Reschedule Interview: Cara, Etika, Contoh, dan Templatenya

Interview kerja adalah momen penting untuk menunjukkan kemampuan Anda dan mendapatkan posisi yang diinginkan.

Namun, terkadang ada situasi tak terduga yang membuat Anda tidak bisa hadir sesuai jadwal yang telah ditetapkan rekruter.

Jika hal itu terjadi, Anda mungkin perlu melakukan reschedule interview secara profesional untuk menjaga reputasi Anda.

Melakukan reschedule interview bukanlah hal yang buruk, asal Anda melakukannya dengan sopan dan memberikan alasan yang masuk akal.

Anda juga perlu mengomunikasikan perubahan jadwal sesegara mungkin agar rekruter bisa menyesuaikan agenda mereka.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas alasan reschedule interview yang diperbolehkan, cara, dan template email.

Daftar isi show

Apakah Melakukan Reschedule Interview Bisa Merugikan Kandidat?

Sebenarnya tidak masalah jika Anda harus menjadwalkan ulang wawancara, namun Anda harus memiliki alasan yang jelas dan memberi tahu rekruter.

Bahkan, rekruter atau hiring manager terkadang juga harus mengubah jadwal.

Mereka memahami bahwa hal-hal tak terduga bisa saja terjadi.

Hanya saja, perlu diingat bahwa reschedule interview tetap memiliki risiko.

Meski kualifikasi Anda bagus, ada kemungkinan perusahaan memilih kandidat lain dan membatalkan wawancara Anda.

Hal ini biasanya terjadi jika mereka sudah menemukan orang yang tepat sebelum jadwal baru Anda.

Menurut survei Zippia tahun 2023, rata-rata satu posisi di perusahaan menerima 118 pelamar, dan sekitar 24 orang lolos ke tahap wawancara pertama.

Rekruter umumnya tetap mewawancarai semua kandidat yang telah mereka undang, termasuk yang menjadwalkan ulang.

Namun, jika perusahaan butuh mengisi posisi dengan cepat, mereka bisa saja memilih kandidat lain sebelum wawancara ulang Anda berlangsung.

Apa Saja Alasan yang Dapat Diterima untuk Melakukan Reschedule Interview?

Melakukan reschedule interview sebenarnya diperbolehkan, tapi sebaiknya hanya dilakukan jika ada alasan tertentu yang benar-benar mendesak.

Berikut sejumlah alasan yang dapat diterima:

1. Sedang Sakit

Jika Anda merasa tidak sehat, sebaiknya beri tahu perekrut daripada tetap datang ke wawancara dan berisiko memperburuk kondisi Anda.

Rekruter biasanya akan memahami dan menghargai kejujuran Anda.

Setelah pulih, segera hubungi mereka untuk menjadwalkan ulang wawancara. Namun, jangan menunda terlalu lama agar kesempatan Anda tidak hilang.

Jika Anda memiliki kondisi kesehatan tertentu, Anda juga bisa meminta alternatif, seperti wawancara melalui telepon atau video call.

2. Masalah Transportasi

Kendaraan mogok atau transportasi umum yang bermasalah bisa menghambat perjalanan Anda ke lokasi wawancara.

Jika ini terjadi, segera beri tahu perekrut dan jelaskan situasinya.

Sebagian besar perekrut akan memahami keadaan ini, terutama jika Anda memberi tahu mereka dengan cukup waktu.

Oleh karena itu, pastikan juga Anda langsung mengusulkan jadwal baru untuk wawancara.

3. Masalah Teknis

Apabila wawancara dilakukan secara online, gangguan seperti Wi-Fi mati atau perangkat yang bermasalah bisa saja terjadi.

Saat Anda mengalami kendala teknis, segera hubungi perekrut dan tawarkan solusi, seperti wawancara melalui telepon atau menggunakan perangkat lain seperti smartphone atau tablet.

Jika masalahnya ada pada koneksi internet, Anda bisa mencoba menggunakan Wi-Fi di tempat lain, seperti kafe atau coworking space.

