Cara Kelola Shift Malam, Aturan, Contoh Jadwalnya

Mengelola shift malam bukanlah tugas yang mudah, terutama saat harus memastikan kegiatan operasional tetap berjalan lancar di luar jam kerja normal.

Beberapa tantangan yang sering dihadapi antara lain penurunan kinerja karyawan, semangat kerja yang menurun, serta kesulitan dalam membagi jadwal secara adil.

Jika tidak ditangani dengan baik, kondisi ini dapat mengganggu kelancaran operasional dan menurunkan kepuasan kerja karyawan.

Oleh karena itu, penting untuk memahami cara kelola shift malam yang baik dan efisien dengan mempertimbangkan kebutuhan karyawan.

Jadwal yang tepat dapat membantu menjaga produktivitas sekaligus menciptakan suasana kerja yang lebih nyaman bagi mereka yang bekerja di malam hari.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara kelola shift malam, contoh, dan aturannya di Indonesia.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Penjadwalan Shift Malam?

Penjadwalan shift malam adalah proses menyusun jam kerja jam karyawan yang dimulai larut malam hingga pagi hari, biasanya berlangsung dari pukul 11 malam sampai 7 pagi.

Jadwal seperti ini umumnya digunakan oleh perusahaan yang beroperasi selama 24 jam penuh setiap harinya, termasuk di akhir pekan dan hari libur.

Shift malam penting karena ada banyak jenis pekerjaan yang tidak bisa berhenti, meskipun orang-orang lain sedang tidur.

Misalnya saja di rumah sakit, pabrik, perusahaan logistik, transportasi, dan layanan keamanan, semuanya membutuhkan tenaga kerja yang tetap aktif di malam hari.

Dengan adanya shift malam, perusahaan bisa memastikan bahwa layanan tetap berjalan lancar dan kebutuhan pelanggan tetap terpenuhi kapan pun dibutuhkan.

Selain itu, penjadwalan yang baik juga membantu membagi beban kerja secara adil dan menjaga kesejahteraan karyawan yang bertugas di luar jam kerja normal.

Bagaimana Cara Kerja Shift Malam?

Penjadwalan shift malam bisa berbeda-beda tergantung jenis perusahaan dan industrinya.

Namun, secara umum, prosesnya melibatkan pembagian jadwal kerja untuk karyawan yang bertuga mulai larut malam hingga pagi hari.

Berikut adalah beberapa hal penting yang biasanya dilakukan pada pengelolaan shift malam:

1. Mempertimbangkan Preferensi dan Permintaan Cuti Karyawan

Manajer biasanya mengumpulkan informasi tentang preferensi jadwal dan pengajuan cuti karyawan.

Tujuannya adalah agar jadawal kerja tetap sesuai dengan kebutuhan dan kenyamanan masing-masing karyawan.

2. Durasi Shift Malam

Shift malam umumnya berlangsung antara 8 sampai 12 jam.

Rentang waktu ini dirancang agar operasional tetap berjalan lancar sepanjang malam hingga pagi.

3. Jadwal Tetap atau Bergiliran

Ada dua jenis pola kerja shift malam, yaitu jadwal tetap (karyawan selalu bekerja di malam hari) atau jadwal rotasi (bergantian antara shift pagi dan malam).

Pilihan ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan kesepakatan bersama karyawan.

4. Menyesuaikan dengan Kebutuhan Staf

Jumlah staf yang dibutuhkan saat malam hari ditentukan berdasarkan beberapa hal, seperti tingkat permintaan layanan, musim sibuk, dan jumlah karyawan yang sedang cuti.

Hal ini peting untuk memastikan jumlah tenaga kerja selalu mencukupi.

5. Menyusun Jadwal Jauh-Jauh Hari

Jadwal shift malam sebaiknya disusun beberapa hari atau minggu sebelumnya.

Dengan begitu, karyawan punya waktu untuk menyesuaikan aktivitas pribadi dan tetap menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Penjadwalan shift malam yang teratur dan adil dapat membantu meningkatkan produktivitas serta menjaga kenyamanan kerja bagi seluruh tim.

Apa Saja Jenis Pekerjaan yang Menerapkan Shift Malam?

Pekerja shift malam memiliki peran penting dalam memastikan operasional bisnis tetap berjalan selama 24 jam.

