Meeting Notes: Pengertian, Manfaat, Tips, dan Contohnya

Meeting notes atau dalam bahasa Indonesia catatan rapat menjadi dokumen penting yang akan merangkum isi rapat, mulai dari bahasan hingga hasil rapat.

Dalam membuat meeting notes ini ada bagian-bagian atau elemen yang harus diperhatikan sehingga Anda tidak bisa membuatnya secara asal. Biasanya meeting notes ini dibuat oleh sekretaris.

Lalu apa sebenarnya meeting notes atau catatan rapat ini? Apa saja manfaat dan apa saja tips dalam membuat meeting notes ini?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai meeting notes, mulai dari pengertian, manfaat, elemen, tips membuat, dan contohnya. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

‍Apa yang Dimaksud dengan Meeting Notes?

Seperti namanya, meeting notes atau catatan rapat adalah catatan yang dibuat selama rapat untuk mencatat informasi, poin-poin penting, keputusan penting, dan data lain yang relevan. Catatan rapat dapat dibuat secara manual (ditulis oleh pencatat yang ditunjuk atau setiap peserta secara individu) atau bisa juga dibuat secara otomatis (direkam oleh asisten AI).

‍Catatan Rapat vs Notulen Rapat

Perbedaan antara catatan rapat dan notulen rapat tidak kentara, karena hal ini tergantung pada tujuan dan pentingnya rapat. Berikut ini adalah perbedaan antara catatan rapat dan notulen rapat:

Catatan rapat digunakan dalam lingkungan informal, sedangkan notulen rapat paling baik digunakan dalam konteks pertemuan formal.
Catatan biasanya digunakan dalam pertemuan seperti rapat harian, di mana tidak perlu membuat catatan resmi. Sebaliknya, notulen rapat diperlukan untuk situasi yang memiliki risiko tinggi, seperti rapat pemangku kepentingan, rapat dewan direksi, atau rapat komite pengarah.
Baik catatan rapat maupun notulen rapat berisi poin-poin penting dari diskusi, daftar item tindakan, dan fokus pada topik spesifik yang tercantum dalam agenda rapat. Namun, notulen rapat wajib berisi nama-nama semua peserta yang hadir, orang yang tidak hadir (jika ada), waktu mulai, tanggal, tujuan, dan aspek logistik lainnya.
Catatan rapat dapat dibuat selengkap atau sesingkat mungkin sesuai kebutuhan, sedangkan notulen rapat merupakan versi yang lebih mendalam dan terstruktur dari catatan rapat.Tidak seperti catatan rapat, notulen rapat dapat berfungsi sebagai dokumen yang mengikat secara hukum, sehingga para peserta menandatangani nama mereka pada notulen rapat di beberapa organisasi.

Mengapa Catatan Rapat Penting?

Selama rapat, orang-orang ingin sekali berbagi pendapat dan mencari solusi bersama. Namun, jika tidak ada yang membuat catatan rapat, maka akan sulit untuk mengingat detail penting, tugas, tenggat waktu, dan aspek praktis lainnya.

Bagi sebagian besar dari kita, skenario ini terdengar sangat familiar. Rapat tim yang efektif harus diakhiri dengan rencana tindakan yang membantu para peserta untuk menindaklanjutinya.

Namun, bagaimana Anda bisa membuat rencana jika Anda hanya mengandalkan ingatan Anda? Sama seperti pengalaman rapat yang khusus bagi setiap peserta, ingatan juga bersifat subjektif.

‍Solusinya adalah membuat catatan yang akurat untuk setiap pertemuan dan membaginya dengan rekan satu tim Anda.

Apa Saja Jenis-Jenis Meeting Notes?

Seperti halnya ada berbagai jenis rapat, ada juga berbagai jenis catatan rapat. Bagian ini menyediakan panduan komprehensif untuk membantu Anda menemukan metode terbaik yang sesuai dengan gaya pencatatan Anda.

