Reimbursement adalah bagian yang tidak bisa dipisahkan dalam dunia kerja.
Reimbursement memiliki arti sebagai dana yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan perusahaan, dimana dana ini nantinya karyawan dapat meminta kembali dana tersebut.
Untuk meminta kembali dana tersebut, karyawan dapat mengisi form reimbursement dengan lampiran berupa nota, kuitansi, invoice, dan lainnya.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai reimbursement adalah dan tips mengajukan reimbursement.
Untuk lebih lengkapnya Anda dapat membaca penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa Pengertian Reimbursement?
Reimbursement adalah pembayaran yang dilakukan perusahaan untuk menutupi biaya yang dikeluarkan karyawan atas nama perusahaan.
Biasanya ini adalah pembayaran satu kali, dan hanya terjadi setelah karyawan membayar sendiri biaya tersebut.
Hal ini terjadi ketika seseorang atau suatu entitas ingin mendapatkan kembali uang yang telah mereka keluarkan atas nama orang lain atau karena kesalahan seperti kelebihan pembayaran.
Meskipun penggantian biaya mirip dengan pengembalian dana, perbedaan utamanya adalah:
- Pengembalian dana: Ketika pelanggan tidak puas dengan produk/layanan atau menerima barang yang rusak.
- Penggantian: Untuk pengeluaran yang sah, kelebihan pembayaran atau klaim tertentu, yang sering kali melibatkan transaksi pihak ketiga.
Contoh penggantian biaya meliputi:
- Biaya perjalanan (misalnya, tiket pesawat, mobil sewaan, menginap di hotel)
- Biaya makan selama perjalanan bisnis atau acara perusahaan
- Peralatan atau perlengkapan kerja
- Bahan atau layanan proyek
- Peralatan kantor di rumah
Pengeluaran lain yang berhubungan dengan pekerjaan misalnya, biaya parkir, tol.
Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Etika Mengajukan Reimbursement
Mengapa Perusahaan Penting Menerapkan Sistem Reimbursement?
Reimbursement merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dari manajemen operasional bisnis.
Sistem reimbursement ini bisa memberikan kemudahan untuk perusahaan, dimana perusahaan bisa melakukan perhitungan keuangan dalam satu kali.
Misalnya untuk total biaya transportasi yang digunakan karyawan, perusahaan bisa menggunakan sistem periode pembayaran dengan sistem reimbursement ini.
Berikut beberapa skenario reimbursement yang bisa dilakukan oleh perusahaan:
- Pengeluaran Karyawan: Organisasi membayar kembali karyawan untuk biaya yang dikeluarkan sendiri seperti perjalanan, makanan, atau pembelian terkait pekerjaan.
- Klaim Asuransi: Pemegang polis ingin mendapatkan kembali biaya medis atau biaya yang ditanggung lainnya.
- Pengembalian Pajak: Pemerintah membayar kembali pajak yang dibayar lebih.
- Penyelesaian Hukum: Pengadilan memberikan penggantian untuk kontribusi keuangan dalam konteks pribadi atau profesional.
Perusahaan memiliki kebijakan yang ketat untuk memverifikasi klaim sehingga penggantian biaya adalah untuk alasan yang sah dan sesuai dengan pedoman internal mereka.
Baca Juga: Medical Reimbursement: Pengertian, Ketentuan, Hingga Prosedurnya
Apa Saja Hal yang Dapat Diajukan Reimbursement?
Dalam pengajuan reinbursement, tidak semua dana bisa diajukan karyawan untuk dilakukan reimbursement.
Perusahaan hanya melakukan pergantian biaya untuk biaya-biaya yang digunakan untuk kepentingan perusahaan dan harus dengan lampiran bukti pengeluaran yang sah.
Berikut beberapa hal dapat dapat menjadi dasar pengajuan reimbursement kepada perusahaan:
1. Penggantian Biaya Kesehatan
Diterapkan dalam konteks klaim terkait perawatan kesehatan atau kebugaran.
Tertanggung membayar biaya di muka dan kemudian mengajukan pengembalian dana untuk biaya kesehatan ini.
Meski begitu, tidak semua perusahaan memberikan reimbursement untuk biaya kesehatan ini dan biasanya perusahaan dengan fasilitas ini akan menjelaskan fasilitas ini pada saat tanda tangan kontrak kerja.
Berikut beberapa perawatan kesehatan yang biasanya diberikan perusahaan kepada karyawan dengan sistem reimbursement:
- Klaim untuk biaya pembuatan kacamata, perawatan gigi, dan lainnya.
- Adanya kelebihan bayar atas asuransi yang disetujui oleh perusahaan.
- Pengobatan dengan biaya yang tidak ditanggung oleh asuransi, tetapi ditanggung oleh perusahaan.
- Untuk menebus resep dari dokter.
Selain biaya-biaya di atas, reimbursement juga bisa diberikan untuk menanggung biaya-biaya seperti keanggotaan gym, senam zumba, kelas olahraga lainnya, hingga untuk kelas kesehatan mental.
