Dalam project management, cara membuat timeline project menjadi informasi penting yang wajib diketahui.
Dengan membuat timeline project ini tim dapat memiliki tool yang bisa membantu melihat dan mengatur semua pekerjaan yang dibutuhkan dalam sebuah proyek.
Di sini Anda dapat melihat kapan setiap tugas dapat dimulai dan kapan seharusnya selesai, jadi proyek dapat dilaksanakan secara maksimal.
Lalu bagaimana cara membuat timeline project ini dan apa saja tools yang digunakan?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai cara membuat timeline project dan juga tools yang digunakan.
Untuk lebih lengkapnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa Manfaat dari Timeline Project?
Timeline project adalah representasi visual dan kronologis dari alur kerja proyek, termasuk tugas-tugas, ketergantungan, durasi, dan batas waktu untuk masing-masing.
Timeline project ini sangat penting dalam manajemen proyek yang efektif karena secara jelas menggambarkan semua yang harus dilakukan dan kapan harus dilakukan untuk penyelesaian proyek yang sukses.
Jadwal proyek merupakan alat penting bagi manajer proyek dan semua pihak yang terlibat dalam proyek karena menampilkan semua tugas proyek.
Anda dapat menggunakan jadwal untuk melihat secara sekilas apa yang telah diselesaikan, kemajuan saat ini, dan apa yang masih perlu diselesaikan.
Dari jadwal ini diberikan gambaran umum tentang masa lalu, sekarang, dan masa depan proyek.
Menggunakan timeline project ini dapat memberikan banyak keuntungan, termasuk:
1. Identifikasi biaya dan waktu
Membuat jadwal proyek sebelum memulai proyek membantu manajer proyek mengetahui sumber daya, biaya, dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Hal ini juga dapat membantu dalam pelayanan pelanggan yang memuaskan, karena jadwal dapat membantu berkomunikasi dan menjelaskan ekspektasi biaya dan waktu kepada klien.
Baca Juga: Project Management Plan: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya
2. Komunikasi yang jelas untuk semua pihak
Ketika manajer proyek, tim, dan klien memiliki akses ke garis waktu proyek, status kemajuan saat ini dan tugas yang akan datang menjadi transparan bagi semua pihak yang terlibat.
Komunikasi yang mudah tentang status proyek memudahkan pemeliharaan dan pengelolaan proyek.
3. Mendorong kerja tim
Garis waktu proyek biasanya mengidentifikasi tugas-tugas yang saling bergantung, tanggal jatuh tempo, dan kemajuan.
Termasuk dapat mendorong kerja tim dengan membuat semua anggota tim menyadari bagaimana pekerjaan mereka memengaruhi keseluruhan proyek dan bagaimana tindakan mereka dapat mempercepat atau menunda kemajuan.
Baca Juga: Project Timeline: Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
4. Memberikan tujuan yang jelas
Menggunakan jadwal proyek dapat meningkatkan motivasi tim.
Ini juga dapat membantu karyawan melihat tujuan yang mereka kejar dan memvisualisasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya.
5. Analisis proyek
Melihat bagaimana proyek berkembang di jadwal membantu Anda mengidentifikasi secra mudah kapan perubahan diperlukan.
Misalnya, jika tenggat waktu terlewat, jadwal proyek yang diperbarui akan menunjukkan kepada manajer proyek bahwa mereka mungkin perlu menyesuaikan jadwal atau merevisi tenggat waktu tugas yang bergantung.
Ini juga menyediakan data yang jelas untuk menganalisis tindakan masa lalu, memantau tindakan saat ini, dan melakukan modifikasi yang bermanfaat untuk masa depan.
Baca Juga: Lean Management: Prinsip, Teknik, Penerapan, dan Tantangannya
Apa Saja Jenis-Jenis dalam Timeline Project?
Di dalam project management, terdapat aspek-aspek penting di dalamnya, termasuk penyusunan jadwal proyek untuk monitoring tugas dan aktivitas.
Berikut 3 jenis timeline project sering digunakan:
1. Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Program Evaluation and Review Technique (PERT) merupakan jenis timeline project yang memiliki fungsi untuk menganalisis teknik-teknik yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek.
Dengan cara ini tim dapat lebih mudah untuk identifikasi risiko yang dapat muncul dan dapat meningkatkan efisiensi proyek secara keseluruhan.
Baca Juga: Deadline Adalah? Ini Cara Menetapkan Deadline yang Realistis
2. Gantt Chart
Gantt chart merupakan bar chart yang digunakan untuk mengilustrasikan garis waktu proyek sehingga Anda dapat melihat bagaimana proyek dapat dikelola dari waktu ke waktu.
Melalui jenis ini, tim dapat lebih mudah untuk menunjukkan hubungan antara berbagai tugas yang ada di dalam sebuah proyek.
3. Bar Chart
Bar chart merupakan jenis grafik yang menggunakan batang persegi panjang yang digunakan untuk menampilkan data.
Bar chart ini digunakan untuk menunjukkan tanggal kapan proyek dimulai dan berakhir, termasuk durasi dari tugas dan aktivitas.
Jadi, project dapat berjalan dengan lebih optimal karena waktu pelaksanaannya jelas.
Baca Juga: Rotational Training: Kelebihan & Kekurangan, serta Tipsnya
Bagaimana Cara Membuat Timeline Project?
Untuk membuat timeline project, berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Tentukan ruang lingkup
Langkah pertama dalam membuat jadwal proyek adalah menentukan ruang lingkup proyek Anda.
