BPO Adalah, Kelebihan & Kekurangan, dan Contohnya

Business Process Outsourcing (BPO) adalah salah satu cara efektif yang bisa dilakukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan skala bisnis.

Dengan BPO, Anda bisa mengalihkan banyak tugas perekrutan dan onboarding, sehingga tim Anda bisa lebih fokus pada hal-hal penting.

Dengan model ini, Anda juga dapat memperluas jangkauan pelamar tanpa harus menghadapi masalah pajak atau hukum ketenagakerjaan.

Namun, meskipun menawarkan berbagai keuntungan, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan terkait keamanan data dan kekhawatiran pelanggan tentang BPO sebagai pihak ketiga yang bisa mengakses informasi sensitif.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pengertian BPO, jenis, kelebihan dan kekurangan, dan contoh BPO.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Business Process Outsourcing (BPO)?

BPO adalah proses pengalihan fungsi bisnis ke perusahaan luar. Berbeda dengan menyewa freelancer untuk tugas tertentu, BPO melibatkan pengalihan seluruh fungsi bisnis, seperti pemasaran atau akuntansi.

Awalnya, BPO banyak digunakan oleh perusahaan manufaktur, tetapi kini telah meluas ke berbagai industri.

BPO dapat dibagi menjadi dua kategori:

Back-office: Tugas yang tidak berhubungan langsung dengan pelanggan, seperti akuntansi dan sumber daya manusia.
Front-office: Tugas yang berhubungan langsung dengan pelanggan, seperti penjualan dan layanan pelanggan.

Bagaimana Cara Kerja Business Process Outsourcing (BPO)?

Cara kerja BPO adalah saat sebuah perusahaan merasa bahwa mereka bisa mendapatkan keuntungan dari mengalihkan fungsi bisnis, seperti marketing, akuntansi, ataupun urusan SDM ke perusahaan luar.

Selanjutnya, perusahaan akan mencari dan meriset berbagai penyedia BPO yang sesuai dengan tujuan mereka.

Setelah menemukan beberapa pilihan, perusahaan akan menghubungi penyedia BPO dan berdiskusi mengenai kebutuhan mereka.

Banyak penyedia BPO yang akan menyesuaikan solusi berdasarkan kebutuhan spesifik klien.

Setelah itu, perusahaan BPO akan menyusun kontrak yang dikenal sebagai master service agreement (MSA) atau service-level agreement (SLA) yang menjelaskan syarat-syarat kerja sama.

Setelah kontrak umum diterima, pengambil keputusan di perusahaan klien akan memilih penyedia BPO yang memberikan nilai terbaik dan menandatangani kontrak.

Mereka juga bisa memilih penyedia cadangan jika diperlukan.

Setelah penyedia BPO dipekerjakan, kontrak yang lebih detail, biasanya disebut sebagai pernyataan kerja atau statement of work (SOW), akan disusun untuk mengatur bagaimana setiap proyek akan dikelola.

Hubungan kerja kemudian berlanjut berdasarkan spesifikasi dalam MSA, SLA, dan SOW, yang bisa ditinjau dan diperbarui sesuai kebutuhan untuk menjaga hubungan yang baik antara klien dan penyedia BPO.

Apa Saja Jenis BPO?

Ada beberapa jenis BPO yang bisa Anda pertimbangkan:

1. Onshore

Perusahaan BPO yang beroperasi di Indonesia. Meskipun biayanya lebih tinggi, keuntungan dari onshore adalah kecocokan budaya dan bahasa yang lebih mudah. Misalnya, menggunakan jasa BPO lokal untuk layanan pelanggan.

2. Nearshore

Perusahaan BPO yang beroperasi di negara tetangga. Contohnya, perusahaan BPO di Malaysia atau Filipina yang melayani perusahaan di Indonesia.

Hal ini bisa menghemat biaya, tetapi tidak selalu memungkinkan untuk ekspansi ke zona waktu yang berbeda.

3. Offshore

Perusahaan BPO yang beroperasi di negara yang jauh. Misalnya, perusahaan BPO di India atau Vietnam.

Jenis ini biasanya menawarkan biaya yang lebih rendah, tetapi bisa menimbulkan masalah komunikasi dan persyaratan keamanan yang lebih kompleks.

Apa Saja Kelebihan dari BPO?

Ada banyak keuntungan potensial dari menyewa perusahaan BPO.

Beberapa di antaranya adalah fleksibilitas operasional yang lebih besar, akses ke teknologi inovatif dan bakat terbaik, penghematan biaya, akses ke laporan yang cepat dan canggih, pengurangan risiko, kemampuan yang lebih baik untuk merespons perubahan, dan akhirnya, keunggulan kompetitif.

Berikut adalah penjelasan lebih mendalam tentang keuntungan menggunakan BPO:

1. Fleksibilitas Operasional yang Lebih Besar

Dengan mengalihdayakan fungsi non-inti seperti pemasaran dan SDM, staf Anda bisa lebih fokus pada kompetensi inti mereka.

