Apa itu Performance Management System? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Performance management system atau sistem manajemen kinerja dirancang untuk mengevaluasi keahlian dan efisiensi karyawan perusahaan.

Menemukan dan menggunakan sistem yang tepat akan membantu perusahaan Anda berjalan dengan lancar dan efisien.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa yang dimaksud dengan performance management system, manfaat menggunakan sistem tersebut, dan cara memilih software manajemen kinerja terbaik untuk perusahaan Anda.

Apa itu Performance Management?

Performance management atau manajemen kinerja adalah proses mengamati dan mengarahkan pencapaian seorang karyawan di tempat kerja.

Sebagai alternatif dari sistem penilaian karyawan standar, manajemen kinerja mengambil pandangan yang lebih komprehensif tentang pekerjaan tim Anda.

Strategi manajemen kinerja yang sukses adalah berkelanjutan, memungkinkan manajer banyak peluang untuk mengoreksi dan memberi penghargaan kepada anggota tim.

Hal ini juga memungkinkan anggota tim untuk memiliki banyak kesempatan untuk meningkatkan pekerjaan mereka.

Manajemen kinerja yang efektif berdampak pada pekerjaan sehari-hari dan proses keseluruhan, memberdayakan tim untuk berhasil dalam jangka pendek dan dalam jangka waktu yang lama.

Baca Juga: Performance Management Tools: Manfaat dan Contohnya

Manfaat Performance Management dalam Bisnis

1. Menetapkan tujuan yang efektif

Strategi performance management yang baik dimulai dengan menetapkan tujuan praktis.

Pertimbangkan untuk menyiapkan deskripsi pekerjaan yang diperbarui untuk anggota tim Anda dan diskusikan bagaimana Anda ingin masing-masing berkembang.

Kemudian bekerja dengan tim Anda untuk menetapkan tujuan SMART yang selaras dengan peran dan tujuan karir mereka saat ini. Tujuan ini harus memenuhi kriteria berikut:

• Spesifik: Tujuan tim Anda harus setepat mungkin. Misalnya, anggota tim mungkin bertujuan untuk mengamankan peran asisten senior di perusahaan Anda.
• Measurable atau terukur: Setiap tujuan membutuhkan batasan yang dapat diukur oleh anggota tim Anda. Misalnya, menyelesaikan sesi pelatihan dan menguasai keterampilan pada tanggal tertentu adalah tujuan yang mudah diukur.
• Achievable: Tujuan tim Anda harus realistis. Misalnya, mencapai promosi selama tahun depan mungkin lebih dapat dicapai daripada beralih dari peran tingkat awal ke posisi CEO dalam beberapa bulan.
• Relevan: Setiap tujuan harus menjadi sesuatu yang benar-benar ingin dicapai oleh anggota tim Anda dan harus berhubungan dengan rencana yang lebih besar. Misalnya, setiap keterampilan yang ingin dikuasai oleh anggota tim Anda harus penting untuk tujuan akhir yang ingin mereka capai.
• Time-based atau berbasis waktu: Tanggal penyelesaian akan membantu anggota tim Anda mencapai tujuan mereka tepat waktu. Misalnya, seorang karyawan dapat memutuskan untuk mendapatkan sertifikasi administratif dalam enam bulan ke depan.

Selanjutnya, Anda bekerja dengan seluruh tim untuk mengubah tujuan mereka menjadi rencana yang dapat ditindaklanjuti.

Cobalah untuk memberi mereka sumber daya dan waktu yang mereka butuhkan untuk mencapai tujuan mereka. Anda kemudian dapat memutuskan bersama-sama tentang poin di masa mendatang untuk melaporkan kemajuan proyek yang Anda kerjakan.

2. Membangun kerja sama tim yang baik

Sistem performance management yang sukses membangun tim yang baik dengan menghadirkan dialog terbuka. Anda dapat melakukan ini dengan mengadakan rapat tim mingguan atau bulanan.

Saat Anda terhubung dengan tim Anda, kembangkan proses untuk mengukur seberapa terlibat dan termotivasinya anggota tim Anda. Pertimbangkan untuk meminta mereka menyelesaikan survei secara teratur dengan memberikan ulasan pascaproyek.

