Rekrutmen dilakukan sebuah perusahaan untuk mendapatkan karyawan baru. Untuk merekrut karyawan ini pastinya membutuhkan biaya yang tidak sedikit dan tidak jarang perusahaan mencari cara menghemat biaya rekrutmen.
Menghemat biaya rekrutmen merupakan strategi agar perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk merekrut karyawan baru. Dengan begitu perusahaan bisa lebih hemat anggaran.
Menghemat biaya rerkutemen bisa dilakukanmulai dari pencarian kandidat, wawancara, hingga orientasi. Lalu apa saja yang dilakukan untuk menghemat biaya rekrutmen ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai menghemat biaya rekrutmen dan cara menghitung biaya rekrutmen. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Itu Biaya Rekrutmen?
Biaya rekrutmen merupakan biaya atau uang yang dikeluarkan perusahaan dengan tujuan merekrut karyawan baru. Biaya ini dikeluarkan untuk menarik dan merekrut karyawan baru termasuk dalam biaya rekrutmen.
Ini termasuk segala hal mulai dari membeli iklan baris hingga membayar gaji tim perekrutan Anda.
Total biaya rekrutmen penting karena ini memberi tahu Anda apakah Anda mendapatkan pengembalian yang baik atas investasi perekrutan Anda. Ini adalah komponen inti dari analisis laba dan metrik perekrutan yang efektif.
Baca Juga: Tantangan Rekrutmen Tradisional dan Solusinya Terbaiknya
Apa Saja Fungsi Biaya Rekrutmen?
Berikut fungsi biaya rekrutmen yang dikeluarkan perusahaan untuk merekrut karyawan:
1. Gaji tim rekrutmen
Fungsi pertama dari biaya rekrutmen adalah untuk gaji tim rekrutmen. Seperti yang diketahui, rekrutmen membutuhkan tim untuk mengelola berbagai proses rekrutmen, mulai dari membuat perencanaan, membuat informasi lowongan pekerjaan, hingga untuk proses interview dan onboarding.
Semakin besar tim rekrutmen yang dimiliki, maka semakin besar pula biaya rekrutmen dibutuhkan. Ini termasuk ketika perusahaan harus melakukan rekrutmen dadakan, misalnya ketika ada karyawan yang resign dadakan.
2. Biaya onboarding
Selain untuk gaji tim rekrutmen, biaya rekrutmen juga digunakan untuk biaya onboarding. Onboarding dilakukan ketika karyawan baru diterima bekerja di perusahaan.
Proses ini dilakukan untuk memastikan karyawan yang baru bekerja dapat beradaptasi dengan baik dan juga bisa bekerja dengan baik sesuai tugas dan tanggung jawab yang dimiliki.
3. Biaya referral
Selain untuk biaya onboarding, biaya rekrutmen juga digunakan untuk biaya referral. Biaya referral ini digunakan untuk memberikan imbalan bagi karyawan yang membantu proses rekrutmen.
Cara ini merupakan cara yang cukup efektif untuk membantu perusahaan mendapatkan karyawan baru.
Baca Juga: 10 Tips Rekrutmen Industri Manufaktur dan Strateginya
Bagaimana Cara Menghitung Biaya Rekrutmen?
Menjumlahkan keseluruhan biaya untuk semua yang terlibat dalam perekrutan akan memakan waktu. Untuk menghitung biaya rekrutmen astikan untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:
- Daftar pekerjaan, iklan berbayar, dan pameran karier
- Agensi luar dan layanan kepegawaian
- Perjalanan dan akomodasi untuk wawancara langsung
- Upah untuk tim perekrutan Anda
Meskipun mungkin sulit untuk mengetahui harga per orang untuk setiap biaya ini, Anda biasanya dapat menemukan total untuk satu tahun fiskal atau kuartal. Jumlahkan semuanya, dan bagi dengan jumlah orang yang Anda rekrut selama periode anggaran.
Angka ini akan menjadi biaya rekrutmen aktual yang Anda keluarkan per karyawan baru. Ini bisa menunjukkan apakah upaya Anda menguntungkan dan efektif dari segi biaya, dan ini akan memberi Anda garis dasar untuk membantu menurunkan biaya di masa depan.
Baca Juga: 7 Tips Rekrutmen Industri Hospitality, HRD Wajib Tahu
Bagaimana Cara Menghemat Biaya Rekrutmen?
