Cara Menghitung Performa Karyawan, Metode, dan Metrik Penting

Sebagai salah satu upaya untuk memastikan perusahaan berjalan secara optimal, Anda perlu melakukan beberapa cara menghitung performa karyawan.

Dengan mengukur kinerja karyawan, Anda dapat mengetahui siapa saja karyawan yang menunjukkan performa terbaik dan siapa yang membutuhkan peningkatan lebih.

Selain itu, dengan pemahaman yang baik mengenai cara menghitung performa karyawan, perusahaan bisa lebih mudah dalam mengelola SDM.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas cara menghitung performa karyawan, teknik terbaik, dan manfaatnya.

Apa itu Performa Karyawan?

Performa karyawan adalah seberapa efektif, efisien, produktif, dan berkualitas pekerjaan yang dilakukan oleh setiap anggota tim dalam sebuah organisasi.

Hal ini mencakup bagaimana karyawan menjalankan tugas-tugas mereka, mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta berkontribusi terhadap kesuksesan organisasi.

Penilaian performa karyawan tidak hanya didasarkan pada angka atau hasil kuantitatif saja.

Faktor-faktor seperti kemampuan berkomunikasi, kerja sama tim, pemecahan masalah, dan kemampuan beradaptasi juga menjadi bagian penting dalam menilai kinerja.

Baca Juga: High Performance Culture: Manfaat, Ciri-ciri, dan Cara Membangunnya

Apakah Mengukur Performa Karyawan itu Penting?

Dalam bisnis, semuanya berhubungan dengan angka. Produktivitas, pendapatan, dan pengeluaran harus dicatat dan diukur untuk mengetahui performa perusahaan dan, jika ada penurunan, langkah apa yang perlu diambil untuk memperbaikinya.

Begitu pula dengan performa karyawan. HR dan manajer menilai performa karyawan dengan 2 tujuan utama:

Pertama, pada tingkat organisasi, ada banyak elemen yang mempengaruhi operasional, seperti kualitas produksi, pasokan, dan keuangan.

Salah satu elemen penting lainnya adalah kemampuan karyawan dalam menjalankan tugas secara efisien. Jika kinerja karyawan secara keseluruhan tidak memenuhi harapan, organisasi perlu mengevaluasi penyebab dan dampaknya.

Kedua, pada tingkat individu, penting untuk memastikan karyawan terus mengembangkan keterampilannya.

Jika ada karyawan yang tertinggal dari rekan-rekannya, hal ini bisa menurunkan semangat, keterlibatan, dan retensi karyawan, serta berdampak negatif pada produktivitas.

Mengukur performa karyawan memungkinkan HR untuk mengidentifikasi siapa yang memerlukan pelatihan atau pendampingan lebih lanjut.

Baca Juga: Performance Review Calibration: Manfaat dan Cara Melaksanakannya

Apa Saja Metode untuk Menghitung Performa Karyawan?

Ada berbagai cara yang bisa digunakan untuk mengukur performa karyawan. Di bawah ini adalah beberapa metode yang paling efektif.

Anda tidak perlu menggunakan semua metode ini sekaligus. Pilihlah kombinasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan sejalan dengan sumber daya yang tersedia.

1. Penilaian oleh Manajer

Penilaian dari manajer adalah cara yang terstruktur untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan umpan balik yang membangun.

Penilaian dengan skala kinerja yang sudah ditetapkan membantu menjaga konsistensi dan objektivitas dalam evaluasi.

Organisasi dapat menggunakan skala penilaian untuk memastikan evaluasi dilakukan dengan terstruktur, memberikan feedback yang jelas dan bisa ditindaklanjuti.

Contoh Skala Performa Karyawan

Skala Numerik 1-5: Menetapkan nilai angka untuk setiap tingkat kinerja.

