Istilah efisiensi tentu sudah tidak asing lagi di telinga kalian. Terutama bagi Anda yang berkecimpung di dunia bisnis. Namun, sebenarnya apa itu efisiensi?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efisiensi adalah ketepatan cara dalam melakukan suatu pekerjaan atau usaha tanpa membuang waktu, tenaga, atau biaya.
Dalam dunia bisnis, kurangnya efisiensi dapat menyebabkan pemborosan besar, baik dalam hal waktu, tenaga, maupun pendapatan.
Itulah mengapa efisiensi sangat dibutuhkan dalam proses bisnis untuk membantu organisasi mengurangi proses yang tidak perlu hingga memanfaatkan sumber daya secara bijak.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu efisiensi, manfaat, jenis, hingga cara meningkatkan efisiensi bisnis.
Dalam lingkup bisnis, efisiensi adalah seberapa baik sebuah perusahaan dalam menghasilkan produk dan layanan dibandingkan dengan waktu dan biaya yang diperlukan untuk membuatnya.
Dengan efisiensi, perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya secara maksimal, mengubah bahan baku, tenaga kerja, dan modal menjadi produk yang menghasilkan keuntungan.
Sebaliknya, tanpa efisiensi, bisnis akan kurang terorganisir, yang membuat kegiatan bisnis berjalan lambat dan mengurangi keuntungan.
Dengan menerapkan langkah-langkah efisiensi dan strategi peningkatan yang tepat, bisnis dapat mengurangi pemborosan.
Selain merujuk pada pengertian di atas, para ahli juga memiliki pendapat masing-masing terkait pengertian efisiensi:
1. Mulyadi
Menurut Muyadi, efisien adalah ketepatan dalam cara melakukan suat uusaha atau pekerjaan.
Intinya, pekerjaan harus dilakukan sebaik mungkin tanpa membuang tenaga, waktu, dan biaya yang tidak perlu.
2. S.P. Hasibuan
Hasibuan menjelaskan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara input (sumber daya yang digunakan) dengan output (hasil atau keuntungan yang diperoleh).
Dengan demikian, efisiensi artinya bisa mendapatkan hasil optimal dengan sumber daya yang terbatas.
3. Miranda
Sementara itu, Miranda berpendapat bahwa efisien adalah sebuah prediksi, yaitu memperkirakan jumlah sumber daya yang digunakan dibandingkan dengan hasilnya.
Jadi, efisien bisa diukur dari seberapa besar pengeluaran atau sumber daya yang dipakai untuk mencapai hasil tertentu.
Selain efisiensi, juga dikenal istilah efektivitas yang sebenarnya memiliki pengertian berbeda.
Definisi Efektivitas
Sebelum membahas perbedaan efisiensi dan efektivitas, perlu diketahui efektivitas adalah kondisi di mana suatu kegiatan atau upaya mampu mencapai tujuan atau target yang telah ditetapkan.
Dalam konteks binis, efektivitas berarti karyawan dan seluruh proses perusahaan berjalan ke arah yang benar sesuai dengan tujuan strategis perusaahaan.
Efektivitas tersebut nantinya akan menghasilkan kontribusi nyata terhadap pertumbuhan dan peningkatan pendapatan.
Perbedaan Efisiensi dan Efektivitas
Dalam bisnis, efektif dan efisien adalah dua konsep yang berbeda, meskipun sering dianggap sama.
Efektivitas artinya mampu mencapai tujuan atau target yang sudah ditetapkan.
Fokusnya ada pada hasil, apakah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai atau tidak.
Sementara efisiensi artinya mampu mencapai hasil dengan menggunakan sumber daya (waktu, tenaga, biaya, dan alat) seminimal mungkin.
Efisiensi lebih berfokus pada proses, yakni bagaimana caranya agar pekerjaan selesai dengan cara yang cepat, hemat, dan optimal.
Untuk lebih jelasnya, berikut tabel perbedaan efisiensi dan efektivitas:
aSpek
Efisensi
Efektivitas
Fokus
Hasil dan tercapainya tujuan
Pada proses dan pemanfaatan sumber daya secara optimal
Tujuan
Mencapai target yang sudah ditetapkan
Menyelesaikan pekerjaan dengan cara paling hemat waktu, tenaga, dan biaya
Ukuran
Sejauh mana hasil sesuai dengan tujuan
Seberapa baik sumber daya digunakan untuk mencapai hasil
Dalam aktivitas bisnis, sering kali kita menemukan situasi di mana efisiensi dan efektivitas tidak berjalan beriringan.