Dengan mengurangi waktu perekrutan, Anda membebaskan tim Anda untuk melakukan pekerjaan lain. Hal ini juga membuat Anda terlihat lebih baik di mata calon karyawan.
Untuk menghemat waktu dan uang, pertimbangkan strategi dan praktik terbaik perekrutan ini:
1. Buat persona kandidat
Cara yang pertama adalah dengan membuat persona kandidat. Siapa karyawan ideal Anda?
Agar lebih dekat dengan tujuan Anda, luangkan waktu untuk membayangkan apa yang akan ditawarkan oleh kandidat yang tepat. Pertimbangkan faktor-faktor seperti pengalaman, latar belakang, dan apresiasi terhadap budaya perusahaan Anda.
Menciptakan persona berdasarkan kualitas-kualitas tersebut membantu Anda mengetahui apa yang Anda inginkan dari seorang karyawan, sekaligus berfungsi sebagai pos pemeriksaan untuk apa yang tidak Anda inginkan.
2. Membangun kumpulan talenta
Dengan memiliki kumpulan kandidat yang terlibat dan memenuhi syarat di gudang Anda, Anda bisa menghemat waktu mulai dari awal dan kemudian mempersempit pelamar.
Kumpulan talenta diisi oleh mereka yang telah berinteraksi dengan Anda dan yang bukan pilihan yang tepat untuk posisi tertentu atau yang sudah bekerja di perusahaan Anda dalam kapasitas lain. Simpanlah kontak-kontak ini saat Anda membutuhkannya.
3. Buat skema rujukan
Mempekerjakan orang yang sama sekali tidak dikenal di perusahaan Anda bisa jadi mahal, karena Anda harus menginvestasikan sejumlah besar uang untuk promosi dari mulut ke mulut atau pemasaran langsung.
Perekrut tidak selalu harus mencari di luar perusahaan untuk menemukan talenta baru. Perekrutan internal membutuhkan biaya rata-rata 18% lebih murah daripada perekrutan eksternal.
Perusahaan menghemat lebih banyak uang dengan perekrutan internal karena retensi yang tinggi, karena karyawan bertahan di perusahaan yang merekrut secara internal 41% lebih lama. Perekrutan internal juga menghemat waktu perekrut untuk memasang iklan di papan lowongan kerja, melalui proses wawancara, dan menghabiskan waktu dan uang untuk pelatihan.
Jauh lebih mudah untuk melatih seseorang dalam peran baru ketika mereka sudah memahami bagaimana perusahaan dan proses kerjanya. Terlebih lagi, perekrutan internal memastikan Anda sudah memiliki seseorang yang cocok dengan budaya perusahaan.
Ditambah lagi dengan risiko bahwa karyawan baru tersebut tidak akan cocok dengan budaya perusahaan yang ada, dan mungkin sulit untuk menentukan apakah uang yang dikeluarkan untuk karyawan baru akan sepadan.
Dengan membuat program rujukan karyawan, Anda mungkin akan melihat bahwa karyawan baru Anda bisa menyesuaikan diri dengan baik. Anda juga akan meningkatkan reputasi Anda dengan karyawan yang sudah ada.
Mereka mungkin akan menghargai kesempatan untuk mendapatkan uang tambahan atau hadiah karena telah memberikan lowongan pekerjaan kepada kandidat berkualitas dalam jaringan mereka.
Baca Juga: 10 Kesalahan Rekrutmen yang Wajib Dihindari dan Solusinya
4. Optimalkan portal karier perusahaan Anda
Jika Anda tidak menyediakan lowongan kerja di portal perusahaan Anda sendiri, Anda kehilangan kesempatan untuk mengontrol pesan tentang lowongan kerja perusahaan Anda.
Situs lowongan kerja yang bersih dan ramah seluler yang memungkinkan kandidat melamar dari komputer atau ponsel mereka dapat mengurangi waktu perekrutan. Selain itu, Anda tidak perlu sepenuhnya bergantung pada situs lowongan kerja pihak ketiga dan papan lowongan kerja untuk menyampaikan pesan Anda.
5. Rekrut melalui media sosial
Dengan banyaknya pencari kerja yang menggunakan media sosial (terutama LinkedIn) untuk mencari tahu tentang peluang, perekrut dan tim perekrutan bisa kehilangan kesempatan jika tidak berada di sana.