1. Tidak Memuaskan
2. Perlu Perbaikan
3. Memuaskan
4. Melebihi Harapan
5. Luar Biasa

Skala Deskriptif 1-5: Menggunakan label deskriptif untuk mengevaluasi kinerja dengan penjelasan yang jelas untuk setiap tingkatan.

1. Tidak Memuaskan: Kinerja di bawah standar dan membutuhkan perbaikan besar.
2. Perlu Perbaikan: Kadang-kadang memenuhi harapan, tetapi umumnya kurang memadai dan membutuhkan pengembangan.
3. Memenuhi Harapan: Kinerja konsisten dengan standar yang diharapkan.
4. Melebihi Harapan: Kinerja sering kali melampaui ekspektasi.
5. Luar Biasa: Kinerja secara konsisten unggul dalam semua aspek.

Skala Frekuensi 1-5: Menilai seberapa sering perilaku atau hasil tertentu diamati.

1. Tidak Pernah: Tidak pernah diamati.
2. Jarang: Sangat jarang diamati.
3. Kadang-Kadang: Sesekali diamati.
4. Sering: Sering diamati.
5. Selalu: Diamati secara konsisten.

Cara Melakukan Performa Karyawan yang Efektif

• Persiapkan dengan baik: Kumpulkan data dari berbagai sumber seperti metrik kinerja, customer feedback, dan hasil proyek.
• Bersikap objektif: Gunakan skala penilaian yang telah ditetapkan untuk menghindari bias dan memastikan keadilan.
• Berikan feedback spesifik: Sampaikan contoh-contoh konkret dari kekuatan dan area yang perlu diperbaiki.
• Tetapkan tujuan: Bersama dengan tim, tetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai untuk periode penilaian berikutnya, serta selaraskan dengan tujuan organisasi.

Baca Juga: 8 Tahapan Evaluasi Karyawan dan Metodenya

2. 360 Degree Feedback

360 degree feedback adalah metode evaluasi yang meminta masukan dari berbagai sumber, termasuk evaluasi diri, atasan, rekan kerja, bawahan, dan terkadang klien.

Performa dinilai berdasarkan pengumpulan dan analisis feedback dari semua sumber.

Biasanya, para pemberi feedback mengisi survei atau formulir penilaian, dan anonimitas feedback sering digunakan untuk mendorong kejujuran dan objektivitas.

3. Penilaian Performa Berbasis Kompetensi

Penilaian performa berfokus pada seberapa baik karyawan:

• Menyelesaikan tugas-tugas tertentu.
• Menunjukkan keterampilan yang relevan.
• Menampilkan perilaku yang mendukung peran dan tujuan mereka.

Metode ini memerlukan persiapan yang lebih mendalam karena Anda perlu:

• Mendefinisikan kompetensi yang akan diukur (kompetensi inti, fungsional, teknis, dan manajerial).
• Mengidentifikasi perilaku yang menggambarkan kompetensi tersebut.
• Menentukan tingkat penguasaan yang diharapkan untuk setiap peran di dalam organisasi.

4. Management by Objective (MBO)

Management by objective adalah model manajemen strategis yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan menetapkan tujuan yang jelas dan disepakati antara manajemen dan karyawan.

Metode ini membantu tim fokus pada tujuan yang dapat dicapai dan bekerja sama untuk mencapainya melalui langkah-langkah yang terstruktur.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses MBO:

1. Menetapkan Tujuan: Manajemen bersama karyawan merumuskan tujuan yang spesifik dan realistis.
2. Menyusun Rencana Aksi: Mereka menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
3. Pemantauan Berkala: Manajer secara rutin memantau kemajuan untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
4. Evaluasi Kinerja: Manajer membandingkan hasil yang dicapai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
5. Memberikan Feedback: Manajer memberikan apresiasi atas pencapaian serta saran perbaikan untuk mendukung pengembangan karyawan.

Dalam model MBO, cara menghitung performa karyawan adalah dengan membandingkan hasil aktual dengan tujuan yang telah direncanakan.

