Karyawan Sering Sakit? Berikut Hal yang perlu Dilakukan HR

Karyawan yang sering sakit dapat menjadi tantangan bagi perusahaan, khususnya tim HR dan manajer.

Meskipun absensi sesekali karena sakit adalah hal yang wajar, namun hal ini bisa menjadi masalah ketika karyawan terus-menerus sakit dan mulai menganggu kinerjanya.

Dalam kasus ini, Anda mungkin memiliki alasan untuk mencurigai bahwa ada sesuatu di balik alasan sakit yang mereka sampaikan.

Namun, baik karyawan tersebut berbohong atau pun tidak, karyawan yang sering sakit dapat memberikan dampak seperti meningkatnya stres pada anggota staf lain, menurunnya efisiensi dan produktivitas, serta kebutuhan untuk mencari pengganti staf.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas kemungkinan alasan yang membuat karyawan sering sakit hingga cara mengatasinya.

Daftar isi show

Apa Saja Kemungkinan yang Membuat Karyawan Menggunakan Alasan Sakit?

Ada beberapa kemungkinan yang membuat karyawan mungkin menggunakan alasan sakit untuk tidak hadir bekerja, yaitu:

1. Karyawan Terlalu Banyak Bekerja dan Stres

Stres adalah masalah mental paling umum yang dihadapi karyawan dan sering menjadi alasan mereka bolos kerja.

Jika seorang karyawan merasa overwhelmed dalam mengerjakan proyek yang sulit, mereka mungkin memilih untuk mengatakan sakit dan menunda pekerjaan.

Untuk menghindari hal ini, sebagai HR Anda harus mendorong manajer dan karyawan untuk saling terbuka ketika terjadi kesulitan.

2. Masalah Keluarga

Setiap karyawan memiliki kehidupan pribadi di luar kantor dan terkadang masalah keluarga atau anak yang sakit bisa membuat mereka bolos bekerja.

Jika memang demikian, tidak ada yang bisa Anda lakukan selain menawarkan work from home atau tidak memberikan beban kerja yang terlalu berat terlebih dahulu.

3. Kelelahan

Karyawan juga mungkin merasa kelalahan ketika harus bangun pagi dan berangkat menuju kantor, terutama jika jarak rumah mereka jauh dengan kantor.

Hal ini membuat karyawan sering datang terlambat atau kelelahan sepanjang hari saat bekerja, sehingga mungkin Anda bisa menawarkan jam kerja yang lebih fleksibel.

4. Kepuasan Kerja Rendah

Banyak karyawan yang tetap bekerja di tempat yang tidak mereka sukai demi memenuhi kebutuhan keluarga.

Sebagai HR, Anda bisa melakukan survei dan tinjauan rutin untuk mengetahui aspek pekerjaan yang disukai dan tidak disukai karyawan Anda.

Dengan menyesuaikan pekerjaan agar lebih sesuai dengan minat dan skill mereka, karyawan mungkin akan lebih jarang bolos dan lebih produktif.

5. Kebiasaan Tidak Sehat

Duduk sepanjang hari dan menatap layar dapat membuat karyawan lelah dan bahkan menyebabkan masalah tubuh seperti nyeri sendi dan obesitas.

Untuk mengatasi hal ini, Anda dapat menjadwalkan aktivitas seperti olahraga, kelas yoga, atau jalan kaki selama beberapa menit.

6. Penyakit Kronis

Salah satu alasan karyawan sering sakit adalah memiliki penyakit yang kronis, misalnya seperti penyakit asma yang membuat mereka sulit untuk bekerja.

Sebagai HR atau manajer, Anda dapat berbicara kepada mereka dan tanyakan apa yang bisa Anda lakukan untuk membantu mereka.

Mungkin mereka membutuhkan kursi empuk, meja kerja yang lebih private, atau tempat duduk di dekat jendela.

Bagaimana Cara Menghadapi Karyawan yang Sering Sakit?

Berikut adalah sejumlah cara yang bisa Anda lakukan ketika menghadapi karyawan yang sering tidak masuk kerja karena alasan sakit:

1. Buat Kebijakan Cuti Sakit secara Jelas

Pendapat bahwa karyawan ‘sering sakit’ mungkin bersifat objektif.

Misalnya Anda mungkin berpikir bahwa mengajukan izin sakit dua kali selama setahun terlalu banyak, sementara anggota tim lain berpikir bahwa mengambil libur karena sakit dua kali selama satu bulan masih bisa diterima.

