Proses penggajian karyawan bukanlah hal sederhana.
Mulai dari mencatat kehadiran, menghitung jam lembur, tunjangan, hingga potongan tertentu, semuanya membutuhkan ketelitian.
Belum lagi jika perusahaan menggunakan sistem gaji harian, kompleksitasnya akan semakin tinggi karena setiap hari kerja harus diperhitungkan secara detail.
Tanpa sistem yang tepat, proses ini bisa menyita banyak waktu dan rawan terjadi kesalahan.
Tim HR maupun finance harus melakukan pengecekan berulang, sementara karyawan tentu mengharapkan gaji diterima tepat waktu dan sesuai perhitungan.
Itulah mengapa perusahaan membutuhkan aplikasi gaji karyawan yang mampu membantu mengelola seluruh proses dengan lebih efisien.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara memilih aplikasi gaji karyawan dan rekomendasinya.
Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Gaji Karyawan?
Untuk memilih aplikasi gaji karyawan, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, seperti:
1. Mudah Digunakan
Bayangkan Anda harus menggunakan aplikasi gaji karyawan dengan tampilan jadul: teks kecil, menu yang berlapis, dan warna yang membosankan.
Itulah mengapa kemudahan penggunaan menjadi hal utama.
Jika sistem terlalu rumit, hal sederhana seperti mencari laporan pun bisa memakan waktu dan biaya karena harus melibatkan tim support.
Sistem payroll yang baik seharusnya:
- Memiliki menu yang intuitif dan mudah dipahami
- Menyediakan teks yang jelas dan mudah dibaca
- Memberi label tombol yang informatif
- Menampilkan interface yang bersih dan menarik
- Mendukung penggunaan mobile agar fleksibel di mana saja
- Menyediakan proses penggajian yang sederhana dan jelas
Dengan demikian, bahkan pengguna baru sekalipun langsung paham cara mengisi, arti setiap kolom, dan yakin tidak salah langkah.
2. Dirancang untuk Pemilik Bisnis Kecil
Banyak aplikasi gaji karyawan yang sebenarnya dirancang untuk akuntan, sehingga penuh dengan istilah teknis.
Bagi pemilik bisnis kecil atau UMKM, hal ini bisa terasa membingungkan dan melelahkan.
Semakin rumit sistem, semakin besar potensi kesalahan. Kesalahan payroll sendiri bukanlah hal sepele, misalnya:
- Pajak payroll yang tidak tepat
- Salah mengklasifikasikan karyawan dan kontraktor
- Jadwal penggajian yang tidak sesuai
- Perbedaan gaji bruto dan bersih
- Slip gaji tidak sesuai ketentuan
- Administrasi dokumen dan catatan yang berantakan
Kesalahan semacam ini seringkali sulit diperbaiki dan dapat menyita banyak waktu atau biaya tambahan.
Oleh sebab itu, meskipun Anda bekerja sama dengan akuntan, akses data payroll tetap harus mudah dipahami pemilik usaha.
Dengan begitu, Anda tetap memiliki kendali penuh terhadap kondisi keuangan bisnis.
Fitur penting yang sebaiknya tersedia dalam software payroll untuk bisnis kecil antara lain:
- Layanan pelanggan yang cepat dan responsif
- Integrasi dengan software bisnis lain
- Fitur self-service untuk karyawan (lebih baik jika tersedia aplikasi mobile)
- Kepatuhan pajak otomatis
- Fitur absensi dan pencatatan waktu, termasuk cuti berbayar
- Automasi untuk mengurangi pekerjaan manual
Baca Juga: 10 Aplikasi Payroll Rumah Sakit dan Tips Memilihnya
3. Dapat Berkembang Bersama Bisnis
Penggajian karyawan bukan hanya soal kebutuhan saat ini, tetapi juga soal kesiapan mengikuti pertumbuhan bisnis di masa depan.
Oleh karena itu, penting untuk memilih software yang fleksibel dan mampu berkembang.
Kebutuhan payroll saat ini biasanya mencakup:
- Pengajuan laporan dan pajak payroll
- Pembuatan dan distribusi slip gaji serta formulir karyawan
- Proses pembayaran via transfer atau cek
- Pembayaran kontraktor dan pengurusan formulir terkait
- Payroll tambahan di luar jadwal reguler
- Potongan pajak tambahan
- Penambahan bonus atau komisi
Sementara dalam 1, 3, hingga 5 tahun ke depan, kebutuhan bisa bertambah seperti:
- Program cuti sakit dan liburan
- Asuransi kesehatan
- Program pensiun
- Asuransi jiwa dan disabilitas
- Program donasi perusahaan
- Tunjangan transportasi
Idealnya, penyedia payroll memberi pilihan tambahan sesuai pertumbuhan bisnis tanpa membuat Anda harus membayar fitur yang belum digunakan.