Jenis pekerjaan ini tersebar di berbagai industri, dan berikut beberapa contoh pekerjaan yang umum membutuhkan shift malam:

1. Pekerja di Bidang Perhotelan

Di industri perhotelan, pekerjaan shift malam mencakup petugas resepsionis hotel, petugas kebersihan, bartender, serta pelayan dan staf dapur di restoran yang buka selama 24 jam.

2. Tenaga Medis

Profesi di bidang kesehatan yang bekerja di malam hari meliputi perawat, dokter unit gawat darurat, petugas perawatan pasien, paramedis, serta petugas administrasi di bagian informasi rumah sakit.

3. Petugas Keamanan dan Keselamatan

Petugas seperti polisi, pemadam kebakaran, satpam, operator layanan darurat (seperti 911), serta petugas lembaga pemasyarakatan dibutuhkan sepanjang waktu karena keadaan darurat bisa terjadi kapan saja.

4. Warehouse Staff

Warehouse staff yang bertugas di malam hari umumnya mencakup inventaris, petugas pengiriman, supervisor gudang, operator forklift, serta petugas bongkar muat barang.

5. Kru Produksi TV, Film, dan Berita

Tim produksi di bidang televisi, film, atau berita sering kali harus bekerja di malam hari demi menjaga kelancaran proses produksi.

Posisi yang termasuk dalam shift ini antara lain asisten produksi, editor, dan social media staff.

6. Pekerja Layanan Pelanggan

Customer service representative yang melayani perusahaan ritel atau dukungan teknis sering kali harus bekerja malam hari untuk menerima panggilan dari berbagai negara.

Selain itu, petugas dispatcher untuk perusahaan truk, taksi, atau layanan transportasi lainnya juga biasanya bekerja dalam shift malam.

Bagaimana Aturan Kerja Shift Malam di Indonesia?

Setiap perusahaan yang menerapkan shift malam, wajib mematuhi aturan sesuai dengan undang-undang yang berlaku, yaitu:

1. Batas Waktu Kerja

Merujuk pada UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 77 ayat (2), waktu kerja normal adalah:

7 jam per hari dan 40 jam per minggu (untuk sistem 6 hari kerja), atau
8 jam per hari dan 40 jam per minggu (untuk sistem 5 hari kerja).

Jika karyawan bekerja melebihi waktu tersebut, maka dianggap sebagai kerja lembur dan wajib dibayar sesuai ketentuan.

2. Penghitungan dan Upah Lembur

Ketentuan lembur diatur dalam Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia No. KEP.102/MEN/VI/2004, khususnya:

Pasal 1 ayat (1) menyebutkan bahwa kerja lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 atau 8 jam per hari, tergantung sistem kerja yang berlaku.
Pasal 11–12 menjelaskan bahwa perusahaan wajib membayar upah lembur sesuai durasi dan besaran tarif lembur.

Shift malam yang masih berada dalam batas jam kerja normal dan sudah dijadwalkan tidak dihitung sebagai lembur.

Namun jika durasinya melebihi batas, tetap harus dibayar lembur.

3. Larangan Bagi Pekerja Perempuan Hamil

Dalam Pasal 76 UU No. 13 Tahun 2003, disebutkan bahwa:

Pekerja/buruh perempuan tidak boleh dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai dengan 07.00 apabila menurut keterangan dokter kandungan hal itu membahayakan kesehatan dan keselamatan kandungan serta dirinya.

Aturan ini berlaku tanpa terkecuali, dan perusahaan wajib menyesuaikan jadwal kerja bagi perempuan hamil jika ada risiko medis.

4. Syarat Shift Malam untuk Pekerja Perempuan

Masih dalam Pasal 76 UU No. 13/2003, disebutkan bahwa pekerja perempuan di atas 18 tahun boleh bekerja malam, asalkan perusahaan memenuhi kewajiban sebagai berikut:

Memberikan makanan dan minuman bergizi saat bekerja malam,
Menyediakan transportasi antar-jemput bagi pekerja yang masuk dan pulang pada malam hari,
Menjamin keamanan selama jam kerja malam.

Ketentuan teknis ini diatur lebih lanjut dalam Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.224/MEN/2003 tentang Kewajiban Pengusaha yang Mempekerjakan Pekerja Perempuan pada Waktu Malam Hari.

