Manajemen Proses Bisnis: Tahapan, Cara, Contoh, dan Tipsnya

Selain dituntut untuk berkembang, perusahaan juga harus bergerak lebih cepat dan lebih efisien. Itulah mengapa perusahaan perlu menerapkan manajemen proses bisnis, agar bisa fokus pada berbagai aspek, mulai dari penyelesaian proyek, kerjasama hingga komunikasi tim.

Manajemen proses kerja melibatkan upaya dalam mempercepat alur kerja serta memastikan setiap langkah yang dilakukan tim dapat membawa nilai dan mendukung tujian bisnis.

Melalui manajemen ini, perusahaan juga dapat mengevalusi, memperbaiki, dan mengoptimalkan proses kerja secara sistematis. Namun, sebenarnya apa yang disebut dengan manajemen proses kerja?

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas hal tersebut, manfaat, tahapan, contoh, cara penerapan, hingga tipsnya.

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Proses Bisnis?

Manajemen proses bisnis atau business process management (BPM) adalah praktik untuk menganalisis dan meningkatkan proses kerja di perusahaan.

Proses bisnis sendiri merupakan serangkaian tugas atau aktivitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi.

Seiring berjalannya waktu, proses kerja di perusahaan mungkin menjadi tidak efisien atau kurang efektif, karena pada awalnya dirancang saat tim masih kecil atau belum menggunakan alat bantu tertentu.

Dengan BPM, Anda dapat menganalisis dan memperbarui proses-proses tersebut menjadi lebih optimal, misalnya dengan mengurangi hambatan, mengotomatisasi pekerjaan manual, atau menyelaraskan tujuan proyek dengan hasil bisnis yang diinginkan.

Intinya, BPM tidak hanya menciptakan proses yang lebih efisien, tetapi juga lebih efektif. Tanpa efisiensi, proses yang efektif bisa memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.

Begitu juga, proses yang efisien namun tidak efektif mungkin cepat tetapi kurang tepat sasaran.

Oleh karena itu, untuk mencapai keduanya, BPM membantu menemukan keseimbangan antara efisiensi dan efektivitas.

Baca Juga: Manajemen Hubungan Pelanggan: Strategi dan Tantangannya

Apa Saja Jenis Manajemen Proses Bisnis?

BPM berfokus pada upaya peningkatan proses. Namun, karena terdapat jenis proses di perusahaan. BPM juga terbagi menjadi beberapa jenis yang bisa Anda terapkan sesuai kebutuhan.

Berikut adalah tiga jenis BPM:

1. Human-centric BPM

Human-centric BPM dirancang untuk proses yang dilakukan oleh manusia, seperti tugas yang membutuhkan persetujuan dari beberapa pihak atau aktivitas kreatif.

Sistem BPM jenis ini membantu dengan menyediakan notifikasi sederhana, interface yang mudah digunakan, dan fitur pelacakan untuk mempermudah manusia dalam memahami dan menjalankan prosesnya.

Contoh human-centric BPM

Perekrutan dan orientasi karyawan baru

Walaupun prosesnya bisa ditingkatkan dengan alat bantu, perekrutan tetap membutuhkan interaksi manusia seperti wawancara dan evaluasi.

Pekerjaan kreatif

Proses kreatif seperti desain atau penulisan tidak bisa sepenuhnya diotomatisasi, karena membutuhkan sentuhan manusia untuk ide dan kreativitas.

Di sini, human-centric BPM membantu dengan menyediakan panduan untuk mengelola dan meninjau hasil kerja.

2. Document-centric BPM

BPM jenis ini berfokus pada proses yang menghasilkan dokumen, seperti dokumen hukum atau artikel blog yang memerlukan banyak revisi.

Sistem BPM berbasis dokumen membantu mengatur dan melacak proses revisi dan persetujuan, sehingga setiap orang bisa bekerja dengan lebih teratur dan terarah.

3. Integration-centric BPM

Dalam pekerjaan sehari-hari, karyawan kerap kali harus menggunakan banyak tools.

