Terlepas dari ukuran dan industrinya, setiap perusahaan selalu membutuhkan tenaga kerja sebagai aset terbaik. Inilah yang membuat Anda perlu memahami apa yang disebut dengan manpower planning.
Melalui manpower planning, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan keterampilan yang sesuai.
Tanpa perencanaan yang jelas dan efektif, perusahaan bisa menghadapi berbagai tantangan, seperti kekurangan staf yang dapat menghambat kegiatan operasional atau kelebihan staf yang justru membebani anggaran.
Selain itu, manpower planning juga membantu perusahaan mengoptimalkan SDM, meningkatkan produktivitas, hingga mendukung pertumbuhan perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu manpower planning, manfaat, jenis, faktor yang mempengaruhi, dan cara melakukannya.
Apa yang Dimaksud dengan Manpower Planning?
Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja adalah proses evaluasi, strategi, dan penilaian keterampilan SDM untuk membentuk tim yang bekerja dengan produktivitas optimal dalam organisasi.
Tanpa perencanaan yang tepat, perusahaan bisa kelebihan dan kekurangan tenaga kerja, yang bisa mengurangi produktivitas dan pendapatan.
Manpower planning membantu manajer membuat jadwal dan mengelola karyawan, meningkatkan produksi, budaya kerja, dan hubungan industri.
Manpower atau tenaga kerja sendiri merupakan sumber utama bagi perusahaan. Tanpa tenaga kerja, sumber daya lain seperti bahan baku, uang, atau mesin tidak dapat dimanfaatkan.
Setiap industri, bahkan yang sangat otomatis seperti industri farmasi, tetap memerlukan tenaga kerja. Oleh karena itu, manpower planning menjadi sangat penting.
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
Apakah Manpower Planning itu Penting?
Ya, manpower planning sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang sebuah perusahaan. Dengan menyelaraskan tenaga kerja dan tujuan bisnis, serta memastikan jumlah karyawan yang tepat dengan skill yang sesuai, perusahaan dapat menghindari pemborosan dan mengurangi biaya operasional.
Pendekatan ini membantu menjaga tenaga kerja yang stabil dan termotivasi, sehingga meningkatkan kinerja perusahaan.
Selain itu, berikut sejumlah manfaat dari manpower planning:
- Menyesuaikan tenaga kerja dengan tujuan perusahaan.
- Menghindari kelebihan atau kekurangan staf, sehingga mengurangi biaya operasional.
- Menghindari siklus PHK dan rekrutmen berulang, menjaga moral dan kepercayaan karyawan.
- Mengurangi pemutusan hubungan kerja, melindungi reputasi perusahaan, dan membantu mempertahankan bakat.
- Mengalokasikan sumber daya dengan tepat berdasarkan kebutuhan tenaga kerja, meningkatkan hasil produksi.
- Peran yang jelas dan beban kerja yang teratur meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan.
- Mencegah kelelahan, meningkatkan kepuasan kerja, dan menjaga tim yang termotivasi.
- Memberikan wawasan tentang tren tenaga kerja, mempermudah keputusan yang lebih proaktif dan terinformasi.
- Membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan pasar, tetap kompetitif.
Baca Juga: Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja: Panduan Lengkap untuk HR
Apa Tujuan dari Manpower Planning?
Ada berbagai tujuan dari manpower planning yang semuanya berkaitan dengan kesuksesan perusahaan, yaitu:
1. Meramalkan Kebutuhan Tenaga Kerja Masa Depan
Manpower planning bertujuan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan berdasarkan proyeksi pertumbuhan bisnis, tren pasar, kemajuan teknologi, dan perubahan regulasi industri.
2. Mengoptimalkan Penggunaan Tenaga Kerja
Strategi ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa suatu posisi di dalam perusahaan diisi oleh orang yang tepat dengan keterampilan sesuai untuk mengoptimalkan efisiensi tenaga kerja.
3. Memastikan Ketersediaan Bakat
Menjamin ketersediaan bakat untuk memenuhi kebutuhan organisasi saat ini dan di masa depan, termasuk menarik bakat terbaik, mengembangkan karyawan yang ada, dan melakukan succession planning untuk menciptakan calon pemimpin masa depan.
Baca Juga: Manajemen Bakat: Pengertian, Proses, dan Strateginya
4. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis
Memberikan data dan wawasan yang membantu pengambilan keputusan strategis di semua tingkat organisasi, sehingga strategi sumber daya manusia selaras dengan tujuan bisnis.
5. Mengurangi Risiko dan Ketidakpastian
Membantu organisasi mengurangi risiko terkait kekurangan tenaga kerja, kesenjangan keterampilan, turnover karyawan, dan tantangan tenaga kerja lainnya.
Baca Juga: Job Insecurity: Arti, Penyebab, Dampak, dan Cara Menguranginya
Apa Saja Jenis-Jenis dari Manpower Planning?
Ada beberapa jenis manpower planning yang perlu Anda pahami, di antaranya adalah:
1. Strategic Manpower Planning
Jenis ini menyelaraskan strategi sumber daya manusia dengan tujuan strategis jangka panjang organisasi.
