Time to Fill: Faktor, Cara Mengukur, dan Menguranginya

Time to fill atau waktu untuk mengisi posisi adalah satu metrik rekrutmen yang sangat penting bagi perusahaan.

Metrik ini membantu HR memahami seberapa cepat sebuah posisi bisa terisi, sekaligus menunjukkan efisiensi proses rekrutmen.

Sebagai contoh, saat ini perusahaan Anda sedang membutuhkan seorang manager marketing.

Jika posisi ini kosong terlalu lama, manajer lain atau bahkan anggota tim menanggung beban kerja tambahan.

Hal tersebut dapat menyebabkan stres meningkat, produktivitas turun, dan bahkan bisa menimbulkan frustasi di dalam tim.

Itulah mengapa perusahaan perlu mengelola waktu untuk mengisi posisi agar tidak menganggu kelancaran operasional secara keseluruhan.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu time to fill, perbedaan dengan time to hire, manfaat dan cara mengukurnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Time to Fill?

Time to fill adalah jumlah hari yang dibutuhkan untuk menemukan dan merekrut kandidat baru.

Biasanya, metrik ini dihitung dari tanggal persetujuan job requisition (permintaan pembukaan posisi) hingga kandidat menerima offer letter.

Namun, beberapa perusahaan punya titik awal yang berbeda.

Ada yang mulai menghitung sejak manajer mengajukan job requisition untuk disetujui, ada juga yang memulainya ketika info lowongan pekerjaan dipublikasikan secara online.

Bahkan, ada organisasi yang menganggap tanggal mulai bekerja sebagai titik akhir dari time to fill.

Metrik ini sangat dibutuhkan untuk perencanaan bisnis.

Dengan mengetahui perkiraan waktu untuk mengisi suatu posisi, perusahaan bisa mendapat gambaran realistis tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menggantikan karyawan yang resign.

Hal ini membantu HR menyusun strategi rekrutmen yang lebih efektif, sekaligus menjadi alarm ketika proses perekrutan terlalu lama.

Dampaknya juga baik bagi tim, karena mengurangi risiko lembur berlebih dan menjaga stabilitas kerja.

Selain itu, time to fill juga berpengaruh pada pengalaman kandidat.

Riset menunjukkan, 23% kandidat kehilangan minat jika tidak mendapat kabar dalam waktu satu minggu.

Lebih dari itu, 46% kandidat berhenti tertarik jika tidak ada tindak lanjut sama sekali dalam 1–2 minggu.

Apa Perbedaan Time to Fill dengan Time to Hire?

Dalam proses rekrutmen, ada dua metrik yang sering digunakan: time to fill dan time to hire.

Sekilas keduanya terlihat mirip, bahkan sering dianggap sama.

Padahal, keduanya mengukur hal yang berbeda dan memiliki tujuan yang berbeda pula.

Berikut perbedaan keduanya:

	Time to fill	Time to hire
Definisi	Waktu yang dihitung sejak kandidat melamar hingga kandidat menerima tawaran kerja.	Waktu yang dihitung sejak job requisition (permintaan pembukaan posisi) disetujui hingga kandidat menerima tawaran kerja
Tujuan	Berfokus pada pengalaman kandidat, yaitu seberapa cepat mereka melalui proses rekrutmen. Digunakan untuk mengoptimalkan pengalaman rekrutmen.	Memberikan gambaran menyeluruh tentang kecepatan dan kualitas proses rekrutmen secara keseluruhan. Berguna untuk perencanaan bisnis sekaligus memperbaiki proses rekrutmen.
Durasi	Biasanya lebih singkat	Biasanya lebih panjang

Mengapa Perusahaan Perlu Mengukur Time to Fill?

Dengan mengukur time to fill dalam proses rekrutmen, berikut beberapa manfaat yang akan dirasakan perusahaan:

1. Membantu Merencanakan Rekrutmen dengan Lebih Tepat

Dengan mengukur time to fill, perusahaan bisa tahu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menggantikan posisi tertentu. Misalnya, untuk mengganti seorang senior economist ternyata butuh 45 hari.