5. Penyesuaian Melalui UU Cipta Kerja

Melalui UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, khususnya pada pasal 81 angka 21, beberapa pasal di UU Ketenagakerjaan mengalami penyesuaian.

Namun secara prinsip, perlindungan atas jam kerja, hak lembur, serta keselamatan kerja tetap diatur secara tegas.

Bagaimana Cara Kelola Shift Malam yang Tepat?

Shift malam sering kali menjadi tantangan, baik dari segi kesehatan, produktivitas, maupun keseimbangan hidup.

Namun, jika dikelola dengan baik, karyawan shift malam bisa tetap bekerja secara optimal dan merasa dihargai.

Berikut adalah delapan cara yang dapat Anda terapkan untuk mendukung tim shift malam di tempat kerja Anda:

1. Jelaskan Kebutuhan Shift Malam Sejak Proses Rekrutmen

Proses perekrutan yang jujur akan membantu Anda mendapatkan kandidat yang tepat sejak awal.

Pastikan kandidat memahami bahwa mereka akan bekerja di malam hari.

Langkah yang bisa Anda lakukan:

Sampaikan jadwal shift malam secara terbuka saat wawancara.
Cari kandidat yang memiliki kesiapan dan preferensi untuk bekerja malam.
Gunakan deskripsi pekerjaan yang disesuaikan dengan kebutuhan shift.
Manfaatkan platform lowongan kerja yang relevan dan pertimbangkan promosi berbayar untuk menjangkau lebih banyak pelamar.

2. Lakukan Onboarding yang Terstruktur

Karyawan baru perlu dipersiapkan dengan baik sebelum menjalani shift malam pertamanya.

Proses onboarding sangat berperan dalam kesuksesan jangka panjang mereka.

Berikut cara kelola shift malam yang harus Anda lakukan:

Pelatihan teknis sesuai tugas yang akan dijalankan.
Penjelasan kebijakan perusahaan seperti cuti, absensi, dan penggunaan sistem kerja.
Pengenalan visi, misi, dan nilai perusahaan.
Sesi perkenalan dengan tim agar karyawan merasa diterima.
Pertimbangkan penggunaan sistem onboarding digital untuk efisiensi.

3. Jadwalkan Perallihan Shift Malam secara Bertahap

Perubahan jadwal secara tiba-tiba dapat mengganggu ritme biologis karyawan.

Transisi bertahap akan membantu mereka beradaptasi secara lebih sehat.

Tips pengaturannya:

Hindari penjadwalan shift malam secara mendadak.
Berikan waktu adaptasi sebelum menjadwalkan shift malam penuh.
Gunakan aplikasi penjadwalan untuk menjaga konsistensi jadwal seperti GajiHub.
Pastikan waktu kerja tidak mengganggu kehidupan pribadi karyawan.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Anda dapat menggunakan software absensi dari GajiHub.

Software ini sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan aturan jam kerja yang beragam atau memiliki pembagian shifting kerja, termasuk shift malam.

Dengan fitur absensi yang dimilikinya, Anda bisa:

Mengatur jadwal shift secara otomatis dan fleksibel
Menyesuaikan pola kerja berdasarkan jenis operasional perusahaan
Memantau kehadiran karyawan secara real-time
Menghindari bentrok jadwal dan kesalahan pencatatan manual

Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:

4. Sediakan Camilan Sehat dan Minuman Non-Kafein

Asupan makanan yang tepat berperan penting bagi kesehatan pekerja malam.

Hindari makanan tinggi gula atau lemak jenuh.

Alternatif yang dapat Anda sediakan:

Buah segar, kacang-kacangan, atau yogurt rendah lemak.
Teh herbal, air mineral berperisa, atau jus rendah gula.
Hindari hanya menyediakan kopi atau minuman berkafein tinggi.

5. Dorong Istirahat dan Tidur Singkat

Istirahat yang cukup dapat membantu karyawan tetap fokus dan mengurangi kelelahan.

Bahkan tidur singkat 15–20 menit bisa sangat bermanfaat.