4. Biaya
Dalam memilih aplikasi gaji karyawan, biaya merupakan hal yang penting.
Lebih baik membayar sedikit lebih mahal untuk software yang mudah digunakan dan mendukung pertumbuhan, daripada memilih yang termurah tetapi menyulitkan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam biaya payroll antara lain:
- Biaya dasar: jumlah minimum yang ditagihkan
- Struktur harga: apakah per payroll run atau flat bulanan
- Biaya per karyawan: tambahan biaya ketika jumlah karyawan bertambah
- Biaya per kontraktor: biaya tambahan untuk pekerja kontrak
- Biaya layanan tambahan: apakah fitur penting sudah termasuk dalam paket, atau dikenakan biaya terpisah
Beberapa penyedia juga membebankan biaya setup awal.
Oleh karena itu, pastikan Anda memahami apa saja yang termasuk dalam biaya tersebut, serta apakah hal itu justru menghemat waktu dan biaya internal.
Baca Juga: 10 Daftar Harga Software HR Terbaik Lengkap
Apa Saja Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan?
Saat ini sudah banyak aplikasi gaji karyawan yang menawarkan berbagai fitur canggih dengan harga murah, mulai dari fitur absensi, payroll, hingga pengelolaan pajak.
Berikut daftar harga aplikasi gaji karyawan yang bisa Anda pertimbangkan:
1. GajiHub
GajiHub merupakan aplikasi gaji karyawan dari Indonesia yang dirancang untuk mendukung UMKM hingga perusahaan besar.
Dengan sistem yang serba otomatis, perusahaan bisa lebih efisien dalam mengelola HR tanpa perlu input manual yang cukup memakan waktu.
Selain membantu menghitung gaji karyawan, GajiHub juga dapat mengelola absensi karyawan, cuti, izin, hingga iuran.
Aplikasi ini juga tersedia dalam versi mobile, sehingga memudahkan karyawan maupun tim HR untuk mangakses kapan pun dan di mana saja.
Pilihan Harga GajiHub:
Free Plan: Rp0/bulan
Fitur: absensi Android & iOS, validasi GPS, cuti & izin, manajemen karyawan, Employee Self Service.
Pro: Rp4.900/karyawan/bulan
Fitur tambahan: payroll otomatis, lembur & THR, jadwal kerja, kasbon, slip gaji, absensi fingerprint, manajemen karier & klien.
Elite: Rp11.900/karyawan/bulan
Fitur lanjutan: BPJS & PPh 21 otomatis, reimbursement, approval bertingkat, statistik HRIS, absensi face recognition, GPS tracking, THR progresif.
Champion: Rp14.900/karyawan/bulan
Paket premium dengan fitur KPI, rekrutmen karyawan, hingga pengelolaan petty cash.
2. Papaya Global
Papaya Global adalah aplikasi gaji karyawan berbasis cloud yang sudah digunakan perusahaan multinasional di lebih dari 160 negara.
Platform ini dirancang untuk membantu perusahaan dengan tenaga kerja global agar tetap bisa melakukan pembayaran gaji karyawan maupun kontraktor dengan lancar.
Selain payroll, Papaya Global juga menyediakan fitur global compliance, pengelolaan benefit, serta kemampuan merekrut karyawan di luar negeri tanpa perlu mendirikan entitas baru.
Harga Papaya Global:
- Grow Global: $25/karyawan/bulan
- Scale Global: $20/karyawan/bulan
- Enterprise Global: $15/karyawan/bulan
- Employer of Record (EOR): $599/karyawan/bulan
- Contractors: $30/kontraktor/bulan
- Global Workforce Payments: $2,5/transaksi
- Agent of Record: $200/kontraktor/bulan
Baca Juga: 15 Fitur yang Harus Dimiliki Software Payroll dan Tips Memilihnya
3. Deel
Rekomendasi aplikasi gaji karyawan selanjutnya adalah Deel yang dapat memudahkan perusahaan dalam membayar karyawan, kontraktor, maupun freelancer dari berbagai negara.
Dengan dukungan lebih dari 200 mata uang, Deel sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki sistem lintas negara.
Selain itu, Deel juga dilengkapi fitur manajemen visa, kepatuhan hukum internasional, serta sistem payroll otomatis yang mengurangi risiko kesalahan administrasi.
Harga Deel:
- Payroll: $29/karyawan/bulan
- U.S. Payroll: $19/karyawan/bulan (khusus perusahaan berbasis AS)
- Contractor: $49/kontraktor/bulan
- Employer of Record (EOR): $499/karyawan/bulan
- US PEO: $89/karyawan/bulan
4. Paylocity
Banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi gaji karyawan Paylocity karena user interface-nya yang mudah dipahami dan fiturnya yang lengkap.