Jadwalkan rapat ini sebulan sekali atau seminggu sekali untuk memastikan bahwa Anda dan anggota tim selalu termotivasi dan membuat kemajuan sesering mungkin.

Baca juga: Human Capital Adalah Hal Penting Bagi Bisnis, Berikut Pembahasannya

3. Meningkatkan produktivitas

Manfaat performance management yang efektif jauh melampaui anggota tim itu sendiri.

Performa yang lebih baik sering kali mengarah pada peningkatan produktivitas, yang dapat memberikan dampak besar di seluruh organisasi Anda.

Saat memberi arahan kepada anggota tim tentang tujuan SMART, diskusikan bagaimana karyawan akan melacak output mereka dan mengukur kemajuan mereka.

Selain rapat untuk melaporkan kemajuan rutin, kumpulkan data untuk memantau dan menganalisis produktivitas tim.

Dengan memilih pengukuran objektif ini, Anda dapat menawarkan umpan balik dan panduan yang tidak memihak untuk membantu anggota tim Anda mencapai tujuan mereka.

4. Membangun transparansi

Untuk menciptakan performance management system yang mencakup transparansi, buat garis besar prosesnya sedini mungkin.

Tunjukkan bagaimana mereka harus bersiap dan bagaimana mencapai hasil positif untuk menyediakan struktur dan membantu mereka sukses.

Jelaskan motivasi di balik proses manajemen kinerja untuk mendorong karyawan agar mau berinvestasi.

Jelaskan bagaimana tujuan tim dan pencapaian individu berkontribusi pada keunggulan perusahaan dan berusaha setransparan mungkin tentang potensi imbalan atau kemajuan yang mungkin dihasilkan.

Baca juga: Job Description: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuatnya

5. Perencanaan untuk perbaikan

Dengan manajemen kinerja berkelanjutan, karyawan dapat dengan mudah memahami kinerja mereka setiap saat.

Hasilnya, mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana mengelola diri mereka sendiri dalam pekerjaan, dan mereka dapat menetapkan tujuan dan rencana masa depan dengan lebih efektif.

Manajer yang berhasil mengadopsi program manajemen kinerja juga dapat membuat rencana perbaikan yang lebih tepat.

Sebagai supervisor, manajemen kinerja memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang kemajuan tim Anda sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya dan mengoptimalkan produktivitas.

Setalah mengeetahui beberapa manfaat dan pengertian performance management dalam bisnis selanjutnya adalah mengetahui apa itu performance management system dalam bisnis dan cara memilih performance management system yang baik:

Apa itu Performance Management System?

Performance management system (PMS) adalah pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Melalui sistem inilah perusahaan dapat memastikan bahwa stafnya selaras dengan misi dan tujuan organisasi.

Performance management system juga dapat membantu mengidentifikasi kesenjangan di perusahaan.

Sistem terstruktur dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah kompetensi, pengetahuan, dan keterampilan serta menyelesaikannya.

Perkembangan teknologi membuat manajemen kinerja dan evaluasi karyawan menjadi lebih mudah dan efisien.

Sebagian besar perangkat lunak manajemen kinerja memungkinkan manajer untuk menguraikan profil, harapan, dan tujuan karyawan.

Beberapa software HR dan Payroll seperti Gajihub bahkan memfasilitasi keterlibatan karyawan melalui transparansi dan umpan balik yang teratur.

Fungsi Performance Management System

Menggunkan software performance management system bermanfaat bagi karyawan, manajer, dan perusahaan.

Sistem ini dirancang untuk membantu manajer menulis garis besar pekerjaan dan harapan yang akurat, membuat tujuan yang selaras dengan tujuan perusahaan, mendokumentasikan kinerja, dan menulis evaluasi.