Oleh karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan integration-centric BPM untuk membantu mengintegrasikan berbagai alat tersebut ke dalam satu platform pusat.

Dengan demikian, karyawan tidak perlu mengupdate alat secara manual atau mencari data di berbagai aplikasi, sehingga proses kerja menjadi lebih efisien dan terkoordinasi.

Baca Juga: Manajemen Pemasaran: Tahapan, Peran, Jenis, dan Strateginya

Apakah Perusahaan Perlu Menerapkan Manajemen Proses Bisnis?

Ya, perlu, dengan proses ini, perusahaan akan merasakan berbagai manfaat penting yang bisa memberikan dampak positif pada bisnis, seperti:

1. Meningkatkan Efisiensi

Dengan memahami proses bisnis lebih dalam, organisasi dapat menemukan dan memperbaiki hambatan serta ketidakefisienan. BPM juga dapat membantu mengidentifikasi tugas yang bisa diotomatisasi.

2. Meningkatkan Kelincahan Bisnis

Manajemen proses bisnis memudahkan organisasi untuk menyesuaikan proses bisnis dengan cepat dalam menghadapi perubahan eksternal seperti fluktuasi pasar atau penyesuaian regulasi, serta faktor internal seperti perubahan strategi.

Software BPM memungkinkan pengguna berbagi, menggunakan ulang, dan menyesuaikan elemen proses dengan cepat untuk merespons perubahan pasar, sehingga mempertahankan keunggulan kompetitif.

3. Meningkatkan Kepatuhan

Dengan menetapkan aturan dalam proses bisnis, organisasi dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan praktik terbaik.

Hal ini juga membantu menunjukkan kepatuhan kepada pihak eksternal dan mengidentifikasi ketidakpatuhan secara internal untuk menghindari denda.

4. Meningkatkan Kerjasama

Manajemen proses bisnis memfasilitasi kerjasama yang lebih efektif antara tim bisnis dan IT, yang mempercepat pengembangan aplikasi bisnis.

BPM juga mendorong kolaborasi antar-karyawan di berbagai departemen, karena data bisnis dapat disimpan dalam alat terpusat yang memudahkan semua orang mengakses informasi yang sama.

Baca Juga: Data Governance: Manfaat, Elemen Penting, dan Praktik Terbaik

5. Mengurangi Risiko

Proses manajemen ini memungkinkan standarisasi proses dan memberikan visibilitas serta kontrol yang lebih besar terhadap eksekusi proses, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia.

Fitur manajemen akses juga memberikan kontrol atas siapa yang dapat melihat dan mengedit informasi, membantu organisasi menjaga tata kelola data dan mencegah masalah keamanan.

6. Peningkatan Berkelanjutan

Memetakan dan meninjau proses dengan BPM memberikan pemahaman yang lebih jelas tentang kinerja proses bisnis.

Hal ini memungkinkan organisasi untuk secara berkala mengevaluasi proses, mengidentifikasi area yang bisa ditingkatkan, dan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan.

7. Mengotomatisasi Proses yang Kompleks

BPM membantu organisasi menemukan area yang dapat diotomatisasi untuk mengurangi beban kerja manual, menurunkan biaya, dan meningkatkan efisiensi.

Baca Juga: Manajemen Perubahan: Manfaat, Tantangan, Model, dan Strategi

8. Memantau Proses Kinerja

BPM menyediakan akses ke laporan real-time dan historis yang memperlihatkan proses kinerja, yang memudahkan organisasi untuk memantau dan mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan.

9. Mengintegrasikan Sistem Bisnis

Dengan memetakan proses dan memahami kebutuhan yang diperlukan agar proses berjalan lancar, pengguna dapat melihat seluruh sistem yang terlibat dan menghubungkan berbagai aplikasi, basis data, atau sistem lama untuk mendapatkan tampilan data bisnis yang terpusat.

Baca Juga: Manajemen Pengadaan: Manfaat, Tahap, Elemen, dan Tipsnya

Apa Saja Tahapan dalam Manajemen Proses Bisnis?