Oleh karena itu, Anda perlu membuat kebijakan cuti sakit yang mencakup:

1. Siapa yang berhak atas cuti sakit

Jelaskan secara detail karyawan mana yang berhak mendapatkan cuti sakit, misalnya karyawan full time, part time, dan sebagainya.

2. Berapa banyak cuti sakit yang bisa diberikan

Jelaskan juga jumlah hari cuti sakit yang diperbolehkan kepada karyawan dan bagaimana pembagiannya.

3. Tindakan jika jatah cuti habis

Jelaskan apa yang harus dilakukan jika karyawan telah menggunakan semua hari cuti sakitnya, misalnya diganti menggunakan cuti tahunan atau cuti lainnya.

Misalnya, mereka mungkin bisa mendapatkan beberapa hari cuti tambahan tanpa gaji untuk keadaan darurat.

4. Konsekuensi pelanggaran kebijakan

Terakhir, cantumkan juga tindakan indisipliner yang akan diambil jika karyawan melanggar kebijakan terkait kehadiran, termasuk kemungkinan PHK.

Setelah kebijakan dibuat, bagikan kepada semua karyawan dan minta mereka untuk membaca serta menandatangani kebijakan tersebut.

Pastikan kebijakan ini juga tercantum dalam buku panduan karyawan agar setiap karyawan baru dapat memahaminya saat baru mulai bekerja.

2. Bebicaralah dengan Karyawan

Jika Anda melihat seorang karyawan mulai sering izin sakit, sebagai HR Anda perlu mengajak mereka berbicara.

Jelaskan bahwa Anda memperhatikan mereka lebih sering absen dari biasanya. Tanyakan apa yang sedang terjadi dan apakah ada yang bisa dilakukan untuk mendukung mereka.

Jika karyawan benar-benar sakit, maka tidak banyak yang bisa Anda lakukan sebagai manajer. Pahamilah bahwa orang memang bisa sakit, dan jika mereka sakit, mereka membutuhkan waktu untuk pemulihan.

Tentunya Anda juga tidak ingin karyawan yang sakit ikut menularkan penyakitnya kepada anggota lain.

Namun, ada berbagai alasan mengapa karyawan sering izin sakit, yang sebenarnya tidak berhubungan dengan suatu penyakit.

Dalam situasi tersebut, Anda dapat mencari tahu apa yang bisa Anda lakukan untuk membantu karyawan kembali bekerja seperti biasanya.

Misalnya, saat berbicara dengan karyawan yang bersangkutan, Anda mungkin mengetahui alasan mereka sering izin sakit karena merasa stres dan overwhelmed di tempat kerja.

Pada kondisi ini, Anda bisa mencari cara untuk mengurangi tingkat stres mereka dan tidak terlalu membebani karyawan Anda, misalnya dengan mengurangi beban pekerjaan atau memberi mereka lebih banyak waktu istirahat.

Hal tersebut bisa memperbaiki situasi dan memudahkan mereka untuk kembali datang bekerja secara normal.

Atau mungkin karyawan memberi tahu Anda bahwa alasan mereka sering mengajukan cuti sakit karena mereka diintimidasi oleh salah satu rekan kerja mereka dan merasa tidak aman untuk datang bekerja.

Dalam situasi tersebut, sebagai manajer atau HR, Anda harus segera mengambil tindakan untuk menghentikan intimidasi dan menciptakan lingkungan yang aman bagi mereka untuk bekerja.

Pada intinya, karyawan memiliki alasan masing-masing ketika mulai sering izin sakit dan masalah tersebut dapat diselesaikan dengan diskusi dan juga dukungan.

Jadi, sebelum melakukan tindakan, berbicaralah dengan karyawan yang bersangkutan terlebih dahulu.

3. Dokumentasikan Ketidakhadiran Karyawan

Apabila setelah berdiskusi dengan karyawan tetapi mereka masih sering izin sakit, langkah selanjutnya adalah mulai mendokumentasikan ketidakhadiran karyawan tersebut serta keadaan sekitarnya.

Setiap kali karyawan tidak berangkat kerja karena sakit, cobalah untuk mencatat hal ebrikut:

Tanggal dan hari dalam seminggu
Waktu saat karyawan mengajukan izin sakit
Cara karyawan mengajukan izin sakit (misalnya, apakah mereka mengirim pesan teks, berbicara dengan atasan mereka, atau yang lainnya)
Alasan mereka tidak masuk kerja

Dokumentasi ini akan membantu Anda melihat pola ketidakhadiran karyawan yang mungkin memberi Anda wawasan tentang apa yang terjadi.

