Accrued payroll terjadi karena perusahaan perlu mencatat gaji dan kompensasi lain yang harusnya telah diperoleh karyawan, namun belum dibayarkan pada akhir periode akuntansi.
Oleh karena itu, gaji yang diperoleh karyawan dalam satu periode akuntansi tetap dibayarkan di periode berikutnya dan harus dicatat sebagai kewajiban atau hutang perusahaan.
Melalui pencatatan gaji dan kompensasi lainnya yang menjadi kewajiban, perusahaan dapat memastikan bahwa smeua biaya dan pendapatan dicatat pada periode yang benar, sehingga laporan keuangan mereka mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu accrued payroll, jenis, manfaat, cara menghitung dan contoh penghitungannya.
Apa yang Dimaksud dengan Accrued Payroll?
Accrued payroll atau akumulasi gaji adalah jumlah total pembayaran yang harus Anda berikan kepada karyawan atas pekerjaan yang mereka lakukan dalam periode waktu tertentu, seperti seminggu atau sebulan.
Dalam accrued payroll, saat pembayaran gaji dilakukan, tidak selalu mencakup semua pekerjaan yang telah dilakukan karyawan sampai tanggal pembayaran tersebut.
Dengan kata lain, akumulasi gaji mencatat jumlah uang yang masih harus Anda bayarkan kepada karyawan atas pekerjaan yang telah mereka lakukan, tetapi belum dibayar.
Istilah “accrued payroll” ini mengacu pada metode akuntansi yang digunakan untuk menghitung dan mencatat biaya gaji yang belum dibayar.
Hal ini membantu perusahaan untuk mengontrol biaya dengan lebih efisien dan dapat merencanakan anggaran dengan lebih baik. Proses tersebut disebut dengan “akuntansi akrual”.
Dalam akuntansi akrual, pengeluaran yang masih harus dibayar (seperti gaji yang belum dibayarkan kepada karyawan) dicatat pada saat pekerjaan dilakukan, bukan saat pembayaran sebenarnya dilakukan.
Jadi, accrued payroll adalah cara bagi perusahaan utnuk melacak dan mencatat biaya gaji yang masih harus dibayarkan kepada karyawan.
Baca Juga: Payroll Management: Pengertian, Tahapan, dan Metodenya
Apa Saja Jenis-Jenis Accrued Payroll?
Biaya accrued payroll bisa berbeda tergantung pada jenis kompensasi dan benefit yang diberikan perusahaan kepada karyawan.
Berikut sejumlah jenis-jenisnya yang perlu Anda pahami:
1. Gaji yang Terakumulasi
Gaji yang terakumulasi adalah pembayaran yang seharusnya sudah didapat oleh karyawan tetapi belum dibayarkan.
Hal ini terjadi ketika akhir periode pembayaran gaji tidak bersamaan dengan akhir periode akuntansi.
Melalui pelacakan gaji yang terakumulasi, perusahaan dapat mengetahui kewajiban keuangan mereka kepada karyawan.
2. Upah yang Terakumulasi
Upah yang terakumulasi juga merupakan pembayaran yang sudah diperoleh oleh karyawan tetapi belum dibayarkan.
Ini sering terjadi pada bisnis yang membayar karyawan per jam dan ketika periode pembayaran gaji tidak sejalan dengan periode akuntansi.
3. Bonus yang Terakumulasi
Bonus yang terakumulasi adalah tambahan kompensasi yang sudah dijanjikan oleh perusahaan tetapi belum dibayarkan.
Akumulasi bonus ini sangat penting agar laporan keuangan mencerminkan kewajiban perusahaan secara tepat.
Bonus yang terakumulasi juga harus dimasukkan ke dalam jadwal pembayaran gaji agar lebih mudah dikelola.
4. Penggantian Cuti yang Terakumulasi
Penggantian cuti yang terakumulasi adalah menyiapkan dana untuk membayar karyawan atas waktu cuti yang sudah mereka peroleh tetapi belum diambil.
Regulasi mengenai hal ini bisa berbeda di setiap perusahaan, terutama bagi organisasi yang beroperasi secara global.
Baca Juga: Biweekly Payroll, Bagaimana Kelebihan dan Kekurangannya?
5. Benefit yang Terakumulasi
Benefit yang terakumulasi mencakup segala macam benefit karyawan seperti asuransi kesehatan, kontribusi pensiun, dan jaminan sosial yang sudah dikeluarkan tetapi belum dibayarkan.
Pelacakan dan pelaporan yang tepat mengenai benefit yang terakumulasi sangat penting untuk memastikan kepatuha dan merencanakan kewajiban keuangan di masa depan.