Hal ini memberi mereka waktu untuk berinovasi dan beradaptasi dalam pekerjaan mereka.

2. Akses ke Teknologi Inovatif

Untuk bersaing dengan perusahaan BPO lainnya, banyak perusahaan BPO yang mengkhususkan diri dalam satu fungsi bisnis dan berinvestasi dalam teknologi terbaru.

Dengan demikian, perusahaan yang menggunakan jasa mereka dapat mengakses teknologi canggih yang mungkin tidak mampu mereka terapkan secara internal.

3. Akses ke Bakat Terbaik

Banyak perusahaan BPO merekrut talenta dengan latar belakang dan kualifikasi yang luas di bidang spesialisasi mereka, seperti HR atau penggajian.

Menggunakan bakat terbaik berarti mereka bisa bersaing dengan perusahaan BPO lain, dan klien yang menyewa mereka mendapatkan akses ke keahlian tersebut.

4. Penghematan Biaya

Banyak perusahaan BPO beroperasi di negara dengan pajak penghasilan perusahaan yang lebih rendah.

Penghematan biaya ini sering kali diteruskan kepada perusahaan yang mengalihdayakan melalui mereka.

Selain itu, banyak biaya lain seperti sewa kantor dan biaya perangkat lunak juga bisa dihemat.

5. Akses ke Laporan Canggih dan Cepat

Dengan teknologi canggih seperti artificial intelligence (AI) dan machine learning (ML), perusahaan dapat mengakses laporan keuangan dan perkiraan arus kas yang lebih canggih dan cepat.

6. Respons Terhadap Perubahan yang Lebih Baik

Dengan akses ke bakat terbaik, teknologi inovatif, dan laporan yang cepat, perusahaan lebih mampu beradaptasi ketika permintaan pasar berubah.

Mereka bahkan dapat mengantisipasi perubahan tersebut sebelum terjadi.

7. Manajemen Risiko yang Spesialis

Perusahaan yang mengalihdayakan fungsi bisnis dapat mengurangi risiko dengan menyerahkan area tersebut kepada para ahli yang berpengalaman.

Misalnya, jika perusahaan mengalihdayakan fungsi IT, ahli IT yang disewa mungkin lebih memahami cara mengelola risiko dengan lebih baik.

8. Keunggulan Kompetitif yang Lebih Besar

Dengan akses ke teknologi inovatif, keahlian khusus, penghematan biaya, dan laporan yang canggih, perusahaan dapat mengembangkan keunggulan kompetitif dibandingkan dengan pesaing yang tidak memiliki akses yang sama.

Apa Saja Kekurangan Process Outsourcing (BPO)?

Meskipun ada banyak manfaat dari BPO, terdapat beberapa kekurangan BPO yang juga perlu Anda pertimbangkan:

1. Kurva Pembelajaran

Perusahaan BPO yang disewa perlu belajar tentang perusahaan klien dan kebutuhannya.

Proses ini dapat mengganggu kualitas produk atau layanan yang dihasilkan, sehingga penting untuk memulai perlahan dan memahami rencana mitigasi risiko dari perusahaan BPO yang dipertimbangkan.

2. Kehilangan Kendali

Ketika fungsi dijalankan secara internal, manajer dapat memastikan konsistensi dan kontrol kualitas. Namun, saat di-outsourcing, perusahaan kehilangan kendali atas pengawasan tersebut.

3. Masalah Komunikasi

Jika tidak dikelola dengan baik, BPO dapat menciptakan silo dalam perusahaan. Misalnya, komunikasi antara tim internal dan tim pemasaran yang di-outsourcing bisa terganggu.

4. Biaya Tersembunyi dalam Kontrak

Ketika menyewa perusahaan BPO, perusahaan harus menandatangani kontrak panjang yang sering kali menyimpan banyak detail kecil.

Penting untuk meninjau kontrak dengan cermat untuk menghindari biaya tersembunyi.

5. Risiko Reputasi yang Dibagi

Jika perusahaan BPO yang disewa terlibat dalam masalah publik, reputasi perusahaan klien juga bisa terpengaruh.

Oleh karena itu, penting untuk meneliti praktik bisnis perusahaan BPO dengan teliti.

Apa Saja Contoh BPO?

Contoh BPO di antaranya adalah tugas-tugas seperti layanan call center, manajemen SDM, akuntansi, payroll, customer service, marketing, dan information technology (IT).

BPO menangani kebutuhan outsourcing baik untuk layanan front-office maupun back-office. Berikut contoh-contohnya:

Contoh Outsourcing Front-Office

Contoh pertama dari BPO adalah outsourcing customer service, yang melibatkan kegiatan inbound call, outbound call, serta customer experience.

Perusahaan menggunakan layanan BPO ini untuk memberikan pengalaman pelanggan dan dukungan yang lebih baik, sehingga mereka dapat mempertahankan pelanggan.

