Job Function: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Job function dan job title merupakan dua istilah yang sering ditemukan pada lowongan pekerjaan. Keduanya membantu menjelaskan kepada orang lain tentang apa yang Anda lakukan untuk mencari nafkah dan dapat menentukan gaji Anda, tetapi keduanya memiliki tujuan yang sedikit berbeda.

Sebagai HRD, Anda tentunya harus memahami kedua agar bisa menulis informasi lowongan pekerjaan dengan baik dan benar. Terlebih untuk job function dimana ini nantinya akan berhubungan erat dengan pekerjaan kandidat setelah diterima kerja.

Mempelajari perbedaan fungsi pekerjaan dan jabatan dapat membantu HR memahami tujuan masing-masing dan mengidentifikasi setiap fungsi dari pekerjaan yang ada di perusahaan.

Dalam artikel ini GajiHub akan menjelaskan apa itu job function, mulai dari pengertian, mengapa penting, perbedaan dengan job title hingga contohnya. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Job Function?

Job fuction adalah serangkaian aktivitas atau tugas yang diselesaikan oleh seseorang sebagai bagian dari tanggung jawab posisinya dalam sebuah organisasi. Ini termasuk tugas harian serta proyek sesekali yang mungkin dimiliki oleh seorang karyawan.

Fungsi pekerjaan menjelaskan apa yang secara spesifik dilakukan oleh seorang individu dalam sebuah perusahaan. Misalnya, seorang guru prasekolah mungkin memiliki fungsi pekerjaan sebagai berikut:

Merencanakan pelajaran mingguan yang merangsang pembelajaran aktif pada siswa
Mengatur perlengkapan dan materi untuk kegiatan kelas
Mengawasi siswa untuk memastikan lingkungan yang aman untuk memfasilitasi pembelajaran
Memantau dan melacak kemajuan belajar siswa selama tahun ajaran
Membacakan buku-buku pendidikan selama waktu bercerita

Pada sebuah perusahaan, jon function merupakan daftar tindakan yang dilakukan oleh seorang karyawan di posisi tertentu yang menggambarkan tanggung jawab utama pekerjaan mereka. Fungsi pekerjaan sering kali muncul sebagai daftar tugas harian yang diselesaikan oleh karyawan.

Apa Saja Manfaat Job Function?

Saat membuat fungsi pekerjaan, pemberi kerja menggunakan kata kerja aktif untuk mendeskripsikan posisi baik untuk penggunaan internal maupun eksternal. Berikut ini beberapa manfaat yang dimiliki oleh job function:

1. Untuk memperjelas daftar pekerjaan

Biasanya, job function atau fungsi pekerjaan menyertai deskripsi pekerjaan saat posisi terbuka diposting secara online sehingga calon karyawan dapat memahami tugas-tugas pekerjaan sebelum mereka melamar.

Ketika Anda melihat fungsi pekerjaan sebagai pencari kerja, Anda dapat memutuskan apakah tugas sehari-hari sesuai dengan keahlian dan minat Anda.

2. Membantu menetapkan kompetensi pekerjaan

Job function bisa digunakan untuk mendeskripsikan keterampilan dan kualitas yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu. Mencantumkan kompetensi utama membantu mengatur informasi bagi pemberi kerja dan karyawan untuk mengetahui dengan tepat keahlian apa yang mereka butuhkan dalam posisi mereka.

Fungsi pekerjaan membantu menentukan latar belakang apa yang dibutuhkan kandidat sebelum mereka mengambil peran dalam perusahaan.

3. Membantu menjelaskan tugas-tugas pekerjaan utama

Menggunakan fungsi pekerjaan dapat membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka saat mereka melakukan tugas pekerjaan mereka. Ini menjadi dasar bagi karyawan baru saat mereka mulai menjalankan peran mereka di perusahaan.

Fungsi pekerjaan juga dapat membantu untuk mendefinisikan pekerjaan karyawan di departemen lain.

