Payroll atau penggajian karyawan menjadi bagian penting yang tidak boleh dilakukan dengan sembarangan. Di era yang serba canggih seperti sekarang ini, AI dalam payroll menjadi pilihan tepat untuk memudahkan pengelolaan penggajian di perusahaan.
AI dalam payroll akan mengubah pengelolaan karyawan yang semula manual menjadi otomatis dengan adanyanya AI dalam payroll ini. Tentunya ini akan lebih memudahkan pengelolaan penggajian dan penggajian menjadi lebih mudah.
Lalu apa permasalahan dalam payroll manual dan bagaimana AI dalam payroll dapat menyelesaikan permasalahan tersebut?
Yuk cari tahu jawabannya di sini. Di artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai AI dalam payroll. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Permasalahan dalam Payroll Manual?
Manajemen penggajian, mengelola seluruh tugas administratif, dan penanganan data penting menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa masalah umum yang mungkin dihadapi perusahaan selama proses penggajian manual:
1. Ketidakakuratan Data
Data karyawan yang salah atau tidak lengkap dapat menyesatkan proses penggajian. Informasi yang hilang atau tidak akurat seperti jam kerja yang salah, potongan atau tunjangan yang tidak akurat, dan pemotongan pajak yang salah dapat mengakibatkan gaji yang salah dan masalah kepatuhan.
2. Proses Manual, Data Tidak Lengkap
Seringkali entri data karyawan secara manual memakan waktu dan membawa risiko kesalahan pengelolaan data seperti penekanan tombol yang salah, titik desimal yang salah, angka yang tertukar, kesalahan penempatan data, dll.
Kesalahan-kesalahan ini dapat menyebabkan kelebihan pembayaran, kekurangan pembayaran, dan masalah rekonsiliasi. Manajemen data yang tidak akurat atau tidak lengkap dapat merefleksikan masa depan manajemen data penggajian.
Hal ini dapat menyebabkan keadaan yang merepotkan dan mempengaruhi hubungan antara perusahaan dan karyawan.
Baca Juga: 9 Masalah HR dan Payroll di Industri Retail serta Tips Mengatasi
3. Menangani Catatan Kehadiran dan Kinerja
Menangani catatan kehadiran dan kinerja dapat menjadi tantangan tersendiri bagi manajemen penggajian HR. Perusahaan membutuhkan kebijakan yang jelas, pengumpulan data yang akurat, sistem yang aman, dan komunikasi yang transparan untuk memproses seluruh penggajian karyawan.
Kesalahan pengelolaan data kehadiran dan kinerja mempengaruhi manajemen penggajian. Hal ini menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan menurunkan produktivitas.
4. Mengelola Perhitungan Potongan, Tunjangan, dan Lembur
Perusahaan menghadapi berbagai tantangan dalam perhitungan pembayaran saat menghitung nilai untuk aspek-aspek penggajian berikut ini:
- Penghasilan
- Potongan
- Kontribusi untuk Asuransi Kesehatan
- Program Pensiun
- Pembayaran kembali pinjaman
- Tunjangan Kesehatan
Hal ini merefleksikan ketidaksesuaian dan ketidakpuasan karyawan. Departemen penggajian membutuhkan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu untuk menghitung fungsi penggajian yang intensif data yang akurat.
5. Tantangan Teknologi
Penanganan data secara manual adalah tugas yang memakan waktu. Dan itu membuat perusahaan ketinggalan zaman sesuai standar industri.
Perangkat lunak penggajian yang sudah ketinggalan zaman atau infrastruktur teknologi yang tidak memadai dapat menghambat proses penggajian yang efisien. Memodernisasi teknologi dan memastikan keamanan data adalah pertimbangan penting untuk meningkatkan proses penggajian otomatis.
Mengurangi masalah SDM, perusahaan dapat berinvestasi pada sistem layanan mandiri karyawan dan perangkat lunak penggajian otomatis untuk merampingkan manajemen data. Menerapkan kecerdasan buatan dapat menjadwalkan transfer data otomatis dan menjaga fungsi administratif secara akurat.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Software Payroll Kontraktor Terbaik
Mengapa AI dalam Payroll Dibutuhkan Bisnis?
