Ketahui Pentingnya Menghitung Biaya HR bagi Perusahaan

Penting bagi perusahaan untuk menghitung setiap pengeluaran di segala aspek. Salah satunya adalah menghitung biaya HR untuk memahami bagaimana departemen tersebut berdampak pada tujuan bisnis secara keseluruhan. Melalui pengukuran biaya ini, perusahaan pun dapat mengetahui pengaruh yang diberikan tim HR.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu biaya HR, pentingnya, hingga bagaimana cara menghitung biaya HR sesuai dengan klasifikasinya.

Sekilas Tentang Biaya HR

Dilansir dari Carbonate, biaya HR merupakan biaya yang terkait dengan mencari, mempekerjakan, melatih, dan mempertahankan karyawan di suatu perusahaan. Biaya ini juga mencakup benefit karyawan dan biaya kompensasi lainnya. Biaya HR dapat berbeda-beda tergantung pada ukuran dan jenis perusahaan.

Biaya ini dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti pasar tenaga kerja masing-masing daerah, jenis bisnis, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi yang sedang kosong.

Salah satu biaya HR terbesar adalah biaya perekrutan, sebab biaya ini mencakup iklan lowongan pekerjaan, honor perekrut, dan biaya perjalanan bagi kandidat yang diwawancarai namun tidak diterima. Selain itu, biaya pelatihan juga menjadi pengeluaran terbesar, terutama jika ada karyawan baru yang harus dilatih untuk peran baru di perusahaan.

Tak hanya itu, perusahaan juga harus mengalokasikan biaya terkait benefit karyawan, seperti asuransi kesehatan, program pensiun, dan berbagai fasilitas lainnya. Ditambah biaya administrasi untuk SDM yang perlu diperhitungkan.

Pada intinya, biaya HR terbagi atas lima kategori utama, yaitu:

Biaya perekrutan
Biaya retensi karyawan
Biaya pelatihan
Benefit karyawan
Biaya administrasi terkait SDM.

Kategori Biaya HR

Sebelum memahami manfaat menghitung biaya HR, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa saja yang termasuk kategori biaya HR:

1. Biaya Perekrutan

Biaya perekrutan bisa menjadi pengeluaran yang cukup besar bagi perusahaan, tergantung pada ukuran dan skala bisnisnya. Biaya ini bisa bervariasi dari beberapa ratus hingga beberapa ribu dolar. Ada beberapa faktor yang berkontribusi terhadap biaya perekrutan, seperti:

Iklan lowongan kerja
Jasa pencarian karyawan
Biaya wawancara
Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin juga perlu membayar biaya relokasi bagi karyawan baru.

Untuk mengendalikan biaya perekrutan, penting untuk memahami dengan jelas kebutuhan perusahaan dan anggaran yang tersedia. Buatlah anggaran khusus untuk usaha perekrutan dan usahakan untuk mematuhi anggaran tersebut.

Anda juga dapat mempertimbangkan menggunakan jasa agensi atau konsultan eksternal untuk membantu dalam proses perekrutan. Hal ini dapat membantu menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan.

2. Biaya Retensi Karyawan

Saat membicarakan biaya untuk mempertahankan karyawan, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor seperti tingkat gaji, tunjangan karyawan, dan biaya terkait lainnya.

Biasanya, biaya ini lebih tinggi untuk karyawan yang memiliki keterampilan tinggi. Untuk mempertahankan karyawan terbaik, penting untuk menawarkan gaji dan tunjangan yang kompetitif.

Selain itu, memberikan fasilitas seperti fleksibilitas jam kerja dan bekerja dari rumah dapat membantu mengurangi biaya pemertahanan karyawan.

Dengan memberikan benefit seperti ini, perusahaan dapat mengurangi tingkat turnover karyawan dan menghemat biaya perekrutan dalam jangka panjang.

3. Biaya Pelatihan

Biaya pelatihan untuk karyawan baru dapat bervariasi tergantung pada industri dan ukuran perusahaan, serta faktor-faktor lainnya.

Secara umum, perusahaan yang lebih besar cenderung memiliki biaya pelatihan yang lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan yang lebih kecil.

Penting juga untuk mempertimbangkan jenis pelatihan yang diberikan. Pelatihan di tempat kerja biasanya lebih murah daripada pelatihan formal di luar kantor atau kursus online.

4. Biaya Tunjangan Karyawan

Seiring dengan pertumbuhan bisnis, jumlah karyawan juga akan bertambah. Dengan bertambahnya karyawan, biaya tunjangan karyawan juga akan meningkat.

