Apa itu Presensi dan Absensi? Ini Tips Membuat Kebijakannya

Sebenernya masih banyak dari kita yang salah dalam menggunakan kata presensi dan absensi dalam kehidupan sehari-hari, terutama saat bekerja. Sebenarnya, apa itu itu presensi dan apa bedanya dengan absensi?

Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang apa itu presensi dan absensi secara lebih mendalam dan juga memberikan Anda tips dalam menghadirkan kebijakan presensi yang bisa Anda terapakan dalam usaha Anda.

Daftar isi show

Apa itu Presensi?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), presensi adalah kehadiran. Sementara itu, kehadiran merupakan perihal hadir, atau adanya (seseorang, sekumpulan orang) pada suatu tempat. Jadi, bisa disimpulkan bahwa, presensi adalah adanya seseorang atau sekumpulan orang pada suatu tempat.

Presensi adalah sebuah kata benda yang sudah tidak asing terdengar di kehidupan sehari-hari. Pasalnya, untuk orang-orang yang sedang bersekolah dan bekerja di kantor, hal ini sudah menjadi sebuah kewajiban dan bagian dari keseharian.

Contohnya adalah seorang guru memeriksa daftar presensi setiap pagi untuk mengetahui apakah semua muridnya hadir di kelas. Presensi juga ada di kantor, misalnya sesorang karyawan harus melapor pada atasannya di pagi hari setibanya di kantor.

Perbedaan Presensi dengan Absensi

Presensi adalah sebuah kata yang sering kali disandingkan dengan absensi. Hal ini tidak mengherankan karena absensi sendiri memiliki arti berkebalikan dari presensi. Presensi adalah kehadiran, sedangkan absensi berarti ketidakhadiran.

Namun, banyak orang yang menggunakan kata absensi untuk menggambarkan suatu kehadiran. Misalnya seorang mahasiswa, sudah tidak jarang mendengar kalimat “titip absen” ataupun “tolongin absen dong”. Maksudnya di sini adalah untuk meminta tolong agar presensinya diisikan, sehingga orang tersebut terhitung sebagai hadir. Namun, penggunaan istilah absen di sini tentunya tidak tepat, karena seharusnya ia memakai kata presensi.

Kata absensi bukan berarti mendata sebuah kehadiran, melainkan mendata orang-orang yang tidak hadir. Jadi, bila ada daftar absen, maka hal tersebut dikhususkan untuk orang-orang yang tidak hadir. Semantara itu, daftar presensi adalah daftar oang-orang yang hadir di tempat tersebut.

Membuat Kebijakan Presensi untuk Kedisiplinan Karyawan

Kebijakan presensi adalah seperangkat aturan yang dirancang dan didokumentasikan untuk memandu organisasi tentang hal-hal yang berkaitan dengan kehadiran kerja.

Kebijakan tersebut membantu mengurangi ketidakhadiran karyawan, meningkatkan produktivitas karyawan, dan memberikan pedoman yang jelas kepada karyawan tentang persyaratan kehadiran.

Kebijakan ini mencakup jumlah cuti yang diperbolehkan, termasuk cuti sakit, cuti liburan, cuti tidak dibayar, dan jenis cuti lain yang disetujui oleh pemberi kerja. Kebijakan yang baik juga memasukkan pedoman tentang kapan karyawan dapat cuti dan proses apa saja yang diperlukan.

Kebijakan tersebut mencakup rincian, termasuk waktu kedatangan untuk bekerja, jumlah jam kerja per hari, dan waktu serta durasi setiap istirahat.

Dokumen ini juga menunjukkan tindakan spesifik yang harus diambil jika karyawan melanggar aturan. Tindakan tersebut terdiri dari penanganan hari cuti, perhitungan gaji, dan tindakan disipliner kepada karyawan yang terkena dampak.

Bagaimana Cara Membuat Kebijakan Presensi yang Efektif?

Saat menjalankan bisnis kecil, kebijakan formal mungkin tidak diperlukan. Tetapi ketika bisnis berkembang dan jumlah karyawan meningkat, kebijakan presensi yang masuk akal diperlukan untuk melindungi semua orang dalam organisasi. Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda dalam menyusun kebijakan organisasi Anda:

Pertimbangkan budaya kerja yang ada

Alasan paling umum untuk mengembangkan kebijakan adalah untuk mengelola masalah yang ada tentang presensi dan absensi karyawan.

Masalah-masalah tersebut termasuk karyawan yang melapor untuk bekerja lembur atau tidak muncul sepenuhnya. Kebiasaan yang dikembangkan oleh karyawan pada waktu pelaporan menjadi bagian dari budaya organisasi.

