Workforce forecasting merupakan salah satu bagian penting dari manajemen tenaga kerja yang dapat membantu tim memprediksi kebutuhan staf di masa depan berdasarkan data historis.
Dengan memprediksi atau forecasting ini, Anda bisa melihat tren dan memahami kapan, serta di mana tim Anda mungkin membutuhkan tambahan tenaga kerja.
Proses memprediksi ini mirip dengan ahli meteorologi yang bekerja untuk memberikan ramalan cuaca yang akurat kepada orang-orang, workforce forecasting juga mengandalkan data untuk memprediksi kebutuhan staf dan merencanakan tenaga kerja.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu workforce forecasting, manfaat, cara melakukan, dan beberapa metodenya.
Apa yang Dimaksud dengan Workforce Forecasting?
Workforce forecasting adalah proses mengguakan data historis, faktor internal dan eksternal, serta analitik prediktif untuk memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan suatu organisasi.
Pendekatan proaktif dalam perencanaan tenaga kerja ini tidak hanya membantu bisnis mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja di masa depan, melainkan juga memungkinkan mereka untuk menyesuaikan strategi untuk mencegah kesenjangan dan pertumbuhan berkelanjutan.
Workforce forecasting juga merupakan fondasi dari perencanaan tenaga kerja strategis, alokasi sumber daya manusia yang efektif, dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan.
Workforce forecasting menggunakan data historis dan proyeksi staf untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
Dengan menggabungkan prediksi ini dengan manajemen tenaga kerja, bisnis dapat menganalisis dan mengoptimalkan kegiatan operasional mereka.
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
Apa Saja Jenis Workforce Forecasting?
Workforce forecasting terdiri dari 2 jenis yang perlu Anda pahami, yaitu:
1. Operational Workforce Forecasting
Jenis ini berfokus pada kebutuhan jangka panjang organisasi, biasanya dalam 12 bulan, berdasarkan faktor seperti permintaan musiman, pembaruan insiatif internal, dan hambatan yang tidak terduga.
Contoh Operational Workforce Forecasting
Sebagai customer service manager di toko ritel, Anda harus mempersiapkan potensi kebutuhan staf, terutama selama musim liburan yang biasanya lebih ramai.
Anda perlu menyesuaikan jadwal staf untuk menghadapi lonjakan pelanggan dan setelah liburan, menata ulang jadwal untuk menghindari kelebihan staf saat bisnis lebih sepi.
Peramalan ini membantu Anda menyesuaikan jadwal dan keputusan perekrutan dengan cepat sebelum periode puncak tiba.
Dengan cara ini, Anda dapat memperkuat tim dan mempersiapkan mereka untuk potensi gangguan.
Baca Juga: Workforce Management: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya
2. Operational Workforce Strategic
Fokus pada kebutuhan jangka panjang organisasi (biasanya antara 1-5 tahun), dengan mempertimbangkan penyesuaian tujuan internal, perubahan lanskap pesaing, dan evolusi kumpulan bakat.
Contoh Workforce Strategic
Jika Anda bekerja di call center yang menangani telepon pelanggan, Anda pasti ingin menghindari waktu tunggu yang lama yang bisa membuat pelanggan frustrasi.
Dengan peramalan tenaga kerja, Anda dapat secara proaktif mengidentifikasi kebutuhan staf dan mengatur jadwal dengan baik untuk menghadapi permintaan tinggi.
Manajemen tenaga kerja yang baik di call center memungkinkan Anda untuk mengatur jadwal dan sumber daya dengan lebih efisien, menjaga kepuasan pelanggan, dan mengurangi kebutuhan lembur hanya dengan merencanakan berdasarkan tren yang ada.
Kedua jenis peramalan ini bertujuan untuk menjawab 5 pertanyaan utama:
- Apakah kita memiliki kapasitas untuk proyek baru?
- Di mana kita bisa mengalihkan tugas?
- Bagaimana perubahan tenaga kerja akan mempengaruhi strategi kita?
- Apakah tim terlalu tersebar?
