Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, Anda memerlukan struktur organisasi yang jelas dan teratur. Salah satu caranya adalah dengan menerapkan sistem job level.
Melalui job level, perusahaan dapat mengkategorikan posisis kerja berdasarkan gelar dan rentang gaji, sehingga memudahkan proses pererkutan, promosi, dan manajemen karyawan secara keseluruhan.
Job level tidak hanya menawarkan keuntungan bagi perusahaan, tetapi juga memberikan panduan yang jelas bagi karyawan tentang peran dan tanggung jawab mereka.
Sayangnya, masih banyak perusahaan yang belum menerapkan sistem ini. Akibatnya, banyak karyawan merasa bingung tentang apa yang diharapkan dari mereka dan merasa terjebak tanpa melihat jalur karier yang jelas di masa depan.
Lantas, bagaimana cara menerapkan job level? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas hal tersebut, manfaat, jenis, langkah, dan contohnya.
Apa yang Dimaksud dengan Job Level?
Job level adalah kategori yang membagi posisi kerja berdasarkan gelar dan rentang gaji di suatu perusahaan.
Job level membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih strategis dan konsisten dalam hal perekrutan, promosi, retensi, dan pemberhentian karyawan.
Sebagian besar perusahaan memiliki struktur manajemen dan staf yang serupa, yang dapat didefinisikan berdasarkan tanggung jawab pekerjaan, senioritas, pengetahuan, keterampilan, gelar, gaji, dan tingkat otoritas pengambilan keputusan dalam suatu posisi.
Proses untuk mengklasifikasikan posisi-posisi tersebut disebut dengan job leveling.
Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya
Apa Saja Jenis-Jenis Job Level?
Jenis-jenis job level di berbagai organisasi mungkin memiliki penyebutan yang berbeda-beda, namun secara umum, mereka memiliki strukur yang sama, yaitu:
1. Tingkat Pemula
Tingkat pemula atau entry-level adalah posisi awal dalam perusahaan. Karyawan pada tingkat ini biasanya memiliki kualifikasi rendah dan sedikita tau tanpa pengalaman.
Banyak orang memulai karier mereka dari tingkat ini dan berharap untuk naik ke tingkatan yang lebih tinggi setelah mendapatkan pengalaman atau menyelesaikan pendidikan mereka.
Contoh posisi tingkat pemula adalah respsionis atau asisten administrasi.
2. Tingkat Menengah
Karyawan di tingkat menengah memiliki kualifikasi yang lebih tinggi, seperti gelar sarjana, atau memiliki pengalaman kerja yang cukup dalam bidang tertentu.
Posisi ini biasanya tidak memiliki tanggung jawab manajemen, tetapi memberikan otonomi lebih dibandingkan dengan posisi tingkat pemula. Contohnya adalah project coordinator atau project assistant.
3. Manajemen Tingkat Pertama
Manajer tingkat pertama dikenal baik oleh staf perusahaan karena mereka terlibat langsung dalam kegiatan operasional sehari-hari perusahaan.
Mereka mengelola karyawan tingkat menengah dan pemula. Contoh posisi ini adalah pemimpin tim dan senior manajer.
Baca Juga: Job Function: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya
4. Manajemen Tingkat Menengah
Manajer tingkat menengah mengelola urusan yang berkaitan dengan middle management, yang berada di antara manajer tingkat pertama dan eksekutif. Mereka menyampaikan strategi dan informasi dari tingkat atas serta mengelola departemen atau area tertentu.
Mereka biasanya mengelola manajer tingkat pertama atau tim yang lebih besar. Contoh posisi ini adalah direktur atau manajer regional.
5. Manajemen Tingkat Atas
Manajemen tingkat atas adalah para eksekutif perusahaan, seperti CEO, COO, dan CFO. Di sini keputusan besar diambil dan strategi perusahaan dikembangkan.
Mereka menetapkan visi perusahaan, mengelola dana, menarik bakat, dan membuat strategi tingkat tinggi.
Eksekutif ini bisa naik dari tingkatan yang lebih rendah dalam perusahaan atau direkrut dari luar.
Mereka bertanggung jawab dalam mengelola manajer tingkat atas lainnya yang berada tepat di bawah mereka.
Baca Juga: Tingkatan Manajemen Perusahaan dan Fungsinya Masing-Masing
Apakah Perusahaan Penting untuk Menyusun Job Level?
Ya, penting. Meskipun demikian, survei dari Monster menunjukkan bahwa 80% pekerja merasa bahwa pemberi kerja mereka saat ini tidak menyediakan peluang untuk berkembang.
Selain itu, 29% pekerja menyebutkan kurangnya peluang pertumbuhan sebagai alasan mereka ingin berhenti bekerja.