Contoh paling umum dari layanan BPO customer service adalah:

Cold calling
Panggilan tindak lanjut
Penjadwalan janji
Memperbarui informasi daftar kontak
Mengontrak pelanggan baru
Menjawab semua pertanyaan pelanggan
Menyelesaikan keluhan, masalah, dan sengketa pelanggan
Pemrosesan pembayaran
Pemrosesan pesanan
Pembaruan dan perpanjangan

Outsourcing Pemasaran, Strategi, Penjualan, dan Riset

Outsourcing pemasaran adalah contoh umum lainnya dari VPO. Banyak perusahaan (terutama penyedia SaaS) menyerahkan urusan pemasaran kepada pihak ketiga.

Pihak ketiga ini termasuk agensi periklanan, agensi manajemen acara, penyedia pemasaran digital, agensi pemasaran dan manajemen strategis, dll.

Contoh paling umum dari layanan BPO pemasaran adalah:

Riset pasar dan kompetitif
Strategi pemasaran
Penulisan konten
Pembuatan/produksi konten
Desain
CRM
Automasi pemasaran
Pemasaran media sosial
SEO
Manajemen acara
Hubungan masyarakat

Sering kali, perusahaan menggabungkan outsourcing penjualan dan pemasaran. Artinya, perusahaan menyewa BPO (atau agensi penjualan khusus pihak ketiga) untuk menangani proses penjualan bagi mereka.

Contoh ini populer di kalangan start-up atau perusahaan kecil yang tidak memiliki cukup waktu atau orang yang tepat di dalam tim.

Selain menggunakan outsourcing dalam penjualan, beberapa perusahaan memilih untuk meng-outsource layanan aftersales juga, yaitu mendukung pelanggan setelah mereka melakukan pembelian.

Outsourcing IT dan Pengembangan Software

Fokus BPO lainnya adalah outsourcing IT dan pengembangan software. Contoh paling umum dari layanan BPO ini adalah:

Pengembangan situs web
Hosting situs web
Pengembangan aplikas
Dukungan atau manajemen aplikasi
Pengembangan basis data
Manajemen basis data
Infrastruktur dan manajemen IT

Contoh Outsourcing Back-Office

Salah satu contoh umum dari BPO back office adalah penggunaannya untuk menangani fungsi payroll.

Outsourcing untuk kebutuhkan payroll sering kali mencakup:

Memproses gaji
Melacak hari libur dan sakit
Mengelola manfaat lainnya

Contoh umum lain dari BPO back-office adalah outsourcing akuntansi. Banyak perusahaan menyewa akuntan pihak ketiga atau firma akuntansi untuk menangani layanan akuntansi, termasuk:

Akuntansi biaya
Manajemen Piutang/Pembayaran
Pelaporan dan pengarsipan pajak
Pembukuan
Laporan dan pernyataan keuangan
Perencanaan, analisis, dan strategi keuangan

Outsourcing HR juga merupakan salah satu contoh BPO yang paling populer, di mana sebuah perusahaan mengalihkan manajemen dan tanggung jawab untuk fungsi HR tertentu kepada penyedia eksternal.

Opsi outsourcing HR yang populer tersedia bagi pemberi kerja termasuk:

Dukungan HR bulanan
Inisiatif HR strategis
Keterlibatan karyawan
Manajemen data karyawan
Administrasi manfaat dan cuti
Operasi rekrutmen dan screening
Layanan pembelajaran dan pelatihan
Pelaporan dan analitik

Selain menggunakan layanan BPO, Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.

Software ini memungkinkan Anda untuk mengurus berbagai administrasi SDM, mulai dari manajemen data karyawan, analisa data, payroll, manajemen kehadiran, dan masih banyak lagi.

Dengan software ini, Anda pun tidak perlu membayar biaya BPO terkait SDM dan dapat mengalihkannya ke layanan BPO lainnya, seperti marketing, akuntansi, dan sebagainya.

Sebagai contoh, melalui fitur payroll, tim HR dan finance dapat dengan mudah menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, hingga potongan seperti iuran BPJS dan PPh 21.

Selain itu, Gajihub juga menyediakan fitur analisa data yang memungkinkan manajemen perusahaan untuk memantau kedisiplinan karyawan lewat berbagai data seperti data keterlambatan, data cuti, data lembur, dan masih banyak lagi.

Tertarik mencoba Gajihub? Klik gambar berikut dan dapatkan informasi selengkapnya:

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, BPO adalah strategi yang efektif bagi perusahaan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi dengan mengalihkan fungsi bisnis tertentu kepada penyedia eksternal.

Melalui BPO, perusahaan dapat fokus pada kompetensi inti mereka sambil memanfaatkan keahlian dan teknologi yang ditawarkan oleh penyedia BPO.

Secara keseluruhan, BPO dapat menjadi alat yang bermanfaat dalam mencapai efisiensi dan efektivitas operasional, asalkan perusahaan dapat mengelola risiko dan tantangan yang ada dengan baik.

Dengan memilih solusi yang tepat, termasuk penggunaan software payroll dan HR Gajihub, perusahaan dapat mengoptimalkan proses bisnis mereka lebih lanjut tanpa harus bergantung sepenuhnya pada layanan BPO.

Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.