4. Cuaca Buruk

Hujan deras, banjir, atau kondisi ekstrem lainnya bisa membuat perjalanan ke lokasi wawancara menjadi sulit dan berbahaya.

Jika ini terjadi, segera beri tahu rekruter dan tawarkan alternatif, seperti reschedule interview atau melakukan wawancara secara online.

Sebagian besar perekrut akan memahami situasi ini dan menghargai inisiatif Anda dalam mencari solusi.

5. Keadaan Darurat Keluarga

Jika ada situasi darurat dalam keluarga, seperti kehilangan anggota keluarga atau kondisi mendesak lainnya, wajar jika Anda perlu menunda wawancara.

Anda tidak perlu menjelaskan detailnya, cukup sampaikan bahwa Anda sedang menghadapi keadaan darurat dan butuh waktu.

Perekrut yang baik biasanya akan mengerti dan memberi kesempatan untuk menjadwalkan ulang.

Apa Saja Alasan yang Tidak Bisa untuk Melakukan Reschedule Interview?

Di sisi lain, ada juga alasan yang membuat Anda tidak bisa menjadwal ulang, seperti:

1. Kesiangan atau Terlalu Lelah

Jika Anda telat bangun dan merasa tidak akan tampil maksimal, itu bukan alasan yang baik untuk membatalkan wawancara.

Pewawancara bisa menganggap Anda tidak disiplin dan sulit diandalkan.

Daripada membatalkan, lebih baik beri tahu mereka bahwa Anda akan terlambat dan tanyakan apakah mereka bersedia menunggu.

Jangan lupa untuk meminta maaf dan jelaskan bahwa ini kejadian yang tidak disengaja.

2. Tersesat di Jalan

Tersesat saat menuju lokasi wawancara memang membuat panik, tapi bukan berarti Anda harus membatalkan pertemuan.

Segera hubungi pewawancara, beri tahu bahwa Anda terlambat, dan perkiraan waktu kedatangan.

Jika memberi kabar lebih awal, mereka mungkin bisa menyesuaikan jadwal untuk Anda.

3. Tidak Siap

Kurang persiapan bukan alasan untuk melakukan reschedule intterview, apalagi jika penyebabnya adalah menunda-nunda belajar atau begadang.

Pewawancara sudah meluangkan waktu untuk Anda, jadi penting untuk menghargainya.

Jika belum siap, Anda bisa melakukan persiapan kilat dengan:

Membaca profil perusahaan di situs web mereka.
Mengecek media sosial perusahaan untuk memahami fokus mereka.
Mempelajari contoh pertanyaan wawancara secara singkat.
Beberapa menit persiapan tetap lebih baik daripada tidak sama sekali.

4. Menghilang Tanpa Kabar (Ghosting)

Tidak datang tanpa pemberitahuan adalah hal yang sangat tidak profesional.

Jika Anda melewatkan wawancara tanpa alasan jelas, jangan berharap diberi kesempatan kedua.

Pewawancara bisa menganggap Anda tidak menghargai waktu mereka, dan kemungkinan besar peluang Anda untuk bekerja di perusahaan tersebut akan hilang.

5. Tidak Lagi Berminat pada Posisinya

Apabila Anda berubah pikiran atau sudah menerima tawaran lain, jangan membatalkan tanpa penjelasan.

Beri tahu pewawancara dengan jujur bahwa Anda telah memilih perusahaan lain.

Dengan begitu, Anda tidak membuang waktu siapa pun, dan pewawancara akan menghargai kejelasan dari Anda.

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Melakukan Reschedule Interview?

Melakukan reschedule interview bisa menjadi keputusan yang tepat, namun tetap ada risikonya.

Meskipun menguntungkan bagi Anda, rekruter mungkin akan menilai Anda kurang serius jika alasannya tidak kuat.

Berikut kelebihan dan kekurangan menjadwal ulang wawancara:

Kelebihan Reschedule Interview

Menunjukkan Profesionalisme dalam Mengatasi Konflik

Pewawancara mungkin menghargai kejujuran Anda dalam memberi tahu bahwa Anda tidak bisa hadir.