Baca Juga: Offering Adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya
2. Penggantian Biaya Operasional Bisnis
Reimbursement juga bisa diberikan untuk keperluan penggantian biaya operasional bisnis.
Berikut cakupan biaya operasional bisnis tersebut:
- Untuk pembayaran perlengkapan kantor.
- Perjalanan bisnis untuk menjalani program pelatihan dan pendidikan perusahaan.
- Untuk membeli peralatan bisnis.
- Penggantian pulsa yang digunakan untuk menghubungi klien.
- Untuk mengganti biaya sewa tempat untuk kegiatan bisnis.
- Biaya-biaya lainnya yang berhubungan dengan biaya perjalanan bisnis.
3. Penggantian Biaya Perjalanan Dinas
Perusahaan juga memberikan biaya untuk mengganti biaya perjalanan dinas, yakni untuk keperluas sebagai berikut:
- Melakukan perjalanan ke dua tempat yang berbeda.
- Untuk bertemu dengan klien.
- Untuk melakukan perjalanan kunjungan klien.
- Melaksanakan tugas yang berhubungan dengan bisnis.
Baca Juga: Remunerasi Adalah? Ini Jenis, Manfaat, dan Cara Menentukannya
Apa Saja Bentuk dan Jenis Reimbursement?
Berikut beberapa bentuk dan jenis dari reimbursement:
1. Reimbursement Pajak
Secara umum, perusahaan akan melakukan pemotongan pajak kepada karyawan setiap kali pembayaran gaji.
Meski begitu, ada juga karyawan yang melakukan pembayaran pajak secara mandiri.
Jika Anda melakukan pembayaran pajak mandiri ini, maka Anda harus melakukan pengajuan klaim reimbursement pajak.
Reimbursement pajak ini merupakan proses pengembalian dana milik karyawan yang telah melakukan pembayaran pajak secara mandiri.
Proses pengembalian dana ini terjadi ketika karyawan melakupan laporan SPT atau Surat Pemberitahuan Pajak Penghasilan.
Pengembalian pajak ini juga berlaku bagi karyawan yang masuk ke dalam kategori Penghasilan Tidak Kena Pajak yakni dengan penghasilan di bawah Rp 54 juta/tahun.
Baca Juga: Cara Hitung Potongan Keterlambatan Karyawan Paling Mudah
2. Reimbursement Asuransi
Jenis yang kedua adalah reimbursement asuransi, dimana ini digunakan untuk mengklaim penggantian biaya yang diajukan kepada perusahaan asuransi.
Jenis reimbursement ini memungkinkan pemegang polis asuransi untuk mengajukan reimbursement atas biaya yang telah dibayarkan untuk melakukan pengobatan.
Sebagai contoh, Anda mengalami masalah kesehatan dan harus melakukan pengobatan dan seluruh biaya yang dikeluarkan harus dibayarkan dengan dana pribadi terlebih dahulu.
Kemudian Anda dapat mengajukan reimbursement untuk biaya pengobatan kepada pihak asuransi.
Namun untuk melakukan reimbursement asuransi, ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, yakni di antaranya:
- Biaya untuk rawat inap di rumah sakit.
- Biaya untuk kunjungan dokter.
- Biaya untuk obat-obatan.
- Biaya untuk tindakan pembedahan.
- Biaya untuk rawat jalan.
3. Reimbursement Hukum
Selain jenis-jenis reimbursement yang ada di atas, ada juga reimbursement hukum.
Reimbursement hukum adalah penggantian uang dan waktu yang dihabiskan selama proses investasi bisnis.
Penggantian biaya ini juga sering dikenal dengan tunjangan reimburse.
Berikut contoh dari reimbursement hukum:
- Ketika sebuah perusahaan mengalami permasalahan hukum, biaya yang dikeluarkan oleh karyawan akan diganti perusahaan.
- Ketika para eksekutif perusahaan mengeluarkan uang untuk keperluan negoasiasi bisnis, mereka dapat mengajukan reimburse untuk mengganti uang tersebut.
- Untuk peninjauan yang dilakukan oleh eksekutif perusahaan, perubahan perjanjian, hingga untuk dokumen terkait. Biaya yang dikeluarkan nantinya akan diganti perusahaan dengan kebijakan yang berlaku.
Baca Juga: Cara Pengajuan Kenaikan Gaji dan Contoh Suratnya
Apa Keuntungan dan Tantangan dengan Adanya Reimbursement?
Berikut beberapa keuntungan yang bisa didapatkan perusahaan dengan menerapkan sistem reimbursement kepada perusahaan:
- Motivasi Karyawan: Mendorong karyawan untuk melakukan pengeluaran yang berhubungan dengan pekerjaan tanpa tekanan finansial.
- Membangun Kepercayaan: Menunjukkan akuntabilitas dan transparansi dalam hubungan pemberi kerja-karyawan atau pelanggan-perusahaan.