4. Sebagai alat akuntabilitas

Job function menetapkan dasar untuk tanggung jawab pekerjaan yang diterima oleh manajemen dan karyawan. Pemimpin dapat menggunakan tindakan yang dijelaskan dalam fungsi pekerjaan untuk melakukan evaluasi, dan karyawan dapat menggunakannya sebagai bentuk refleksi diri.

Mengapa Job Function Itu Penting?

Job function penting untuk memberi tahu seseorang tentang apa yang diharapkan oleh pemberi kerja untuk mereka capai. Hal ini dapat membantu mereka menjadi lebih produktif di tempat kerja.

Memiliki fungsi pekerjaan yang ditentukan memberikan alasan untuk posisi tersebut. Saat membuat organisasi baru, ini membantu perusahaan mengetahui jenis posisi apa yang perlu mereka isi untuk beroperasi.

Perusahaan sering mencantumkannya dalam deskripsi pekerjaan agar kandidat tahu tugas dan kewajiban apa yang akan mereka lakukan secara rutin. Hal ini dapat membantu kandidat melihat apakah posisi tersebut sesuai dengan tanggung jawab mereka di masa lalu dan apakah mereka memenuhi syarat.

Apa Perbedaan Job Function dan Job Tittle?

Meskipun fungsi pekerjaan dan jabatan bisa menentukan gaji seseorang, namun keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Berikut adalah beberapa perbedaan fungsi pekerjaan dengan jabatan:

1. Deskripsi yang luas vs deskripsi yang singkat

Satu perbedaan utama antara fungsi pekerjaan dan jabatan adalah panjangnya deskripsi. Fungsi pekerjaan cenderung lebih panjang karena menjelaskan semua tanggung jawab seseorang. Ini sering kali muncul dalam format daftar berpoin untuk menyertakan setiap tugas secara terpisah.

Jabatan biasanya menggunakan sesedikit mungkin kata untuk menggambarkan peran seseorang. Ini adalah versi ringkasan dari fungsi pekerjaan dan memungkinkan orang lain mengetahui apa yang dilakukan seseorang.

Jabatan cenderung singkat sehingga mudah dipahami. Ini sering kali hanya mencakup kata kunci yang diperlukan untuk melabeli pekerjaan seseorang. Tidak seperti fungsi pekerjaan, jabatan berfokus pada tugas yang paling penting dari sebuah peran.

Sebagai contoh, judul pekerjaan fotografer memberi tahu publik bahwa profesional tersebut mengambil foto, tetapi tidak menyertakan tugas pekerjaan mereka yang lain, seperti mengumpulkan alat peraga dan menyiapkan pemotretan.

2. Nilai internal vs. nilai eksternal

Perbedaan lain antara fungsi pekerjaan dan jabatan adalah nilai penting yang mereka bawa di dalam dan di luar organisasi. Fungsi pekerjaan cenderung lebih bermanfaat bagi karyawan dan tim di perusahaan karena memungkinkan mereka mengetahui apa yang dilakukan oleh seseorang.

Hal ini juga dapat membantu mereka mengetahui bagian mana dari sebuah proyek yang diharapkan untuk diselesaikan oleh seseorang.

Akan tetapi, jabatan pekerjaan lebih berguna untuk memberikan konteks kepada mereka yang berada di luar organisasi. Individu sering mencantumkannya di kartu nama dan di bagian bawah korespondensi email untuk memberi tahu orang lain tentang peran mereka di perusahaan.

Hal ini memiliki nilai eksternal dan membantu pelanggan dan klien mengetahui hubungan seseorang dengan organisasi. Saat mencoba menghubungi seseorang di perusahaan, jabatan sangat membantu untuk memberi tahu orang lain siapa yang mengerjakan apa.

3. Pertanggungjawaban kepada individu vs. perusahaan

Jabatan berfungsi sebagai alat pertanggungjawaban bagi individu. Dengan mengetahui tanggung jawab apa yang mereka miliki setiap hari, karyawan dapat memenuhi ekspektasi.

