Key Performance Indicators (KPI) merupakan alat yang digunakan untuk mengukur seberapa baik pengelolaan procurement atau pengadaan.
Dengan KPI procurement, Anda dapat memantau semua hal penting dalam pembeliaan atau pengadaan barang dan jasa.
Tujuan dari KPI ini adalah untuk melihat seberapa besar strategi pengadaan dapat membantu kesuksesan bisis atau apa yang perlu diperbaiki dalam strategi tersebut.
KPI yang dirancang dengan baik bisa membantu menemukan peluang penghematan, mengelola risiko dari pemasok, dan membuat kegiatan procurement di berbagai bagian bisnis menjadi lebih efisien.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu KPI procurement, manfaat, jenis, hingga KPI yang paling penting.
Apa yang Dimaksud dengan KPI Procurement?
KPI procurement adalah alat untuk mengukur kinerja yang digunakan untuk menilai dan memantau seberapa efisien manajemen pengadaan di sebuah organisasi.
KPI ini membantu organisasi mengoptimalkan dan mengelola pengeluaran, kualitas, waktu, dan biaya dengan lebih baik.
KPI pengadaan juga membantu bisnis tetap sesuai dengan tujuan proses, strategi pengadaan, dan sasaran bisnis mereka.
Baca Juga: 10 Cara Mendisiplinkan Karyawan dan Manfaat Pentingnya
Apakah KPI Procurement itu Penting?
Ya, penting. Ada beberapa manfaat dengan adanya KPI procurement, yaitu:
1. Mengawasi Kinerja
KPI membantu perusahaan memantau dan menilai seberapa baik proses pengadaan mereka berjalan.
Misalnya, mengukur penghematan biaya, kinerja pemasok, dan waktu pemrosesan bisa memberikan gambaran tentang efisiensi pengadaan.
2. Menyelaraskan Tujuan
KPI membantu perusahaan memastikan bahwa aktivitas pengadaan mereka sejalan dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.
Dengan melacak metrik tertentu, perusahaan bisa lebih mudah mencapai targetnya.
3. Membuat Keputusan
KPI memberikan data yang membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik. Ini termasuk menemukan area yang bisa ditingkatkan, peluang efisiensi, atau risiko dalam proses pengadaan.
Baca Juga: 20 Jenis KPI Restoran Penting dan Cara Menghitungnya
4. Mengelola Pemasok
KPI membantu perusahaan mengevaluasi dan mengelola hubungan mereka dengan pemasok.
Misalnya, menilai kualitas, ketepatan waktu pengiriman, dan nilai keseluruhan yang diberikan pemasok.
5. Perbaikan Berkelanjutan
Dengan KPI, perusahaan bisa melihat tren dan pola dalam proses pengadaan, serta menemukan area yang perlu ditingkatkan. Ini mendorong budaya perbaikan terus-menerus.
6. Pembandingan
KPI memungkinkan perusahaan membandingkan kinerja mereka dengan standar industri. Ini membantu mereka mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan untuk lebih kompetitif.
7. Mengurangi Risiko
KPI membantu perusahaan mengurangi risiko dalam proses pengadaan, sehingga mereka bisa beroperasi lebih efisien dan mencapai tujuan mereka.
Baca Juga: Perbedaan OKR dan KPI, Mana yang Lebih Baik?
Apa Saja Jenis-Jenis Procurement?
Sebelum membuat KPI procurement, berikut beberapa jenis pengadaan yang perlu Anda pahami:
1. Pengadaan Tidak Langsung
Pengadaan tidak langsung adalah pembelian barang atau jasa yang diperlukan untuk operasional sehari-hari, seperti perlengkapan kantor atau layanan IT.
2. Pengadaan Jasa
Pengadaan jasa adalah ketika perusahaan mengontrak pihak luar untuk menyediakan layanan yang dibutuhkan, seperti konsultasi atau pemasaran.
3.Pengadaan Barang
Pengadaan barang adalah pembelian barang fisik yang diperlukan untuk operasional. Perencanaan yang baik sangat penting dalam pengadaan ini untuk memastikan semua kebutuhan terpenuhi.