- Apakah kita perlu mendiversifikasi tenaga kerja kita?
Memahami pertanyaan-pertanyaan ini dan kapasitas tenaga kerja dapat membantu organisasi mengidentifikasi kekurangan keterampilan dan staf sebelum masalah besar muncul.
Dengan menggunakan template perencanaan tenaga kerja, organisasi bisa lebih cepat mengenali perubahan dalam bakat dan penurunan personel, serta menyelaraskan tenaga kerja mereka dengan tujuan bisnis.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
Apakah Workforce Forecasting itu Penting?
Berikut beberapa manfaat yang akan dirasakan perusahaan saat melakukan workforce forecasting:
1. Meningkatkan Perencanaan dan Alokasi Sumber Daya
Tenaga kerja Anda adalah sumber daya yang tak tergantikan. Workforce forecasting menggunakan tren pasar masa lalu dan prediksi berbasis data untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja secara akurat.
Peramalan ini juga membantu memproyeksikan ketersediaan staf dan mengurangi pemborosan anggaran, seperti dalam bentuk perekrutan yang tidak diperlukan.
2. Meningkatkan Efisiensi
Dengan workforce forecasting, perusahaan mendapatkan wawasan tentang periode puncak dan sepi, serta memungkinkan tim untuk mengidentifikasi kekurangan keterampilan atau jadwal.
Hal ini dapat meningkatkan efisiensi operasional. Dikombinasikan dengan perencanaan sumber daya, workforce forecasting memungkinkan perusahaan mengoptimalkan jadwal staf, merespons tren penjualan, dan menempatkan karyawan sesuai kebutuhan.
3. Mengidentifikasi Peluang Pelatihan dan Manajemen
Perusahaan dapat menggunakan data workforce forecasting untuk menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan karyawan, seperti seminar pengembangan atau pelatihan keterampilan layanan pelanggan.
Dengan menganalisis data ini, Anda dapat mengidentifikasi kapan tim memiliki waktu untuk pengembangan, keterampilan apa yang harus ditingkatkan, dan seberapa sering pelatihan harus diadakan.
4. Mendiversifikasi Talenta
Workforce forecasting tidak hanya membantu dalam perencanaan sumber daya dan tenaga kerja yang optimal, tetapi juga memberikan pandangan mendalam tentang peluang diversifikasi.
Peramalan ini mengidentifikasi kebutuhan keterampilan tertentu, yang membantu manajer perekrutan dalam pengambilan keputusan pelatihan dan perekrutan.
Dengan berinvestasi dalam strategi perekrutan baru dan pelatihan keterampilan bagi karyawan di berbagai posisi, organisasi bisa memprioritaskan diversifikasi tenaga kerja dan meningkatkan produk dari dalam.
Baca Juga: Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya
5. Meningkatkan Penjadwalan Bisnis
Workforce forecasting tidak hanya berguna untuk mengidentifikasi kekurangan keterampilan atau jadwa. Hal ini juga ideal untuk mengoptimalkan penjadwalan.
Tim yang terjadwal dengan baik cenderung tidak mengalami burnout atau tingkat turnover yang tinggi.
Selain itu, workforce forecasting melindungi dari penjadwalan berlebih atau kurang, serta menghindari lembur yang berlebihan, yang bisa menyebabkan jadwal karyawan tidak seimbang.
6. Menjamin Keamanan Finansial
Organisasi yang stabil secara finansial dapat berkembang secara berkelanjutan.
Dalam hal ini, workforce forecasting membantu perusahaan mengoptimalkan anggaran, menangani masalah keuangan langsung, dan mengusulkan alokasi sumber daya yang berkelanjutan.
Dengan menggunakan analitik real-time dan data historis untuk mengarahkan keputusan anggaran, perusahaan dapat lebih dekat dengan keamanan finansial.
7. Membantu Mencegah Kesenjangan Keterampilan
Workforce forecasting yang akurat memungkinkan tim tetap tanggap dan menjaga kelancaran operasional.