Berikut contohnya:
Efisien tapi Tidak Efektif
Seorang sales melakukan 20% lebih banyak panggilan dibandingkan rekan kerjanya. Secara jumlah aktivitas, dia efisien karena bisa melakukan lebih banyak dalam waktu yang sama.
Namun, jumlah closing justru hanya setengah dari hasil rekannya.
Artinya, meskipun efisien dalam bekerja, hasil akhirnya tidak efektif karena tidak mencapai target yang diharapkan.
Efektif tapi Tidak Efisien
Seorang sales lain berhasil closing satu deal dengan baik, sesuai target kualitas yang ditentukan perusahaan.
Namun, dia hanya fokus pada satu prospek dalam satu waktu, padahal targetnya adalah bisa menangani lima prospek sekaligus.
Artinya, dia memang efektif dalam menghasilkan hasil yang diinginkan, tapi tidak efisien dalam memanfaatkan waktu dan sumber daya yang tersedia.
Kesimpulannya, idealnya perusahaan harus bisa seimbang, yakni mencapai target yang tepat (efektif) sekaligus memaksimalkan waktu, biaya, dan tenaga (efisien) agar hasilnya optimal.
Apa Saja Area Penting dalam Efisiensi Bisnis?
Dalam bisnis, ada beberapa area utama yang penting untuk Anda optimalkan.
Di antaranya adalah:
1. Return on Investment (ROI)
ROI atau return on investment mengukur seberapa besar pendapatan yang dihasilkan dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mencapainya.
Perusahaan dapat mengevaluasi ROI dari proyek sebelumnya sekaligus memperkirakan ROI dari investasi di masa depan.
Misalnya, investasi pada mesin baru yang mempercepat produksi dapat meningkatkan pendapatan di masa depan karena produk dapat lebih cepat sampai ke konsumen.
Efisiensi lingkungan mengukur dampak perusahaan terhadap lingkungan, seperti jejak karbon, polusi, penggunaan energi, dan limbah.
Beberapa perusahaan menggunakan analisis internal atau menyewa konsultan eksternal untuk mengevaluasi efisiensi ini.
Praktik ramah lingkungan, seperti penggunaan bahan daur ulang atau sumber daya terbarukan, dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan citra perusahaan.
Meski memulai inisiatif hijau mungkin memerlukan biaya besar, manfaat jangka panjang berupa peningkatan kepercayaan konsumen seringkali lebih besar.
Efisiensi energi berfokus pada penggunaan teknologi hemat energi atau sumber daya terbarukan, seperti tenaga surya, untuk mengurangi biaya operasional.
Perusahaan juga dapat mengidentifikasi konsumsi energi pada setiap tahap produksi untuk menemukan peluang penghematan.
Contohnya, pemasangan lampu otomatis yang mati saat ruangan kosong bisa membantu mengurangi penggunaan energi sekaligus menekan biaya.
6. Efisiensi Tenaga Kerja dan Produktivitas
Perusahaan juga perlu berfokus pada produktivitas karyawan untuk mencapai efisiensi tenaga kerja.
Sebagai contoh, perusahaan dapat mengotomatisasikan tugas-tugas berulang, seperti penggajian atau entri data, sehingga karyawan dapat fokus pada pekerjaan strategis yang lebih bernilai.
Selain itu, penggunaan teknologi terbaru dan manajemen tim yang baik membantu memastikan karyawan bekerja secara efektif sekaligus merasa puas dengan pekerjaan mereka.
Dengan menerapkan efisiensi, bisnis akan merasakan sejumlah manfaat seperti:
1. Menghemat Biaya
Bisnis yang efisien dapat menghemat banyak biaya.
Dengan menyederhanakan proses, mengurangi pemborosan, dan menggunakan sumber daya dengan lebih optimal, bisnis bisa menekan pengeluaran untuk waktu, tenaga kerja, bahan baku, dan lainnya.
Efisiensi ini membantu meningkatkan keuntungan dan menjaga kestabilan keuangan.