Baca Juga: 20 Contoh KPI Departemen Produksi untuk Kesuksesan Bisnis
Apa Saja KPI Utama dalam Procurement?
Ada beberapa KPI utama dalam procurement, yaitu:
1. Kinerja Pemasok
Menilai pemasok berdasarkan kualitas produk, ketepatan waktu pengiriman, dan kepatuhan terhadap kontrak.
2.Waktu Siklus Pesanan Pembelian
Melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses pesanan pembelian dari awal hingga akhir.
3. Analisis Pengeluaran
Menganalisis pola pengeluaran untuk menemukan cara mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.
4.Manajemen Kepatuhan dan Risiko
Memastikan perusahaan mematuhi kontrak dan mengurangi risiko yang terkait dengan pengadaan.
Baca Juga: 15 Contoh KPI Layanan Pelanggan dan Strategi Meningkatkannya
Apa Saja KPI Penting untuk Mengukur Kinerja Procurement?
Berikut adalah KPI procurement penting yang bisa Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan procurement:
KPI Pemasok
KPI pemasok mengukur kinerja pemasok. KPI ini penting untuk memperlancar proses pengadaan dan mencapai efisiensi, serta keuntungan maksimum.
1. Jumlah Pemasok
Untuk memastikan proses pengadaan yang lancar, Anda perlu mengelola jumlah pemasok.
Terlalu banyak pemasok dapat mempengaruhi kemungkinan mendapatkan diskon dari pemasok dan mennciptakan kompleksitas dalam proses kerja.
Sebaliknya, terlalu sedikit pemasok dapat menyebabkan ketergantungan berlebihan pada satu atau beberapa pemasok, yang mengarah pada kurangnya keragaman dan gangguan dalam proses pasokan.
2. Waktu Pengiriman
Waktu pengiriman adalah waktu yang diperlukan pemasok untuk mengirimkan barang, diukur dari tanggal pemesanan hingga tanggal pengiriman.
Tidak disarankan menggunakan pemasok yang sering terlambat dalam pengiriman karena hal ini mengurangi efisiensi operasional.
Memantau KPI pengadaan ini membantu mengidentifikasi hambatan atau ketidakefisienan.
Pengiriman tepat waktu menunjukkan bahwa pemasok dapat dipercaya dan efisien.
Anda dapat menggunakan sistem pelacakan waktu nyata dan software procurement terbaik membantu mengukur metrik kinerja pengadaan ini dengan sukses, yang membantu mempertahankan hubungan jangka panjang dengan pemasok yang tepat.
3. Tingkat Cacat Pemasok
Tingkat cacat pemasok adalah persentase barang yang ditemukan cacat, yaitu barang yang gagal memenuhi persyaratan produk yang telah ditetapkan.
Tingkat cacat yang tinggi menyebabkan penundaan produksi dan biaya tambahan, terutama dalam industri manufaktur, dirgantara, otomotif, dan teknologi.
Pengendalian proses statistik membantu mengidentifikasi cacat dan menerapkan solusi yang efektif. KPI ini harus ditinjau secara berkala untuk menghindari tingkat cacat pemasok yang tinggi.
Tingkat cacat pemasok = Jumlah barang cacat / jumlah barang yang diterima.
Baca Juga: 18 Contoh KPI Sales, Arti, serta Pentingnya bagi Perusahaan
4. Tingkat Kepatuhan Kontrak
Tingkat kepatuhan yang tinggi menunjukkan bahwa pemasok memenuhi harapan yang tercantum dalam perjanjian.
Kualitas produk, kuantitas, waktu pengiriman, dan faktor penting lainnya adalah bagian dari kontrak.
Penurunan dalam KPI kepatuhan dapat meningkatkan kepatuhan tidak langsung.
Untuk mempertahankan tingkat kepatuhan kontrak yang tinggi, tim procurement dapat melakukan tinjauan kinerja secara rutin, penyelesaian masalah dengan hati-hati, dan komunikasi transparan mengenai persyaratan.
Dengan melakukan pemantauan terus-menerus, Anda dapat mengidentifiasi area yang perlu diperbaiki dan dioptimalkan.