Strategic manpower planning melibatkan prediksi kebutuhan tenaga kerja masa depan berdasarkan perubahan yang diantisipasi dalam lingkungan bisnis, dinamika pasar, dan kemajuan teknologi.
2. Operational Manpower Planning
Jenis ini berfokus untuk memenuhi kebutuhan staf yang mendesak dan mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerja, mulai dari prediksi jangka pendek kebutuhan tenaga kerja berdasarkan operasi bisnis saat ini, fluktuasi musiman, dan permintaan proyek.
3. Tactical Manpower Planning
Tactical manpower planning menjembatani kesenjangan antara perencanaan strategis dan operasional dengan menerjemahkan tujuan strategis menjadi strategi dan inisiatif tenaga kerja yang dapat ditindaklanjuti.
Hal ini mencakup prediksi jangka menengah kebutuhan tenaga kerja, biasanya dalam rentang satu hingga tiga tahun.
4. Succession Planning
Succession planning berfokus pada mengidentifikasi dan mengembangkan pemimpin masa depan dalam organisasi.
Hal ini melibatkan penilaian talent pool saat ini, mengidentifikasi karyawan berpotensi tinggi, dan menerapkan program pengembangan dan mempersiapkan mereka untuk posisi kepemimpinan utama.
5. Skill Gap Analysis
Skill gap analysis menekankan pada perencanaan tenaga kerja yang mengidentifikasi perbedaan antara skill yang dimiliki oleh tenaga kerja saat ini dan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
Proses ini melibatkan penilaian kompetensi, kualifikasi, dan kebutuhan pelatihan karyawan dan membandingkannya dengan skill yang dibutuhkan untuk peran pekerjaan saat ini atau masa depan.
6. Contingency Planning
Contingency planning melibatkan persiapan untuk kejadian tak terduga atau gangguan yang dapat mempengaruhi efektivitas tenaga kerja, seperti pengembangan strategi cadangan dan manajemen risiko untuk mengatasi potensi masalah seperti bencana alam, penurunan ekonomi, atau gangguan rantai pasokan.
Baca Juga: Contoh Template Business Continuity Plan, Arti, dan Manfaatnya
Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Manpower Planning?
Dalam membuat perencanaan terkait tenaga kerja, ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan, seperti:
1. Tujuan dan Strategi Bisnis
Manpower planning harus selaras dengan tujuan bisnis dan arah strategis organisasi. Pertimbangkan faktor-faktor seperti rencana ekspansi, peluang pertumbuhan pasar, diversifikasi produk, dan kemajuan teknologi yang mungkin mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
2. Kondisi Ekonomi
Kondisi ekonomi, seperti pertumbuhan PDB, tingkat inflasi, dan tingkat pengangguran, dapat mempengaruhi permintaan dan penawaran tenaga kerja.
Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbagnkan bagaimana tren makroekonomi dapat memengaruhi dinamika pasar tenaga kerja, tingkat upah, dan ketersediaan bakat di berbagai wilayah atau industri.
3. Tren Industri
Faktor-faktor spesifik industri, seperti perubahan regulasi, inovasi teknologi, dan persaingan pasar, dapat mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja.
Inilah yang membuat Anda perlu menganalisis tren industri, memahami prediksi pasar, serta peluang atau ancaman yang muncul yang dapat memengaruhi permintaan untuk keterampilan atau pekerjaan tertentu.
4. Struktur dan Ukuran Organisasi
Pertimbangkan struktur, ukuran, dan kompleksitas organisasi saat meramalkan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.
Kemudian, evaluasi bagaimana perubahan dalam desain organisasi, proses bisnis, atau pola kerja dapat memengaruhi kebutuhan staf dan kombinasi keterampilan di berbagai departemen atau fungsi.
5. Demografi Tenaga Kerja
Perhatikan karakteristik demografi tenaga kerja saat ini, termasuk usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan, dan pengalaman.
Faktor ini membantu dalam memahami komposisi tenaga kerja saat ini dan merencanakan kebutuhan di masa depan.
Baca Juga: 13 Cara Meningkatkan Kualitas SDM di Perusahaan Anda
Bagaimana Proses Manpower Planning?
Proses manpower planning melibatkan beberapa tahapan yang perlu Anda lakukan agar dapat membantu perusahaan mencapai kesuksesan. Berikut langkah-langkahnya:
1. Menetapkan Tujuan dan Lingkup
Langkah pertama dalam perencanaan tenaga kerja adalah mendefinisikan tujuan dan lingkup proses perencanaan.
Ini melibatkan klarifikasi tujuan strategis organisasi, mengidentifikasi tantangan dan peluang tenaga kerja utama, serta menentukan kerangka waktu dan sumber daya yang tersedia untuk kegiatan perencanaan tenaga kerja.
2. Analisis Lingkungan
Perencanaan tenaga kerja dimulai dengan analisis faktor eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja organisasi.
3. Prediksi Permintaan
Langkah berikutnya adalah meramalkan permintaan sumber daya manusia organisasi di masa depan berdasarkan analisis faktor lingkungan dan tujuan bisnis.