Misalnya, jika Anda memiliki karyawan yang selalu izin setiap hari Kamis malam dan mereka tidak akan masuk kerja di hari Jumat, mungkin mereka mencoba memperpanjang akhir pekan mereka.

Dokumentasi ketidakhadiran karyawan juga bisa berguna saat Anda harus mengadakan meeting yang bersifat formal untuk membahas ketidakhadiran mereka yang berlebihan.

4. Meminta Bukti

Jika Anda mencurigai karyawan Anda berbohong tentang alasan sakit mereka, Anda dapat meminta dokumentasi atau bukti untuk mendukung klaim mereka.

Misalnya, jika seorang karyawan mengajukan izin sakit selama seminggu penuh dan mengatakan mereka terkena demam flu, Anda dapat meminta surat keterangan dokter.

Kemudian, apabila seorang karyawan mengajukan izin sakit karena mereka perlu menjalani prosedur medis yang membuat mereka tidak bisa masuk kerja selama dua minggu, Anda dapat meminta bukti rawat inap mereka.

Untuk memudahkan hal ini, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Melalui fitur kelola cuti dan izin yang dimilikinya, karyawan dapat dengan mudah mengajukan izin sakit lewat aplikasi Gajihub.

Pada menu pengajuan izin sakit, karyawan dapat memilih tanggal izin, menulis alasan yang membuat mereka perlu mengajukaan izin, dan dapat mengunggah berkas sebagai bukti sakit.

Selain itu, tanggal dan jumlah izin sakit mereka juga tercantum secara detail yang membuat HR maupun manajer dapat mengambil tindakan apabila karyawan terlalu sering izin sakit.

Dengan demikian, Anda akan lebih mudah dalam memantau ketidakhadiran karyawan.

Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:

5. Adakan Diskusi Terakhir dengan Karyawan Anda

Jika karyawan terus-terusan meminta izin sakit, saatnya untuk mengadakan pertemuan yang lebih formal untuk membahas ketidakhadiran mereka.

Ajak karyawan dan tim HR untuk menghadiri pertemuan tersebut. Kemudian, beritahu mereka bahwa ketidakhadiran mereka telah melanggar kebijakan perusahaan Anda.

Tunjukkan catatan kehadiran mereka dan informasikan tindakan apa yang akan dilakukan selanjutnya, misalnya dengan meminta surat keterangan dokter untuk setiap ketidakhadiran.

Kemudian, tuliskan semua poin yang Anda bicarakan dalam sebuah dokumen, minta karyawan menandatanganinya, dan simpan dalam berkas karyawan mereka.

6. Indispliner Karyawan

Jika karyawan Anda terus-menerus mengajukan izin sakit meskipun sudah diperingatkan, Anda mungkin perlu mengambil tindakan indisipliner karyawan.

Apakah Karyawan yang Sering Sakit Boleh Dipecat?

Ya, namun pemecatan yang dilakukan harus berdasarkan undang-undang yang berlaku.

Dalam Pasal 55 ayat (1) Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja, Alih Daya, Waktu Kerja, Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja, perusahaan dapat melakukan PHK jika seorang karyawan mengalami sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat menjalankan tugasnya lebih dari 12 bulan.

Lebih lanjut, Pasal 55 juga menjelaskan bahwa karyawan yang terekna PHK karena sakit berkepanjangan berhak menerima kompensasi berupa:

Uang pesangon dua kali lipat,
Uang penghargaan masa kerja satu kali lipat,
Uang penggantian hak lainnya.

Artinya, karyawan yang mengalami sakit berkepanjangan memiliki perlindungan dan hak yang jelas jika perusahaan memutuskan untuk melakukan PHK.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa karyawan yang sering sakit merupakan tantangan bagi perusahaan, terutama bagi tim HR dan manajer.

Alasan karyawan mengajukan izin sakit bisa disebabkan juga karena stres, masalah keluarga, kelelahan, higga penyakit kronis.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami alasan di balik absensi karyawan dan mencari solusi yang dapat mendukung kesehatan dan kesejahteraan mereka.

Anda bisa mulai membuat kebijakan terkait cuti sakit yang jelas, menyediakan program kesehatan, dan mendokumentasikan ketidakhadiran karyawan untuk mengelola situasi ini dengan lebih baik.

Untuk memudahkan Anda dalam mendokumentasikan pengajuan izin sakit karyawan, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.

Melalui fitur kelola cuti dan izin, Anda dapat mengidentifikasi dan melakukan tindakan jika ditemukan bahwa karyawan sering mengjukan cuti izin sakit.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.