Hal ini juga bisa menjadi kesempatan untuk menunjukkan bagaimana Anda menangani masalah dan mencari solusi, yang bisa menjadi nilai tambah bagi Anda.

Kesempatan untuk Menilai Hiring Manager dan Perusahaan

Proses rekrutmen berjalan dua arah, bukan hanya perusahaan yang menilai Anda, tetapi Anda juga perlu menilai apakah mereka cocok untuk Anda.

Jika mereka kesulitan menyesuaikan jadwal meskipun Anda memiliki alasan yang jelas, ini bisa menjadi tanda adanya masalah dalam perusahaan.

Misalnya, jika atasan Anda saat ini meminta bertemu di hari yang sama dan Anda perlu menjadwal ulang wawancara, tetapi pewawancara justru menunjukkan sikap frustrasi, itu bisa menjadi indikasi bahwa mereka kurang fleksibel atau memiliki manajemen yang buruk.

Kekurangan Reschedule Interview

Jika alasan Anda tidak cukup kuat, pewawancara mungkin berpikir bahwa Anda tidak benar-benar serius dengan posisi tersebut.

Hal ini bisa membuat Anda terlihat tidak bisa diandalkan dan mengurangi peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan.

Karena itu, pastikan Anda memiliki alasan yang jelas dan masuk akal sebelum meminta penjadwalan ulang, karena hal ini dapat memengaruhi bagaimana pewawancara menilai Anda.

Bagaimana Langkah Melakukan Reschedule Interview?

Jika Anda perlu reschedule interview, lakukan dengan profesional agar tetap menjaga hubungan baik dengan perekrut.

Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:

1. Segera Hubungi Perekrut

Begitu Anda yakin tidak bisa menghadiri wawancara sesuai jadwal, segera beri tahu perekrut.

Semakin cepat Anda menghubungi mereka, semakin mudah bagi mereka untuk menyesuaikan jadwal baru.

2. Tunjukkan Antusiasme

Sampaikan bahwa Anda tetap tertarik dengan posisi tersebut dan sebenarnya ingin menghadiri wawancara jika memungkinkan.

Hal ini menunjukkan bahwa Anda tidak menganggap keputusan untuk menjadwal ulang sebagai hal yang sepele.

3. Jelaskan Alasan dengan Singkat

Berikan alasan Anda dengan jelas dan langsung agar perekrut bisa memahami situasi Anda tanpa membuang waktu.

4. Usulkan Waktu Pengganti

Jika memungkinkan, tawarkan beberapa pilihan jadwal baru yang bisa Anda ikuti.

Hal ini akan membantu perekrut menyesuaikan jadwal lebih mudah dan mempercepat proses reschedule interview.

5. Minta Maaf atas Ketidaknyamanan

Tunjukkan sikap sopan dengan meminta maaf karena harus mengubah jadwal.

Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu perekrut.

6. Ucapkan Terima Kasih

Tetaplah berterima kasih atas kesempatan wawancara meskipun harus melakukan penjadwalan ulang.

Sikap ini menunjukkan profesionalisme dan dapat meningkatkan peluang Anda mendapatkan kesempatan wawancara kembali.

7. Periksa Kembali Pesan Anda

Jika mengajukan permohonan melalui email, pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa.

Meskipun bukan bagian dari lamaran resmi, email ini tetap mencerminkan profesionalisme Anda.

Anda dapat membacanya kembali sebelum mengirimnya.

Bagaimana Contoh Email Reschedule Interview?

Berikut beberapa contoh email yang bisa digunakan:

1. Reschedule Interview karena Bentrok Jadwal dengan Pekerjaan Saat Ini

Subjek: Permohonan Reschedule Interview – Dina Putri

Dear Bapak/Ibu Rudi Santoso,

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk interview posisi Customer Service di PT Maju Jaya. Saya sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai peran ini.