AI menyederhanakan seluruh proses manajemen penggajian untuk sebuah perusahaan. Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan telah menerapkan AI, ML, dan NLP untuk meningkatkan praktik SDM mereka. Berikut adalah daftar berbagai cara di mana AI berperan secara efektif:
1. Manajemen Daftar Pintar
Sistem manajemen daftar adalah cara yang efektif untuk manajemen data karyawan. Ini adalah sistem di mana karyawan harus memenuhi daftar tugas mereka setiap hari dan pemberi kerja mengelola dan menganalisis sistem setiap hari.
Daftar tugas yang akurat dapat menghasilkan manajemen data karyawan yang sempurna. Dengan integrasi AI, perusahaan dapat menyederhanakan proses manajemen penggajian & daftar gaji. Manajer dapat menganalisis pola sebelumnya dan mengotomatiskan evaluasi kinerja karyawan melalui teknik pembelajaran mesin.
Hal ini menghasilkan produktivitas perusahaan yang lebih baik dan meminimalkan tingkat stres karyawan. Selain itu, AI juga dapat mengotomatiskan pengumuman acara-acara publik penting dan siaran apa pun melalui internet. Perusahaan tidak perlu menanggung beban karena kehadiran AI.
2. Manajemen Data yang Ditingkatkan
Manajemen dan pemeliharaan data adalah tugas yang menantang bagi perusahaan. Seringkali mereka membuat kesalahan potensial yang menyebabkan kesalahan penggajian. Perusahaan dapat menikmati pembaruan otomatis dan pemeliharaan data penggajian karyawan melalui sistem layanan mandiri karyawan dan teknik AI yang efektif.
Selain itu, perusahaan tidak perlu lagi memikirkan insentif karyawan, bonus tahunan, atau kenaikan gaji. AI dapat bertanggung jawab sendiri untuk melakukan tugas-tugas semacam itu. Solusi seperti ini akan meringankan beban harian sumber daya manusia.
3. Kepatuhan Waktu Nyata Otomatis
Dengan bantuan AI, perusahaan dapat menganalisis perubahan legislatif. Mereka memahami bagaimana perubahan tersebut akan efektif pada penggajian organisasi. SDM dan penggajian sangat terkait satu sama lain.
AI membantu organisasi mengumpulkan data yang sangat banyak dan menganalisisnya secara otomatis untuk mendapatkan hasil terbaik untuk pengiriman di masa mendatang.
Dengan teknik pembelajaran mesin yang luar biasa, organisasi dapat mengetahui kebutuhan karyawan. Hal ini akan menumbuhkan kepercayaan & keandalan serta menjaga hubungan antar karyawan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll Manufaktur Terbaik
Bagaimana Cara AI Memudahkan Pengelolaan SDM?
Selain payroll, AI juga memberikan kemudahan pengelolaan SDM di perusahaan. Berikut cara AI mempermudah pengelolaan SDM perusahaan Anda:
1. AI dalam HRM: Mengotomatiskan Tugas Manual
Sistem yang didukung AI dapat secara otomatis memasukkan data penggajian. AI dalam pemrosesan penggajian menghitung fungsi penggajian karyawan dan memperbaiki kesalahan penempatan data atau ketidakteraturan data.
Dengan teknik pembelajaran mesin terbaru, perusahaan dapat mengekstrak dan memasukkan data dari berbagai sumber, seperti lembar waktu, catatan kehadiran, dan formulir informasi karyawan. Hal ini mengurangi kesalahan entri data secara manual dan memastikan data yang akurat dan konsisten.
2. AI dalam SDM: Memudahkan Proses Administrasi
AI dalam perangkat lunak HR dan penggajian dapat berintegrasi secara mulus dengan manajer HR dan sistem akuntansi. Hal ini menyederhanakan seluruh proses administrasi, mengurangi duplikasi entri data, dan memastikan informasi yang konsisten dan akurat di seluruh departemen.