Dari data ini, HR bisa mulai rekrutmen di waktu yang pas, menyiapkan rencana cadangan selama posisi kosong, sekaligus mengatur proses onboarding dan serah terima kerja dengan lebih efektif.

2. Mengidentifikasi Hambatan dalam Proses Rekrutmen

Saat metrik ini dilacak terus-menerus, perusahaan bisa menemukan bagian mana dari proses rekrutmen yang kurang efisien.

Contohnya, posisi atau departemen tertentu yang biasanya lebih lama terisi, atau sumber kandidat mana yang paling efektif.

Bisa saja posisi tertentu lebih cepat terisi lewat agensi, sementara posisi lain lebih efektif diiklankan lewat LinkedIn.

Rata-rata waktu mengisi posisi memberi gambaran yang jelas untuk menentukan strategi terbaik.

3. Mengurangi Biaya Akibat Posisi yang Kosong

Semakin lama lowongan terbuka, semakin besar biaya yang harus ditanggung perusahaan.

Biaya bisa datang dari iklan lowongan, lembur karyawan lain, hingga risiko kelelahan dan stres di tim.

Dalam jangka panjang, hal ini bisa berdampak pada penurunan kepuasan pelanggan dan performa bisnis.

Dengan mempercepat rata-rata waktu mengisi posisi, perusahaan bisa menghemat biaya sekaligus menjaga stabilitas kerja tim.

Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Time to Fill?

Ada beberapa faktor yang dapat memengaruhi rata-rata waktu mengisi posisi dan masing-masing memiliki peran yang signifikan dalam proses rekrutmen.

Dengan memahami faktor ini, tim HR dan hiring manager bisa menyusun strategi yang efektif, sehingga posisi dapat terisi oleh kandidat terbaik dengan cara yang lebih efisien.

Berikut lima faktor yang dapat memengaruhinya:

1. Jenis Industri dan Kompleksitas Pekerjaan

Setiap industri memiliki tingkat kompleksitas pekerjaan yang berbeda, sehingga dapat memengaruhi kecepatan pengisian posisi.

Misalnya, peran yang sangat spesialis di bidang teknologi atau kesehatan cenderung memerlukan waktu lebih lama karena keterampilan yang dibutuhkan sangat spesifik.

Hal ini menjadikan jenis industri sebagai metrik penting dalam menghitung rata-rata time to fill.

2. Kondisi Pasar dan Ketersediaan Talent Pool

Ketersediaan kandidat potensial di pasar sangat berpengaruh terhadap time to fill.

Pada kondisi pasar yang minim talenta, proses menemukan dan merekrut kandidat terbaik akan memakan waktu lebih lama karena tingkat persaingan yang tinggi.

Oleh sebab itu, proses rekrutmen perlu disesuaikan dengan kondisi pasar agar posisi tidak kosong terlalu lama.

3. Proses Internal Rekrutmen dan Metrik Rekrutmen

Efisiensi proses rekrutmen internal suatu perusahaan secara langsung turut memengaruhi.

Apabila prosesnya ringkas dan didukung oleh pemanfaatan metrik rekrutmen dan teknologi yang efektif, hal tersebut dapat memangkas waktu pengisian posisi secara signifikan.

Sebaliknya, proses yang rumit dan berbelit justru memperpanjang waktu yang dibutuhkan.

4. Job Board dan Kanal Rekrutmen

Platform yang digunakan untuk menginklankan lowongan kerja, seperti job board atau media sosial juga memengaruhi kecepatan pengisian posisi.

Hal ini disebabkan karena jangkauan dan efektivitas kanal rekrutmen dapat menjadi acuan untuk menilai seberapa baik mereka dalam menarik kandidat potensial, sekaligus dampaknya terhadap time to fill.

5. Strategi Rekrutmen dan Talent Management Perusahaan

Secara keseluruhan, strategi talent acquisition, termasuk peran tim HR dan hiring manager berpengaruh besar terhadap kecepatan pengisian posisi.