Contoh

Jika tujuan perusahaan adalah meningkatkan pendapatan penjualan sebesar 20% pada kuartal berikutnya, maka evaluasi kinerja akan dilakukan dengan meninjau angka penjualan pada akhir kuartal.

Beberapa key performance indicator (KPI) yang bisa digunakan adalah:

• Total pendapatan yang dihasilkan
• Keberhasilan campaign pemasaran
• Peningkatan tingkat konversi tim penjualan

Pendekatan MBO mencakup pengukuran performa serta manajemen, yang berarti terus memantau kinerja, mengumpulkan data kuantitatif, dan mengambil langkah untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja sekaligus mendorong pembelajaran berkelanjutan.

Baca Juga: Manfaat Analisis Produktivitas dan Metrik untuk Mengukurnya

5. Manajemen Kinerja OKR

Manajemen Kinerja OKR adalah kerangka kerja untuk menetapkan dan melacak kemajuan menuju tujuan bisnis.

OKR sendiri adalah singkatan dari Objectives (Tujuan) dan Key Results (Hasil Utama), yang merupakan metode untuk menetapkan tujuan dan melacak hasilnya.

Objectives

Tujuan utama yang bersifat kualitatif dan menggambarkan apa yang ingin dicapai perusahaan.

Tujuan ini bersifat aspiratif, memotivasi, dan harus selaras dengan visi serta sasaran strategis organisasi.

Key Results

Serangkaian metrik yang mengukur kemajuan dan keberhasilan dalam mencapai tujuan tersebut.

Metrik ini harus dapat diukur, realistis, serta berfungsi sebagai pencapaian atau hasil spesifik yang diinginkan perusahaan.

Pendekatan ini memastikan evaluasi kinerja bersifat objektif, berbasis data, dan selaras dengan tujuan strategis organisasi.

Selain itu, metode OKR mendorong keterlibatan karyawan dengan menghubungkan aktivitas harian mereka dengan visi strategis perusahaan.

Contoh

Jika tujuan karyawan adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, penilaian kinerjanya dilakukan berdasarkan pencapaian hasil utama, seperti peningkatan net promoter score (NPS) atau pengurangan waktu respons.

Baca Juga: OKR untuk HR: Arti, Keuntungan, Hingga Contohnya

6. Pemantauan Kinerja Berkelanjutan

Pemantauan kinerja berkelanjutan melibatkan pendekatan yang lebih dinamis dan responsif dengan memanfaatkan metrik dan analitik secara real-time melalui software manajemen kinerja, serta meeting rutin antara manajer dan karyawan.

Software manajemen kinerja mempermudah pelacakan kinerja dengan memungkinkan perusahaan mengumpulkan dan menganalisis data real-time pada berbagai indikator kinerja.

Beberapa manfaat pemantauan berkelanjutan meliputi:

Feedback Langsung

Metrik real-time memungkinkan manajer memberikan umpan balik langsung, membantu karyawan memahami kinerja mereka setiap hari.

Keputusan Berbasis Data

Analitik memberikan data objektif yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, mulai dari kebutuhan pelatihan hingga pengakuan terhadap karyawan berprestasi.

Manajemen Proaktif

Pengumpulan data yang terus-menerus memungkinkan manajer mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi lebih besar, sehingga tindakan perbaikan dapat segera diambil.

7. Balanced Scorecard

Balanced scorecard adalah alat manajemen yang digunakan untuk memantau kinerja karyawan dengan lebih terstruktur.

Alat ini menjelaskan peran dan kontribusi setiap individu terhadap tujuan perusahaan, membantu mereka merencanakan, memprioritaskan, dan meningkatkan kinerjanya.

Kinerja diukur menggunakan metrik dan key performance indicator (KPI) yang disesuaikan dengan tujuan strategis perusahaan.

Metrik ini bisa mencakup kinerja keuangan, kepuasan pelanggan, efisiensi proses internal, serta target pembelajaran dan pengembangan karyawan.