Kepergian anggota tim secara tiba-tiba mungkin menimbulkan kekosongan keterampilan, tetapi karyawan yang sudah dilatih atau dialokasikan sebelumnya bisa cepat mengisi kebutuhan tersebut.
Dengan data historis dan prediksi masa depan, organisasi dapat mengidentifikasi kekurangan lebih awal dan mempersiapkan diri sebelum kekurangan keterampilan atau tenaga kerja memengaruhi operasi.
Baca Juga: Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya
8. Mendorong Lingkungan Kerja yang Positif
Lingkungan kerja yang positif berkaitan langsung dengan prediksi kebutuhan tenaga kerja yang akurat dan dukungan yang tepat bagi karyawan.
Dengan memanfaatkan AI untuk meningkatkan pengalaman karyawan, menyeimbangkan jadwal tim, dan memprioritaskan work life balance, tingkat retensi karyawan, kepuasan, dan perkembangan keterampilan akan meningkat.
Baca Juga: Employee Centric Culture, Bagaimana Cara Mengembangkannya?
Bagaimana Cara Melakukan Workforce Forecasting?
Untuk menghindari perkiraan yang tidak pasti dalam perencanaan tim dan penjadwalan, berikut 5 langkah yang bisa Anda lakukan dalam workforce forecasting:
1. Tentukan Tujuan Bisnis Anda
Dalam workforce forecasting, perusahaan harus terlebih dahulu menilai faktor internal. Tujuan bisnis yang jelas mencakup visi, misi, motivasi, dan kompetensi inti organisasi, yang akan memengaruhi strategi internal dan eksternal.
Jika organisasi tidak dapat mengidentifikasi tujuan sendiri, workforce forecasting tidak akan berhasil.
Penting juga untuk mengkomunikasikan tujuan ini untuk mengurangi kebingungan internal dan memperjelas arah organisasi kepada semua stakeholder.
Tim yang berfokus pada pengembangan bisnis menggunakan tujuan perusahaan untuk menyelaraskan proses, mengidentifikasi peluang baru, dan mendorong pertumbuhan bisnis.
2. Evaluasi Tenaga Kerja Saat Ini
Kenali kekuatan dan kelemahan tenaga kerja Anda dengan mengevaluasi kemajuan tujuan saat ini dan distribusi tenaga kerja.
Seperti profil pelanggan, profil karyawan menggunakan informasi demografis, keterampilan, dan kompetensi untuk menilai kekuatan dan kekurangan tenaga kerja saat ini.
Pertimbangkan untuk membuat database di seluruh perusahaan yang mencakup informasi tentang tingkat turnover, metrik kepuasan karyawan, pergeseran anggaran internal, dan data tentang strategi pesaing.
Basis data ini dapat memberikan wawasan berharga tentang kapabilitas saat ini dan kekurangan yang mungkin ada.
3. Pertimbangkan Kebutuhan Masa Depan
Perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan tenaga kerja masa depan dengan mengenali potensi permintaan berdasarkan tujuan organisasi, pertumbuhan, dan faktor lainnya.
Pikirkan tentang faktor internal dan eksternal, termasuk kebutuhan pelanggan dan perilaku staf, dengan mengajukan pertanyaan berikut:
- Apa yang sedang dipikirkan pelanggan Anda?
- Apa platform dan saluran komunikasi yang disukai pelanggan Anda?
- Apa yang perlu diubah untuk mengurangi tingkat turnover?
- Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis?
- Bagaimana perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing dalam hal manajemen tenaga kerja?
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu perusahaan membangun metode perekrutan yang lebih terarah dan praktik yang menempatkan tujuan organisasi serta pelanggan sebagai prioritas.
Baca Juga: Cara Menghitung Performa Karyawan, Metode, dan Metrik Penting
4. Identifikasi Kesenjangan Antara Tenaga Kerja Saat Ini dan Masa Depan
Meski tim mungkin cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini, mereka mungkin tidak memiliki keterampilan atau kesiapan untuk menghadapi permintaan masa depan.
