Bagi sebuah perusahaan, SOP atau Standard Operating Procedure menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan, salah satunya adalah SOP HR.
SOP ini memiliki tujuan dalam menciptakan konsistensi untuk pelaksanaan tugas sehari-hari, termasuk dalam memastikan setiap anggota tim memahami dan mengikuti standar yang telah ditetapkan.
Standar ini berlaku untuk setiap divisi, termasuk divisi HR yang bertugas mengelola sumber daya manusia (karyawan).
Sebagai HR, tentunya Anda harus memahami mengenai SOP HR ini, termasuk cara pembuatannya.
Memahami hal ini akan memudahkan Anda dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai SOP HR mulai dari pengertiannya, contoh, cara membuat, tujuan, dan juga prinsip yang dimilikinya.
Baca lebih lengkapnya hanya pada penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan SOP HR?
SOP HR merupakan dokumen tertulis yang disusun khusus untuk manajemen sumber daya manusia.
Di dalam SOP HRD ini tertulis langkah dan prosedur operasional yang harus diikuti oleh seluruh tim HRD agar bisa menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan baik.
Dengan adanya SOP ini diharapkan tim bisa mencapai konsistensi dalam kinerja, mencegah terjadinya kesalahan, meningkatkan kualitas pekerjaan, hingga memastikan setiap anggota tim dalam terlibat di dalam tugas yang ada.
SOP ini menjadi bagian yang sangat penting karena akan membantu dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan waktu, termasuk membuat pekerjaan lebih efisien dan memudahkan membuat program training karyawan baru.
Ada berbagai aspek yang ada di dalam SOP HRD ini, seperti rekrutmen dan seleksi karyawan, manajemen kinerja, administrasi karyawan, pengadaan barang dan jasa, produksi, pemasaran, layanan pelanggan, dan lainnya.
Baca Juga: Contoh SOP Rekrutmen, Komponen Penting, dan Cara Membuat
Apa Saja Contoh SOP HR?
Di dalam SOP HRD terdapat rangkaian prosedur atau langkah yang harus diikuti oleh tim yang ada di divisi SDM (Sumber Daya Manusia).
Ada beberapa bidang di dalam SOP HRD ini, yakni rekrutmen dan seleksi, pengembangan karyawan, hingga manajemen kinerja.
Berikut beberapa contoh dari SOP HRD:
1. SOP Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Dalam SOP rekrutmen dan seleksi karyawan, ada beberapa hal yang menjadi tanggung jawab dari tim HRD:
- Melakukan identifikasi kebutuhan akan tenaga kerja
- Membuat deskripsi mengenai pekerjaan dan juga kriteria seleksi
- Membuat promosi terkait lowongan pekerjaan
- Menyeleksi kandidat sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan
- Memberikan penawaran
Baca Juga: Instruksi Kerja: Ini Karakteristik dan Perbedaan dengan SOP
2. SOP Pengembangan Karyawan
- Melakukan penilaian akan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan
- Membuat rencana pelatihan dan pengembangan karyawan
- Pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan karyawan
- Melakukan monitoring dan evaluasi terkait program pelatihan dan pengembangan karyawan
3. SOP Manajemen Kinerja
- Membuat target dan sasaran kinerja karyawan
- Membuat rencana untuk pengembangan karyawan
- Mengevaluasi kinerja setiap karyawan
- Memberikan feedback atas kinerja karyawan
- Membuat tindakan perbaikan dan penghargaan karyawan
Karena prosedur operasional standar ini bagian yang sangat penting di dalam departemen SDM, jadi pastikan Anda membuatnya dengan baik.
Dengan adanya prosedur standar ini, Anda bisa memastikan kegiatan yang ada di departemen SDM dapat dijalan dengan baik dan sesuai kebijakan yang ada.
Ini juga bisa membantu tim SDM untuk meminimalisir risiko kesalahan, meningkatkan kualitas dalam pengambilan keputusan, hingga bisa memberikan layanan secara konsisten dan berkualitas kepada karyawan dan manajemen perusahaan.
Baca Juga: Contoh SOP Personalia, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Bagaimana Cara Membuat SOP HR?
Untuk membuat prosedur operasional standar tim HRD, berikut beberapa cara yang dapat dilakukan:
1. Bentuk Tim yang Akan Membuat SOP
Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah dengan membuat tim yang akan bertanggung jawab dalam pembuatan SOP ini.
Pastikan setiap perwakilan dari departemen terlibat agar bisa mendapatkan pandangan yang lebih beragam.
Pastikan juga melibatkan tim HR manager atau orang-orang yang memahami aturan kepegawaian dalam pembuatan ini.