Biaya yang terakumulas ini juga dapat mempengaruhi neraca perusahaan.
6. Cut-off Periode Gaji
Saat periode pembayaran tidak sejalan dengan periode akuntansi perusahaan, pembayaran gaji karyawan pun bisa tertunda.
Sebagai contoh, jika periode pembayaran gaji berakhir beberapa hari setelah periode akuntansi, maka gaji yang diperoleh selama periode tersebut akan dimasukkan ke dalam akumulasi gaji.
7. Kerja Lembur
Jika karyawan telah bekerja lebih dari jam kerja biasa dan belum menerima pembayaran ekstra untuk jam lembur tersebut, maka jumlah yang yang masih harus dibayar dapat dihitung sebagai bagian dari accrued payroll.
Baca Juga: Aturan Upah Lembur Per Jam, Cara Hitung, dan Contoh Penghitungannya
Apakah Accrued Payroll itu Penting?
Ya, sangat penting, sebab accrued payroll tidak hanya berdampak pada bagian akuntansi, melainkan juga mempengaruhi banyak hal lainnya, mulai dari laporan keuangan perusahaan hingga kepatuhan terhadap peraturan hukum.
1. Menyajikan Posisi Keuangan dengan Jelas
Pertama-tama, akumulasi gaji memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan mencerminkan keadaan yang sebenarnya.
Dengan menghitung gaji dan upah yang harus dibayar, laporan keuangan bisa memberikan gambaran yang jelas tentang utang perusahaan.
Hal ini sangat penting untuk memahami keadaan keuangan bisnis, membuat keputusan yang tepat, dan merencanakan masa depan yang baik.
2. Patuh pada Standar dan Prinsip Akuntansi
Akuntansi berbasis akrual, yang mencakup akumulasi gaji adalah aturan yang harus diikuti oleh perusahaan.
Hal ini membantu perusahaan menjaga keseragaman dan kemudahan dalam laporan keuangannya.
3. Perencanaan Anggaran yang Lebih Baik dan Prediksi Masa Depan
Akumulasi gaji juga berpengaruh pada perencanaan anggaran dan perkiraan masa depan perusahaan.
Dengan mengakui utang yang akan datang, perusahaan bisa mempersiapkan kebutuhan yang dengan lebih baik dan merencanakannya secara efektif.
Hal ini membantu perusahaan dalam membuat anggaran yang realistis dan merencanakan masa depan dengan lebih baik.
4. Mencegah Penipuan
Akumulasi gaji yang tepat juga membantu mencegah penipuan.
Dengan membandingkan catatan gaji dengan pembayaran yang sebenarnya secara teratur, perusahaan bisa mendeteksi kejanggalan yang bisa menjadi tanda adanya penipuan.
Hal ini membantu mencegah kerugian besar dan melindungi reputasi perusahaan.
Baca Juga: Telat Bayar Gaji Karyawan: Ini Regulasi dan Cara Meminimalisirnya
Bagaimana Cara Menghitung Accrued Payroll?
Meskipun terlihat rumit, perhitungan accrued payroll adalah proses sistematis yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam praktik keuangan perusahaan Anda.
Berikut langkah-langah yang bisa Anda lakukan:
1. Tentukan Periode Akumulasi
Langkah pertama, Anda perlu menentukan periode untuk menghitung akrual.
Sebagian besar bisnis melakukannya secara bulanan, tetapi beberapa perusahaan lain memilih jadwal triwulanan atau tahunan.
Dengan memilih jadwal yang sesuai dengan bisnis Anda, pengelolaan accrued pun menjadi lebih mudah.
2. Hitung Upah Harian
Untuk menghitung upah harian, Anda perlu membagi total kompensasi tahunan karyawan dengan jumlah hari kerja dalam setahun.
Jadi, pastikan untuk memasukkan semua bentuk kompensasi yang diterima karyawan, seperti gaji pokok, bonus, dan benefit lainnya, untuk memastikan akurasi dalam perhitungan Anda.
Langkah ini sangat penting untuk menghitung upah kotor secara akurat.
Baca Juga: Daily Worker: Pengertian, Jenis, Gaji, dan Aturan di Indonesia
3. Tentukan Jumlah Hari dalam Periode Akumulasi
Langkah berikutnya adalah menentukan jumlah hari dalam periode akumulasi yang akan jatuh ke periode akuntansi berikutnya.
4. Hitung Akumulasi Gaji
Terakhir, adalah menghitung akumulasi gaji dengan menghitung komponen-komponen berikut:
Bonus + Komisi + Lembur
Catat bonus, komisi, atau lembur yang akan dibayarkan. Masukan komponen terseut ke dalam perhitungan akumulasi gaji.
