Perbedaan OKR dan KPI, Mana yang Lebih Baik?

Meskipun keduanya dapat digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan, namun terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara OKR dan KPI.

Objective Key Results atau OKR adalah kerangka kerja untuk menetapkan tujuan yang diperkenalkan terdiri dari sebuah tujuan (objective) dan serangkaian ukuran (key results) untuk melacak pencapaian tujuan.

Sementara Key Performance Indicator (KPI) adalah serangkaian metrik kinerja bisnis yang mengindikasikan seberapa baik fungsi dari suatu organisasi..

Namun, sebenarnya apa saja perbedaan dari OKR dan KPI? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas hal tersebut, contoh, cara menggunakan, hingga tips terbaiknya.

Apa yang Dimaksud dengan OKR dan KPI?

Pengertian OKR adalah kerangka kerja yang menghubungkan rencana strategis dengan tindakan nyata dan memastikan semua orang fokus pada tujuan yang sama.

Objective pada istilah OKR merupakan tujuan yang ingin dicapai, sementara Key Results adalah langkah-langkah konkret yang menunjukkan progress menuju tujuan tersebut.

Berbeda dengan KPI, OKR lebih memberikan pandangan ke depan tentang kondisi bisnis yang diinginkan atau dampak yang ingin dicapai di masa mendatang.

Sementara pengertian KPI adalah alat ukur penting dalam bisnis yang menunjukkan seberapa baik kinerja organisasi saat ini.

KPI digunakan untuk menilai proyek, produk, atau kinerja karyawan, yang dapat menjelaskan apakah bisnis perusahaan sedang berjalan baik atau tidak selama periode tertentu.

Meskipun KPI berguna untuk mengetahui performa, namun alat ukur ini hanya menunjukkan angka-angka.

Dengan kata lain, KPI dapat memberitahu apakah perusahaan Anda berada di jalur yang benar, namun tidak bisa memberikan arahan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Baca Juga: 13 Cara Meningkatkan Kualitas SDM di Perusahaan Anda

Apa Saja Perbedaan OKR dan KPI?

Berikut adalah beberapa aspek yang dapat menunjukkan perbedaan antara OKR dan KPI:

1. Tujuan

OKR membantu menyeleraskan tim, menetapkan tujuan, meningkatkan keterlibatan anggota tim, dan menciptakan transparansi.

Sementara KPI digunakan untuk mengevaluasi seberapa sukses bisnis atau aktivitas tertentu, seperti proyek-proyek atau program.

2. Lingkup

OKR memiliki cakupan yang lebih luas karena digunakan sebagai panduan yang lengkap, sementara KPI lebih spesifik dan sering menjadi bagian dari panduan yang lebih besar seperti OKR.

3. Durasi

OKR biasanya diterapkan dalam siklus tiga bulanan, namun tetap tergantung pada ritme bisnis, tim, dan karyawan, sedangkan KPI digunakan untuk melacak area bisnis yang lebih besar dalam jangka waktu yang lebih lama.

4. Keterkaitan

OKR biasanya lebih fleksibel dan bisa dihubungkan satu salam lain untuk mendukung kerja sama tim.

Sebaliknya, KPI umumnya berdiri sendiri dan semua KPI dianggap sama pentingnya.

5. Fleksibilitas

KPI adalah indikator kinerja yang statis, sementara OKR dirancang untuk lebih fleksibel, yaitu dapat dihapus, diperbarui, dan disesuaikan berdasarkan temuan terbaru.

OKR biasanya akan ditinjau secara terus-menerus agar tetap selaras dengan prioritas perusahaan.

Baca Juga: 18 Contoh OKR Tim Keuangan dan Tips Optimalisasinya

Bagaimana Contoh OKR dan KPI?

Untuk memperjelas perbedaan antara KPI dan OKR, simak bagaimana kedua kerangka ini diterapkan sebagai upaya meningkatkan kepuasan pelanggan:

Bayangkan jika saat ini Anda menjalankan tim customer service yang mengalami peningkatan jumlah permintaan dukungan.

Kemudian, Anda ingin menurangi waktu tunggu pelanggan agar kepuasan dan retensi pelanggan tetap tinggi.

Contoh KPI

Dalam skenario pertama, Anda menghadapi peningkatan tiket dukungan pelanggan dengan menetapkan KPI berikut:

• Menyelesaikan 200 tanggapan tiket per jam.

Hasil

Pada akhir kuartal, Anda berhasil mencapai KPI Anda dengan secara konsisten menangani 200 tiket per jam.