Anda bisa mendapatkan daya tarik yang cukup besar secara gratis, namun Anda juga memiliki opsi untuk menggunakan iklan berbayar. Kemampuan untuk membagikan postingan sosial juga berarti bahwa teman dan keluarga yang bermaksud baik lebih mungkin untuk mengambil lowongan pekerjaan yang Anda bagikan dan menyebarkannya kepada seseorang yang mereka kenal yang sedang mencari pekerjaan.
6. Batasi jumlah kandidat
Terlalu banyak kandidat bisa membuat tim rekrutmen Anda kebingungan dan kelelahan, dan ini bisa mengirimkan pesan kepada pelamar kerja bahwa mereka hanyalah nomor di antara sekian banyak pelamar.
Dengan hanya berfokus pada pelamar yang paling memenuhi syarat, Anda akan mengurangi wawancara dan membuat pekerjaan lebih cepat terisi.
7. Mengotomatiskan proses Anda
Banyak sekali proses perekrutan dan alur kerja yang harus dilakukan oleh manusia, seperti wawancara dan orientasi. Namun, banyak dari tugas-tugas tersebut yang lebih baik diserahkan kepada solusi perangkat lunak.
Apakah Anda menggunakan otomatisasi untuk menyaring resume yang tidak sesuai atau membuat laporan metrik, pendekatan ini dapat merampingkan elemen-elemen proses Anda.
Hal ini juga dapat secara drastis mengurangi biaya per perekrutan dan menciptakan pengalaman perekrutan yang lebih konsisten untuk anggota tim internal dan kandidat potensial yang mungkin Anda dapatkan.
8. Ciptakan strategi untuk meningkatkan retensi karyawan
Selain merekrut karyawan baru untuk mengisi posisi-posisi yang sedang berkembang, Anda harus fokus untuk mempertahankan karyawan terbaik di perusahaan Anda. Ketika Anda menggunakan taktik seperti check-in rutin dan program apresiasi karyawan, akan jauh lebih mudah (dan lebih murah) untuk mempertahankan karyawan terbaik Anda.
Tingkat pergantian karyawan yang tinggi juga mematikan bagi merek perusahaan Anda dan dapat berkontribusi pada kerusakan budaya perusahaan.
Baca Juga: Pre Screening: Manfaat dalam Rekrutmen hingga Tahapannya
Dengan pandemi yang mendorong lebih banyak interaksi bisnis terjadi secara online, semua orang dengan cepat menjadi ahli dalam komunikasi video. Lewati biaya perjalanan dan pastikan Anda dapat mempersempit kandidat melalui wawancara video.
Dengan begitu, Anda akan lebih mudah merekrut karyawan yang tepat setelah wawancara tatap muka.
10. Gunakan teknologi untuk rekrutmen
Cara selanjutnya untuk menghemat biaya rekrutmen adalah dengan menggunakan teknologi untuk membantu rekrutmen di perusahaan Anda. Teknologi ini misalnya adalah dengan menggunakan AI untuk rekrutmen.
Termasuk dengan penggunaan software untuk pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Mengapa pengelolaan karyawan juga dapat membantu menghemat biaya rekrutmen?
Ini karena semakin baik Anda mengelola karyawan, maka karyawan akan semakin loyal dan berpikir ulang ketika ingin resign. Dengan semakin sedikit karyawan yang mengundurkan diri, maka semakin sedikit biaya yang dikeluarkan untuk rekrutmen.
11. Menyederhanakan proses perekrutan
Bisnis dengan proses perekrutan yang terdefinisi dengan baik akan lebih mudah menarik kandidat yang tepat untuk posisi tersebut berkat deskripsi pekerjaan yang dibuat dengan baik dan proses penyaringan yang kuat yang menyaring kandidat yang tidak stabil.
Merampingkan proses perekrutan Anda juga mendorong keadilan, karena perekrut menggunakan penilaian standar dan pertanyaan wawancara untuk membuat perbandingan yang tidak bias dengan kandidat lain.
Terlebih lagi, proses perekrutan yang efisien akan mengurangi biaya, tenaga, dan waktu untuk mengisi posisi. Ini juga memperkuat citra merek Anda. Menurut Marketing Week, memberikan pengalaman yang buruk kepada pencari kerja dapat membuat mereka tidak menyukai sebuah merek dari sudut pandang konsumen.