Namun, saya baru saja menerima pemberitahuan bahwa saya harus menghadiri rapat penting di kantor saya saat ini pada waktu yang bersamaan dengan jadwal interview kita. Oleh karena itu, saya ingin meminta kesediaan Bapak/Ibu untuk melakukan reschedule interview pada waktu lain yang lebih memungkinkan.

Saya tersedia pada Senin, 22 Maret pukul 10.00 WIB, Selasa, 23 Maret pukul 14.00 WIB, atau Kamis, 25 Maret pukul 09.00 WIB. Jika ada waktu lain yang lebih sesuai bagi Bapak/Ibu, saya dengan senang hati akan menyesuaikan diri.

Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan sangat menghargai kesempatan untuk tetap melanjutkan proses interview.

Hormat saya,
Dina Putri

2. Reschedule Interview karena Sakit

Subjek: Permohonan Reschedule Interview – Rizky Ananda

Dear Ibu Siti Rahmawati,

Saya sangat menghargai kesempatan untuk interview posisi Admin Operasional di PT Sentosa Abadi, dan saya benar-benar antusias untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai peran ini.

Namun, sayangnya saya sedang dalam kondisi kurang sehat dan tidak dalam keadaan terbaik untuk menghadiri interview sesuai jadwal yang telah ditentukan. Oleh karena itu, saya ingin meminta kesediaan Ibu untuk melakukan reschedule interview agar saya dapat memberikan performa terbaik saya.

Saya tersedia pada Rabu, 20 Maret pukul 15.00 WIB, Jumat, 22 Maret pukul 10.00 WIB, atau waktu lain yang lebih nyaman bagi Ibu.

Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap tetap dapat bertemu dalam waktu dekat. Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat saya,
Rizky Ananda

3. Reschedule Interview karena Keadaan Darurat Keluarga

Subjek: Permohonan Reschedule Interview – Ari Ramadhan

Dear Bapak Dimas Pratama,

Saya sangat menantikan interview untuk posisi Marketing Associate di PT Cahaya Gemilang. Namun, saya harus menghadapi keadaan darurat keluarga yang tidak dapat saya tinggalkan, sehingga saya tidak bisa menghadiri interview pada waktu yang telah dijadwalkan.

Apakah memungkinkan untuk melakukan reschedule interview di lain waktu? Saya tersedia pada Selasa, 26 Maret pukul 11.00 WIB, Kamis, 28 Maret pukul 09.00 WIB, atau waktu lain yang lebih sesuai bagi Bapak.

Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan sangat menghargai kesempatan untuk tetap melanjutkan proses interview. Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat saya,
Ari Ramadhan

4. Reschedule Interview karena Kendala Transportasi atau Cuaca yang Tidak Mendukung

Subject: Request to Reschedule Interview – Rina Lestari

Dear Ms. Liana Setyawati,

I am very excited about the opportunity to interview for the Administrative Staff position at PT Sukses Bersama. However, due to heavy rain causing flooding in some areas, I am experiencing transportation difficulties that prevent me from attending the interview as scheduled.

Would it be possible to reschedule the interview? I am available on Monday, March 18 at 1:00 PM WIB, Wednesday, March 20 at 9:00 AM WIB, or any other time that is more convenient for you.

I sincerely apologize for the inconvenience and hope to continue the interview process at a later time. Thank you for the opportunity.

Best regards,
Rina Lestari

5. Contoh Template Email Reschedule Interview – bahasa Indonesia

Subjek: Permohonan Reschedule Interview – [Nama Anda]

Dear [Nama Perekrut],

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk interview posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saya sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai peran ini.

Namun, karena [alasan reschedule, misalnya sakit/kendala transportasi/darurat keluarga], saya tidak dapat menghadiri interview sesuai jadwal yang telah ditentukan. Oleh karena itu, saya ingin meminta kesediaan Bapak/Ibu untuk melakukan reschedule interview pada waktu lain yang lebih memungkinkan.

Saya tersedia pada [opsi tanggal dan waktu 1], [opsi tanggal dan waktu 2], atau [opsi tanggal dan waktu 3]. Jika ada waktu lain yang lebih sesuai bagi Bapak/Ibu, saya dengan senang hati akan menyesuaikan diri.

Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan sangat menghargai kesempatan untuk tetap melanjutkan proses interview. Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat saya,
[Nama Anda]

6. Contoh Template Reschedule Interview – bahasa Inggris

Subject: Request to Reschedule Interview – [Your Name]

Dear [Recruiter’s Name],

Thank you for the opportunity to interview for the [Job Position] at [Company Name]. I am excited about this opportunity and look forward to discussing the role further.

Unfortunately, due to [reason for rescheduling, e.g., illness/transportation issue/family emergency], I will not be able to attend our scheduled interview. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause and would greatly appreciate the chance to reschedule.

I am available on [option 1: date & time], [option 2: date & time], or [option 3: date & time]. Please let me know if any of these times work for you, or if there is another time that is more convenient.

I appreciate your understanding and look forward to our conversation. Thank you for your time and consideration.

Best regards,
[Your Name]

Bagaimana Etika Terbaik dalam Melakukan Reschedule Interview?

Berikut beberapa etika penting yang perlu diperhatikan saat meminta reschedule interview:

1. Hargai Waktu Perekrut

Jadwal interview sudah diatur dengan mempertimbangkan kesibukan perekrut dan kandidat lain.

Jika Anda perlu mengubahnya, segera hubungi perekrut agar mereka bisa menyesuaikan agenda mereka tanpa terganggu.

2. Jujur dan Transparan

Berikan alasan yang jelas dan logis, tetapi tetap profesional.

Tidak perlu berlebihan dalam menjelaskan, cukup sampaikan alasan yang masuk akal seperti kondisi kesehatan, darurat keluarga, atau masalah transportasi yang mendesak.

3. Tunjukkan Sikap Profesional

Gunakan bahasa yang sopan dan hormat.

Hindari bahasa yang terlalu santai atau tidak serius, karena hal ini bisa memberi kesan bahwa Anda tidak menghargai proses rekrutmen.

4. Hindari Meminta Reschedule Berulang Kali

Usahakan untuk tidak meminta perubahan jadwal lebih dari sekali, kecuali dalam situasi darurat.

Jika terlalu sering, perekrut mungkin menganggap Anda kurang serius atau tidak menghargai waktu mereka.

5. Bersedia Menyesuaikan Jadwal Perekrut

Saat mengajukan reschedule, berikan beberapa opsi waktu yang memungkinkan bagi Anda, tetapi tetap fleksibel dan terbuka terhadap jadwal yang paling nyaman bagi perekrut.

6. Ucapkan Permintaan Maaf dan Terima Kasih

Akhiri permintaan Anda dengan meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan dan ucapkan terima kasih atas kesediaan perekrut untuk mengatur ulang jadwal.

Hal ini menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme Anda.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa reschedule interview harus dilakukan dengn sopan dan profesional agar tetap memberikan kesan positif.

Oleh karena itu, pastikan untuk memberi tahu perekrut secepat mungkin, menjelaskan alasan dengan singkat dan jelas, serta tetap menunjukkan antusiasme terhadap posisi yang dilamar.

Selain itu, tawarkan beberapa opsi jadwal alternatif agar memudahkan perekrut menyesuaikan waktu.

Jangan lupa untuk meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan dan mengucapkan terima kasih atas pengertiannya.

Dengan cara ini, Anda tetap bisa menjaga hubungan baik dengan perekrut tanpa mengurangi peluang dalam proses seleksi.

Dalam dunia kerja, ketepatan waktu dan kehadiran merupakan faktor penting yang mencerminkan profesionalisme karyawan.

Oleh karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software absensi seperti GajiHub.

Software ini dengan sistem abuse detection untuk memastikan data presensi tetap valid dan bebas dari manipulasi.

Dengan demikian, perusahaan dapat terhindar dari berbagai bentuk kecurangan, seperti fake GPS, fake IP, face recognition, hingga manipulasi jadwal kerja.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.