Beberapa perusahaan mungkin bisa menanggung biaya ini sendiri, namun yang lain mungkin perlu mencari bantuan terkait keuangan.

Ada beberapa cara untuk membiayai tunjangan karyawan, misalnya menggunakan kartu kredit bisnis atau mengajukan pinjaman dari bank atau lembaga keuangan.

Penting untuk membandingkan dan mencari suku bunga terbaik sebelum membuat keputusan. Pastikan juga bahwa Anda mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan untuk bisnis perusahaan.

5. Biaya Administrasi SDM

Terakhir, biaya administrasi SDM meliputi biaya pemeliharaan data karyawan, gaji tim SDM, dan biaya operasional lainnya. Biaya administrasi SDM dapat signifikan, terlepas dari ukuran perusahaan.

Berikut adalah beberapa tips untuk mengurangi biaya administrasi SDM:

Automatisasi jika memungkinkan. Manfaatkan sistem otomatisasi untuk memproses tugas-tugas SDM dapat menghemat waktu dan uang.
Menggunakan jasa dari luar untuk tugas-tugas yang kurang penting. Menyewa jasa dari luar untuk mengurus tugas seperti penggajian atau administrasi tunjangan bisa lebih efisien secara biaya.
Mendorong penggunaan alat mandiri. Memberikan akses kepada karyawan untuk mengakses dan memperbarui informasi SDM mereka sendiri.
Menyederhanakan komunikasi. Menggunakan teknologi untuk menyederhanakan komunikasi antara tim SDM dan karyawan.
Tinjau kebijakan dan prosedur secara rutin. Memastikan bahwa kebijakan dan prosedur SDM selalu diperbarui dan efisien.

Seperti yang telah disebutkan di atas, salah satu upaya untuk mengurangi biaya administrasi SDM adalah dengan melakukan automatisasi.

Dalam hal ini, sebagai profesional HR Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan software manajemen SDM yang bisa membantu Anda dalam pengelolaan data karyawan seperti Gajihub.

Gajihub merupakan sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur yang dapat membantu perusahaan meminimalisir biaya terkait administrasi SDM.

Bersama Gajihub Anda Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari penyediaan slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Jika Anda tertarik coba gratis selama 14 hari atau selamanya dengan klik gambar di bawah ini:

Pentingnya Menghitung Biaya HR

Sebagai profesional HR, Anda harus memahami alasan pentingnya menghitung biaya SDM.

1. Efisiensi Biaya

Alasan utama mengapa perusahaan perlu mengukur pegeluaran SDM adalah untuk memastikan efektivitas pengeluaran Anda dalam merekrut, mempekerjakan, dan melatih karyawan.

Apabila Anda menghabiskan uang untuk mencari kandidat, namun tidak berhasil merekrut karyawan berkualitas atau jika pelatihan yang diberikan tidak memberikan keuntungan, itu berarti sistem yang diguakan tidak berfungsi dengan baik.

Seperti yang Anda ketahui, departemen HR bertanggung jawab dalam meminmalisir biaya dan waktu yang diperlukan untuk tugas-tugas perbaikan. Dengan mengukur dampak sistem dan proses yang digunakan, Anda pun dapat mengetahui seberapa efisien biaya diperlukan.

2. Mengukur Keberhasilan

Mengukur biaya HR menjadi cara yang tepat untuk menunjukkan kepada pimpinan dan eksekutif bahwa strategi yang digunakan saat ini membantu mencapai tujuan bisnis dan pertumbuhan perusahaan.

Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan metrik biaya per rekrutmen dan pengaruhnya terhadap pendapatan perusahaan. Selain itu, perhitungan ini juga dapat menjadi bukti keberhasilan saat terjadi peningkatan penjualan atau pendapatan perusahaan.

3. Memprediksi Biaya Masa Depan dan Menghitung ROI

Perencanaan dan anggaran yang efektif hanya dapat dilakukan dengan menghitung pengeluaran secara akurat. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk melacak, melaporkan, dan menghitung biaya HR dengan seksama. Melalui pengukuran ini, Anda dapat memprediksi biaya di masa depan dan membuat alokasi pengeluaran yang lebih efektif.

Kemudian, menghitung Return on Investment (ROI) secara keseluruhan merupakan cara untuk mengevaluasi keefektifan tim HR. Anda juga dapat menghitung ROI untuk strategi khusus yang telah Anda terapkan.