Dengan catatan, bonus atau komisi yang langsung diberikan kepada karyawan tidak termasuk dalam akumulasi gaji.
Cuti Berbayar
Kemudian, tambahkan cuti berbayar yang belum diambil oleh karyawan.
Upah per Jam x Jam Kerja
Hitung total jam kerja karyawan dan dikalikan dengan upah per jam untuk mendapatkan total utang perusahaan kepada karyawan dalam periode pembayaran.
Pajak Gaji + Pensiun dan Asuransi
Potong pajak penghasilan dari gaji karyawan sesuai aturan yang berlaku. Perhatikan juga dana pensiun dan asuransi.
Baca Juga: Cara Hitung Gaji Bersih dan Gaji Kotor serta Perbedaannya
Bagaimana Contoh Penghitungan Accrued Payroll?
Sesuai dengan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa rumus accrued payroll adalah:
Gaji Kotor + Komisi + Cuti Berbayar + (Pajak Gaji + Pensiun + Asuransi)
Contoh Penerapan Accrued Payroll
Untuk memahami penghitungan akumulasi gaji karyawan, simak contoh skenarionya berikut ini:
- Gaji Kotor: Rp4.000.000 per bulan
- Komisi: Rp2.000.000 karena kinerja yang bagus
- Cuti Berbayar: Rp150.000
- Pajak Gaji: Rp250.000
- Pensiun: Rp150.000
- Asuransi: Rp200.000
Total accrued payroll: (Rp4.000.000 + Rp200.000 + Rp150.000) + (Rp250.000 + Rp150.000 + Rp200.000) = Rp4.350.000 + Rp600.000 = Rp4.950.000.
Dengan demikian, total accrued payroll untuk karyawan tersebut adalah Rp4.950.000.
Baca Juga: Gaji Berbasis Kompetensi: Arti, Kelebihan, hingga Cara Merancang
Bagaimana Tips Terbaik dalam Penghitungan Accrued Payroll?
Agar pencatatan penggajian akrual lebih mudah dipahami dan diterapkan, berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan:
1. Simpan Catatan dengan Lengkap
Pastikan semua transaksi accrued payroll dicatat dengan detail. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR untuk mempermudah pencatatan ini.
2. Lakukan Rekonsiliasi secara Berkala
Secara rutin bandingkan catatan penggajian akrual dengan catatan penggajian secara umum untuk segera menemukan perbedaan atau kesalahan.
3. Amankan Data
Simpan data penggajian akrual dengan aman sesuai dengan peraturan perlindungan data. Gunakan enskripsi dan kontrol akses untuk mencegah akses yang tidak sah.
4. Amankan Data
Simpan data penggajian akrual dengan aman sesuai dengan peraturan perlindungan data. Gunakan enskripsi dan kontrol akses untuk mencegah akses yang tidak sah.
5. Patuhi Kebijakan Penyimpanan
Simpan catatan penggajian sesuai dengan waktu yang diwajibkan oleh hukum. Hal ini penting untuk keperluan audit di masa depan.
6. Audit dan Tinjau secara Rutin
Lakukan audit rutin pada catatan penggajian akrual untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan peraturan hukum yang berlaku.
7. Gunakan Software Payroll dan HR
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Anda juga dapat menggunakan software payroll dan HR untuk memudahkan penghitungan accrued payroll.
Melalui software ini, Anda dapat menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, komisi, bonus, cuti berbayar, hingga iuran BPJS dan pembayaran PPh 21.
Komponen-komponen tersebut nantinya akan tercatat di dalam slip gaji yang bisa diunduh karyawan dalam format PDF, yang turut meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.
Anda juga tidak perlu khawatir terjadi kesalahan dalam proses payroll, karena komponen gaji karyawan akan dihitung secara otomatis dan akurat.
Selain memiliki fitur payroll, Gajihub juga dilengkapi dengan fitur absensi yang memudahkan Anda dalam menghitung jam kerja karyawan setiap bulannya.
Jika karyawan mengambil jam lembur, mereka juga bisa mencatatnya secara mandiri lewat fitur employee self service (ESS).
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Kesimpulan
Dengan pemahaman yang lebih baik mengenai accured payroll, perusahana dapat mengelola keuangan dengan lebih efisien dan transparan.
Melalui pencatatan yang teliti dan akurat terhadap gaji dan kompensasi lainnya, perusahaan dapat memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya.
Selain itu, dengan memahami jenis-jenis accrued payroll dan cara menghitungnya, perusahaan dapat merencanakan anggaran dengan lebih baik, hingga meminimalkan risiko pelanggaran peraturan.
Untuk memudahkan Anda dalam penghitungan komponen gaji karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.