2. Menentukan Tujuan
Setelah membentuk tim, langkah selanjutnya adalah dengan menentukan tujuan yang ingin dicapai.
Ada berbagai tujuan yang ada di dalam departemen SDM, misalnya yang berhubungan dengan proses rekrutmen, pelatihan, manajemen kinerja, hingga aspek-aspek lainnya.
Di sini juga sebaiknya Anda menentukan ruang lingkupnya agar proses yang dilaksanakan berjalan secara relevan dan spesifik.
Baca Juga: 8 Fungsi SOP dan Cara Membuat SOP yang Efektif
3. Menentukan Format dan Struktur
Selanjutnya adalah menentukan format dan struktur yang dimiliki.
Biasanya dalam prosedur standar HRD format yang digunakan di antaranya bagian pengantar, tujuan, lingkup, langkah dan proses, tanggung jawab, hingga referensi.
4. Buat Deskripsi Langkah secara Jelas
Selain menentukan format dan struktur yang digunakan, penting juga bagi Anda untuk membuat deskripsi langkah-langkah secara jelas.
Anda bisa menggunakan bahasa yang jelas dan mudah untuk dipahami.
Hindari penggunaan kalimat ambigu yang jarang digunakan dan bisa menyebabkan kesalahpahaman.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Developer, Manfaat, dan Cara Implementasinya
5. Menentukan Tanggung Jawab
Jangan lupa untuk menentukan secara jelas siapa yang akan bertanggung jawab di dalam setiap proses yang ada.
Cara ini akan menciptakan akuntabilitas dan bisa mencegah kebingungan.
6. Beri Ulasan dan Uji Coba
Ketika Anda telah berhasil merampungkan draft standard operating procedure jangan lupa untuk meminta umpan balik dari para pemangku kepentingan.
Lakukan juga uji coba dan simulasi dalam penerapannya di mana tujuannya untuk menguji kelayakan dan mendeteksi jika ada yang belum sesuai.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Financial, Jenis, dan Cara Mengoptimalkannya
7. Lakukan Evaluasi dan Perbaikan
Jika memang ada yang tidak sesuai dalam pembuat standard operating procedure, Anda dapat melakukan evaluasi hasil dan lakukan perbaikan atas penemuan ketidaksesuaian tersebut.
8. Lakukan Approval dan Sosialisasikan
Jika Anda telah menyelesaikan seluruh prosedur pembuatan yang ada, Anda bisa mulai melakukan sosialisasi kepada seluruh tim SDM dan juga karyawan yang terlibat.
Jika perlu berikan pelatihan agar setiap pihak dapat memahami dan mengikuti standard operating procedure dengan benar.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Sales, Manfaat, dan Cara Penggunaannya
Apa Tujuan dan Manfaat SOP HR?
Standard operating procedure dibuat dengan tujuan menciptakan suatu kerangka kerja secara terstruktur dan konsisten dalam menjalankan operasional perusahaan.
Hal ini sesuai dengan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan) No. PER/21/M-PAN/11/2008, ada beberapa manfaat yang dimiliki oleh standard operating procedure HR, yaitu:
- Sebagai bagian dari standarisasi yang dilakukan oleh karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan dan tugas.
- Untuk mengurangi tingkat kesalahan dan juga kelalaian yang bisa dilakukan oleh karyawan.
- Untuk meningkatkan akuntabilitas dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan.
- Untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan kualifikasi kompetensi yang dimiliki oleh karyawan.
- Sebagai bagian informasi terkait tugas dan tanggung jawab yang dimiliki karyawan.
- Untuk menghindari terjadinya tumpang-tindih dalam melaksanakan tugas.
- Membantu memahami kesalahan-kesalahan dalam prosedurial.
Baca Juga: Contoh SOP Tim HR, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya
Apa Saja Prinsip dalam SOP HR?
Dalam pembuatan SOP, ada beberapa prinsip yang harus ada di dalamnya.
Prinsip ini disesuaikan oleh Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008 di mana isinya sebagai berikut:
- Berkomitmen, di mana harus diterapkan dengan komitmen penuh dari semua bagian perusahaan, baik itu yang ada di level terendah atau di level tertinggi.
- Konsistensi, harus dilakukan secara konsisten oleh semua bagian yang ada di perusahaan dari waktu ke waktu oleh siapapun dan dalam kondisi apapun.
- Memiliki kemudahan dan kejelasan, artinya instruksi dan setiap prosedur yang ada di dalam SOP harus dapat mudah dipahami oleh semua bagian perusahaan anpa menimbulkan kesalahpahaman.