Selain itu, dengan analitik berbasis AI, perusahaan dapat menganalisis data penggajian dan tenaga kerja secara otomatis. Solusi otomatis meminimalkan upaya manual dengan mengimplementasikan fitur-fitur AI sehingga perusahaan dapat merencanakan praktik SDM dengan lebih baik dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. Hal ini mengurangi kelebihan staf, biaya lembur, dan masalah kekurangan staf.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Payroll dan HR Terbaik
3. AI dalam Keamanan: Deteksi Penipuan yang Cepat
AI dapat mengidentifikasi pola aktivitas penipuan, perubahan yang tidak sah, dan pelanggaran keamanan dalam data penggajian. Hal ini meningkatkan keamanan data dengan terus memantau dan mendeteksi aktivitas yang tidak biasa dan mencegah potensi penipuan penggajian atau payroll fraud. Perusahaan tidak perlu mengambil langkah ekstra untuk meningkatkan keamanan data karyawan di setiap level.
Melalui proses pembelajaran mesin, AI dapat mempelajari data historis dengan mudah dan menyesuaikannya dengan pencurian keamanan yang terus berkembang. Dengan mengotomatiskan deteksi ancaman, AI meningkatkan waktu respons, mengurangi kesalahan manusia, dan memperkuat perlindungan data secara keseluruhan, memastikan pendekatan proaktif terhadap keamanan siber dan menjaga informasi sensitif dari potensi risiko.
4. AI dalam Rekrutmen: Proses Perekrutan yang Efisien
AI dalam rekrutmen membantu dalam penyaringan resume, pencocokan kandidat, dan komunikasi awal. Algoritma pembelajaran mesin menganalisis data pelamar untuk mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai berdasarkan persyaratan pekerjaan dan data perekrutan historis, sehingga secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk penyaringan manual.
Analisis prediktif dan wawasan berbasis data membantu perekrut membuat keputusan yang tepat, sementara wawancara video berbasis AI menilai keterampilan dan kecocokan budaya kandidat. Secara keseluruhan, AI mempercepat proses rekrutmen, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kualitas karyawan.
5. AI dalam Pelatihan Karyawan: Pembelajaran dan Peningkatan Berkelanjutan
Sistem AI dapat belajar dari data penggajian historis untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dari waktu ke waktu. Sistem ini dapat mengotomatiskan program pelatihan karyawan berdasarkan spesifikasi dan minat karyawan. Perusahaan tidak perlu menghadapi tantangan dalam memisahkan spesifikasi pelatihan terkait keahlian karyawan.
Baca Juga: Outsource Payroll: Ini Kelebihan dan Kekurangannya
Apa Saja Peran AI dalam Payroll untuk Bisnis?
Berikut peran AI dalam payroll untuk pengelolaan penggajian bisnis Anda:
1. Mengidentifikasi Ketidaksesuaian
Banyak jam kerja dan gaji karyawan yang cukup konstan dari satu periode penggajian ke periode berikutnya. AI dapat memperingatkan karyawan, manajer, dan tim penggajian jika terjadi penyimpangan yang signifikan selama periode penggajian.
Kemampuan ini memungkinkan staf penggajian untuk menyelesaikan kesalahan dengan cepat dan melakukannya sebelum pemrosesan penggajian dimulai, sehingga menghindari masalah yang lebih besar di kemudian hari.
2. Menyoroti Masalah secara Real Time
AI juga berpotensi mengidentifikasi masalah saat pengguna memasukkan dan mengirimkan data, sehingga mengurangi jumlah kesalahan yang sampai ke staf penggajian. Sebagai contoh, AI dapat segera menandai karyawan yang memasukkan lebih dari 80 jam kerja dalam periode dua minggu.
AI juga dapat menghentikan pemrosesan penggajian hingga tim penggajian menerima dan menyetujui semua data, sehingga menghindari kemungkinan pengguna memproses penggajian dengan kesalahan informasi.
Baca Juga: 9 Tips Memilih Software Payroll, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
3. Memproses Rancangan Penggajian Berjalan
Sistem penggajian dengan AI dapat secara otomatis menjalankan proses penggajian draf saat data dimasukkan dan disetujui. Dengan demikian, perangkat lunak dapat menangkap potensi masalah lebih awal dan memperingatkan tim penggajian sebelum proses penggajian akhir diproses.
Melakukan proses penggajian draf akan menghemat waktu di kemudian hari ketika staf penggajian mencoba untuk memproses dan menyelesaikan penggajian sebelum tenggat waktu.