Efisiensi membuat pekerjaan lebih cepat dan lancar.
Dengan menghilangkan hambatan, menyederhanakan langkah-langkah yang tidak perlu, dan mengotomatisasi tugas berulang, karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang lebih bernilai, seperti mengembangkan ide baru.
Hasilnya, produktivitas meningkat dan bisnis punya keunggulan di pasar.
3. Kepuasan Pelanggan
Operasi yang efisien membantu bisnis memberikan produk atau layanan dengan lebih cepat dan tepat.
Jika pelanggan puas dengan kualitas, waktu pengiriman, dan layanan yang diberikan, mereka cenderung kembali membeli dan merekomendasikan bisnis tersebut.
Apa itu efisiensi juga bisa berarti mendukung keberlanjutan lingkungan.
Dengan menghemat sumber daya, mengurangi limbah, dan menekan dampak negatif terhadap lingkungan, bisnis dapat menjalankan praktik yang lebih berkelanjutan.
Hal ini juga meningkatkan citra bisnis di mata pelanggan yang peduli terhadap lingkungan.
Menjaga efisiensi operasional dan meningkatkan pendapatan merupakan kunci untuk mempertahankan keuntungan dan kepuasan pelanggan.
Dengan memastikan kualitas produk tetap terjaga dan memenuhi jaminan pengiriman, Anda bisa lebih mudah mencapai target bisnis dan memenuhi ekspektasi pelanggan.
Berikut beberapa cara untuk mengoptimalkan efisiensi bisnis Anda:
1. Tingkatkan Automasi
Automasi dapat membantu karyawan fokus pada aktivitas yang lebih produktif.
Misalnya, Anda dapat mengotomatisasi proses administratif seperti pengiriman faktur, bukti penerimaan, hingga pengisian ulang stok secara otomatis saat stok mencapai batas minimum.
Dengan mengidentifikasi proses yang bisa diotomatisasi, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi langkah yang tidak diperlukan.
Instal alat atau aplikasi yang dapat membatasi notifikasi email atau pesan tertentu pada waktu-waktu tertentu.
Hal ini juga berlaku untuk pesan pop-up dari perangkat lunak internal yang bisa diatur agar hanya mengirimkan notifikasi penting ke grup tertentu.
Lingkungan kerja yang minim gangguan akan menciptakan tenaga kerja yang lebih efisien.
4. Optimalkan Rapat
Pertimbangkan untuk mengadakan rapat singkat setiap pagi, sekitar 10 menit, untuk mengurangi gangguan dari rapat yang terlalu sering.
Satu kali pertemuan di pagi hari dapat memberikan pembaruan kepada karyawan dan manajer mengenai perkembangan terbaru, perubahan, atau peluang perbaikan.
Hargai pencapaian mereka dan berikan saran saat dibutuhkan.
Sediakan alat dan perlengkapan kerja yang memadai.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan, yang pada akhirnya mendukung pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.
Berdasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa apa itu efisiensi adalah upaya yang mencakup mengurangi pemborosan, memaksimalkan penggunaan sumber daya, dan meningkatkan produktivitas.
Dengan efisiensi, perusahaan dapat menghasilkan produk atau layanan dengan lebih cepat dan hemat biaya, yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan dan kepuasan pelanggan.
Ada beberapa area penting dalam efisiensi bisnis, seperti ROI, efisiensi proses, operasional, lingkungan, energi, tenaga kerja, dan keuangan.
Untuk meningkatkan efisiensi, bisnis dapat menerapkan automasi, mengoptimalkan komunikasi, mengurangi gangguan, dan mengelola rapat dengan lebih efektif.
Langkah-langkah ini memungkinkan perusahaan menghemat biaya, meningkatkan produktivitas, serta beradaptasi dengan perubahan pasar dan teknologi.
Efisiensi tidak hanya mendukung pertumbuhan bisnis tetapi juga keberlanjutan jangka panjang.
Untuk mendukung efisiensi bisnis, perusahaan dapat melakukan manajemen data karyawan dengan software HR dan payroll dari GajiHub.
Dengan software ini, perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola kehadiran, payroll, cuti, hingga urusan reimbursemet karyawan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hinga 14 hari.
Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.