Hal ini melibatkan prediksi kebutuhan tenaga kerja berdasarkan departemen, fungsi, atau keahlian dalam periode waktu tertentu, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti pertumbuhan bisnis, ekspansi ke pasar baru, dan perubahan teknologi.
4. Analisis Pasokan
Setelah menentukan permintaan sumber daya manusia di masa depan, Anda perlu melakukan analisis komprehensif terhadap kemampuan dan ketersediaan tenaga kerja organisasi saat ini.
5. Analisis Kesenjangan
Pada tahap ini, Anda perlu membandingkan permintaan sumber daya manusia dengan pasokan yang ada untuk mengidentifikasi kesenjangan atau ketidaksesuaian antara keduanya.
Baca Juga: Skill Test: Arti, Prinsip, dan Manfaatnya bagi Karyawan
6. Mengembangkan Strategi dan Action Plan
Kembangkan strategi berdasarkan prediksi permintaan, analisis pasokan, dan analisis kesenjangan, serta mulai menyusun action plan untuk mengatasi tantangan dan peluang tenaga kerja.
7. Implementasi dan Pemantau
Pada tahap ini, Anda perlu mengimplementasikan strategi dan rencana tindakan yang diidentifikasi dalam rencana tenaga kerja dan secara berkala memantau kemajuan dan efektivitasnya.
8. Evaluasi dan Feedback
Langkah terakhir adalah mengevaluasi hasil dari upaya perencanaan dan mengumpulkan feedback dari pemangku kepentingan utama.
Baca Juga: Stakeholder Mapping: Arti, Manfaat, Cara Membuat, dan Contoh
Apa Saja Contoh Manpower Planning?
Untuk lebih memahami proses manpower planning, berikut beberapa contoh penerapannya pada beberapa sektor industri:
1. Sektor Kesehatan
Sebuah rumah sakit melakukan manpower planning untuk memastikan ketersediaan staf medis yang diperlukan, termasuk dokter, perawat, dan personel pendukung, guna memastikan perawatan pasien yang efektif.
Hal ini dilakukan dengan memprediksi volume pasien, memeriksa rasio staf, dan menentukan area di mana sumber daya tambahan dibutuhkan, seperti di departemen khusus atau selama jam sibuk.
2. Industri Manufaktur
Sebuah perusahaan manufaktur melakukan manpower planning untuk mengurangi biaya dan mencapai target produksi.
Hal ini dilakukan melalui evaluasi jadwal produksi, penilaian keterampilan dan kapasitas tenaga kerja, serta pembentukan strategi penjadwalan untuk mempertahankan tingkat tenaga kerja yang diperlukan.
3. Perusahaan Teknologi
Perusahaan teknologi melakukan perencanaan untuk mendukung proyek research and development (R&D) serta kegiatan inovatif perusahaan.
Kegiatan tersebut termasuk perencanaan waktu R&D, mengidentifikasi keterampilan teknis dan pengalaman yang dibutuhkan untuk setiap proyek, serta rekrutmen dan pelatihan terkait bakat khusus dalam teknologi atau bahasa pemrograman yang sedang berkembang.
4. Sektor Ritel
Sebuah perusahaan toko pakaian melakukan perencanaan tenaga kerja untuk memastikan staf yang memadai di toko dan menyediakan layanan pelanggan berkualitas.
Proses ini melibatkan studi data penjualan, prediksi arus pelanggan, perencanaan staf berdasarkan jam sibuk dan fluktuasi musiman, serta pelatihan karyawan untuk melakukan berbagai tugas guna meningkatkan fleksibilitas serta adaptabilitas perusahaan.
Baca Juga: Manfaat Pelatihan Kerja bagi Karyawan dan Perusahaan
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa manpower planning adalah proses penting bagi setiap perusahaan, terlepas dari ukuran atau apa pun industrinya.
Dengan memahami dan menerapkan manpower planning perusahaan dapat memastikan jumlah karyawan yang tepat dengan keterampilan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Proses manpower planning melibatkan beberapa langkah penting, seperti menetapkan tujuan dan lingkup, melakukan analisis lingkungan, prediksi permintaan tenaga kerja, hingga menganalisis pasokan tenaga kerja saat ini.
Untuk membantu Anda dalam melakukan manpower planning, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur analisa data.
Melalui fitur ini, Anda dapat mengetahui setiap daat karyawan secara mendalam sekaligus laporan tren jumlah karyawan per bulan dan per organisasi, serta presentase berdasarkan lama kerja.
Data tersebut nantinya bisa menjadi bahan pertimbangan Anda dalam melakukan manpower planning.
Selain itu, Gajihub juga menyediakan berbagai fitur menarik lainnya seperti absensi, payroll, hingga reimbursement yang tentunya memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan adminstrasi karyawan.
Dengan demikian, Anda dapat berfokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi seperti manpower planning ini.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Total Quality Management: Manfaat, Prinsip, Teknik, dan Langkahnya - 30 October 2024
- Manajemen Pemasaran: Tahapan, Peran, Jenis, dan Strateginya - 30 October 2024
- Manajemen Hubungan Pelanggan: Strategi dan Tantangannya - 29 October 2024