Baca Juga: Sasaran Kinerja Karyawan: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya

Bagaimana Cara Menghitung Performa Karyawan?

Langkah pertama untuk menghitung performa karyawan adalah memulai dengan rencana manajemen kinerja perusahaan.

Setelah itu, Anda bisa menerapkan prinsip-prinsip dasar manajemen kinerja berkelanjutan.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengukurnya:

1. Menetapkan Tujuan yang Relevan dengan Peran

Menetapkan tujuan yang relevan sangat penting karena tujuan yang jelas membantu karyawan lebih terlibat dalam pekerjaannya.

Proses ini sebaiknya dilakukan secara kolaboratif, bukan hanya penetapan sepihak dari atasan. Anda ingin karyawan berpikir, “Saya ingin mencapai itu” daripada “Saya harus melakukan itu.”

Saat menetapkan tujuan, mulailah dengan mendefinisikan Objectives and Key Results (OKR) yang mencerminkan perubahan positif yang diinginkan.

Kemudian, pecah tujuan tersebut menjadi langkah-langkah kecil yang lebih mudah dicapai.

Jangan lupa menetapkan metrik lain untuk mengukur faktor yang tidak terlihat, seperti perilaku, sikap, keterampilan, pengetahuan, dan aspek administratif lainnya.

Kemudian, Anda bisa mengubah informasi ini menjadi Key Performance Indicators (KPI) untuk memantau kemajuan karyawan. Berikut adalah beberapa KPI penting:

Produktivitas dan Kualitas Kerja

Salah satu cara utama untuk menilai karyawan adalah melihat seberapa produktif mereka dan seberapa baik kualitas pekerjaan mereka.

Produktivitas biasanya lebih mudah diukur dibandingkan kualitas.

Misalnya, seorang karyawan mungkin bisa membuat lebih banyak laporan dibanding rekan-rekannya dalam seminggu, namun kualitas laporan tersebut belum tentu baik.

Untuk menilai kualitas, pertimbangkan pertanyaan seperti:

• Apakah laporan tersebut memberikan wawasan yang berguna?
• Apakah saran yang diberikan realistis dan dapat diterapkan?
• Apakah analisis didukung oleh riset yang baik?
• Apakah laporan disajikan dengan jelas dan menarik?
• Apakah laporan tersebut membuat pemangku kepentingan yakin?

Pengembangan dan Peningkatan Keterampilan

Meskipun karyawan memiliki CV yang mengesankan, Anda tetap perlu memantau perkembangan keterampilan dan tingkat keterlibatan mereka.

Hal ini disebabkan karena CV tidak selalu menjamin karyawan akan mampu berkembang di perusahaan Anda.

Untuk mengatasinya, evaluasi perilaku karyawan di tempat kerja. Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Kesediaan mengikuti pelatihan dan menerapkan pengetahuan dalam pekerjaan sehari-hari
• Partisipasi dalam acara kantor
• Inisiatif di tempat kerja
• Respons positif terhadap feedback
• Check-in rutin dengan karyawan dapat berdampak besar pada keterlibatan dan kinerja mereka.

Pencapaian Tujuan dan Sasaran

Tentukan beberapa tujuan individu yang harus dicapai oleh karyawan dalam jangka waktu tertentu. Seiring kemajuan, tujuan tersebut dapat diperluas.

Idealnya, karyawan dapat mencapai tujuan dengan produktivitas efisiensi tinggi, yang dapat menghindari mereka dari lembur atau penundaan pekerjaan.

Integrasi dalam Tim

Selain mengerjakan tugas dengan baik, karyawan yang handal tahu cara bekerja sama dengan rekan kerja lain.

Untuk mengukur ini, mintalah umpan balik dari anggota tim lain yang sering berinteraksi dengan karyawan tersebut. Evaluasi keterampilan komunikasi juga penting.