Bagian penting lain dari proses perekrutan yang efisien adalah menulis deskripsi pekerjaan yang disederhanakan yang langsung ke intinya, bebas jargon, dan menyoroti tanggung jawab utama serta tugas sehari-hari.
Saat membuat iklan lowongan kerja, mulailah dengan ringkasan keterampilan, pengalaman, dan kualifikasi terpenting yang dibutuhkan, lalu lanjutkan ke keterampilan yang kurang penting. Iklan yang menyatakan dengan tepat apa yang dibutuhkan perusahaan akan mengurangi jumlah lamaran yang tidak sesuai.
Baca Juga: Big Five Test dalam Rekrutmen, Bagaimana Caranya?
12. Memanfaatkan teknologi dan alat
Berkat alat otomatisasi rekrutmen, mencari, mewawancarai, dan akhirnya mempekerjakan orang membutuhkan lebih sedikit waktu dan usaha, yang dapat menemukan orang yang relevan dan secara otomatis mencocokkannya dengan kriteria pekerjaan.
Lalu, ada sistem pelacakan pelamar, yang menghemat waktu, mempercepat analisis CV, membuat posting pekerjaan lebih mudah dan lebih cepat, meningkatkan kualitas perekrutan dengan memindai sekumpulan pelamar, mempercepat proses perekrutan, dan menawarkan pengalaman yang lebih baik kepada pelamar.
Sama seperti sistem pelacakan pelamar, psikotes membantu perekrut untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan lebih cepat. Perekrut dapat menggunakan data yang objektif dan terukur untuk memahami kepribadian, keterampilan bawaan, dan tingkat kecerdasan kandidat, dan bahkan melihat seberapa cocok mereka dengan perusahaan.
13. Pengalihdayaan proses rekrutmen
Alih daya proses rekrutmen (RPO) memiliki beberapa pro dan kontra. Sisi positifnya, para ahli rekrutmen dapat memenuhi kebutuhan Anda, bekerja di sekitar kerangka kerja perusahaan Anda saat ini dan dengan cepat beradaptasi dengan perubahan apa pun.
Perusahaan rekrutmen eksternal melindungi citra merek Anda dengan memberikan umpan balik cepat kepada kandidat, dan mereka juga memahami dan menggunakan alat rekrutmen terbaru dan paling efisien untuk memilih orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut.
Menggunakan agen perekrutan eksternal juga menghemat waktu Anda untuk mencari melalui tumpukan CV dan melakukan lusinan wawancara.
Namun, perusahaan rekrutmen eksternal tidak akan pernah mengetahui perusahaan Anda sebaik Anda, jadi ada kemungkinan mereka akan mempekerjakan seseorang yang tidak cocok dengan budaya perusahaan Anda dan mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan kandidat yang cocok karena mereka harus mempelajari perusahaan Anda.
Masalah lain yang mungkin muncul dengan agen perekrutan eksternal adalah kurangnya komunikasi, karena tidak mungkin agen yang sibuk akan selalu mengabari Anda setiap hari.
Namun, terlepas dari potensi kekurangannya, outsourcing memiliki banyak kelebihan dan menghemat banyak uang dan waktu Anda saat merekrut untuk peran khusus. Mengalihdayakan tugas ini berarti tanggung jawab untuk mempersempit pelamar dan memilih mereka yang memiliki keahlian khusus diambil dari tangan Anda.
Di Clevry, para ahli kami menggunakan psikotes dan tes keterampilan yang didukung sains untuk menemukan kandidat terbaik untuk peran tersebut dengan cepat.
Baca Juga: Kebijakan Rekrutmen: Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai cara menghemat biaya rekrutmen yang bisa Anda lakukan. Dengan biaya rekrutmen yang lebih sedikit, ini memungkinkan Anda lebih hemat anggaran untuk bisnis Anda.
Namun lebih dari itu, cara menghemat biaya rekrutmen yang efektif adalah dengan melakukan pengelolaan karyawan dengan sebaik mungkin. Kenapa pengelolaan karyawan ini penting?
Ini karena pengelolaan karyawan yang baik akan membuat karyawan lebih betah bekerja di perusahaan Anda. Dengan begitu mereka enggan untuk mengundurkan diri dan perusahaan Anda tidak perlu melakukan rekrutmen karyawan baru untuk menggantikan karyawan lama.
Gunakan GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024