Melalui job level, Anda dapat memberikan panduan yang jelas bagi karyawan tentang peran dan tanggung jawab, serta peran rekan kerja mereka.
Hal ini sangat membantu dalam proses perekrutan, penilaian kinerja, dan retensi karyawan. Selain itu, berikut adalah beberapa alasan yang membuat job level penting:
1. Peran dan Tanggung Jawab yang Jelas
Melalui job level, karyawan dapat memahami apa yang diharapkan perusahaan dari peran mereka saat ini, serta kompetensi apa yang perlu mereka miliki untuk mendapatkan promosi dan berkembang dalam organisasi.
2. Proses Perekrutan yang Lebih Efisien
Jalur karier yang jelas dapat membantu untuk mempercepat proses perekrutan dan memudahkan untuk menemukan kandidat terbaik.
Deloitte Consulting menemukan bahwa Generasi Z, salah satu generasi terbaru di tempat kerja, mengharapkan jalur karier yang bisa dipersonalisasi dengan berfokus pada pelatihan, pengembangan kepemimpinan, dan keragaman.
3. Menetapkan Standar Kinerja
Matriks job level yang dirancang dengan baik dan selalu diperbarui dapat membantu proses penilaian kinerja.
Melalui matriks tersebut, baik manajer ataupun staf mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
4. Meningkatkan Retensi Karyawan
Karyawan bisa merasa terjebak jika tidak memiliki jalur karier yang jelas, yang dapat menyebabkan tingginya tingkat turnover karyawan.
Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan dapat melakukan job leveling, untuk membantu karyawan dan organisasi dalam melihat jalur karier yang jelas untuk setiap posisi.
5. Mendukung Keragaman dan Kesetaraan
Sistem job level yang terstruktur dengan baik dapat membantu organisasi menerapkan praktik perekrutan dan ketetanagkerjaan yang lebih adil dan inklusif.
Baca Juga: Equal Employment Opportunity: Arti, Prinsip, dan Cara Penerapan
Apa Saja Komponen Penting dalam Proses Job Level?
Beberapa komponen utama dari proses job level meliputi:
1. Job Level
Job level merupakan kategori tanggung jawab dan kepemimpinan dalam organisasi, mulai dari karyawan biasa hingga manajemen eksekutif.
2. Kompetensi
Kompetensi meliputi keterampilan, pengetahuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan. Hal ini mencakup kemampuan komunikasi, kerja sama tim, dan pemecahan masalah.
3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab berisi tugas dan kewajiban yang harus dilakukan dalam suatu peran.
4. Rentang Kompensasi
Hal ini mencakup rentang gaji yang ditetapkan, mulai dari gaji awal hingga jumlah maksimum yang bisa diberikan oleh organisasi untuk pekerjaan tertentu.
Dengan berbagai jenis job level, tentunya sebagai tim HR Anda akan merasa overwhelmed jika harus mengelola karyawan dengan besaran kompensasi yang berbeda-beda.
Inilah mengapa Anda perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui fitur payroll yang dimilikinya, Anda dapat mudah untuk menghitung seluruh komponen gaji masing-masing karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, tunjangan, dan berbagai potongan seperti PPh 21 dan BPJS secara otomatis dan akurat.
Selain itu, untuk membuat proses payroll lebih transparan, Gajihub juga menyediakan slip gaji yang bisa diunduh dalam format PDF.
Dengan slip gaji ini, karyawan pun dapat melihat semua komponen gaji mereka. Hal ini tentu dapat meningkatkan rasa percaya karyawan terhadap perusahaan.
Tertarik mencoba Gajihub? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Baca Juga: Job Evaluation: Arti, Manfaat, Metode, dan Contoh Penerapannya
Bagaimana Langkah untuk Menerapkan Job Level di Organisasi?
Dalam menerapkan proses job level, berikut beberapa langkah yang harus Anda lakukan:
1. Pahami Kebutuhan Unik Organisasi Anda
Job leveling harus disesuaikan dengan desain dan struktur organisasi. Dua hal ini adalah faktor penting yang harus diperhatikan.
2. Dapatkan Dukungan dari Pimpinan
Selain perlu menyusun matriks job level dengan baik, Anda perlu mendapatkan dukungan pemimpin untuk membantu alokasi sumber daya yang tepat dalam mengembangkan sistem.
Jadi, pastikan Anda menjelaskan manfaat sistem ini secara jelas kepada para pemimpin organisasi. Selain mendapatkan dukungan, para pemimpin juga bisa memberikan masukan penting terkait persyaratan peran di berbagai level.
3. Tentukan Kriteria untuk Job Leveling
Tetapkan kriteria yang jelas dan objektif untuk mengkategorikan pekerjaan, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, serta dampaknya terhadap organisasi sebelum mengembangkan kerangka kerja.
Kriteria ini akan membantu membimbing seluruh proses dan menjawab pertanyaan yang mungkin muncul.