Perusahaan dapat mengidentifikasi kesenjangan ini dengan:
- Mengevaluasi kekuatan dan kemampuan tenaga kerja serta apakah mereka cukup untuk mencapai tujuan organisasi
- Mengidentifikasi kompetensi dan kelemahan karyawan dibandingkan dengan tren pasar historis dan data pelanggan
- Menilai proses perekrutan dan penempatan tenaga kerja yang kurang memadai
- Mengenali pola kinerja dan turnover karyawan
- Membandingkan profil karyawan dengan kemampuan tenaga kerja saat ini
Identifikasi kesenjangan sangat penting untuk beradaptasi dengan perubahan tujuan bisnis dan menentukan area pelatihan untuk karyawan saat ini.
5. Isi Kesenjangan Tenaga Kerja
Setelah mengetahui adanya kesenjangan tenaga kerja, tentu Anda perlu mengisi kesenjangan tersebut. Untuk melakukan ini, terapkan strategi yang:
- Berfokus pada akuisisi talenta yang strategis dan onboarding karyawan untuk mendorong retensi dan menarik karyawan masa depan
- Berinvestasi dalam software HR untuk meningkatkan pengalaman karyawan, pengembangan profesional, alat HR, dan program pelatihan lainnya
- Mengevaluasi tim dan mengurangi atau mengalokasikan ulang tingkat staf untuk mempersiapkan kesenjangan keterampilan
- Mengikuti tren kompensasi untuk memastikan paket yang adil, kompetitif, dan berkembang
Baca Juga: Performance Gap: Arti, Penyebab, hingga Cara Mencegahnya
Apa Saja Metode Workforce Forecasting yang Efektif?
Seperti halnya data akurat yang penting untuk memprediksi cuaca dengan tepat, data juga sangat diperlukan dalam perencanaan tenaga kerja.
Tergantung pada kebutuhan organisasi dan industri, manajer tenaga kerja bisa menggunakan berbagai metode dan alat workforce forecasting untuk memahami pola staf dan penjadwalan.
Berikut metode utama dalam workforce forecasting:
Teknik Kuantitatif
Teknik kuantitatif bergantung pada data. Untuk organisasi yang memiliki rekam jejak data, teknik ini dapat membantu mengidentifikasi tren dan pola masa lalu yang berkaitan dengan perencanaan tenaga kerja.
Organisasi bisa menggunakan teknik kuantitatif seperti:
1. Analisis Tren
Teknik ini menggunakan data historis seperti demografi karyawan dan angka pekerjaan sebelumnya untuk mengidentifikasi tren dalam staf, penjadwalan, turnover, dan retensi.
2. Analisis Regresi
Menganalisis bagaimana faktor-faktor seperti pertumbuhan bisnis, kinerja keuangan, dan permintaan pelanggan mempengaruhi kebutuhan dan distribusi tenaga kerja.
3. Analisis Deret Waktu
Teknik ini menggunakan data historis yang bersiklus untuk mengidentifikasi pola musiman dan tren yang terkait dengan periode waktu tertentu.
Meskipun teknik kuantitatif sangat efektif dalam mengidentifikasi tren dan pola, hasilnya tidak selalu pasti berlaku di masa depan.
Oleh karena itu, banyak organisasi mengombinasikan teknik ini dengan metode lain untuk mendapatkan prediksi yang lebih lengkap.
Baca Juga: Biaya Tenaga Kerja: Pengertian, Jenis, dan Cara Menghematnya
Teknik Kualitatif
Bagi organisasi atau produk yang tidak memiliki banyak data historis, teknik kualitatif mungkin lebih cocok untuk melakukan workforce forecasting.
Wawasan yang diperoleh dari metode ini biasanya berdasarkan pendapat ahli atau hasil dari diskusi kelompok.
Organisasi bisa menggunakan teknik kualitatif seperti:
1. Metode Delphi
Metode ini melibatkan konsultasi dengan para ahli untuk mengumpulkan pendapat dan wawasan mengenai prediksi tenaga kerja.
