi berharga.
Dengan membagikan laporan ini ke tim terkait, perusahaan bisa mendorong kerjasama, memecah hambatan antar tim, dan menyebarkan praktik terbaik.
Contohnya, laporan mengenai pertemuan sukses dengan klien bisa menjadi panduan bagi tim lain yang menghadapi situasi serupa.
Baca Juga: Contoh Laporan Kegiatan dan Cara Menyusunnya dengan Tepat
5. Membenarkan Anggaran di Masa Depan
Laporan yang lengkap dapat membantu perusahaan menjelaskan alokasi anggaran untuk perjalanan bisnis di masa depan.
Dengan menunjukkan hasil yang diperoleh dari perjalanan sebelumnya, perusahaan bisa memperkuat alasan untuk mempertahankan atau bahkan menambah anggaran perjalanan di masa depan.
6. Meningkatkan Kepatuhan terhadap Kebijakan Perjalanan
Laporan perjalanan yang rinci memastikan bahwa perjalanan bisnis mengikuti kebijakan yang telah ditetapkan.
Dengan mencatat pengeluaran dan aktivitas secara teliti, laporan ini membantu mengidentifikasi penyimpangan dari kebijakan dan memastikan perjalanan tetap sesuai aturan.
7. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis
Informasi dari laporan perjalanan dinas sangat berguna dalam merencanakan langkah strategis perusahaan.
Laporan ini bisa membantu perusahaan dalam menentukan prioritas wilayah tertentu, menyesuaikan anggaran, atau menyempurnakan kebijakan perjalanan yang ada.
Baca Juga: Contoh Kebijakan Perusahaan dan Cara Membuatnya
Apa Saja Jenis-jenis Laporan Perjalanan Dinas?
Laporan perjalanan dinas berperan penting untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengevaluasi perjalanan yang dilakukan oleh karyawan.
Berikut adalah beberapa contoh jenis laporan perjalanan dinas yang biasanya dibutuhkan oleh perusahaan:
1. Laporan Pengeluaran
Laporan ini berfungsi untuk merinci semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas, seperti biaya transportasi, akomodasi, makan, dan pengeluaran lainnya yang terkait.
Setiap biaya harus dilengkapi dengan bukti pembayaran yang sah dan dijelaskan secara rinci.
Laporan pengeluaran membantu perusahaan memverifikasi klaim dan memastikan proses reimburse berjalan dengan benar dan transparan.
2. Laporan Keuangan
Laporan ini memberikan gambaran yang lebih luas mengenai dampak finansial dari perjalanan dinas terhadap perusahaan.
Beberapa jenis laporan yang termasuk dalam kategori ini adalah:
- Laporan Arus Kas (Cash Flow) – Menunjukkan sumber dan penggunaan kas yang terkait dengan perjalanan dinas.
- Laporan Laba Rugi (Income Statement) – Membantu menilai apakah perjalanan dinas berkontribusi positif terhadap keuntungan perusahaan setelah memperhitungkan biaya perjalanan.
- Neraca Keuangan (Balance Sheet) – Menyediakan gambaran tentang posisi keuangan perusahaan secara keseluruhan, termasuk pengaruh pengeluaran perjalanan dinas.
Baca Juga: Apa itu Efisiensi? Ini Arti, Manfaat, Jenis, dan Cara Meningkatkan
3. Laporan Itinerary dan Kegiatan Perjalanan
Laporan ini mencatat dua hal utama:
- Rencana Perjalanan (Itinerary) – Laporan ini berisi jadwal perjalanan yang direncanakan, lengkap dengan tanggal, waktu, dan deskripsi singkat dari setiap kegiatan yang direncanakan, seperti pertemuan atau presentasi.
- Kegiatan yang Dilaksanakan – Setelah perjalanan selesai, karyawan mencatat kegiatan yang benar-benar dilakukan, seperti pertemuan yang dihadiri atau proyek yang dibahas.
Laporan ini memberikan gambaran apakah tujuan perjalanan tercapai dan seberapa efektif kegiatan yang dilakukan.
Baca Juga: Manajemen Klien: Pengertian, Manfaat dan Keterampilannya
Bagaimana Struktur Laporan Perjalanan Dinas?
Laporan perjalanan dinas yang baik harus memiliki struktur yang jelas agar informasi lebih mudah dipahami dan bisa dievaluasi.