4. Meningkatkan Kepatuhan
Salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan penggajian adalah memastikan gaji setiap karyawan sesuai dengan peraturan di setiap yurisdiksi. Perusahaan internasional, khususnya, harus memastikan penggajian mereka memenuhi undang-undang pajak dan peraturan jam kerja di setiap negara, negara bagian, atau provinsi.
AI dapat secara otomatis menandai masalah kepatuhan, membantu departemen penggajian untuk terus memenuhi peraturan.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Software Payroll Ini Wajib Anda Ketahui
5. Menjawab Pertanyaan Karyawan
Karyawan, manajer, dan anggota tim penggajian dapat mengalami masalah atau memiliki pertanyaan saat menggunakan perangkat lunak penggajian dan sistem terkait. AI dapat menjawab pertanyaan pengguna dan merekomendasikan langkah selanjutnya jika diperlukan.
Kemampuan ini dapat menghemat waktu bagi anggota tim penggajian, karena mereka tidak perlu menjawab pertanyaan dari karyawan di luar departemen penggajian.
6. Pengingat Otomatis
Dua langkah dalam penggajian yang sering kali harus dilakukan oleh staf penggajian secara manual adalah mengingatkan karyawan untuk melengkapi absensi dan mengingatkan manajer untuk menyetujui absensi dan permintaan cuti.
AI dalam perangkat lunak penggajian dapat secara otomatis mengirimkan pengingat dan mengeskalasi ketidakpatuhan jika diperlukan, sehingga menghemat waktu staf penggajian.
Baca Juga: 12 Fitur Software Payroll Ini Harus Ada, Apa Saja?
7. Konfirmasi Data Inti Karyawan
Memproses penggajian membutuhkan informasi dari setiap karyawan, seperti alamat, tarif atau gaji per jam, dan ID pemerintah, seperti nomor Jaminan Sosial.
AI dapat mengonfirmasi bahwa perangkat lunak penggajian telah menyimpan semua informasi ini untuk perekrutan dan perekrutan ulang, serta melakukan pembaruan ketika terjadi perubahan pada profil karyawan.
8. Memperbarui Tunjangan Secara Otomatis
Karyawan dapat mengalami perubahan tunjangan, termasuk ketika mereka bergabung dengan perusahaan atau mengalami peristiwa kehidupan yang menyebabkan peralihan tunjangan. AI dapat secara otomatis menyesuaikan biaya tunjangan karyawan dalam sistem penggajian.
Kemampuan ini juga dapat membantu ketika perusahaan memperbarui opsi tunjangannya, yang sering terjadi setiap tahun.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
9. Membantu Perhitungan
Staf penggajian harus menyelesaikan banyak perhitungan selama proses penggajian, dengan potensi perhitungan termasuk gaji akhir karyawan yang diberhentikan, upah lembur karyawan, hari libur yang diambil versus yang diperoleh, dan item spesifik perusahaan, seperti investasi atau pembayaran pinjaman.
AI dapat melakukan perhitungan ini, dengan tim penggajian memeriksa temuan perangkat lunak.
10. Mendeteksi Penipuan
Perubahan yang tidak sah pada lembar waktu, tunjangan, atau investasi dapat terjadi, atau pola yang mencurigakan dapat muncul, seperti pengeluaran berulang tertentu dari seorang karyawan.
AI dapat terus meninjau data untuk perubahan yang tidak disetujui atau pola yang mencurigakan dan memperingatkan pengguna jika teknologi mengidentifikasi adanya masalah.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Payroll untuk Bisnis
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai AI dalam payroll yang bisa menjadi referensi Anda untuk memudahkan pengelolaan penggajian. Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui dengan adanya AI dalam payroll, Anda bisa mengotamatisasi pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Buat Anda yang membutuhkan dukungan otomatisasi AI dalam pengelolaan payroll, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Dengan fitur payroll, misalnya, Anda bisa menghitung gaji secara otomatis dan terintegrasi dengan software payroll GajiHub. Tidak hanya itu, Anda juga dapat melakukan pembayaran payroll tepat waktu dengan membuat dan mengirim slip gaji otomatis.
Jadi tunggu apa lagi, segera daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan Anda akan mendapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024