Namun, volume tiket masih meningkat, sehingga waktu tanggapan tetap lambat. Hal ini menunjukkan bahwa KPI Anda tidak fleksibel.

Akibatnya, masalah inti pun belum terselesaikan, yaitu waktu pelanggan masih tetap lama, sehingga mengurangi kepuasan pelanggan.

Contoh OKR

Sekarang, gunakan pendekatan OKR untuk situasi yang sama.

Dalam skenario ini, Anda menangani kebutuhan customer support menggunakan OKR berikut:

Objective

Menyelesaikan masalah terkait kebutuhan tiket dukungan

Key Results

1. Mengurangi waktu tanggapan sebesar 10%
2. Meningkatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 5%
3. Meningkatkan jumlah tiket yang ditangani dari 180 menjadi 200

Hasil

Dalam situasi ini, Anda berhasil mencapai:

• Mengurangi waktu tanggapan sebesar 7%
• Meningkatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 4%
• Meningkatkan jumlah tiket yang ditangani dari 180 menjadi 19o

Meskipun Anda mungkin tidak memenuhi semua key results, pendekatan OKR yang fleksibel memungkinkan Anda untuk secara signifikan memperbaiki krisis tiket dukungan.

Baca Juga: 7 Contoh OKR Sales, Manfaat, Tips Optimalisasinya

OKR dan KPI, Mana yang Lebih Baik?

Memilih antara OKR dan KPI bisa menjadi hal yang sulit. Oleh karena itu, untuk membuat keputusan, Anda bisa mempertimbangkan model bisnis, kebutuhan, dan dinamika pasar.

OKR memberikan pendekatan menyeluruh untuk menetapkan tujuan ambisius dan hasil yang terukur sesuai dengan tujuan organisasi Anda.

Alat ukur ini mendorong tim untuk berpikir lebih jauh dan berinovasi, sehingga mampu menciptakan budaya pertumbuhan dan ide-ide kretif.

Saat semua orang bekerja mencapai tujuan yang sama, OKR dapat meningkatkan kerjasama dan rasa memiliki di antara anggota tim.

Jadi, jika Anda berada di lingkungan yang dinamis di mana fleksibilitas dan adaptasbilitas sangat penting, misalnya startup ataupun industri tertentu, OKR mungkin lebih cocok.

Baca Juga: Contoh SOP Tim Sales, Manfaat, dan Cara Penggunaannya

Sebaliknya, KPI lebih fokus pada metrik spesifik yang berkelanjutan dan langsung terkait dengan kinerja, yang memungkinkan Anda untuk memantau dan mengukur kinerja proses inti Anda secara cermat.

Fokus yang jelas tersebut memudahkan Anda untuk menetapkan tolok ukur, menetapkan target, dan melacak progress.

Jadi, jika bisnis Anda mengandalkan konsistensi dan kepatuhan, KPI dapat menjadi pilihan terbaik.

Hal ini disebabkan karena KPI bekerja dengan baik pada proses yang dijelaskan dengan baik dan stabil, yang dapat menilai keberhasilan operasional secara keseluruhan.

Namun, ada beberapa kelemahan jika Anda hanya menggunakan KPI, termasuk:

Ketidakpastian dalam Jumlah KPI

Menentukan jumlah KPI yang tepat seringkali bersifat subjektif:

• Terlalu sedikit KPI: Gambaran kinerja bisa bias, menyesatkan, atau membingungkan.
• Terlalu banyak KPI: Membebani tim atau karyawan Anda, yang dapat mengakibatkan kinerja menjadi kurang optimal.
• Solusi: Temukan keseimbangan tanpa menciptakan kekurangan tau kelebihan data, yang seringkali menyulitkan.

Kurangnya Kejelasan tentang Perbaikan

KPI tidak secara detail menunjukkan apa yang perlu disesuaikan atau diperbaiki.

Mereka adalah indikator kinerja, bukan alat yang bisa mendiagnosis masalah spesifik atau mengarahkan langkah yang perlu diambil.

Kepemilikan KPI yang Ambigu

Kepemilikan KPI sering tidak jelas, sehingga menciptakan kurnagnya akuntabilitas dan kesadaran di antara para staf.

Misaalnya, meskipun seorang karyawan mungkin bertanggung jawab untuk memperbarui KPI, insiatif mereka mungkin tidak berdampak secara langsung terhadap KPI tersebut.

Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan OKR dan KPI secara bersama-sama untuk membantu mengurangi dampak kelemahan dari KPI.

Baca Juga: 18 Contoh OKR Tim Keuangan dan Tips Optimalisasinya

Bagaimana Cara Menggunakan OKR dan KPI secara Bersama-sama?