Baca Juga: Contoh Evaluasi Kinerja Karyawan dan Tips Mengoptimalkannya

2. Menetapkan Tolok Ukur

Setelah menentukan aspek-aspek yang diukur, langkah berikutnya adalah menetapkan tolok ukur.

Anda bisa melakukannya dengan melacak data dari kinerja rata-rata karyawan selama periode tertentu atau menggunakan data dari organisasi lain di bidang yang sama.

Bandingkan kinerja karyawan Anda dengan tolok ukur tersebut dan temukan area yang memiliki kesenjangan terbesar. Fokuslah pada area tersebut untuk membantu karyawan berkembang.

3. Memberikan Panduan dan Memantau Kemajuan

Kepemimpinan yang baik tidak hanya berhenti pada pengukuran dan penetapan tolok ukur. Anda juga harus memberikan arahan bagaimana karyawan bisa meningkatkan kinerja mereka.

Lakukan update secara rutin untuk memanfaatkan perubahan positif dan mengatasi kelemahan. Anda juga bisa mengotomatisasi proses ini dan menemukan interval yang sesuai.

Sebagai contoh, survei menunjukkan bahwa 92% karyawan lebih suka mendapatkan umpan balik lebih sering daripada model tinjauan tahunan.

Mengukur efisiensi kerja secara berkala penting dilakukan, karena perubahan bisa terjadi sewaktu-waktu dan tujuan mungkin perlu disesuaikan.

Baca Juga: 25 Contoh HR Performance Metrics, HR Wajib Tahu

Apa Saja Metrik Penting untuk Menghitung Performa Karyawan?

Seperti yang telah disebutkan pada langkah awal untuk menghitung performa karyawan, Anda perlu menentukan metrik apa saja yang akan dikur.

Berikut adalah beberapa metrik kinerja inti yang bisa sangat bermanfaat bagi organisasi:

1. Produktivitas

Produktivitas mengukur seberapa efisien karyawan dalam menyelesaikan tugas dan berkontribusi pada tujuan organisasi.

Produktivitas yang tinggi menunjukkan bahwa karyawan mampu mengelola waktu dengan baik dan mengutamakan tugas-tugas penting, yang secara langsung berdampak pada keuntungan perusahaan.

Contoh

Jumlah proyek yang diselesaikan oleh karyawan dalam jangka waktu tertentu, misalnya seorang karyawan menyelesaikan lima laporan klien setiap minggu.

Cara mengukur produktivitas

Pantau kinerja secara terus-menerus. Lacak penyelesaian tugas, tenggat waktu proyek, dan kualitas hasil kerja menggunakan data dan analitik waktu nyata, sehingga Anda bisa memberikan umpan balik dan melakukan penyesuaian dengan cepat.

Baca Juga: Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya

2. Kualitas Kerja

Kualitas kerja mengukur ketelitian, ketepatan, dan kompetensi dalam hasil kerja karyawan.

Pekerjaan yang berkualitas tinggi memastikan tugas diselesaikan dengan baik, mengurangi kesalahan, dan menjaga kepuasan pelanggan.

Contoh

Tingkat kesalahan dalam entri data, seperti seorang karyawan yang mempertahankan tingkat akurasi 99% selama sebulan.

Cara mengukur kualitas kerja

Penilaian oleh manajer adalah cara yang efektif untuk mengevaluasi kualitas kerja.

Manajer bisa memberikan penilaian yang lebih rinci tentang ketelitian dan ketepatan karyawan, lengkap dengan contoh spesifik dan area yang perlu diperbaiki.

Baca Juga: Talent Management Model: Pengertian dan Cara Membangunnya

3. Kehadiran dan Ketepatan Waktu

Kehadiran dan ketepatan waktu mengukur seberapa sering karyawan hadir dan apakah mereka datang tepat waktu sesuai jadwal.

Kehadiran dan ketepatan waktu yang konsisten sangat penting untuk menjaga produktivitas tim dan memenuhi tenggat waktu perusahaan.

Dalam banyak pekerjaan, deadline sangat penting untuk bisnis dan kepuasan klien.

