Menentukan jumlah tenaga kerja yang ideal untuk perusahaan bukanlah hal yang mudah.
Banyak pemilik bisnis dan manajer HR yang masih merasa kesulitan saat harus memutuskan berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan agar kegiatan operasional berjalan lancar.
Padahal, jumlah karyawan yang tepat memiliki peran penting dalam menjaga efisiensi perusahaan.
Jika jumlah staf terlalu banyak, biaya operasional bisa membengkak dan menimbulkan pemborosan.
Sebaliknya, jika jumlah tenaga kerja terlalu sedikit, produktivitas bisa terganggu dan beban kerja yang berlebihan dapat menurunkan semangat kerja karyawan.
Oleh karena itu, menentukan kebutuhan tenaga kerja harus dilakukan secara cermat dengan perhitungan yang tepat.
Untuk membantu Anda, pada artikel kali ini GajiHub menyediakan kalkulator kebutuhan tenaga kerja dan langkah menghitungnya.
Kalkulator Kebutuhan Tenaga Kerja Gratis
Untuk mempermudah Anda dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja, gunakan kalkulator gratis berikut:
Kalkulator Tenaga Kerja
Namun, sebelum menggunakan kalkulator ini, pastikan sudah mengetahui 2 informasi berikut:
1. Total Jam Kerja Operasional Per Minggu
Jumlah total jam kerja yang harus diisi seluruh tenaga kerja dalam seminggu.
Informasi yang perlu diketahui:
Jumlah posisi yang harus diisi tenaga kerja dalam satu waktu.
- Jam kerja per hari.
- Jumlah hari kerja dalam seminggu.
- Jumlah orang yang dibutuhkan per posisi dalam satu waktu.
Rumus perhitungannya:
(Jumlah posisi × Jam kerja per hari × Hari kerja per minggu) × Jumlah orang per posisi
2. Jam Kerja Standar per Orang per Minggu
Jumlah jam kerja normal satu orang dalam seminggu, sesuai kebijakan perusahaan. Biasanya 40 jam per minggu, tapi bisa disesuaikan.
Informasi yang perlu diketahui:
Jam kerja standar per orang per minggu yang berlaku di perusahaan.
Setelah kedua informasi ini diisi ke kalkulator, hasilnya akan menunjukkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi operasional mingguan perusahaan.
Baca Juga: Cara Menghitung Metrik Presentase Karyawan
Bagaimana Rumus dan Contoh Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Selain menggunakan kalkulator di atas, Anda juga bisa menghitung kebutuhan tenaga kerja secara manual.
Rumus Dasar:
Total jam kerja operasional per minggu ÷ jam kerja standar per orang per minggu = jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
Langkah 1: Menghitung Total Jam Kerja Operasional Per Minggu
Jumlah total jam kerja yang harus diisi semua tenaga kerja selama satu minggu.
Yang perlu diketahui:
- Jumlah posisi yang perlu diisi tenaga kerja dalam satu waktu.
- Jam kerja per hari.
- Jumlah hari kerja dalam seminggu.
- Jumlah orang yang harus mengisi tiap posisi dalam satu waktu.
Rumus:
(Jumlah posisi × Jam kerja per hari × Hari kerja per minggu) × Jumlah orang per posisi
Contoh:
- 5 posisi
- Jam kerja per hari: 9 jam
- Hari kerja per minggu: 5 hari
- Jumlah orang per posisi: 2
Perhitungan:
(5 × 9 × 5) × 2 = 450 jam per minggu
Langkah 2: Jam Kerja Standar per Karyawan per Minggu
Jumlah jam kerja normal 1 orang dalam seminggu.
Biasanya 40 jam, tapi bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
Yang perlu diketahui:
Berapa jam kerja standar per orang per minggu di perusahaan Anda.
Hasil Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Masukan ke dalam rumus:
Total jam kerja per minggu ÷ Jam kerja standar per orang per minggu
Contoh:
450 ÷ 40 = 11,25
Artinya perusahaan butuh sekitar 12 orang untuk memenuhi jam kerja operasional mingguannya.
Baca Juga: Kalkulator Gaji Per Jam dan Cara Menghitungnya
Bagaimana Langkah-Langkah Menentukan Kebutuhan Tenaga Kerja?
Supaya hasilnya akurat, Anda juga dapat melakukan beberapa langkah penting, seperti:
1. Cek Data Karyawan yang Ada Saat Ini
Mulailah dengan memeriksa data tenaga kerja saat ini.
Perhatikan beberapa hal berikut:
- Jumlah karyawan: Dilihat per divisi dan posisi.
- Kemampuan dan kualifikasi: Buat daftar keterampilan untuk melihat kekurangan yang ada.
- Data absensi dan turnover: Cari tahu mana yang sudah berjalan baik, dan mana yang perlu diperbaiki.
- Performa kerja: Lihat hasil kerja masing-masing karyawan dan tim berdasarkan target yang ditentukan.
- Biaya tenaga kerja: Jadi salah satu bahan utama dalam menyusun anggaran.
2. Prediksi Kebutuhan Tenaga Kerja ke Depan
Di tahap ini, Anda mulai memproyeksikan bagaimana perkembangan bisnis ke depan, seperti:
- Perkiraan target penjualan tahun 2025, berdasarkan tren pasar, kondisi ekonomi, dan rencana bisnis perusahaan.