OKR dapat mendefinisikan siapa yang terlibat, apa yang harus dicapai, dan bagaimana caranya, serta mengungkapkan faktor-faktor yang berkontribusi pada kesuksesan sebuah proyek.

Saat digabungkan dengan KPI, OKR dapat menjadi alat yang kuat untuk memberikan gambaran lengkap mengenai kinerja Anda.

OKR juga dapat membantu mengidentifikasi area yang memerlukan sumber daya tambahan dengan memberikan peringatan tentang hasil yang belum tercapai.

Oleh karena itu, menggabungkan KPI ke dalam kerangka OKR bisa sangat bermanfaat bagi bisnis Anda.

Berikut adalah empat cara menggunakan OKR dan KPI:

1. Menetapkan OKR untuk Mencapai KPI

Anda bisa menggunakan OKR untuk menetapkan dan mencapai KPI yang tinggi.

Misalnya, bayangkan tim marketing Anda memiliki KPI yang sangat tinggi, yaitu menghasilkan 40.000 prosespek penjualan.

Selanjutnya, Anda bisa menggunakan OKR untuk mendorong semangat dan kreativitas dalam tim Anda.

Contoh OKR

Objective: Mendapatkan prospek penjualan dari situs web dengan traffic berkualitas.

Key Results 1:

• Meningkatkan pengunjung situs web menjadi 300k
• Menjaga bounce rate di bawah 52%
• Menghasilkan 80.000 prospek penjualan

Perhatikan key results yang ketiga: jumlah prospek dua kali llipat dari KPI. Alasannya adalah meskipun tim hanya mencapai 70% key results tersebut, hasilnya akan lebih baik dari KPI.

Menetapkan target yang tinggi juga dapat memotivasi tim Anda untuk mengambil risiko dan mencoba metode baru.

2. Menggunakan OKR untuk Menguji KPI

Menentukan KPI yang tepat bisa sangat sulit dan menimbulkan banyak pertanyaan, seperti:

• Apakah kita butuh lebih sedikit atau lebih banyak KPI?
• Apakah ada wawasan lain yang harus dimasukkan?
• Apakah kita sudah mencapai keseimbangan yang tepat dengan volume data yang ada?

Anda perlu menetapkan KPI dengan hati-hati karena setelah KPI ditetapkan, Anda tidak bisa mengambil data tambahan dari metrik yang tidak dilacak.

Lantas, apa saja yang perlu dilakukan sebelum menetapkan KPI secara permanen?

Seperti yang Anda ketahui, OKR terdiri dari beberapa key results. Dengan 2-4 key results per objective (tujuan), Anda dapat menguji KPI yang mungkin potensial.

OKR membantu Anda menilai relevansi dan validias KPI sebelum mereka ditetapkan secara permanen.

Baca Juga: 8 Contoh OKR Marketing, Manfaat, dan Cara Membuatnya

3. Menggunakan OKR untuk Mengatasi Masalah KPI

Jika Anda melihat kesehatan metrik KPI Anda berubah menjadi buruk, OKR dapat membantu Anda untuk menemukan dan memperbaiki penyebabnya.

Misalnya, jika karyawan gagal dalam mencapai KPI penjualan sebesar Rp100.000.000, Anda bisa menggunkan OKR untuk menghubungkan target tersebut ke setiap anggota tim sales, seperti:

Objective: Mencapai angka penjualan yang meyakinkan di akhir tahun.

Key Results:

1. Mencapai Rp110.000.000
2. Closing 100 kesepakatan baru
3. Mencapai ukuran kesepakatan rata-rata Rp55.000.000

OKR di atas dapat secara jelas menyoroti apa yang perlu dilakukan oleh tim sales untuk meningkatka kesehatan KPI.

Dengan melakukan closing lebih banyak, mereka dapat secara signifikan berkontribusi pada keberhasilan KPI.

Melalui OKR, mereka juga bisa mengukur apa yang telah dilakukan dan apakah hal tersebut berhasil, sehingga tim sales dapat menyusun cara terbaik berdasarkan keberhasilan sebelumnya.

4. Menggunakan OKR dan KPI untuk Menginformasikan Pengambilan Keputusan

Dengan menggunakan data pelengkap untuk menginformasikan OKR dan KPI, Anda dapat meningkatkan proses pengambilan keputusan.

Contoh OKR

Objective: Meningkatkan penjualan sebesar 25% selama kuartal berikutnya.

Key Results:

1. Menghasilkan 100 prospek yang memenuhi syarat penjualan
2. Meningkatkan pendapatan upselling sebesar 30%

KPI yang menyertai OKR ini mungkin termasuk tingkat konversi, pendapatan dari upselling, dan margin keuntungan program.