- Manfaat Pajak: Penggantian biaya bisnis sering kali bebas pajak bagi pemberi kerja dan karyawan.
- Efisiensi Operasional: Kebijakan penggantian biaya yang disederhanakan mengurangi perselisihan keuangan dan kerepotan organisasi.
Meski begitu, reimbursement ini juga memberikan beberapa tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan, yaitu:
- Terjadi Kecurangan: Karyawan atau pembayar pajak dapat menggelembungkan atau memalsukan pengeluaran. Solusi: Verifikasi dan kontrol secara internal.
- Pembayaran Tertunda: Karyawan atau pelanggan menjadi frustrasi. Solusi: Mengotomatiskan dan mengoptimalkan penggantian biaya.
Baca Juga: Bonus dan Insentif: Pengertian, Manfaat dan Perbedaan Keduanya
Apa Saja Tips dalam Mengajukan Reimbursement?
Berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan untuk mengajukan reimbursement dengan mudah dan efisien:
1. Siapkan Dokumen yang Dibutuhkan
Tips pertama adalah pastikan Anda menyiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan reimbursement.
Dokumen yang dibutuhkan ini merupakan syarat yang harus dipenuhi dalam reimbursement, dimana biasanya berupa kuitansi, invoice, atau bukti pembayaran lainnya.
Pastikan juga Anda menyimpan salinan dari dokumen yang digunakan untuk reimbursement ini dan simpan dengan rapi agar mudah untuk ditemukan.
2. Lakukan Sesegera Mungkin
Tips kedua adalah lakukan reimbursement ini dengan sesegera mungkin karena biasanya perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses reimbursement ini.
Biasanya perusahaan juga memiliki kebijakan tersendiri mengenai sistem reimbursement ini, termasuk dalam hal kapan terakhir karyawan harus mengajukannya.
Jadi, semakin cepat Anda mengajukannya, maka akan semakin cepat untuk diproses oleh perusahaan.
Baca Juga: Aturan Kasbon, Pengertian, Alasan, Hingga Prosedur Pengajuannya
3. Pahami Syarat dan Cara Mengajukan
Tips kedua adalah dengan memahami syarat dan cara mengajukan reimburse di perusahaan Anda.
Seperti yang diketahui, setiap perusahaan memiliki aturan mengenai reimbursement ini yang berbeda-beda.
Jadi Anda wajib memahami syarat-syarat yang harus dipenuhi, termasuk cara mengajukannya.
4. Hitung Kembali
Jangan lupa untuk menghitung kembali reimbursement yang telah dibayarkan oleh perusahaan.
Jika ada kesalahan dalam perhitungan tersebut, Anda dapat mengajukan reimbursement kembali jika memang ada kurang bayar.
Baca Juga: Manajemen Biaya Tenaga Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tipsnya
5. Hindari Penipuan
Baik bagi karyawan ataupun perusahaan, hindari tindakan penipuan, seperti:
- Mengajukan reimbursement di luar yang seharusnya dibayarkan perusahaan
- Melakukan pemalsuan pembelian atau pengeluaran untuk mendapatkan pengembalian dana
- Menambah jumlah nilai pengeluaran dari yang seharusnya
- Memberikan bukti atas pengeluaran pribadi atas nama pengeluaran perusahaan
6. Mudahkan Pengelolaan Reimbursement dengan GajiHub
Untuk memudahkan pengelolaan reimbursement di perusahaan Anda, Anda dapat menggunakan software payroll dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Salah satu fitur yang dimiliki oleh GajiHub adalah reimbursement, Anda dapat membuat kebijakan reimbursement dan dengan mudah mengakomodasi kebutuhan karyawan secara tepat sesuai budget perusahaan.
Pengajuan reimbursement ini juga dapat dilakukan melalui aplikasi GajiHub dan pastinya telah terintegrasi dengan software akuntansi Kledo sehingga pencatatan reimburse ini secara otomatis tercatat dalam pembukuan bisnis Anda.
Baca Juga: Take Home Pay Adalah: Pengertian, Komponen, dan Cara Menghitungnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai reimbursement mulai dari pengertian hingga jenis-jenis dan tips mengajukan reimbursement.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa reimbursement merupakan pembayaran yang dilakukan perusahaan untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawan.
Tentunya untuk melakukan reimbursement ini ada syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan, mulai dari bukti pembayaran hingga kapan karyawan harus mengajukannya.
Untuk memudahkan pengelolaan reimbursement ini, pastikan Anda menggunakan software payroll dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan, termasuk untuk pengelolaan reimbursement.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Penipuan Lowongan Kerja: Modus dan Tips Menghindarinya - 11 February 2025
- Reimbursement Adalah: Pengertian, Jenis, dan Tipsnya - 11 February 2025
- Cara Melamar Kerja Lewat Email dan Contohnya - 11 February 2025