Baca Juga: Job Redesign: Manfaat, Strategi, dan Langkah Melaksanakannya
4. Kembangkan Kerangka Kerja Job Level
Setelah menentukan kriteria, saatnya mengembangkan kerangka kerja yang sebenarnya. Buatlah sistem yang terstruktur, yang mengkategorikan pekerjaan ke dalam berbagai level berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
Pastikan juga sistem ini sesuai dengan kebijakan kompensasi perusahaan dan dampaknya dapat dipahami.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah bagaimana job level Anda sebanding dengan pasar, yang dapat memengaruhi kompensasi, rekrutmen, pengembangan, dan kemajuan karir.
Berikut adalah versi sederhana dari kerangka kerja job leveling untuk peran di departemen keuangan:
| Level Pekerjaan | Judul Pekerjaan | Kompetensi | Tanggung Jawab | Rentang Kompensasi (Rp) |
|---|---|---|---|---|
| Level 1 | Asisten Administrasi | – Komunikasi | – Tugas kantor dan koordinasi | Rp4.000.000 – Rp6.000.000 |
| – Organisasi | – Entri data dan pencatatan | |||
| – Manajemen Waktu | – Dukungan untuk departemen | |||
| Level 2 | Akuntan Junior | – Akuntansi | – Pembukuan dan laporan keuangan | Rp6.000.000 – Rp8.000.000 |
| – Analisis Keuangan | – Bantuan dalam penyusunan anggaran | |||
| – Kemahiran Excel | – Dukungan untuk akuntan senior | |||
| Level 3 | Akuntan Senior | – Analisis Keuangan | – Pelaporan dan analisis keuangan | Rp8.000.000 – Rp12.000.000 |
| – Penyusunan Anggaran | – Pengelolaan anggaran dan peramalan | |||
| – Kepemimpinan | – Pengawasan terhadap akuntan junior | |||
| Level 4 | Manajer Keuangan | – Perencanaan Strategis | – Strategi dan perencanaan keuangan | Rp12.000.000 – Rp20.000.000 |
| – Manajemen Tim | – Pengawasan departemen akuntansi | |||
| – Kepatuhan | – Memastikan kepatuhan dan kontrol |
5. Sesuaikan Struktur Kompensasi
Selama pengembangan kerangka kerja, ini adlaah waktu yang tepat untuk menyesuaikan atau menyeleraskan struktur kompensasi.
Anda juga perlu memastikan bahwa kompensasi sesuai dengan level pekerjaan yang baru. Sesuaikan jumlah minimum dan maksimum gaji untuk setiap level pekerjana, serta benefit dan elemen kompensasi lainnya.
6. Komunikasikan Perubahan
Komunikasi adalah kunci. Oleh karena itu, pastikan Anda memiliki rencana komunikasi yang jelas untuk memberi tahu semua karyawan tentang sistem job level yang baru, manfaat, dan perubahan apa pun yang mungkin berdampak pada mereka.
Sebaiknya informasikan kepada karyawan selama proses pengembangan, bukan hanya saat sistem siap diterapkan.
Selain itu, jelaskan juga peluang pembelajaran dan pengembangan karier yang tersedia pada sistem yang baru.
Baca Juga: Jenjang Karir: Arti, Manfaat, Cara Membangun, dan Contohnya
7. Edukasi Manajer tentang Kerangka Kerja Job Level
Manajer dan supervisor adalah tim garis depan yang bertanggung jawab untuk menggunakan dan menjelaskan sistem baru ini.
Secara umum, mereka adalah orang pertama yang akan dihubungi karyawan ketika mereka memiliki pertanyaan.
Oleh karena itu, pastikan ada sesi pelatihan dan workshop untuk mengedukasi manajer dan supervisor tentang kerangka kerja job level, agar mereka dapat memahami dan menerapkannya pada tim mereka.
8. Integrasikan Job Level ke dalam Sistem Manajemen Kinerja
Job level adalah bagian penting dari penilaian kinerja dan penetapan tujuan.
Jadi, pastikan untuk mengintegrasikan kerangka kerja ini ke dalam sistem manajemen kinerja yang ada atau yang akan datang, sehingga evaluasi kinerja sesuai dengan harapan dan tanggung jawab di setiap level pekerjaan.
Job level juga harus selaras dengan praktik HR lainnya, seperti manajemen bakat, pembelajaran dan pengembangan, serta pengembangan karier.
9. Pantau Dmampak dari Job Sistem Job Level
Terakhir, pantau dampak job leveling terhadap organisasi, seperti retensi, promosi, mobilitas internal, dan perbandingan dengan pasar.
Baca Juga: Penilaian Promosi Jabatan, Tahapan, dan Indikatornya
Bagaimana Contoh Job Level?