Perusahaan yang memiliki strategi proaktif, seperti membangun employer branding yang kuat serta menjaga talent pipeline, umumnya mengalami waktu rekrutmen yang lebih singkat.

Pendekatan ini tidak hanya membantu mengisi posisi yang ada saat ini, tetapi juga mempercepat proses rekrutmen untuk kebutuhan di masa mendatang.

Setiap faktor tersebut memberikan wawasan yang berharga bahwa time to fill berfungsi sebagai variabel penting untuk perencanaan serta sebagai salah satu metrik utama dalam rekrutmen.

Bagaimana Cara Mengukur Time to Fill?

Mengukur time to fill penting untuk memahami seberapa cepat perusahaan bisa mengisi posisi yang kosong.

Namun, titik awal dan akhirnya bisa berbeda-beda, tergantung kebijakan perusahaan, yang terpenting adalah konsistensi agar data bisa dibandingkan dengan akurat.

1. Time to Fill untuk Satu Posisi

Time to fill dihitung berdasarkan jumlah hari kalender yang dibutuhkan untuk mengisi satu posisi.

Titik awal biasanya diawali saat job requisition disetujui, atau bisa juga saat lowongan dipublikasikan.

Sementara, titik akhirnya bisa berupa tanggal ketika kandidat menerima tawaran kerja, atau hari pertama kandidat mulai bekerja atau onboarding.

Contoh:

Perusahaan X mengiklankan posisi marketing manager pada 1 Januari. Kandidat menerima tawaran dan mulai bekerja pada 1 Maret.

Maka, time to fill untuk posisi ini adalah 60 hari.

2. Rata-rata Time to Fill

Rata-rata time to fill memberikan gambaran umum tentang berapa lama perusahaan biasanya membutuhkan waktu untuk mengisi berbagai posisi.

Contoh:

Jika lima administrator direkrut dengan waktu masing-masing 15, 60, 10, 30, dan 40 hari, maka perhitungannya adalah:

(15 + 60 + 10 + 30 + 40) ÷ 5 = 31 hari.

Selain itu, rata-rata juga bisa dihitung per periode, misalnya:

Per kuartal: total time to fill semua posisi dalam kuartal ÷ jumlah posisi yang terisi pada kuartal tersebut.
Per tahun: total time to fill semua posisi dalam setahun ÷ jumlah posisi yang terisi pada tahun tersebut.

3. Time to Fill per Posisi dan Departemen

Tidak semua posisi dan departemen membutuhkan waktu yang sama untuk diisi.

Misalnya, merekrut senior data scientist biasanya lebih lama dibandingkan contact center agent.

Begitu juga jika membandingkan departemen IT dengan departemen legal, hasilnya akan berbeda.

Oleh karena itu, praktik terbaik adalah mengukur time to fill berdasarkan posisi dan departemen yang sejenis.

Dengan begitu, hasilnya lebih akurat dan benar-benar mencerminkan kebutuhan rekrutmen perusahaan.

4. Analisis dan Interpretasi Hasil

Lakukan evaluasi terhadap hasil untuk memahami tingkat efisiensi proses rekrutmen Anda.

Time to fill yang lebih rendah menunjukkan bahwa proses rekrutmen berjalan lebih efisien.

Bandingkan antara time to fill dan time to hire untuk memperoleh wawasan yang lebih mendalam mengenai pengalaman rekrutmen serta menemukan area yang masih memerlukan perbaikan.

Contoh hasil analisis time to fill:

Peran dengan Permintaan Tinggi

Dalam situasi ketika sebuah perusahaan ingin merekrut pengembang perangkat lunak, sebuah peran yang sangat diminati, maka persaingan di dalam talent pool biasanya sangat ketat.

Sebagian besar kandidat dapat menerima beberapa tawaran pekerjaan sekaligus, sehingga hal ini berpotensi memperpanjang time to fill karena perusahaan harus bersaing lebih keras untuk mendapatkan talenta baru.