Saat menyusun kebijakan, penting untuk dicatat bahwa perilaku karyawan mungkin tidak langsung berubah, tetapi perlu ada pergeseran dari budaya yang ada. Sebelum menulis kebijakan perusahaan tentang kehadiran, dapatkan pandangan dari manajer atau supervisor shift tentang metode yang mereka gunakan saat ini untuk mengelola kehadiran karyawan.

Cari tahu apakah karyawan melapor tepat waktu, dan tentukan apakah ada kesamaan pola kehadiran di seluruh shift dan departemen.

Tentukan apakah ada faktor sosial lain yang mempengaruhi kehadiran. Misalnya, karyawan dengan keluarga dan anak-anak mungkin harus menyeimbangkan antara tanggung jawab pekerjaan dan keluarga.

Kebijakan yang terlalu ketat dapat menurunkan kepuasan kerja dan menyebabkan orang mencari tempat kerja lain. Mungkin tidak mungkin untuk mempertimbangkan setiap budaya unik saat menyusun kebijakan kehadiran, tetapi disarankan untuk mendasarkannya pada kenyataan dan menetapkan aturan praktis.

Sederhanakan

Kebijakan tersebut tidak hanya tentang bagaimana Anda menangani kasus ketidakhadiran dari pekerjaan. Ada banyak skenario lain, misalnya, bagaimana Anda menangani karyawan yang datang terlambat versus mereka yang tidak datang sepenuhnya, atau bagaimana Anda mengelola karyawan yang datang terlambat 10 menit versus mereka yang melapor terlambat satu jam. Anda dapat mempertimbangkan hal-hal berikut:

Absen: ketika seorang karyawan memberi tahu manajer sebelum ketidakhadiran mereka yang dimaksudkan dari pekerjaan.
Absen dadakan: ketika seorang karyawan memberi tahu manajer ketidakhadiran mereka dari tugas karena situasi atau keadaan darurat yang tidak terduga.
Keterlambatan: ketika seorang karyawan melapor untuk bekerja terlambat beberapa menit.
No-show: ketika seorang karyawan tidak melapor untuk bekerja, dan tidak memberi tahu manajemen tentang hal yang sama.
Cuti sakit: ketika seorang karyawan tidak masuk kerja karena sakit atau nasihat dari dokter.

Terapkan tindakan disipliner yang realistis untuk setiap kategori

Setelah Anda mengkategorikan kehadiran Anda, Anda dapat memberikan tindakan disipliner yang sesuai untuk setiap kategori. Untuk menjamin keadilan kebijakan, hukuman perlu bervariasi tergantung pada besarnya pengaruh negatifnya terhadap bisnis.

Misalnya, bagaimana Anda menangani keterlambatan lima menit dan 50 menit tidak harus sama. Anda dapat menggunakan data rata-rata absensi nasional untuk menentukan periode maksimum karyawan dapat absen tanpa tindakan disipliner.

Berikan masa tenggang di mana keterlambatan dianggap sebagai keterlambatan atau ketidakhadiran.

Sertakan periode pemberitahuan untuk mengajukan permintaan cuti yang telah ditentukan. Juga, tunjukkan hari maksimum yang dapat diambil karyawan per tahun. Kebijakan Anda mungkin mencakup aspek-aspek seperti:

Jika seorang karyawan melaporkan untuk bekerja terlambat 10 menit, perusahaan memperlakukan tindakan ini sebagai keterlambatan.
Jika seorang karyawan melapor untuk bekerja terlambat 40 menit, keterlambatan dicerminkan sebagai “tidak hadir”.
Setelah terlambat empat kali, karyawan menghadapi tindakan disipliner.
Jika seorang karyawan tidak memberi tahu manajer tentang ketidakhadiran mereka tiga jam sebelum shift mereka, itu menjadi absen dadakan.
Setelah empat kali absen dadakan, karyawan menghadapi tindakan disipliner.

Bagikan kebijakan dengan karyawan

Setelah Anda memiliki draf kasar kebijakan, Anda dapat membagikannya dengan anggota tim lainnya. Untuk tim besar, Anda bisa mendapatkan pandangan dari manajer, dan mengetahui apakah kebijakan tersebut realistis dan apakah memenuhi tujuan organisasi.

Kebijakan yang baik perlu dibagikan sebagai cara untuk membantu masing-masing agar berkinerja lebih baik, tetapi ada kalanya kebijakan tersebut mungkin menghadapi perlawanan, terutama jika tidak ada kebijakan formal sebelumnya.