Ruang lingkup merujuk pada total pekerjaan yang terlibat dalam proyek, termasuk tujuan keseluruhan, hasil kerja, jadwal, sumber daya, dan biaya.
Pertimbangkan untuk membuat pernyataan ruang lingkup proyek yang jelas sebelum memulai jadwal Anda.
Ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua tugas dan sumber daya dalam jadwal tetap fokus pada penyelesaian proyek dan ruang lingkupnya.
2. Buat struktur pembagian kerja
Struktur pembagian kerja adalah dokumen yang mengidentifikasi persyaratan proyek.
Mengidentifikasi struktur pembagian kerja secara umum membantu Anda selanjutnya mengidentifikasi semua tugas proyek.
Misalnya, jika proyek bertujuan untuk menciptakan produk baru, struktur pembagian kerja mencantumkan tahap ideasi, pengembangan, pengujian, produksi, dan tahap lain yang diperlukan sebelum produk akhir tersedia bagi konsumen.
Baca Juga: Contoh dan Download Project Charter, Manfaat, dan Format
3. Buat daftar tugas
Setelah membuat struktur pembagian tugas, selanjutnya buat daftar komprehensif semua tugas yang diperlukan untuk proyek.
Anda dapat membagi tugas-tugas ini berdasarkan kategori atau fase dalam struktur pembagian tugas untuk organisasi yang lebih mudah dan identifikasi tugas-tugas yang diperlukan.
Misalnya, tugas-tugas dalam tahap pengujian proyek mungkin melibatkan melakukan riset konsumen, menemukan dan mengadakan kelompok fokus, menganalisis data pengujian, menyusun laporan, dan membuat rencana untuk menerapkan perubahan.
4. Identifikasi ketergantungan
Ketergantungan mengacu pada situasi di mana suatu tugas tidak dapat diselesaikan hingga tugas lain selesai terlebih dahulu.
Cara tugas-tugas saling berhubungan seperti ini sangat penting bagi tenggat waktu, kesuksesan proyek, dan cara jadwal proyek disusun.
Luangkan waktu untuk memeriksa daftar tugas yang telah Anda buat dan identifikasi mana yang saling bergantung.
Menggunakan diagram alur atau diagram dapat membantu dalam tahap ini.
Baca Juga: Program Kerja: Cara Membuat dan Template Gratisnya
5. Hitung durasi setiap tugas
Selain menempatkan semua tugas pada jadwal, Anda juga perlu mengaturnya dalam urutan yang benar dan menandai berapa lama setiap tugas membutuhkan waktu untuk diselesaikan, atau kapan setiap tugas dapat selesai.
Hitung berapa lama setiap tugas seharusnya memakan waktu dan tetapkan tenggat waktu.
Anda dapat menetapkan satu tenggat waktu untuk setiap tahap proyek berdasarkan berapa lama tugas-tugasnya seharusnya memakan waktu, atau menetapkan tenggat waktu yang bervariasi dalam setiap tahap untuk setiap tugas individu.
6. Evaluasi dan tetapkan sumber daya
Selain ketergantungan dan batas waktu, setiap tugas harus ditandai dengan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Sumber daya ini termasuk bahan yang perlu dipesan, teknologi, jumlah modal yang diperlukan untuk setiap tahap, atau penugasan tugas tertentu kepada anggota tim tertentu.
Baca Juga: Project Leader: Tugas, Skill Penting, dan Tipsnya
7. Buat tonggak pencapaian
Informasi terakhir yang perlu ditambahkan ke garis waktu proyek Anda adalah tonggak pencapaian.
Titik-titik ini harus digunakan untuk mengingatkan anggota tim untuk memantau kemajuan, menerima umpan balik tentang tugas yang telah diselesaikan, mendapatkan persetujuan status proyek dari klien.
Ini termasuk menyesuaikan ruang lingkup atau garis waktu proyek jika diperlukan.
Pertimbangkan untuk menetapkan tonggak kemajuan pada interval reguler di garis waktu.
8. Pilih format jadwal Anda
Terakhir, tentukan cara menampilkan semua informasi jadwal dalam format visual yang mudah dilihat.
Anda dapat membuat grafik atau diagram sendiri, menggunakan templat, atau perangkat lunak manajemen proyek.
Anda juga harus menentukan cara menandai kemajuan di jadwal dan cara membagikannya kepada anggota tim.
Baca Juga: To Do List, Apa itu dan Bagaimana Cara Membuatnya?
Contoh Timeline Project
Untuk memudahkan Anda dalam membuat timeline project, berikut 5 contohnya untuk Anda:
1. Timeline Project
2. Timeline Project
3. Timeline Project
4. Timeline Project
5. Timeline Project
Baca Juga: Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai cara membuat timeline project yang dapat menjadi referensi untuk Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa cara membuat time line project dapat dilakukan dengan 8 langkah-langkah penting, dari menentukan ruang lingkup hingga memilih format jadwal.
Untuk mendukung tim dalam membuat timeline project dapat dilakukan dengan pengelolaan karyawan terbaik.
Gunakan manajemen data karyawan dari GajiHub untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Dengan GajiHub pengelolaan karyawan lebih mudah karena semuanya dilakukan secara otomatis.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 8 Cara Membuat Timeline Project dan Contohnya - 30 January 2026
- Cognitive Overload: Dampak dan Cara Mengatasinya - 30 January 2026
- Panduan Coretax untuk Wajib Pajak - 30 January 2026