Berikut cara kelola shift malam yang harus Anda lakukan:

Atur jadwal istirahat secara teratur.
Sediakan area istirahat yang tenang dan nyaman.
Izinkan tidur singkat (power nap) jika memungkinkan.
Dorong aktivitas ringan seperti peregangan atau jalan kaki singkat.

6. Berikan Dukungan Kesehatan Mental

Karyawan shift malam bisa lebih rentan terhadap stres dan gangguan kesehatan mental.

Penting bagi perusahaan untuk menciptakan lingkungan yang suportif.

Bentuk dukungan yang bisa Anda berikan:

Adakan sesi edukasi tentang manajemen stres.
Tunjuk perwakilan internal sebagai pendamping kesehatan (wellness champion).
Fasilitasi akses ke konseling profesional atau layanan kesehatan mental.
Terapkan budaya komunikasi terbuka untuk membahas isu kesehatan tanpa stigma.

7. Jaga Keterlibatan dan Apresiasi

Karyawan shift malam sering kali merasa terisolasi dari tim lainnya.

Oleh karena itu, menjaga keterlibatan mereka sangat penting.

Hal yang bisa Anda lakukan:

Libatkan mereka dalam informasi dan kegiatan internal perusahaan.
Adakan acara khusus seperti makan malam tim atau perayaan kecil.
Berikan insentif tambahan seperti tunjangan makan malam, bonus, atau pelatihan lanjutan.
Berikan feedback dan pelatihan secara berkala agar mereka tetap merasa berkembang.

Bagaimana Contoh Pola Jadwal Shift Malam?

Berikut adalah cara dan contoh kelola jadwal shift malam yang bisa Anda terapkan:

1. Pola 3 Shift (8 jam per shift)

Ini adalah pola paling umum di perusahaan yang beroperasi 24 jam.

Karyawan dibagi ke dalam 3 kelompok:

Shift 1 (Pagi): 07.00 – 15.00
Shift 2 (Sore): 15.00 – 23.00
Shift 3 (Malam): 23.00 – 07.00

Biasanya rotasi dilakukan per minggu.

Misalnya, minggu ini karyawan A mendapat shift malam, minggu depan pindah ke shift pagi, dan seterusnya.

2. Pola Shift Malam Tetap

Beberapa perusahaan menetapkan shift malam secara permanen bagi karyawan tertentu.

Contoh: Karyawan A selalu bekerja di jam 22.00 – 06.00 setiap hari kerja
Cocok untuk orang yang sudah terbiasa dengan ritme malam atau memang dibutuhkan untuk posisi tertentu (seperti satpam atau operator malam)
Karyawan dengan shift malam tetap biasanya mendapat kompensasi tambahan (insentif shift malam)

3. Pola 2–2–2 (Two Days On – Two Days Off)

Pola ini mengatur jadwal kerja dan libur secara selang-seling.

2 hari kerja shift malam → 2 hari libur → 2 hari kerja shift siang → 2 hari libur, lalu ulangi
Umumnya digunakan di sektor seperti rumah sakit, layanan darurat, atau customer support global
Membantu menjaga keseimbangan antara kerja dan waktu istirahat, meski perlu penyesuaian karena perubahan jam kerja

4. Pola 4–2 (Empat Hari Kerja – Dua Hari Libur)

Karyawan bekerja selama 4 hari berturut-turut di shift malam, lalu libur selama 2 hari.

Jam kerja malam tetap, misalnya 22.00 – 06.00
Pola ini cukup stabil dan cocok untuk tim dengan shift malam permanen
Tetap perlu manajemen istirahat dan pemantauan kondisi tubuh untuk menghindari kelelahan berlebih

Kesimpulan

Pengelolaan shift malam yang efektif sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional seklaigus melindungi kesejahteraan karyawan.

Beragam pola seperti 3 shift bergilir, shift malam tetap, hingga pola 2–2–2 atau 4–2 biasanya digunakan untuk menyesuaikan kebutuhan operasional perusahaan.

Namun, agar jadwal tidak tumpang tindih dan tetap adil bagi semua karyawan, dibutuhkan sistem yang rapi dan mudah dipantau.

Itulah mengapa Anda perlu menggunakan software absensi dari GajiHub.

Melalui software ini, Anda dapat membuat jadwal shift karyawan secara digital, sementara karyawan tersebut melalui smartphone masing-masing.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.