Namun, mereka juga memiliki dampak positif pada keterlibatan karyawan dengan menawarkan dan mendorong transparansi, pengakuan, dan umpan balik. Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan software performance management system:

Mengelola kinerja karyawan adalah tujuan utama dari membangun sistem Manajemen Kinerja yang sistematis dalam suatu organisasi. Enam tujuan utama server proses ini di perusahaan:

Membantu mengelola tujuan strategis

Saat mengunakan performance management system, Anda bisa menyeleraska tujuan organisasi secara keseluruhan diikuti melalui tujuan departemen dan tujuan individu.

Dengan kata lain, tujuan strategis organisasi bisa dikaitkan dengan setiap aktivitas yang dilakukan oleh setiap departemen atau karyawan.

Administratif

Performance management system juga mengatur faktor penentu promosi, demosi, kenaikan gaji, transfer dan pemberhentian karyawan.

Sistem ini memungkinkan untuk mengidentifikasi karyawan yang berkinerja, yang tidak berkinerja atau yang berkinerja buruk dalam suatu organisasi.

Ini sesuai dengan tingkat kompetensi dan keterampilan karyawan.

Oleh karena itu, dengan menggunakan performance management system Anda dapat dengan mudah mendefinisikan peran administratif juga dan mendukung keputusan manajemen.

Komunikasi

Dengan menggunakan performance management system Anda akan membuat saluran komunikasi yang efektif untuk memberi tahu karyawan tentang tujuan, tanggung jawab pekerjaan, hasil utama, dan standar kinerja mereka.

Lebih lanjut, ini juga merupakan metode struktur untuk menunjukkan area utama perbaikan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.

Dengan kata lain, ini menyediakan platform untuk belajar dan melatih keterampilan, dan pengetahuan untuk kinerja dan hasil yang lebih baik.

Kemudahan pengembangan

Ini adalah metode terstruktur untuk mengkomunikasikan umpan balik positif, area perbaikan, dan rencana pengembangan.

Manajer dapat menggunakan berbagai metode seperti pelatihan, pendampingan, pembinaan dll dan mereka anggota tim mereka untuk tampil lebih baik.

Baca juga: Task Management: Pengertian, Metode dan Tips Meningkatkannya

Pemeliharaan organisasi

Performance management system adalah tolok ukur untuk mengukur pencapaian karyawan, departemen dan organisasi dan mengevaluasi kesenjangan kinerja melalui berbagai alat dan teknik. Oleh karena itu, ia menjaga kesehatan organisasi dan standar kinerjanya.

Dokumentasi

Data dari performance management system, seperti umpan balik dan formulir harus didokumentasikan dan dipelihara secara berkala oleh setiap organisasi.

Ini akan memungkinkan mereka untuk melihat ke depan, menetapkan target baru, merancang kebutuhan pengembangan, merancang program pelatihan dan pembelajaran, dan kemajuan karir karyawan dan departemen.

Oleh karena itu, ini membantu dalam mengarahkan kebutuhan organisasi ke tujuan yang diinginkan.

Data dan umpan balik

Banyak software performance management system menyediakan data tentang bagaimana peristiwa tertentu, seperti rapat, memengaruhi kinerja, keterlibatan, dan pergantian karyawan.

Menerapkan sistem yang tepat juga dapat membantu perusahaan mendapatkan wawasan tentang kekuatan dan potensi keseluruhan anggota staf dengan menyediakan laporan kinerja karyawan otomatis.

Laporan ini menawarkan data berharga yang memungkinkan pemberi kerja membandingkan kinerja dan keterlibatan karyawan secara individu, menurut departemen, atau di seluruh perusahaan.

Data dapat menjadi bagian integral dalam mengurangi pergantian dengan membantu manajer atau perwakilan SDM mengidentifikasi individu berkinerja tinggi yang mungkin merasa diremehkan dan memberi mereka kesempatan untuk mengambil tindakan.

Talent management yang lengkap dan komprehensif

Banyak software performance management system mengintegrasikan semua hal dalam proses talent management.

Dalam hal ini, rekrutmen, orientasi dan pelatihan dan manajemen kinerja semuanya ditemukan dalam satu aplikasi.

Sistem yang terintegrasi dapat memberikan analisis yang komprehensif dan akses mudah ke data di seluruh sistem.