Catatan Cornell: Ini adalah format sistematis untuk memadatkan dan mengatur catatan, sehingga lebih mudah untuk ditinjau. Halaman ini dibagi menjadi tiga bagian: petunjuk (pertanyaan atau poin utama di sebelah kiri), catatan (informasi rinci dari rapat di sebelah kanan), dan ringkasan di bagian bawah.
Catatan Kuadran: Metode ini melibatkan pembagian halaman Anda ke dalam kuadran (atau kotak) seperti penting, kurang penting, delegasikan, dan tunda. Setiap kuadran digunakan untuk jenis catatan yang berbeda, sehingga memungkinkan penetapan prioritas untuk eksekusi tindak lanjut.
Catatan Pemetaan Pikiran: Jika Anda lebih menyukai representasi visual, pendekatan peta pikiran mungkin cocok untuk Anda. Mulailah dari tema utama dan buatlah cabang-cabang untuk topik yang berbeda, isi setiap cabang dengan catatan yang relevan. Sempurna untuk sesi curah pendapat.
Garis besar: Metode ini dimulai dengan topik utama dan menguraikannya hingga ke detail-detailnya secara teratur. Metode ini sangat bagus untuk mendokumentasikan notulen karena poin-poin utama dari agenda sudah dirinci.
Membuat bagan: Pendekatan bagi dan kuasai ini berguna untuk mencatat beberapa jenis informasi tertentu. Buatlah bagan dan isi selnya dengan poin-poin yang dibahas selama rapat.
Catatan Kalimat: Metode yang mudah ini hanya melibatkan pencatatan setiap poin dalam bentuk kalimat singkat yang muncul selama rapat, tanpa format tambahan.

Apa Saja Elemen yang Harus Ada dalam Meeting Notes?

Catatan rapat yang terstruktur dengan baik dan terperinci merupakan aset penting untuk produktivitas bisnis.

Catatan ini membantu Anda menyimpan catatan tentang ide, tindakan, dan keputusan yang dibuat selama rapat. Berikut ini beberapa elemen kunci yang perlu disertakan dalam catatan rapat Anda:

Detail Rapat: Cantumkan tanggal, waktu mulai dan selesai, dan lokasi (fisik atau virtual) rapat.
Daftar Peserta: Dokumentasikan semua peserta dan peran mereka untuk referensi. Sebutkan jika ada yang tidak hadir atau jika ada tamu khusus yang hadir.
Agenda Rapat: Buat daftar topik yang direncanakan untuk rapat. Hal ini akan mengatur struktur catatan Anda dan membantu Anda membahas poin-poin diskusi utama dalam urutan yang logis.
Poin Diskusi: Ini terdiri dari sebagian besar catatan Anda. Pastikan untuk mencatat argumen, pendapat, ide, dan pertanyaan utama yang muncul terkait dengan setiap item agenda.
Keputusan yang Dibuat: Dokumentasikan keputusan-keputusan penting. Siapa yang membuat keputusan tersebut? Alternatif-alternatif apa saja yang dipertimbangkan? Sebutkan justifikasi dari keputusan tersebut untuk referensi di masa mendatang.
eItem Tindakan: Mencatat siapa yang bertanggung jawab atas apa (tugas atau tindak lanjut) setelah rapat. Hal ini harus menyatakan siapa yang ditugaskan untuk setiap tindakan, apa tindakan tersebut, dan tanggal jatuh tempo jika diberikan.
Langkah Selanjutnya dan Tenggat Waktu: Uraikan apa yang harus dilakukan selanjutnya, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan harus diselesaikan. Hal ini memastikan bahwa setiap orang mengetahui tanggung jawab mereka ke depannya.
Pertanyaan dan Jawaban: Dokumentasikan setiap pertanyaan yang muncul, dan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut. Jika jawaban tidak tersedia, catat siapa yang akan mencari jawabannya dan kapan.
Fakta dan Statistik Penting: Catat angka, data, fakta, atau statistik penting yang dikutip. Hal ini mungkin berguna untuk referensi di masa mendatang, atau ketika mengerjakan tugas dan proyek terkait.
Lampiran: Jika ada dokumen yang dibagikan atau didiskusikan selama rapat, sertakan dokumen tersebut atau tautan ke dokumen tersebut dalam catatan Anda.

Dengan memasukkan elemen-elemen kunci ini ke dalam catatan rapat, Anda akan membuat catatan komprehensif yang akan memperjelas tindak lanjut, memperkuat akuntabilitas, dan menjadi sumber daya yang berharga bagi mereka yang tidak hadir dalam rapat – sekaligus meningkatkan produktivitas dan komunikasi tim Anda.

Apa Manfaat Membuat Meeting Notes?