2. Perencanaan Skenario
Berdasarkan asumsi yang ada, metode ini membuat berbagai skenario yang bisa membantu organisasi memvisualisasikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
3. Simulasi dan Analisis Sensitivitas
Simulasi digunakan untuk menguji dampak variabel tertentu pada skenario yang dibuat, sementara analisis sensitivitas melihat bagaimana perubahan variabel bisa mempengaruhi hasil workforce forecasting.
Walaupun data dan skenario yang digunakan dalam teknik kualitatif sering kali didasarkan pada pengalaman pribadi atau pendapat, metode ini tetap memberikan gambaran yang lebih personal.
Namun, hasilnya tidak selalu 100% akurat.
Teknik Hybrid
Teknik hybrid menggabungkan metode kuantitatif dan kualitatif untuk memperkuat workforce forecasting.
Pendekatan ini seimbang antara data dan opini, memberikan gambaran yang lebih luas tentang pola dan tren tenaga kerja.
Beberapa contoh teknik hybrid yang bisa digunakan organisasi adalah:
1. Metode Berbasis Permintaan
Menggabungkan data penjualan historis dengan wawasan karyawan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan akibat turnover atau perubahan perilaku konsumen.
2. Metode Berbasis Teknologi
Memadukan analisis tren dengan pendapat ahli teknologi untuk memastikan organisasi memperhitungkan perkembangan teknologi dalam perekrutan dan pelatihan.
3. Metode Ekspansi Pasar
Menggabungkan perencanaan skenario dengan analisis regresi untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan tren pasar yang akan datang.
Meskipun teknik hybrid tidak sempurna, organisasi yang menggunakannya sering mendapatkan wawasan yang lebih lengkap dan mendalam.
4. Metode Kasual
Mirip dengan teknik hybrid, metode kasual juga menggabungkan beberapa komponen untuk perencanaan jangka panjang.
Metode ini menganalisis data historis dan membandingkannya dengan faktor eksternal yang bisa memengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
Metode kasual cocok untuk mengidentifikasi jangka waktu yang lebih panjang di mana kemungkinan akan terjadi kekurangan tenaga kerja, serta langkah persiapan yang bisa diambil.
Baca Juga: Manajemen Prioritas: Manfaat, Langkah, dan Teknik Terbaiknya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa workforce forecasting merupakan proses krusial yang membantu perusahaan memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan dengan mengandalkan data historis dan analitik.
Dengan memprediksi kebutuhan staf, perusahaan dapat menyesuaikan strategi tenaga kerja, menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya.
Melalui workforce forecasting, perusahaan dapat melakukan perencanaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan efisiensi, identifikasi kebutuhan pelatihan, dan masih banyak lagi.
Dengan menggunakan berbagai metode forecasting, perusahaan dapat memastikan perencanaan tenaga kerja yang lebih akurat dan efektif, mendukung pertumbuhan berkelanjutan, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif.
Selain melalui workforce forecasting, perusahaan juga dapat menggunakan software payroll dan HR untuk meningkatkan kegiatan operasional yang lebih efektif.
Software ini dilengkapi oleh berbagai fitur menarik seperti absensi, employee self-service (ESS), payroll, hingga pengelolaan BPJS.
Sebagai contoh, dengan fitur ESS, perusahaan dapat meningkatkan pengalaman karyawan, karena mereka dapat melakukan presensi dan pengajuan cuti serta izin secara mandiri lewat smartphone masing-masing.
Nantinya, manajer dan tim HR dapat melakukan approval dengan mudah melalui website Gajihub.
Selain itu, adanya fitur payroll pada Gajihub juga memudahkan tim HR dalam memproses penggajian karyawan setiap bulannya.
Dengan fitur ini, sebagai tim HR Anda dapat menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga potongan seperti iuran BPJS dan PPh 21 secara mudah dan akurat.
Gajihub juga menyediakan slip gaji yang bisa diunduh dalam format PDF dan dikirmikan kepada karyawan.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024