Hal ini juga membantu mereka mengetahui tanggung jawab seperti apa yang dapat mereka miliki jika mereka mempertimbangkan peran lain sehingga mereka dapat mempersiapkan diri untuk naik jabatan.

Misalnya, seseorang yang mencari peran manajemen mungkin menyadari bahwa peran tersebut memiliki banyak tugas kepemimpinan. Dengan mengetahui hal ini, mereka dapat memutuskan untuk meningkatkan kemampuan kepemimpinan mereka.

Jabatan lebih berfungsi sebagai alat pertanggungjawaban bagi pemberi kerja. Melalui tindakan memberi label pada karyawan mereka, organisasi membedakan anggota tim ke dalam kelompok-kelompok yang berbeda berdasarkan tingkat keahlian mereka.

Mereka kemudian dapat mempromosikan individu ke jabatan baru setelah mereka merasa memenuhi tingkat keahlian berikutnya. Jabatan juga membantu mereka memilih tugas apa yang akan diberikan kepada karyawan berdasarkan fokus peran.

Apa Saja Tips Membuat Job Function yang Efektif?

Berikut ini adalah beberapa tips dalam membuat job function yang efektif:

1. Brief yang jelas

Brief atau isi dari job function yang jelas adalah kunci dalam menciptakan deskripsi peran yang sukses. Fungsi ini biasanya terdiri dari deskripsi singkat tentang tanggung jawab yang mungkin diberikan manajemen kepada seorang karyawan.

Ini merupakan ringkasan atau daftar tugas, sering kali tanpa urutan kepentingan tertentu.

2. Lakukan highlight di bagian tanggung jawab

Tujuannya adalah untuk membuat karyawan menyadari peran mereka. Mereka sering kali menyatakan tugas-tugas karyawan. Misalnya, saat Anda membaca iklan lowongan kerja, Anda dapat mengidentifikasi fungsi dengan melihat bagian yang menyoroti berbagai tanggung jawab karyawan.

3. Berikan akses untuk publik

Iklan lowongan kerja biasanya merupakan pengetahuan umum, terutama untuk karyawan baru. Sebuah organisasi menulis iklan lowongan kerja yang dilihat pelamar sebelum melamar pekerjaan, jadi penting agar informasi ini tersedia untuk publik sehingga kandidat terbaik dapat melamar.

Selain itu, informasi ini juga merupakan informasi publik untuk memastikan transparansi dan mendapatkan perlindungan hukum terhadap klaim diskriminasi.

4. Jadikan bagian dari deskripsi pekerjaan

Job function ini ada dalam deskripsi pekerjaan untuk suatu peran, terutama ketika posisi tersebut kosong. Uraian pekerjaan untuk peran apa pun terdiri dari berbagai elemen, termasuk jabatan, kualifikasi dan persyaratan keterampilan, kondisi kerja, dan fungsi pekerjaan.

Ini adalah bagian dari deskripsi pekerjaan yang menyoroti tugas-tugas karyawan.

5. Tulis dalam bahasa formal

Fungsi ini biasanya mudah dibaca dan dipahami. Pemberi kerja menulisnya dengan tata bahasa yang sederhana untuk menghindari ambiguitas dan menyampaikan maksud mereka untuk peran tersebut. Sebagian besar iklan lowongan kerja memiliki potensi keterbacaan yang tinggi.

Apa Saja Contoh Job Function?