Posisi yang Spesialis

Untuk peran yang bersifat khusus, seperti peneliti bioteknologi, time to fill cenderung lebih lama karena skill yang dibutuhkan sangat spesifik serta jumlah talent pool yang lebih terbatas.

Dalam kondisi ini, perhitungan time to fill memberikan wawasan berharga mengenai bagaimana posisi-posisi yang bersifat niche dapat memengaruhi garis waktu rekrutmen.

Posisi Standar

Untuk peran administratif standar, waktu untuk mengisi posisi yang kosong biasanya lebih singkat karena terdapat lebih banyak kandidat potensial.

Proses pengisian posisi yang lebih cepat ini menjadi indikator positif bahwa aktivitas rekrutmen berjalan efektif, khususnya untuk peran yang umum.

Bagaimana Cara Mengurangi Time to Fill?

Jika Anda menemukan time to fill yang terlalu panjang dan mulai mengganggu proses rekrutmen, berikut beberapa hal yang perlu Anda lakukan:

1. Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Lakukan analisis terhadap proses rekrutmen yang ada untuk menemukan hambatan dan segera mengatasinya.

Hal ini bisa meliputi peninjauan kembali cara manajer melakukan wawancara atau bagaimana proses seleksi melibatkan berbagai bentuk asesmen kandidat.

2. Memperjelas Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan yang jelas, ringkas, dan menarik akan sangat memengaruhi kualitas serta jumlah pelamar.

Pastikan deskripsi tersebut benar-benar menggambarkan tanggung jawab posisi dan budaya perusahaan agar kandidat yang tepat dapat tertarik lebih cepat.

3. Menggunakan Data sebagai Dasar Strategi

Dengan menganalisis data, misalnya menghitung rata-rata waktu untuk mengisi berbagai posisi, perusahaan bisa mengetahui efektivitas strategi rekrutmen yang digunakan.

Informasi ini dapat menjadi dasar untuk menyesuaikan pendekatan sesuai kebutuhan tiap peran.

4. Menjalin Hubungan dengan Kandidat

Membangun komunikasi dan hubungan baik dengan kandidat sepanjang proses rekrutmen akan mempermudah pengambilan keputusan ketika tawaran diterima.

Cara ini dapat membantu menurunkan rata-rata waktu mengisi posisi di perusahaan.

5. Membentuk Talent Pool

Talent pool dapat membantu Anda mempercepat pemenuhan kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan di masa mendatang.

Dengan pendekatan proaktif ini, perusahaan sudah memiliki daftar kandidat potensial bahkan sebelum lowongan resmi dibuka.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, time to fill adalah metrik penting daam rekrutmen yang menggambarkan seberapa cepat perusahaan dapat mengisi posisi yang kosong.

Dengan memahami dan mengukur waktu yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi, perusahaan bisa mengantisipasi dampak dari kekosongan jabatan, menjaga kelancaran operasional, serta meningkatkan pengalaman kandidat.

Perbedaan time to fill dan time to hire juga perlu dipahami agar strategi rekrutmen lebih terarah dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Selain itu, faktor-faktor seperti jenis industri, kondisi pasar, strategi rekrutmen, hingga efektivitas proses internal turut memengaruhi panjangnya time to fill.

Perusahaan dapat mengurangi durasi ini dengan menyederhanakan proses rekrutmen, memperjelas deskripsi pekerjaan, serta membangun talent pool untuk kebutuhan jangka panjang.

Dengan strategi yang tepat, time to fill dapat menjadi indikator yang membantu HR dalam merancang proses rekrutmen yang lebih efisien, hemat biaya, dan tetap kompetitif.

Untuk membantu tim HR dalam mengurangi time to fill, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, tim HR dapat menyusun strategi terkait rekrutmen agar prosesnya efisien dan tidak memakan waktu.

Sementara itu, tugas-tugas adminstratif seperti penggajian dan presensi karyawan bisa diserahkan kepada GajiHub.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.