5. Tingkat Penolakan Vendor dan Biaya
Tingkat penolakan vendor mengukur persentase barang rusak yang tidak memenuhi harapan kualitas dan kebutuhan lainnya.
Anda disarankan untuk mengidentifikasi alasan tingkat penolakan vendor yang tinggi dan menerapkan pendekatan strategis untuk memanfaatkan kinerja pemasok.
Biaya adalah KPI penting dalam manajemen pemasok. Dengan memantau KPI procurement ini, Anda dapat mengurangi biaya, negosiasi yang lebih baik, dan diskon yang baik.
Baca Juga: 25 KPI Marketing untuk Mengukur Keberhasilan Pemasaran
KPI Staf
Bagi tim procurement, mengukur KPI staf dapat membantu mengidentifikasi area masalah dan memahami area bisnis yang memiliki perhatian lebih.
6. Pengeluaran Berdasarkan Kontrak
Pengeluaran berdasarkan kontrak adalah persentase pengeluaran keseluruhan bisnis yang dikendalikan oleh kontrak dengan pemasok.
Kontrol pengeluaran yang tepat menghindari pengeluaran berlebihan dan mengurangi risiko.
Keputusan strategis dan peramalan anggaran dapat mencapai tingkat pengeluaran berdasarkan kontrak yang tinggi.
Selain kontrol biaya, negosiasi juga memerlukan syarat dan ketentuan serta kontrol atas proses manajemen.
Pengeluaran berdasarkan kontrak = (Total pengeluaran yang tercakup dalam kontrak / total pengeluaran pengadaan) × 100
7. Waktu Lead
Waktu lead yang rendah menunjukkan bahwa bisnis beroperasi dengan lancar. Ini adalah interval waktu antara memulai aktivitas pembelian dan menerima barang yang dibeli. Waktu lead mendefinisikan efisiensi rantai pasokan.
Waktu lead yang tinggi dapat menunjukkan tenggat waktu pengiriman yang terlewat dan kekurangan stok inventaris, yang mempengaruhi bisnis.
Memantau dan memeriksa waktu lead untuk mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan segera untuk perbaikan sangat disarankan.
Waktu lead pesanan aktual = Tanggal pengiriman – tanggal entri pesanan
8. Pembelian Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran
Ini adalah salah satu KPI penting untuk dipantau oleh manajer pengadaan, yang membantu mereka mengidentifikasi celah dalam proses pengadaan.
Komunikasi yang baik dengan pemasok, koordinasi, peramalan anggaran, dan perencanaan strategis memastikan pembelian tepat waktu dan sesuai anggaran.
9. Waktu Siklus Pesanan Pembelian
Waktu siklus pesanan pembelian adalah waktu antara permintaan pembelian dan pengirimannya kepada kontraktor atau pemasok.
KPI ini adalah garis waktu antara permintaan yang dibuat dan permintaan yang dipenuhi.
Mengurangi waktu siklus pesanan pembelian meningkatkan kepuasan pelanggan dan menunjukkan proses pengadaan yang lancar.
Beberapa praktik berguna termasuk menetapkan target yang realistis, memilih pemasok yang tepat, hingga memantau serta menganalisis waktu siklus pesanan pembelian.
Waktu siklus pesanan pembelian = Tanggal penerbitan pesanan pembelian − tanggal pengajuan permintaan pembelian
10. Rasio Pembelian Darurat
Dalam bisnis, terkadang terjadi pembelian darurat. Namun, jika hal tersebut sering terjadi dapat menunjukkan kekurangan dalam porses pengadaan.
Berikut beberapa aspek negatif dari pembelian darurat:
- Kualitas yang terkompromi karena waktu yang terbatas
- Mengganggu produksi dan operasi
- Mengganggu aliran rantai pasokan
- Biaya tambahan
Rasio pembelian darurat = (Jumlah pembelian darurat / total jumlah pembelian) x 100%
Baca Juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
KPI Operasional
11. ROI Procurement
KPI ROI procurement mengukur efektivitas proses pengadaan perusahaan. Setiap bisnis ingin memiliki ROI pengadaan yang tinggi.