Konsistensi

Saat bekerja di perusahaan yang lebih besar, mempertahankan sistem dan standar tertentu dapat menjadi tantangan.

Sistem manajemen kinerja menjaga konsistensi di seluruh tim SDM, manajer, dan bahkan wilayah.

Aksesibilitas

Sebagian besar alat manajemen kinerja menyediakan antarmuka yang ramah pengguna yang mendorong keterlibatan dari karyawan dan manajemen.

Anggota staf dapat mengakses tujuan dan sasaran perusahaan dan diberikan umpan balik secara teratur.

Mereka juga memiliki akses ke materi nyata yang akan membantu dalam pengembangan kinerja mereka.

Bagaimana Cara Memilih Software Performance Management System yang Baik?

Memilih software performance management system yang tepat akan sangat bergantung pada ukuran, tujuan, kebutuhan, dan industri perusahaan.

Namun, ada dua cara utama untuk membagi pasar:

1. Pertimbangkan ukuran perusahaan

Ukuran dan proyeksi pertumbuhan perusahaan Anda akan mempengaruhi keputusan Anda. Pasar dibagi menjadi perangkat lunak untuk dua ukuran perusahaan:

perusahaan besar

Organisasi yang lebih besar harus mempertimbangkan sistem manajemen kinerja yang akan terintegrasi dengan sistem SDM yang ada.

Saat mencari software baru, coba temukan rangkaian terintegrasi dari satu vendor yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika Anda ingin mengintegrasikan perangkat lunak baru dengan sistem lama Anda, pastikan kedua sistem akan berintegrasi tanpa masalah.

UMKM

Saat memilih software performance management system untuk bisnis kecil yang sedang berkembang, penting untuk fokus pada skalabilitas.

Anda mungkin ingin perangkat lunak tumbuh bersama bisnis Anda. Anda ingin menghindari pertumbuhan berlebih dan harus segera mengganti sistem.

Seiring pertumbuhan perusahaan, Anda akan terus-menerus perlu mengevaluasi kembali tujuan dan proyeksi pertumbuhan organisasi Anda untuk memastikan bahwa sistem Anda masih memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pertimbangkan jenis perangkat lunak

Kebutuhan bisnis Anda perlu dipertimbangkan seperti halnya sistem yang Anda gunakan saat ini. Ada dua jenis perangkat lunak manajemen kinerja:

Best-of-breed

Jika Anda senang dengan sistem SDM Anda saat ini, Anda mungkin hanya harus mencari sistem manajemen proyek baru.

Di sini, perangkat lunak mandiri yang lebih fungsional harus memenuhi kebutuhan Anda.

Pastikan bahwa platform Anda saat juga bisa terintegrasi dengan software performance management system baru Anda.

Integrated suite

Jika Anda ingin meningkatkan seluruh proses manajemen kinerja dalam bisnis Anda, meningkatkan sistem Anda, atau membuat sistem yang sama sekali baru, maka rangkaian terintegrasi akan menjadi pilihan terbaik untuk bisnis.

Sebuah software yang saling terintegrasi akan menggabungkan performance management dan talent management sehingg merampingkan semua sistem dan proses dalam bisnis.

Kesimpulan

Memilih software performance management system yang cocok untuk bisnis Anda bukanlah perkara yang mudah. Diperlukan penelitian mendalam tentang kebutuhan bisnis dan fitur yang disediakan oleh software yang akan Anda pilih.

Jika Anda salah memilih software performance management system untuk bisnis, maka ini akan membuat bisnis Anda mengalami kerugian, baik dari segi materi maupun waktu untuk mempelajarinya.

Sebagai solusi terbaik, Anda bisa mencoba menggunakan software performance management system yang menawarkan free trial untuk lebih memahami seluruh fitur yang ada di dalamnya. Salah satu software performance management system yang bisa Anda coba secara gratis adalah GajiHub.

Gajihub adalah software performance management system, sistem HR, payroll, dan software manajemen SDM yang memiliki fitur terbaik dengan harga terjangkau.

Anda bisa mencoba GajiHub secara gratis melalui tautan ini.