- Efisien dan efektif, di mana setiap langkah dan prosedur harus dibuat secara efisien tanpa pemborosan waktu atau tenaga dan juga efektif untuk seluruh pihak yang terlibat di dalamnya.
- Selaras, artinya pembuatan prosedur ini harus selaras dengan nilai-nilai yang ada, kebijakan, dan tujuan strategis dari perusahaan.
- Mengikat, SOP harus memiliki kemampuan dalam mengikat pelaksana dalam melaksanakan setiap tugas sesuai standar bisnis yang telah ditentukan.
- Terdokumentasi dengan baik, yakni dalam membuat SOP harus disusun dengan baik, seperti dalam langkah-langkanya yang ditulis secara rinci, tujuan dari setiap prosedur, termasuk tanggung jawab dari setiap individu atau departemen yang dilibatkan.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Marketing, Cara Membuat, dan Manfaatnya
Mengapa SOP HR Penting bagi Perusahaan?
Ada beberapa alasan mengapa SOP HR ini penting untuk dimiliki oleh perusahaan, yaitu:
1. Bagian Konsistensi Operasional
Dengan adanya standard operating procedure, perusahaan dapat lebih konsisten dalam melaksanakan tugas dan prosedur operasional.
Di sini setiap anggota tim dapat memahami apa ekspektasi perusahaan terhadap mereka, sehingga bisa melaksanakan setiap tanggung jawab dengan baik.
2. Proses Lebih Efisien
Standard operating procedure juga membantu proses yang lebih efisien dengan cara menyediakan panduan langkah demi langkah secara terstruktur.
Ini memungkinkan bagi tim untuk bekerja dengan cepat dan efisien tanpa harus menghabiskan banyak tenaga.
3. Meningkatkan Kualitas
SOP juga membantu tim dalam meningkatkan kualitas pekerjaan mereka.
Mereja dapat memastikan bahwa setiap proses dijalankan berdasarkan kualitas yang tinggi dan sesuai dengan standar yang ada.
Dengan cara ini, tim bisa mencapai tujuan dan hasil yang lebih baik.
Baca Juga: Divisi HR: Manfaat dan Peran Penting di Dalamnya
4. Mendukung Pelatihan Karyawan
SOP juga penting dilakukan karena dapat mendukung pelatihan karyawan.
Ini menjadi alat yang sangat baik untuk memberikan pelatihan atau mengenalkan tugas-tugas kepada karyawan, khususnya karyawan baru.
5. Bagian Taat Hukum dan Regulasi
Dengan pembuatan SOP, itu artinya perusahaan telah taat hukum dan regulasi yang berlaku di industri bisnis.
Dengan cara ini perusahaan dapat mengurangi risiko pelanggaran hukum dan dapat membantu menghindari sanksi atau tindakan hukum.
Baca Juga: 10 Kendala HR dan Solusi untuk Mengatasinya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai SOP HR yang bisa menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa SOP HR jadi bagian penting yang akan mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawab di ranah departemen SDM.
Ini dapat mencakup tugas dalam rekrutmen dan seleksi karyawan, pengembangan karyawan, hingga untuk mendukung manajemen kinerja karyawan.
Seperti yang diketahui, kehadiran tim HR ini sangatlah penting untuk memastikan setiap karyawan dapat bekerja dengan baik dan bisa mencapai tujuan perusahaan.
Tentu saja perusahaan juga harus memberikan dukungan penuh kepada tim HR yakni dengan menggunakan sistem HRIS terbaik dari GajiHub.
GajiHub merupakan sistem HRIS terbaik dan terlengkap yang tidak hanya memudahkan Anda dalam pengelolaan karyawan, tetapi juga mendukung efisiensi dan juga peningkatan produktivitas.
Ini diberikan melalui fitur-fitur yang dimiliki GajiHub, mulai dari fitur absensi, HRIS, kelola PPh 21, BPJS, integrasi akuntansi, cuti dan izin, reimbursement, kasbon, employee self service, live tracking, hingga integrasi fingerprint.
Jadi, tunggu apa lagi, ini saat terbaik bagi Anda untuk daftar GajiHub dengan klik tautan ini dan Anda bisa mendapatkan uji coba gratis selama 14 hari, plus potongan hingga 15% bagi Anda yang berlangganan 1 tahun.
- SOP HR: Bagaimana Cara Membuatnya? - 4 July 2025
- HRD Adalah? Ini Pengertian, Tantangan, dan Tugasnya - 27 June 2025
- Cara Hitung UPMK (Uang Penghargaan Masa Kerja) - 26 June 2025