- Hitung kebutuhan tenaga kerja untuk produk atau layanan baru yang diluncurkan.
- Pertimbangkan pengaruh teknologi dan otomatisasi terhadap kebutuhan tenaga kerja.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
3. Hitung Beban Kerja
Tentukan seberapa banyak pekerjaan yang harus diselesaikan tiap bagian atau posisi berdasarkan posisi tadi.
Berikut langkah-langkahnya:
- Analisis tugas: Bagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas kecil, lalu perkirakan waktu penyelesaiannya.
- Cek alur kerja: Lihat alur pekerjaan untuk mendeteksi potensi hambatan atau bagian yang butuh tambahan staf.
- Perkirakan volume pekerjaan: Gunakan proyeksi penjualan dan permintaan untuk menghitung jumlah pekerjaan yang akan dikerjakan tiap bagian.
4. Hitung Jumlah Karyawan yang Dibutuhkan
Pada tahap ini semua angka mulai dikalkulasikan.
Berikut langkah-langkahnya:
- Hitung berapa banyak pekerjaan yang bisa diselesaikan satu karyawan dalam sehari, sambil mempertimbangkan waktu istirahat, meeting, atau pelatihan.
- Bagi total beban kerja dengan kapasitas kerja satu orang untuk mengetahui berapa karyawan yang dibutuhkan di tiap bagian.
- Gunakan rumus sederhana untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja, dan sesuaikan dengan jumlah staf yang sudah ada.
Baca Juga: Cara dan Metode Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
5. Hitung Potensi Turnover dan Ketidakhadiran
Jumlah karyawan dalam perusahaan tidak akan selalu tetap.
Oleh karena itu, Anda harus memperhitungkan kemungkinan karyawan baru dan karyawan yang resign.
Berikut beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan:
- Data turnover sebelumnya: Lihat data turnover tahun-tahun sebelumnya buat memperkirakan ke depan.
- Tingkat absensi: Masukkan data cuti sakit, cuti tahunan, atau izin lainnya.
- Siapkan cadangan: Antisipasi juga kalau ada cuti melahirkan atau sakit jangka panjang.
6. Cek Skill Gap dan Rencana Pelatihan
Lihat apakah skill tenaga kerja saat ini sudah sesuai dengan kebutuhan ke depan.
Pertimbangkan hal berikut:
- Skill inventory: Catat daftar kemampuan dan keahlian karyawan.
- Bandingkan dengan kebutuhan: Lihat apakah ada skill yang belum dimiliki untuk posisi baru atau target bisnis ke depan.
- Buat program pelatihan: Rancang pelatihan untuk meningkatkan keterampilan yang masih kurang.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
7. Perhitungkan Faktor Eksternal
Selain faktor internal, kondisi di luar perusahaan juga dapat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja, seperti:
- Apakah tenaga kerja yang dibutuhkan tersedia di wilayah Anda.
- Kondisi ekonomi supaya bisa antisipasi kalau ada kenaikan biaya tenaga kerja atau penurunan permintaan.
- Perkembangan tren industri dan aturan ketenagakerjaan terbaru yang bisa berpengaruh ke bisnis Anda.
8. Tinjau dan Update secara Berkala
Perhitungan kebutuhan tenaga kerja tidak hanya dilakukan sekali, melainkan Anda harus mengeceknya secara rutin dan disesuaikan jika terjadi perubahan.
Oleh karena itu, Anda perlu melakukan beberapa hal berikut:
- Pantau indikator penting: Seperti penjualan, produktivitas, turnover karyawan, dan kepuasan pelanggan.
- Kumpulkan feedback: Minta pendapat dari karyawan dan manajer soal beban kerja dan kebutuhan staf.
- Perbarui perhitungan: Sesuaikan proyeksi tenaga kerja sesuai kondisi terbaru di perusahaan.
Baca Juga: 11 Langkah Melakukan Efisiensi Biaya Penggajian
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa menentukan kebutuhan tenaga kerja harus dipertimbangkan dengan tepat.
Proses ini perlu didasarkan pada perhitungan total jam kerja operasional perusahaan dalam semingu, lalu dibandingkan dengan jam kerja standar per orang per minggu.
Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan jumlah tenaga kerja yang tersedia benar-benar cukup untuk mendukung operasional tanpa kelebihan atau kekurangan pekerja.
Itulah mengapa penggunaan kalkulator kebutuhan tenaga kerja sangat membantu perusahaan dalam merencanakan jumlah tenaga kerja dengan lebih akurat dan efisien.
Untuk meningkakan efisiensi dalam kegiatan operasional bisnis, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui software ini, Anda dapat mengelola seluruh urusan karyawan, mulai dari penggajian, presensi, hingga kelola cuti dan izin.
Dengan demikian, tim HR bisa lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi, seperti menentukan kebutuhan tenaga kerja.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Sistem Payroll: Cara Kerja, Jenis, dan Cara Memilihnya - 25 June 2025
- Kalkulator Untuk Mengetahui Kebutuhan Tenaga Kerja Gratis - 25 June 2025
- Contoh Minutes of Meeting, Pengertian, Download Template Gratisnya - 24 June 2025