Berikut adalah komponen yang umumnya tercantum dalam laporan perjalanan dinas:
1. Informasi Dasar
Pada bagian ini, tuliskan informasi dasar mengenai perjalanan dinas, seperti:
- Nama karyawan yang melakukan perjalanan
- Jabatan dan departemen tempat karyawan bekerja
- Tanggal perjalanan dan tujuan perjalanan
2. Tujuan Perjalanan
Bagian ini menjelaskan secara singkat tujuan perjalanan, apakah itu untuk pertemuan bisnis, pelatihan, konferensi, atau kegiatan lain yang berkaitan dengan pekerjaan.
Penjelasan ini penting agar tujuan perjalanan lebih jelas dan terfokus.
3. Rincian Itinerary
Di bagian ini, buatlah jadwal perjalanan yang terperinci. Sertakan informasi berikut:
- Tanggal dan waktu kegiatan
- Lokasi pertemuan atau acara
- Deskripsi singkat dari setiap kegiatan yang direncanakan
Informasi ini akan membantu dalam melacak setiap kegiatan yang dilakukan selama perjalanan dinas.
4. Rincian Pengeluaran
Bagian ini memuat rincian biaya yang dikeluarkan selama perjalanan, seperti:
- Biaya transportasi (penerbangan, taksi, dll.)
- Biaya akomodasi (hotel)
- Biaya makan
- Biaya transportasi lokal
- Pengeluaran lain yang relevan
Setiap biaya harus disertai dengan bukti pembayaran yang sah untuk memudahkan verifikasi.
5. Kegiatan yang Dilakukan
Pada bagian ini, karyawan harus mencatat semua kegiatan yang telah dilakukan selama perjalanan dinas, seperti:
- Pertemuan yang dihadiri
- Presentasi yang diberikan
- Diskusi atau pembahasan yang terjadi
- Kegiatan bisnis lainnya yang relevan dengan tujuan perjalanan
6. Kesimpulan atau Evaluasi
Di bagian terakhir, buat kesimpulan atau evaluasi perjalanan dinas. Beberapa hal yang bisa dicakup dalam bagian ini adalah:
- Pengalaman umum selama perjalanan
- Evaluasi atas fasilitas yang digunakan (hotel, transportasi, dll.)
- Feedback mengenai kegiatan yang dilakukan
- Saran atau rekomendasi untuk perjalanan dinas di masa depan
Baca Juga: Contoh RAB dan Download Templatenya di Sini, Gratis!
Bagaimana Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas?
Berikut adalah cara membuat laporan perjalanan dinas secara efektif dan jelas:
1. Tentukan Tujuan dan Sasaran Perjalanan
Sebelum melakukan perjalanan, tentukan tujuan dan sasaran yang ingin Anda capai.
Apakah itu untuk menghadiri konferensi atau seminar, bertemu pelanggan lama, mengeksplorasi pasar baru, atau mengikuti seminar pelatihan?
Dengan mengetahui tujuannya, Anda akan lebih fokus dalam menyusun laporan.
2. Catat Semua Detail Penting
Selama perjalanan, pastikan Anda mencatat semua informasi penting.
Tuliskan pertemuan, acara, dan interaksi dengan pelanggan, termasuk hal-hal utama yang dibahas, tanggal, dan siapa saja yang terlibat.
Jangan lupa untuk mencatat semua pengeluaran perjalanan, seperti biaya penginapan, makan, transportasi, dan lainnya.
Simpan semua bukti pembayaran untuk mendukung klaim Anda.
3. Mulai dengan Ringkasan Eksekutif
Buka laporan Anda dengan ringkasan eksekutif yang singkat dan jelas.
Bagian ini harus memberikan gambaran umum tentang perjalanan Anda, termasuk tujuan utama dan hasil yang dicapai, agar pembaca dapat langsung memahami inti laporan.
Baca Juga: 10 Cara Gabung PDF Online dan Rekomendasi Aplikasinya
4. Jelaskan Detail Perjalanan Anda
Pada bagian inti laporan, jelaskan secara rinci setiap aktivitas yang dilakukan selama perjalanan.
Ceritakan tentang pertemuan, acara, dan konferensi yang dihadiri serta hasil yang didapat.
Sertakan juga observasi penting, seperti tren pasar, aktivitas pesaing, atau feedback dari pelanggan. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas agar mudah dipahami.
5. Rincikan Pengeluaran Perjalanan
Buatlah bagian khusus untuk merinci pengeluaran perjalanan Anda.
Sebutkan total biaya perjalanan beserta rincian kategori pengeluaran, seperti biaya penginapan, makan, transportasi, parkir, dan lainnya.
Pastikan Anda melampirkan bukti pembayaran seperti tanda terima atau faktur untuk memudahkan proses audit dan penggantian biaya.