Praktik terbaik untuk ROI procurement yang tinggi:
- Mendefinisikan dan melacak metrik kinerja
- Analisis total biaya kepemilikan
- Otomatisasi proses melalui platform teknologi
- Manajemen kinerja pemasok
- Membangun hubungan yang kuat dengan pemasok
12. Perputaran Inventaris
Perputaran investaris atau inventory turnover mengukur seberapa sering perusahaan menjual dan mengganti stoknya selama periode tertentu.
KPI ini sangat berguna di industri retail, yang dapat menunjukkan tingkat di mana inventaris dapat diubah menjadi penjualan untuk bisnis.
Perputaran yang rendah bisa disebabkan oleh pemasaran yang tidak efektif, rantai pasokan yang tidak efisien, produk yang bergerak lambat, prediksi permintaan yang tidak akurat, waktu lead yang panjang, dan lain-lain.
Meningaktkan inventory turnover menunjukkan rantai pasokan yang efektif, yang dapat menghasilkan pemenuhan permintaan pelanggan. Berikut rumusnya:
Perputaran inventaris = Biaya barang yang terjual / nilai inventaris rata-rata
13. Akurasi Inventaris
Akurasi inventaris mengukur perbedaan antara tingkat inventaris yang tercatat dengan jumlah fisik inventaris yang ada.
Ketidakakuratan dalam entri data dapat mengganggu akurasi inventaris. Dengan memantau KPI ini secara teratur, Anda pun mendeteksi masalah dan mengambil tindakan segera.
Akurasi inventaris = (Jumlah stok / jumlah stok yang tercatat) x 100
14. Biaya per Faktur
Biaya per faktur adalah biaya internal yang dikeluarkan selama proses pemrosesan faktur.
Perusahaan besar sering menghitung KPI ini, sedangkan perusahaan kecil biasanya tidak. Biaya per faktur yang rendah selalu dianggap baik dan menunjukkan proses kerja yang lancar.
Sementara biaya per faktur yang tinggi, yang ingin dihindari oleh setiap bisnis, bisa terjadi karena volume faktur yang tinggi, kurangnya otomatisasi, ketidakmampuan memanfaatkan solusi teknologi, alur persetujuan yang kompleks, dll.
Waktu yang diperlukan untuk melacak kesempatan, gaji karyawan, dan daya listrik bangunan/fasilitas adalah tiga komponen utama yang termasuk dalam inventory turnover.
15. Rasio Pengeluaran terhadap Pendapatan Penjualan
Rasio pengeluaran terhadap pendapatan penjualan memberikan wawasan tentang pendapatan penjualan bisnis.
Rasio ini membantu memahami efektivitas strategi dan keputusan distribusi anggaran. Rasio pengeluaran terhadap pendapatan penjualan yang lebih rendah menunjukkan bahwa bisnis menguntungkan.
Rasio pengeluaran terhadap pendapatan penjualan = (Biaya penjualan / total nilai penjualan) x 100
Baca Juga: 10 Strategi Manajemen Operasi untuk Bisnis
Kesimpulan
KPI procurement atau pengadaan adalah alat penting yang digunakan untuk mengukur seberapa baik pengelolaan pembelian barang dan jasa dalam sebuah organisasi.
Dengan memantau KPI ini, perusahaan dapat menilai efisiensi proses pengadaan, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan memastikan strategi pengadaan sejalan dengan tujuan bisnis.
KPI ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengawasi kinerja pemasok, memastikan kepatuhan terhadap kontrak, dan menjaga kelancaran proses pengadaan.
Dengan menggunakan KPI ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik, mengoptimalkan pengeluaran, dan meningkatkan kinerja pengadaan secara menyeluruh.
Agar proses procurement berjalan lancar, Anda juga dapat mengelola aspek-aspek penting seperti penggajian, absensi, performa karyawan, untuk memastikan bahwa tim procurement dan departemen lainnya bekerja dengan baik.
Misalnya, melalui fitur absensi, perusahaan dapat memantau produktivitas dan kinerja tim procurement, yang turut mempengaruhi berbagai KPI lainnya.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fitur payroll yang dapat memudahkan Anda dalam mengitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga potongan-potongan lainnya seperti iuran BPJS dan PPh 21.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024