Supaya lebih mudah dalam mengelola dan meningkatkan proses bisnis, ada 5 tahapan penting yang bisa Anda lakukan:

1. Desain

Tahap desain adalah langkah awal dalam siklus BPM. Tujuannya adalah melihat apakah proses saat ini sudah efektif atau perlu diperbaiki.

Di tahap ini, Anda mencari hambatan yang ada dalam proses sehingga bisa merancang ide dan perbaikan yang diperlukan.

Peningkatan ini bisa berupa otomatisasi alur kerja atau penghapusan langkah yang tidak perlu, sehingga proses menjadi lebih sederhana dan efisien.

Membagi desain menjadi bagian-bagian kecil akan memudahkan Anda dalam melihat masalah dan menyelesaikannya dengan lebih jelas.

2. Model

Pada tahap ini, proses bisnis akan dikaji lebih mendalam dan diubah menjadi model proses. Hal ini bisa melibatkan komunikasi dengan pemangku kepentingan atau mereka yang menjalankan proses sehari-hari.

Hasil dari tahap ini adalah dokumentasi proses secara menyeluruh, yang nantinya dapat digunakan untuk mengukur dan mengidentifikasi masalah.

Anda dapat menerapkan teknik analisis yang berbeda untuk memahami faktor yang menyebabkan masalah dalam berbagai kondisi.

3. Eksekusi

Setelah menyiapkan desain dan model, selanjutnya Anda perlu menguji dan menerapkan perbaikan yang telah direncanakan.

Di tahap eksekusi ini, model dan desain akan diimplementasikan ke dalam proses bisnis. Tahap ini juga dapat mencakup otomatisasi untuk mempercepat proses.

Namun, sebaiknya buat lingkungan uji terlebih dahulu agar proses berjalan lancar dan dapat diandalkan sebelum digunakan secara langsung.

Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya

4. Pemantauan

Ketika proses sudah berjalan, pemantauan dilakukan untuk memastikan tidak ada hambatan baru yang mengganggu alur proses.

Dengan pemantauan, Anda bisa memastikan proses berjalan sesuai arahan dan waktu yang ditentukan.

Data dari pemantauan ini penting untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat serta mengidentifikasi area yang mungkin masih perlu perbaikan.

5. Optimisasi

Optimisasi merupakan tahap akhir dalam siklus manajemen proses bisnis, namun bukan berarti proses berhenti.

Anda perlu melakukan siklus secara berulang sehingga Anda bisa terus mencari cara meningkatkan proses bisnis.

Data dari pemantauan membantu mengidentifikasi area yang perlu penyesuaian, sehingga proses bisa lebih efisien, menghemat waktu, dan memberikan hasil yang lebih baik.

Dengan melakukan optimisasi berkelanjutan, organisasi dapat terus berkembang dan menjadi lebih efektif.

Baca Juga: Organizational Transformation: Manfaat dan Tips Membangunnya

Bagaimana Contoh Penerapan Manajemen Proses Bisnis?

Untuk lebih memahami manajemen proses bisnis, berikut beberapa contoh yang bisa dijadikan referensi:

1. Perbankan

BPM sangat penting bagi bank untuk memperlancar operasional, meningkatkan layanan pelanggan, dan memastikan kepatuhan pada regulasi.

Bank mengelola banyak proses, mulai dari interaksi pelanggan, pengelolaan transaksi, dan pemrosesan pinjaman.

Dengan BPM, bank bisa mengotomatiskan work flow, mengurangi kesalahan manual, dan mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang operasional harian.

Kemampuan untuk cepat merespons kebutuhan pelanggan dan pembaruan regulasi membuat operasional tetap tangkas dan sesuai aturan.

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas berulang dan menghubungkan berbagai sistem, manajemen proses bisnis memungkinkan bank fokus pada strategi untuk pertumbuhan dan peningkatan layanan.

Contoh penerapan BPM di perbankan:

• Onboarding pelanggan
• Proses pengajuan pinjaman

2. Ritel

BPM membantu peritel menata operasional dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dengan mengotomatiskan alur kerja penting.