Untuk mengukur biaya SDM dengan efektif, pastikan untuk melakukan pencatatan yang akurat. Dengan begitu, Anda akan dilihat sebagai aset yang berharga bagi perusahaan dan membantu pertumbuhan serta keuntungan perusahaan.

Klasifikasi untuk Menghitung Biaya HR

Dalam bukunya yang berjudul Investing in People: Financial Impact of Human Resource, Wayne Cascio dan John Boudreau mengklasifikasikan biaya HR ke dalam beberapa jenis yaitu:

1. Biaya Tetap dan Biaya Variabel

Biaya tetap (fixed cost) adalah biaya tetap dan tidak berubah, tidak peduli seberapa banyak aktivitas yang dilakukan dalam suatu proyek. Sementara biaya variabel berubah seiring dengan perubahan aktivitas yang dilakukan.

Sebagai contoh, untuk membuat sebuah sesi pelatihan, ada biaya tetap yang harus dikeluarkan. Juga terdapat biaya variabel yang ditentukan dari berapa kali sesi pelatihan tersebut diselenggarakan.

Misalnya, biaya pelatihan untuk 200 orang dalam 10 workshop akan lebih tinggi daripada biaya pelatihan untuk 20 orang dalam 1 workshop.

Meskipun biaya pembuatan materi pelatihan sama, tetapi dengan mengadakan lebih banyak workshop, biaya variabel akan semakin meningkat.

2. Biaya Peluang

Biaya peluang adalah nilai dari apa yang dikorbankan ketika Anda memilih suatu opsi dibandingkan opsi lainnya.

Misalnya, jika seseorang memutuskan untuk mengikuti pelatihan di luar kantor, maka biaya peluang merupakan nilai dari waktu dan potensi keuntungan yang mungkin hilang karena tidak ada di kantor untuk bekerja.

3. Nilai Uang dari Waktu ke Waktu

Nilai uang dari waktu ke waktu mengacu pada konsep bahwa uang memiliki nilai yang berubah seiring berjalannya waktu. Hal ini berarti jumlah uang di masa depan memiliki nilai yang akan berbeda dari jumlah yang sama saat ini.

Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan nilai waktu dalam menghitung dampak biaya dari suatu keputusan atau investasi.

Faktor Klasifikasi dan Cara Menghitung Biaya HR

Ada dua hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda menerapkan pengklasifikasian biaya sumber daya manusia, yaitu:

1. Biaya Pengeluaran + Biaya Waktu

Untuk menghitung biaya waktu, langkah paling sederhana adalah menentukan semua pekerjaan yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Selanjutnya, perkirakan jumlah jam yag diperlukan untuk setiap tugas dan hitunglah biaya waktu serta biaya peluang.

2. Biaya Tetap + Biaya Variabel + Biaya Peluang

Setelah itu, tentukan biaya tetap dan biaya variabel. Dengan demikian, Anda akan memperoleh gambaran yang jelas tentang total biaya untuk suatu proyek. Data ini nantinya dapat digunakan untuk menghitung ROI seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Penting untuk dicatat bahwa dalam pengklasifikasian biaya HR, jangan lupakan manfaat yang diperoleh. Sebab, seringkali SDM dianggap sebagai sumber pengeluaran. Sementara itu, sebenarnya nilai yang ditambahkan SDM merupakan hal terpenting.

Oleh karena itu, sebagai profesional HR fokus Anda tidak hanya terletak pada efisiensi biaya, melainkan juga pada nilai yang dihasilkan.

Dalam hal ini, Anda perlu mengubah fokus dari metrik efisiensi ke hasil SDM dan dampaknya terhadap kesuksesan bisnis. Misalnya, mengukur biaya per perekrutan atau biaya SDM per karyawan adalah langkah-langkah efisiensi.

Namun, yang lebih penting adalah apakah perekrutan tersebut berhasil mendatangkan karyawan yang produktif atau apakah program pelatihan berhasil meningkatkan kinerja karyawan.

Kesimpulan

Melalui penjelasan di atas, dapat Anda ketahui bahwa penting untuk menghitung biaya HR guna memahami bagaimana departemen tersebut berdampak pada tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan.

Kemudian, untuk meminimalisir biaya HR terkait pengelolaan administrasi karyawan Anda dapat mengandalkan Gajihub, mulai dari absensi, cuti, hingga penyediaan slip gaji kepada karyawan kepada Gajihub.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.