Saat karyawan memberikan umpan balik tentang kebijakan tersebut, catat pendapat mereka dan cari tahu apakah Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan.

Penting untuk dicatat umpan balik dari karyawan dalam draf akhir kebijakan karena meningkatkan kemungkinan keberhasilannya. Kehadiran yang baik mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi, yang dapat memengaruhi profitabilitas dan meningkatkan pengembangan karir tim, jadi penting bagi tim untuk memahami dan menyetujui kebijakan tersebut.

Apa yang Termasuk Dalam Kebijakan Presensi Perusahaan?

Sebuah kebijakan yang baik mencakup unsur-unsur berikut:

Gambaran

Ini adalah ringkasan kebijakan, yang menunjukkan bahwa karyawan harus hadir di tempat kerja sesuai kebutuhan. Kehadiran yang konsisten dan tepat waktu penting untuk operasi perusahaan yang optimal. Ini menekankan bahwa kedatangan terlambat, absen, atau ketidakhadiran mengganggu operasi bisnis.

Perhitungan pelanggaran

Anda dapat memilih sistem poin di mana Anda mengalokasikan poin untuk setiap kategori ketidakhadiran sesuai dengan pengaruhnya terhadap bisnis.

Misalnya, Anda dapat mengalokasikan 0,5 poin untuk keterlambatan, satu poin untuk ketidakhadiran yang tidak terduga, dan dua poin untuk ketidakhadiran. Anda juga diharapkan untuk menentukan kriteria untuk mengalokasikan bobot ke setiap kategori.

Tindakan disipliner yang tepat

Sebagian besar pengusaha menetapkan pelanggaran karyawan secara berkala, sebaiknya setelah satu tahun, di mana karyawan menghadapi tindakan disipliner sesuai dengan poin pelanggaran yang terakumulasi dalam periode tersebut.

Tindakan disipliner mulai dari teguran lisan, teguran tertulis, skorsing, hingga pemutusan hubungan kerja. Kebijakan yang baik perlu menunjukkan bagaimana perusahaan menangani ketidakhadiran karyawan selama periode tertentu.

Pengecualian

Anda dapat mengizinkan ketidakhadiran dari tugas karena berkabung, juri, dan tugas militer. Dalam kasus ini, karyawan perlu memberikan dokumen untuk menunjukkan ketidakhadiran mereka.

Jenis ketidakhadiran ini biasanya tidak dibayar, tetapi kebijakan perusahaan dapat memilih untuk menguraikan persyaratan lain.

Apa yang Dapat Anda Lakukan untuk Meningkatkan Presensi Karyawan?

Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda pertimbangkan untuk meningkatkan kehadiran karyawan:

Buat karyawan mengetahui apa yang diharapkan perusahaan dari mereka dalam hal kehadiran.
Tekankan kebijakan selama induksi dan sertakan dalam manual karyawan.
Tunjukkan penghargaan kepada mereka yang melapor untuk segera bekerja untuk mendorong orang lain melakukan hal yang sama.
Membuat karyawan memahami bagaimana kehadiran mempengaruhi pertumbuhan karir mereka dan operasi perusahaan.
Periksa daftar hadir untuk melihat apakah ada kecenderungan khusus ketidakhadiran.
Membuat karyawan sadar akan konsekuensi dari tidak mematuhi aturan kehadiran.
Tunjukkan empati kepada karyawan ketika mereka harus absen secara tidak terduga.
Sebelum memulai tindakan disipliner, jelajahi masalah lain seperti konflik keluarga atau beban kerja yang berlebihan, karena hal itu mungkin menjadi penyebab kehadiran yang buruk.
Pertimbangkan untuk menggunkana sistem presensi online bagi karyawan untuk masuk dan keluar dari tempat kerja. Salah satu software absensi yang bisa Anda coba adalah GajiHub.
Tindak lanjuti dengan karyawan setelah kembali dari ketidakhadiran mereka untuk mengetahui apakah mereka dapat melanjutkan tugas mereka dengan nyaman.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu presensi dan absensi dan cara membuat kebijakan untuk proses presensi dalam bisnis Anda.

Untuk kemudahan proses pencatatan presensi, absensi, dan seluruh manajemen SDM dalam usaha, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan proses pengelolaan human capital dengan fitur yang ada di dalamnya seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi secara mobile dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, pengelolaan akuntansi, reimbursement, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Tertarik menggunakan GajiHub? Anda bisa mencoba menggunakannya secara gratis melalui tautan ini untuk mengetahui apa itu pengelolaan presensi yang mudah.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun

Apa itu Presensi dan Absensi, Bagaimana Cara Membuat Kebijakannya?