Perusaahaan ritel mengelola berbagai proses, mulai dari pengelolaan inventaris hingga layanan pelanggan dan transaksi penjualan.

BPM mengurangi ketidakefisienan operasional, memungkinkan peritel mengelola rantai pasokan, melacak stok secara real-time, dan memastikan proses pemesanan berjalan lancar.

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas ini, peritel bisa meningkatkan kepuasan pelanggan, menekan biaya, dan lebih tangkas di pasar yang berubah cepat.

BPM juga membantu peritel menyesuaikan diri dengan perubahan perilaku konsumen dan mengoptimalkan strategi untuk mendukung pertumbuhan.

Contoh penerapan manajemen proses bisnis di ritel:

• Pengelolaan inventaris
• Pemenuhan pesanan

Baca Juga: Tips Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Ritel

3. Manufaktur

Manajemen proses bisnis memungkinkan perusahaan manufaktur mengoptimalkan proses produksi, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kualitas produk.

Manufaktur melibatkan proses yang kompleks dan membutuhkan koordinasi antara pengadaan, produksi, dan distribusi.

BPM membantu mengotomatiskan alur kerja penting, seperti penjadwalan produksi, quality control, dan manajemen supply chain, agar operasional berjalan lebih efisien.

Produsen bisa meminimalkan downtime, mengalokasikan sumber daya lebih baik, dan menjaga konsistensi produk.

BPM juga memberikan visibilitas lebih pada supply chain, memudahkan identifikasi kendala, dan mendukung perbaikan berkelanjutan.

Contoh penerapan manajemen proses bisnis di ritel:

• Perencanaan produksi
• Quality control

Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Manufaktur dan Tips Memilihnya

4. Kesehatan

BPM berperan penting dalam meningkatkan kualitas perawatan pasien, mengoptimalkan alur kerja administratif, dan memastikan kepatuhan pada regulasi di bidang kesehatan.

Layanan kesehatan mengelola proses rumit, seperti rekam medis, penjadwalan janji, dan penagihan.

BPM mengotomatiskan tugas-tugas ini, mengurangi pekerjaan administratif dan memungkinkan staf fokus pada perawatan pasien.

Pengelolaan proses yang baik juga meningkatkan akurasi data medis, mempercepat pemrosesan pasien, dan memperbaiki komunikasi antar-departemen.

BPM membantu layanan kesehatan memenuhi regulasi, mengurangi biaya operasional, dan memberikan standar perawatan yang lebih tinggi.

Contoh penerapan manajemen proses bisnis di ritel:

• Onboarding pasien
• Pemrosesan klaim

Baca Juga: Cara Mengelola Manajemen Shift Rumah Sakit + 8 Tipsnya

Bagaimana Cara Menerapkan Manajemen Proses Bisnis di Perusahaan Anda?

Penerapan BPM memerlukan langkah yang terstruktur agar prosesnya berjalan lancar dan berdampak positif bagi perusahaan.

Jika terburu-buru, hasilnya mungkin tidak maksimal dan malah menimbulkan masalah baru. Berikut panduan yang bisa membantu Anda untuk menerapkan BPM dengan lebih efektif:

1. Pilih Platform BPM yang Mudah Dipakai

Mulailah dengan memilih platform BPM yang sesuai. Hindari platform yang rumit dan hanya bisa digunakan oleh tim IT.

Pilih yang mudah dipakai sehingga semua karyawan bisa terlibat, termasuk yang tidak ahli dalam teknologi.

2. Mulai dari Proses yang Mudah

Jangan langsung memilih proses yang rumit atau penting. Mulailah dari yang sederhana, seperti proses pengajuan pembelian atau penggantian biaya perjalanan.

Hal ini akan membantu karyawan terbiasa dengan sistem BPM.

3. Tunjuk Penanggung Jawab Proses

Pilih seseorang untuk bertanggung jawab dalam setiap proses. Orang ini bertugas memastikan proses berjalan sesuai tujuan perusahaan.

4. Tentukan Target yang Jelas

Apa yang ingin dicapai dengan BPM? Apakah untuk mengurangi waktu proses atau menekan biaya? Tentukan target yang jelas dan ukurannya supaya mudah dilacak.