Berikut adalah jenis-jenis jabatan pekerjaan dan contoh posisi di setiap tingkatan utama dalam job level:
1. Manajemen Eksekutif atau Senior
Manajer senior atau eksekutif, dikenal sebagai posisi “C-level” atau “C-suite”, bertanggung jawab memimpin perusahaan, mengawasi kesejahteraan finansial, menetapkan visi, dan menciptakan strategi pertumbuhan bisnis.
Mereka juga menarik bakat terbaik untuk mengisi posisi manajemen menengah dan penasehat.
Contoh Jabatan:
- Chief officers (CTO, CFO, CMO)
- Presiden
- Wakil presiden
- Eksekutif senior
Contoh Posisi dan Gaji:
- Chief Technology Officer (CTO): Mengelola kebutuhan teknologi, mengawasi staf IT, dan mengembangkan strategi teknologi. Gaji rata-rata: Rp 30.000.000 per bulan.
- Chief Financial Officer (CFO): Mengarahkan tujuan finansial jangka panjang dan mengawasi strategi keuangan. Gaji rata-rata: Rp 35.000.000 per bulan.
- Chief Marketing Officer (CMO): Mengawasi operasi pemasaran perusahaan. Gaji rata-rata: Rp 33.000.000 per bulan.
2. Manajemen Tingkat Menengah
Manajer menengah menjadi penghubung antara manajemen eksekutif dan manajer tingkat pertama.
Mereka melaporkan kepada manajer eksekutif dan mungkin mengawasi tim atau memberikan nasihat kepada manajemen senior.
Contoh Jabatan:
- Direktur senior
- Direktur
- Associate director
- Branch Manager
- Penasehat
Contoh Posisi dan Gaji:
- Business Analyst: Memberikan saran untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Gaji rata-rata: Rp 20.000.000 per bulan.
- Project Director: Menginisiasi dan menetapkan tujuan program organisasi. Gaji rata-rata: Rp 16.000.000 per bulan.
3. Manajemen Tingkat Pertama
Manajer tingkat pertama mengawasi posisi tingkat menengah dan pemula. Mereka membantu memastikan operasional harian organisasi berjalan lancar.
Contoh Jabatan
- Manajer senior
- Manajer
- Supervisor
- Manajer proyek
- Pemimpin tim
- Manajer kantor
Contoh Posisi dan Gaji
Marketing Manager: Bertanggung jawab atas pembuatan rencana pemasaran. Gaji rata-rata: Rp 15.000.000 per bulan.
4. Tingkat Menengah atau Berpengalaman
Posisi tingkat menengah memerlukan pengalaman dan pelatihan khusus. Mereka tidak memiliki tugas supervisi tetapi memerlukan pengetahuan dan pengalaman kerja dalam industri.
Contoh Jabatan
- Koordinator
- Analis
- Spesialis
Contoh Posisi dan Gaji
- Data Analyst: Mengidentifikasi tren penting untuk keputusan bisnis. Gaji rata-rata: Rp 12.000.000 per bulan.
- HR: Memberikan dukungan administratif untuk departemen SDM. Gaji rata-rata: Rp 8.000.000 per bulan.
5. Tingkat Pemula
Sebagian besar orang memulai karir mereka di posisi tingkat pemula. Mereka menjalankan tugas harian yang rutin di bawah supervisi manajer menengah.
Contoh Jabatan
- Staf
- Perwakilan
- Associate
Contoh Posisi dan Gaji
- Sales Representative: Bertanggung jawab untuk menjual barang atau jasa. Gaji rata-rata: Rp 5.000.000 per bulan.
- Retail Sales Associate: Bekerja di toko untuk membantu pelanggan dan mengatur merchandise. Gaji rata-rata: Rp 5.500.000 per bulan.
Baca Juga: Job Sharing: Pengertian, Cara Kerja, Jenis, dan Tips agar Efektif
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa job level merupakan salah satu hal penting yang perlu dilakukan perusahaan untuk menciptakan jenjang karier yang jelas dan terstruktur bagi karyawan.
Dengan menerapkan sistem ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang baik tentang peran, tanggung jawab, dan bagaimana mereka bisa berkembang di dalam organisasi.
Tak hanya itu, job level yang disusun secara terstruktur juga mendukung proses perekrutan yang lebih efisien, membantu menetapkan standar kinerja yang jelas, dan meningkatkan retensi karyawan.
Nah, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa rentang kompensasi merupakan salah satu komponen penting dalam proses job level.
Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub untuk mengatur besaran kompensasi masing-masing karyawan dengan lebih otomatis dan akurat.
Dengan demikian, tim HR yang biasanya bertanggung jawab dalam hal payroll, dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan strategi, seperti penyusunan job level ini.
Tertarik mencoba Gajihub? Klik tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024