Berikut adalah beberapa contoh fungsi pekerjaan untuk berbagai posisi di berbagai industri:

1. Job function untuk seorang perawat

Fungsi pekerjaan ini menunjukkan kompetensi yang dibutuhkan seorang perawat untuk menyelesaikan tugasnya, seperti menggunakan peralatan medis dan memberikan obat:

Mencatat riwayat pasien
Mengamati dan memantau kesehatan dan tanda-tanda vital pasien
Membantu dokter dalam prosedur medis
Mendidik pasien tentang kesehatan dan kesejahteraan
Memberikan saran tentang cara mengelola penyakit
Bekerja sama dengan tim medis untuk membuat rencana perawatan bagi pasien
Memberikan obat kepada pasien
Melakukan tes diagnostik
Mengoperasikan perangkat medis untuk perawatan dan pengujian

2. Job function untuk agen asuransi

Fungsi pekerjaan berikut ini menunjukkan tugas-tugas harian yang diperlukan untuk menjalankan peran sebagai agen asuransi:

Membagikan informasi polis kepada klien
Membantu pemegang polis membuat dan menyelesaikan klaim asuransi
Menyesuaikan polis asuransi untuk klien
Mendiskusikan kebutuhan asuransi dengan calon nasabah
Berpartisipasi dalam sesi pengembangan profesional
Memelihara catatan klien
Menyesuaikan polis asuransi untuk memenuhi kebutuhan klien
Berkomunikasi dengan penyedia asuransi untuk mengatur informasi kebijakan untuk klien

3. Job function untuk seorang akuntan

Fungsi pekerjaan ini menjelaskan kompetensi yang dibutuhkan dan tindakan yang dilakukan oleh seorang akuntan:

Mendokumentasikan transaksi bisnis
Melakukan tinjauan bulanan, triwulanan, dan tahunan atas pengeluaran
Melakukan rekonsiliasi rekening bank dengan transaksi kartu kredit
Mengkoordinasikan audit tahunan dan laporan keuangan
Membuat rekomendasi keuangan
Mengawasi bahwa pajak diajukan dengan mengikuti semua peraturan negara bagian dan federal
Mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan atau kekeliruan fiskal

4. Job function untuk pelatih atletik

Dalam contoh fungsi pekerjaan ini, ekspektasi pekerjaan pelatih atletik dijelaskan dengan jelas:

Mendidik atlet tentang perawatan tubuh yang tepat untuk mencegah cedera
Mencontohkan latihan yang aman dan efektif bagi para atlet
Menilai dan mendiagnosis cedera pasien
Mengembangkan rencana perawatan rehabilitasi
Menyimpan catatan medis dan mendokumentasikan kemajuan pasien
Berkolaborasi dengan para profesional medis mengenai perawatan pasien atletik

5. Job function untuk petugas hotel

Seorang petugas hotel dapat memiliki fungsi-fungsi berikut:

Menyambut tamu dan pengunjung yang datang
Memeriksa tamu masuk dan keluar dari kamar yang ditentukan
Memberi tahu tamu tentang atraksi dan fasilitas terdekat
Membantu tamu membuat dan mengubah reservasi
Memblokir kamar atau lantai tertentu untuk pesta dan acara
Menjawab panggilan telepon internal dan eksternal yang masuk

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai job function yang bisa menjadi referensi untuk Anda. Dari penjelasan yang ada di atas, dapat diketahui bahwa job function memiliki peranan yang penting untuk membuat informasi lowongan pekerjaan yang jelas.

Jadi, sebagai HRD, pastikan Anda memahami apa itu job function agar Anda bisa mendapatkan kandidat sesuai yang Anda butuhkan.

Sama halnya job function yang perannya sangat penting untuk menjelaskan kebutuhan perusahaan, pengelolaan karyawan juga menjadi hal penting bagi sebuah perusahaan. Bagaimana perusahaan memperlakukan karyawan ini tergantung bagaimana pengelolaan karyawannya.

Perusahaan yang memiliki pengelolaan karyawan yang baik pastinya akan mendukung kemudahan dan kesehteraan karyawan dalam bekerja. Untuk mendukung pengelolaan karyawan yang baik, pastikan Anda melengkapinya dengan penggunaan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi fitur terlengkap untuk kemudahan pengelolaan karyawan. Mulai dari kemudahan dalam melakukan absensi online, perhitunga gaji, pengelolaan PPh 21, penglolaan BPJS, analisis data, akuntansi, hingga live tracking dan integrasi fingerprint semuanya ada di GajiHub.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.