Jika rapat tim adalah jantung dari kolaborasi, maka catatan rapat yang baik adalah otak dari rapat yang produktif. Berikut ini adalah keuntungan dari membuat catatan rapat:

‍Menyoroti pertukaran informasi yang berharga dan menyimpan detail yang relevan yang terjadi selama rapat.
Meringkas diskusi untuk referensi di masa mendatang dan menyegarkan ingatan Anda kapan pun diperlukan.
Menawarkan transparansi menyeluruh untuk sebuah organisasi.
Menetapkan tugas dan mendefinisikan item yang dapat ditindaklanjuti.
Meningkatkan produktivitas dengan menindaklanjuti setelah rapat.
Menghasilkan catatan tertulis dari semua keputusan perencanaan.
Melacak kemajuan yang telah dicapai dan tonggak penting dari siklus hidup proyek.
Merekap rapat dan memberikan informasi terbaru untuk orang-orang yang tidak hadir.
Memverifikasi informasi dan menyelesaikan argumen.
Mengutip peserta rapat secara verbatim.
Memberikan perlindungan hukum untuk menyelesaikan sengketa hukum dengan cepat.
Mengumpulkan informasi yang berharga untuk sesi umpan balik.

Apa Saja Tips Membuat Meeting Notes yang Baik?

Terutama jika Anda baru dalam pembuatan meeting notes ini, proses pencatatan bisa tampak menakutkan. Berikut adalah 5 tips untuk membantu Anda membuat catatan rapat yang lebih baik:‍

1. Menugaskan Pencatat yang Ditunjuk

Meskipun setiap orang dalam rapat tim dipersilakan untuk membuat catatan mereka sendiri, sangat penting untuk menunjuk seorang pencatat.

Orang ini akan bertanggung jawab untuk membuat catatan dan membagikannya kepada peserta rapat lainnya di akhir rapat. Hal ini akan menjadi sumber kebenaran yang dapat diandalkan untuk setiap keputusan yang perlu diambil setelah rapat.

Selama diskusi berlangsung, pencatat yang ditunjuk juga bertanggung jawab untuk mengklarifikasi apa pun yang tidak mereka yakini. Misalnya, jika ada dua pernyataan yang bertentangan, pencatat harus menentukan mana yang benar sebelum menuliskannya.

‍2. Gunakan Agenda Rapat Anda sebagai Templat Catatan Rapat

Tidak perlu memulai dari awal ketika membuat catatan rapat, selama Anda terbiasa menggunakan agenda rapat.

Ketika membuat catatan tanpa panduan, mungkin sulit untuk memahami catatan Anda SETELAH rapat. Di bawah setiap item agenda, sorot poin-poin penting yang Anda diskusikan dan buat garis besar langkah selanjutnya untuk topik tertentu.

‍Hal ini juga akan menghemat waktu Anda karena tidak perlu terus-menerus beralih antara agenda rapat dan selembar kertas kosong untuk mencatat.

‍3. Ketahui Apa yang Perlu Dicatat

Mungkin Anda tergoda untuk mencoba menuliskan sebanyak mungkin selama rapat Anda, tetapi bukan itu intinya. Ini mungkin akan berguna nantinya, Anda mungkin berpikir, tetapi biasanya, itu jauh dari kebenaran.

Berikut ini adalah aspek-aspek yang harus Anda catat selama rapat:

1. Poin-poin Utama

Rangkumlah poin-poin utama yang dibuat untuk setiap topik dalam agenda Anda. Usahakan untuk membuatnya singkat dan sederhana, maksimal 3-4 kalimat atau poin-poin penting sudah cukup.

2. Butir-butir Tindakan

Butir-butir tindakan mengubah pertemuan Anda dari sekadar duduk santai menjadi percakapan yang produktif yang berfokus pada hasil.

‍3. Pertanyaan

Apakah ada pertanyaan yang muncul selama rapat Anda? Catatlah, begitu juga dengan jawaban yang diberikan oleh anggota tim lainnya. Buatlah catatan khusus untuk setiap pertanyaan terbuka yang memerlukan tindak lanjut dari pihak Anda.

‍4. Keputusan

Pengambilan keputusan adalah tujuan akhir dari sebagian besar rapat, jadi pastikan Anda mencatat setiap keputusan yang diambil, serta detail lainnya yang dapat membantu menggerakkan segala sesuatunya.

‍5. Ide-ide baru

Hanya karena rapat yang Anda ikuti tidak didedikasikan untuk curah pendapat tentang ide-ide baru, bukan berarti Anda tidak boleh menuliskannya. Dengan cara ini, Anda akan dapat kembali ke sana saat diperlukan.