Aplikasi ini tidak hanya menangani payroll, tetapi juga administrasi tunjangan, manajemen pajak, hingga sistem rekrutmen dan pelatihan karyawan.
Paylocity juga menyediakan fitur self-service untuk karyawan, sehingga mereka dapat mengakses slip gaji atau mengajukan cuti secara mandiri melalui aplikasi mobile yang intuitif.
Harga Paylocity:
Harga berlangganan Paylocity tidak dipublikasikan, karena biaya disesuaikan jumlah karyawan dan fitur yang dipilih.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Payroll Retail dan Tips Memilihnya
5. Remote
Jika perusaahaan Anda menerapkan sistem kerja remote atau memiliki karyawan dari berbagai negara, Anda bisa memilih aplikasi Remote.
Aplikasi ini menyediakan payroll, manajemen kontraktor, Employer of Record (EOR), hingga kepatuhan hukum lintas negara.
Dengan tampilan sederhana, Remote memudahkan HR dalam mengelola karyawan global, sekaligus memastikan semua proses sesuai aturan di masing-masing negara.
Harga Remote:
- Contractor Management: $29/kontraktor/bulan
- Contractor of Record: $325/kontraktor/bulan
- Global Payroll: $29/karyawan/bulan
- Employer of Record (EOR): $599/karyawan/bulan
6. ADP
ADP dikenal sebagai salah satu penyedia layanan HR terbesar di dunia.
Layanannya mencakup payroll, administrasi benefit, sistem absensi, hingga kepatuhan multi-negara.
Aplikasi ADP sangat cocok bagi perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan dan membutuhkan sistem terintegrasi yang dapat menyesuaikan regulasi di berbagai wilayah.
Dengan reputasi global, ADP dipercaya oleh banyak perusahaan multinasional.
Harga ADP:
Tidak dipublikasikan, harga disesuaikan dengan jumlah karyawan, lokasi, dan modul layanan.
Baca Juga: 20 Fitur Penting yang Harus Dimiliki HRIS
7. Paychex
Paychex merupakan aplikasi gaji karyawan yang terintegrasi dengan berbagai layanan HR.
Aplikasi ini tidak hanya mengelola gaji, tetapi juga mendukung onboarding, administrasi pajak, rekrutmen, manajemen dokumen, serta benefit karyawan.
Paychex menyediakan paket yang fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, mulai dari paket sederhana hingga layanan lengkap dengan HR.
Harga Paychex:
- Flex Essentials: $39/bulan + $5/karyawan
- Flex Select & Flex Pro: Custom pricing sesuai kebutuhan
8. Paycor
Paycor adalah aplikasi payroll berbasis cloud yang populer di kalangan bisnis kecil hingga menengah.
Fitur andalannya mencakup payroll tanpa batas setiap bulan, autorun, employee self-service, hingga sistem benefit karyawan.
Selain itu, Paycor juga menawarkan paket HR yang dapat diperluas sesuai kebutuhan bisnis.
Harga Paycor:
- Basic: $10/karyawan/bulan
- Essential: $15/karyawan/bulan
- Complete: $20/karyawan/bulan
- HR, Performance, Compensation Planning: $2,5/karyawan/bulan
Baca Juga: 9 Software Manajemen Kinerja, Fitur, dan Harganya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa aplikasi gaji karyawan yang tepat akan membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan dalam proses payroll, menghemat waktu tim HR dan finance, sekaligus memastikan karyawan menerima gaji secara akurat dan tepat waktu.
Dengan banyaknya pilihan di pasaran, penting bagi pemilik bisnis untuk menilai kebutuhan saat ini dan masa depan.
Fitur seperti integrasi dengan sistem bisnis lain, layanan pelanggan yang responsif, hingga kepatuhan pajak otomatis bisa menjadi penentu utama dalam membuat keputusan.
Semakin sesuai aplikasi dengan kebutuhan bisnis, semakin besar pula manfaat yang bisa dirasakan dalam jangka panjang.
Jika Anda mencari aplikasi gaji karyawan yang dirancang khusus untuk UMKM hingga perusahaan besar, GajiHub bisa menjadi pilihan terbaik.
Dengan fitur lengkap mulai dari absensi, payroll otomatis, hingga integrasi BPJS dan PPh 21, GajiHub membantu tim HR dan finance mengelola gaji karyawan dengan mudah dan terhindar dari human error.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya - 27 August 2025
- Perhitungan Gaji OJT dan Contohnya - 26 August 2025
- Alat Tes Psikologi yang Digunakan dalam Rekrutmen - 26 August 2025