Baca Juga: Total Quality Management: Manfaat, Prinsip, Teknik, dan Langkahnya

5. Gambarkan Alur Kerja dengan Jelas

Sebelum menggunakan tools terkait manajemen proses bisnis, buat sketsa alur kerja secara manual.

Diskusikan dengan orang-orang yang menjalankan proses ini untuk memahami kendala yang mereka alami dan peluang apa saja yang bisa diperbaiki.

6. Libatkan Pihak Penting

Libatkan pemimpin bisnis, tim IT, dan karyawan yang akan terlibat dalam manajemen proses bisnis. Kumpulkan feedback dari mereka untuk memastikan proses BPM cocok untuk semua pihak.

7. Uji Sistem Terlebih Dahulu

Lakukan percobaan kecil pada sistem BPM untuk memastikan bahwa semua berjalan lancar.

Hal ini dapat membantu mengidentifikasi masalah dan melatih karyawan sebelum diterapkan secara keseluruhan.

8. Gunakan Sistem yang Fleksibel

Pastikan platform manajemen proses bisnis bisa terintegrasi dengan baik tanpa memerlukan perubahan besar pada infrastruktur IT yang sudah ada.

9. Latih Karyawan

Dorong karyawan untuk memahami manfaat BPM bagi pekerjaan mereka sehari-hari. Latihan yang cukup memastikan setiap orang tahu cara menggunakan BPM dengan baik.

10. Pantau dan Tingkatkan

Pantau key performance indicator (KPI) untuk melihat efektivitas BPM. Jika belum sesuai target, perbaiki alur kerja dan lakukan uji coba lagi sampai hasilnya optimal.

Baca Juga: 15 KPI Procurement, Cara Menghitung, dan Manfaatnya

Bagaimana Tips Terbaik dalam Menerapkan Manajemen Proses Bisnis?

Selain dengan melakukan cara di atas, berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan manajemen proses bisnis:

• Pastikan setiap proses bisnis memiliki hasil yang diinginkan dan sesuai dengan tujuan organisasi.
• Ajak karyawan terlibat dalam perancangan dan pengelolaan proses agar lebih mendukung perubahan.
• Lakukan dokumentasi secara lengkap agar organisasi memahami, memperbaiki, dan memantau proses dari waktu ke waktu.
• Anda dapat menggunakan flowchart atau diagram lainnya untuk memudahkan pemahaman terkait manajemen proses bisnis.
• Pantau secara berkala dan gunakan data kinerja untuk mengidentifikasi serta mengatasi masalah
• Gunakan teknologi seperti otomatisasi dan AI untuk meningkatkan efisiensi dan menekan biaya operasional.

Baca Juga: 10 Peran AI dalam Payroll untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa manajemen proses bisnis merupakan fondasi penting bagi perusahaan yang ingin tumbuh secara berkelanjutan.

Dengan mengoptimalkan setiap proses, bisnis dapat lebih responsif terhadap perubahan, meningkatkan produktivitas, dan meminimalkan waktu yang terbuang pada tugas-tugas yang kurang bernilai.

Proses manajemen ini juga memberikan keunggulan kompetitif, memungkinkan bisnis beradaptasi dan berinovasi di tengah persaingan yang semakin ketat.

Nah, selain menggunakan software dan tools manajemen proses bisnis, perusahaan juga perlu mengotomatisasi proses manajemen data karyawan melalui software HR Gajihub.

Dengan software ini, manajemen dapat memantau produktivitas dan kinerja karyawan secara akurat dan otomatis dalam 1 sistem yang saling terintegrasi.

Anda juga dapat memantau berbagai laporan terkait karyawan, misalnya laporan keterlambatan, lembur, cuti, dan sebagainya sebagai bahan pertimbangan dalam penilaian kinerja karyawan.

Hal tersebut tentu membantu perusahaan dalam mendukung penerapan manajamen proses bisnis yang lebih efektif.

Tertarik menggunakan Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.