4. Pelajari Cara Menulis Catatan Rapat

Meskipun setiap orang mencatat dengan cara mereka sendiri, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan proses pencatatan Anda. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat catatan rapat yang baik:

1. Pilih Metode Pencatatan

Karena kita semua memproses informasi dengan cara yang berbeda, catatan Anda harus mencerminkan apa yang paling alami bagi Anda. Beberapa orang, misalnya, lebih suka memberi kode warna pada catatan mereka, sedangkan yang lain lebih suka mencatatnya dalam daftar.

‍Berikut adalah beberapa metode populer yang dapat Anda gunakan untuk membuat catatan rapat yang efektif:‍

Metode Cornell: Metode Cornell terdiri dari pendekatan sistematis untuk meringkas dan mengatur catatan tanpa harus menyalinnya kembali. Pada dasarnya, Anda menulis catatan Anda di ruang utama, sementara membiarkan ruang kiri kosong untuk kata kunci untuk melabeli setiap ide.
Pendekatan Kuadran: Metode ini mengambil pendekatan linier Anda dan membaginya dalam 2 kategori, berdasarkan tingkat kepentingan. Kemudian, setiap kategori dibagi menjadi 2 subkategori, berdasarkan urgensi.
Metode Pemetaan Pikiran: Ini adalah pendekatan visual yang digunakan untuk menyusun informasi ke dalam sebuah hirarki, yang menunjukkan hubungan antara bagian-bagian yang berbeda dari suatu keseluruhan. Ini adalah cara untuk membantu Anda menelusuri kembali proses berpikir Anda, dan meningkatkan kemampuan Anda untuk memahami dan menyimpan informasi.

‍2. Mulailah Membuat Catatan Sebelum Rapat Dimulai

Meluangkan waktu beberapa menit sebelum rapat untuk memastikan bahwa Anda sudah siap akan sangat membantu. Mengisi bagian yang didedikasikan untuk tanggal, waktu, peserta, dan lainnya sebelum memasuki ruang konferensi memungkinkan Anda untuk tetap lebih fokus pada bagaimana diskusi berjalan.

‍3. Bersihkan Catatan Rapat

Terutama jika Anda baru dalam hal pencatatan, mungkin sulit untuk menjaga catatan Anda tetap teratur. Anda mungkin akan mendapatkan beberapa catatan yang berserakan di meja Anda, beberapa catatan di suatu tempat di desktop, dan sisanya hilang.

‍Penting untuk meluangkan waktu setelah rapat untuk mensistematisasi dan mengatur semua catatan rapat Anda, dan menyimpannya di satu tempat. Untuk mempermudah, pertimbangkan untuk melakukan hal berikut ini:

Ketik semua catatan yang ditulis tangan
Ubah semua butir tindakan menjadi tugas dan berikan kepada orang yang bertanggung jawab
Tambahkan tanggal jatuh tempo pada tugas-tugas tersebut
Menyimpan catatan Anda dalam folder yang relevan.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang meringkas rapat Anda? Lihat artikel kami tentang mengapa setiap rapat membutuhkan ringkasan untuk mendapatkan wawasan yang Anda butuhkan!

‍5. Bagikan Catatan Rapat

Meskipun hanya satu orang yang membuat catatan rapat, catatan tersebut harus dapat diakses oleh semua anggota tim yang relevan. Tujuannya adalah agar semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang telah didiskusikan dan apa yang akan terjadi selanjutnya.

Pastikan untuk menandai anggota tim dalam catatan Anda atau mengirimkannya langsung ke email mereka.

Apa Saja Contoh Meeting Notes?

Berikut beberapa contoh dari meeting notes yang bisa Anda jadikan referensi:

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Contoh 4

Contoh 5

Contoh 6

Contoh 7

Contoh 8

Contoh 9

Contoh 10

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai meeting notes untuk Anda. Seperti yang diketahui rapat merupakan bagian penting untuk menyelesaikan permasalahan atau mendiskusikan proyek terbaru dan catatan rapat ini dibutuhkan untuk merangkum isi dan hasil dari rapat.

Jadi pastikan Anda membuat meeting notes ini dengan baik agar permasalahan dapat teratasi dengan baik dan proyek yang direncanakan bisa segera terealisasi.

Seperti pentingnya meeting notes dalam rapat, pengelolaan karyawan juga menjadi bagian penting bagi sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Bagaimana pun karyawan adalah garda terdepan yang akan berperan dalam memajukan perusahaan.

Untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.