Baca Juga: Jenis Biaya dan Klasifikasinya dalam Bisnis, Apa Saja?
6. Tindak Lanjut yang Perlu Dilakukan
Jelaskan langkah-langkah tindak lanjut yang perlu diambil setelah perjalanan.
Misalnya, menghubungi prospek baru, mengirimkan ucapan terima kasih kepada pelanggan, atau melanjutkan pembicaraan dengan mitra potensial.
Tentukan juga kapan tindakan tersebut perlu dilakukan agar lebih terorganisir.
7. Akhiri dengan Komentar atau Saran
Tutup laporan Anda dengan komentar tambahan, jika ada.
Bagian ini bisa berisi saran untuk perjalanan mendatang, feedback tentang pengalaman yang diperoleh, atau hal-hal lain yang bisa diperbaiki di masa depan.
Baca Juga: Cara Memantau Sales Canvassing dan Rekomendasi Software
Bagaimana Contoh Laporan Perjalanan Dinas?
Sebagai referensi, berikut contoh laporan perjalanan dinas:
Contoh Laporan Perjalanan Dinas 1
Contoh Laporan Perjalanan Dinas 2
Contoh Perjalanan Dinas 3
Contoh Template Laporan Perjalanan Dinas 4
CONTOH TEMPLATE LAPORAN PERJALANAN DINAS
Contoh Template Laporan Perjalanan Dinas 5
[Nama Instansi/Lembaga]
[Alamat Instansi]
[Logo Instansi jika diperlukan]
LAMPIRAN : [Nama Lampiran atau Peraturan Terkait]
NOMOR : [Nomor Surat]
TANGGAL : [Tanggal Pembuatan Laporan]
LAPORAN PERJALANAN DINAS
Nama : [Nama Lengkap]
NIP : [Nomor Induk Pegawai]
Jabatan : [Jabatan Pegawai]
Dasar Kegiatan : [Deskripsi Dasar Kegiatan]
Maksud Perjalanan Dinas : [Tujuan Utama Perjalanan Dinas, termasuk detail kegiatan yang dilakukan]
- Lama Perjalanan : [Jumlah Hari]
b. Tanggal Berangkat : [Tanggal Keberangkatan]
Hasil yang Dicapai :
- [Hasil atau capaian kegiatan terkait perjalanan dinas].
- [Tindak lanjut atau rekomendasi yang telah disepakati].
- [Detail tambahan mengenai hasil kegiatan].
Laporan ini Disampaikan Kepada : [Nama Penerima Laporan]
Demikian laporan perjalanan dinas ini telah dibuat untuk diketahui dan sebagai bahan evaluasi serta tindak lanjut.
Yang membuat laporan,
(tanda tangan)
[Nama Lengkap]
NIP [Nomor Induk Pegawai]
DOWNLOAD TEMPLATE LAPORAN PERJALANAN DINAS
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa laporan perjalanan dinas merupakan dokumen yang mencatat semua aktivitas, hasil, dan pengeluaran yang terjadi selama perjalanan dinas.
Laporan ini sangat penting untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas perjalanan yang dilakukan.
Selain itu, laporan perjalanan dinas juga memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi berbagai hal dari perjalanan tersebut hingga menyarankan strategi untuk perjalanan dinas selanjutnya.
Struktur laporan perjalanan dinas umumnya mencakup informasi dasar, tujuan perjalanan, rincian pengeluaran, kegiatan yang dilakukan, hingga evaluasi atau kesimpulan.
Laporan ini tidak hanya berguna untuk dokumentasi, melainkan juga bermanfaat untuk pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Selain melalui laporan perjalanan dinas, Anda juga dapat mendukung efektivitas perjalanan dengan berfokus pada manajemen data karyawan melalui software GajiHub.
Dengan fitur analisa data yang dimilikinya, Anda dapat memantau kedisiplinan karyawan melalui laporan keterlambatan, laporan lembur, dan laporan izin cuti yang disediakan GajiHub.
Jadi, mekipun karyawan tidak bekerja di kantor atau sedang melakukan perjalanan bisnis, tim HR dan manajer tetap dapat memantau produktivitas mereka.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Contoh Laporan Perjalanan Dinas, Struktur, dan Cara Membuat - 23 January 2025
- Gaji Karyawan Termasuk Biaya Apa? Ini Penjelasan Lengkapnya - 22 January 2025
- Tes Koran: Aspek yang Dinilai, Contoh, Cara dan Tips Mengerjakan - 22 January 2025