Menggunakan tingkat keberhasilan tenggat waktu bisa membantu mengingatkan pentingnya tepat waktu bagi karyawan yang sering menunda atau terlambat.

Contoh

Seorang karyawan memiliki tingkat kehadiran 98% dan selalu datang tepat waktu dalam satu kuartal.

Anda juga bisa melacak seberapa sering karyawan menyelesaikan proyek lebih awal atau terlambat untuk melihat siapa yang membutuhkan bantuan dalam manajemen waktu.

Cara mengukur kehadiran dan ketepatan waktu

Pantau secara terus-menerus dengan menggunakan sistem pelacakan waktu otomatis. Kumpulkan data real-time tentang kehadiran dan ketepatan waktu, sehingga Anda bisa segera mengatasi masalah yang muncul.

Untuk membantu Anda mengumpulkan data ini, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Melalui fitur analisa data yang dimilikinya, Anda dapat memantau tingkat disiplin karyawan dengan lebih mudah.

Di sini, Anda bisa melihat laporan keterlambtan, laporan lembur, laporan izin cuti, dan masih banyak lagi.

Dengan demikian, Anda tidak perlu mengumpulkan data mengenai kedisiplinan karyawan secara manual. Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:

4. Inisiatif dan Proaktivitas

Inisiatif dan proaktivitas mengukur kemampuan karyawan untuk melihat peluang perbaikan, mengambil tanggung jawab baru, dan menyelesaikan masalah secara mandiri.

Karyawan yang proaktif berkontribusi pada inovasi dan perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.

Contoh

Jumlah proyek baru atau inisiatif perbaikan yang diajukan dan dimulai oleh karyawan setiap kuartal.

Cara mengukur inisiatif dan proaktivitas

Gunakan 360 degree feedback, di mana Anda mengumpulkan masukan dari rekan kerja, manajer, dan bawahan, bisa memberikan pandangan yang lengkap tentang seberapa sering dan seberapa baik seorang karyawan mengambil inisiatif dan bertindak proaktif dalam tim.

5. Kerja Sama Tim

Kerja sama tim mengukur kemampuan karyawan untuk bekerja dengan baik bersama orang lain, berkontribusi pada tujuan kelompok, dan menciptakan lingkungan kerja yang harmonis.

Hal ini adalah kompetensi yang penting di banyak organisasi.

Mengukur kerja sama tim dan komunikasi bisa jadi lebih sulit dibandingkan mengukur penyelesaian tugas atau ketepatan waktu.

Penilaian terhadap kompetensi sering kali memberikan lebih banyak ruang bagi bias dalam penilaian.

Contoh

Anda bisa mengukur kerja sama tim dengan menghitung jumlah proyek tim yang berhasil di mana karyawan berkontribusi, misalnya berpartisipasi aktif dalam tiga proyek besar setiap kuartal.

Baca Juga: Performance Gap: Arti, Penyebab, hingga Cara Mencegahnya

Kesimpulan

Menghitung performa karyawan bukan hanya tentang menilai seberapa baik mereka menyelesaikan tugas, tetapi juga memahami kebutuhan pengembangan mereka, memberikan feedback yang konstruktif, dan membantu mereka mencapai potensial maksimal.

Dengan memahami berbagai cara dan metode menghitung performa karyawan seperti penilaian manajer, 360 degree feedback, penilaian berbasis kompetensi, dan pendekatan, perusahaan dapat memastikan bahwa performa karyawan selaras dengan tujuan strategis organisasi.

Untuk membantu Anda dalam menerapkan cara menghitung performa karyawan, Anda dapat memanfaatkan fitur analisa data dari Gajihub, yang dapat memberikan informasi terkait laporan keterlambatan, lembur, izin cuti, dan sebagainya.

Selain itu, Gajihub juga menyediakan berbagai fitur menarik lainnya seperti absensi, employee self-service (ESS), hingga payroll.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.