Dengan melacak KPI bersama OKR Anda, Anda pun dapat memperoleh pemahaman lengkap mengenai progress OKR secara keseluruhan.

Hal ini nantinya dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang akurat dan memastikan bahwa perusahaan bisa mengatasi berbagai masalah, serta mampu mempertahankan kesuksesannya. 

Baca Juga: OKR untuk HR: Arti, Keuntungan, Hingga Contohnya

Apa Saja Kesalahan Umum dalam Penggunaan OKR dan KPI?

Saat menerapkan OKR dan KPI secara bersamaan, pastikan untuk menghindari beberapa kesalahan ini.

Kesalahan Umum OKR yang Harus Dihindari

1. Terlalu Banyak Objective dan Key Results

Terlalu banyak OKR bisa mengurangi foksu dan sumber daya, menghambat progress, dan mengurangi hasil kerja yang lebih bermakna.

2. Kurangnya Penyelarasan dan Tinjauan Berkala

Jika Anda tidak meninjau dan menyesuaikan OKR secara berkala, maka akan terjadi ketidaksesuaian, karena tujuan tersebut mungki sudah usang atau tidak lagi relevan.

3. Tim yang Tidak Terlibat

Jika karyawan tidak dilibatkan dalam proses OKR, mereka mungkin akan merasa tidak memiliki tanggung jawab, sehingga menghambat efektivitas OKR.

Baca Juga: Pengertian KPI dan Cara Memilih KPI yang Tepat untuk Bisnis

Kesalahan Umum KPI

1. KPI yang Tidak Jelas

KPI yang samar atau ambigu cukup sulit untuk mengukur progress dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

2. Kurangnya Komunikasi dan Visibilitas

Tidak menyampaikan pentingnya KPI dan update terkait progress dapat menyebabkan kurangnya komitmen dan pemahaman di seluruh perusahaan.

3. KPI yang Tidak Relevan

Mengukur KPI yang tidak erelevan dapat membuang-buang waktu dan usaha. Oleh karena itu, KPI harus selaras dengan tujuan organisasi dan strategi.

Baca Juga: 20 Contoh KPI Departemen Produksi untuk Kesuksesan Bisnis

Bagaimana Praktik Terbaik Penggunaan OKR dan KPI?

Untuk mendapatkan hasil terbaik dari penerapan PKR dan KPI, berikut 5 tips yang bisa Anda lakukan:

1. Selaraskan OKR dan KPI dengan Tujuan Organisasi

Pastikan OKR dan KPI terhubung dengan strategi perusahaan yang lebih luas, agar karyawan dapat bekerja sesuai dengan prioritas dan perusahaan dapat memfasilitasi progress yang berkelanjutan.

2. Batasi Jumlah OKR dan KPI

Membatasi jumlah OKR dan KPI dapat membantu Anda menyederhanakan pengelolaannya, mengurangi kebingungan akan prioritas perusahaan, dan memastikan penggunaan sumber daya yang tepat.

3. Tinjau OKR dan KPI secara Berkala

Buatlah jadwal tinjauan rutin untuk memastikan OKR dan KPI tetap relevan dan menjadi bagian integral dari operasi, dengan karyawan menggunankannya sebagai pedoman.

4. Perbarui Tim tentang Kemajuan OKR dan KPI

Pastikan OKR dan KPI selalu menjadi fokus utama, dan karyawan yang relevan harus bertanggung jawab.

Hal ini dapat memotivasi tim untuk tetap produktif dan aktif mendorong pencapaian tujuan.

Baca Juga: 18 Contoh KPI Sales, Arti, serta Pentingnya bagi Perusahaan

5. Gunakan Software untuk Menetapkan Tujuan

Menetapkan, melacak, dan memperbarui OKR dan KPI secara manual bisa memakan waktu dan rentan dari kesalahan.

Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan software tertentu untunk memastikan akurasi dan menjaga OKR serta KPI tetap transparan, kolaboratif, dan efisien.

Selain menggunakan software untuk memastikan OKR dan KPI berjalan lancar, Anda juga perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub, untuk mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan.

Melalui fitur absensi yang dimiliki Gajihub, Anda dapat memantau kehadiran karyawan, sehingga Anda dapat mengetahui kedisplinan mereka dalam bekerja.

Jika ditemukan kecurangan pada karyawan, seperti mangkir atau tidak melakukan presensi di tempat yang telah ditetapkan, tim HR dan manajer dapat mengambil tindakan lebih lanjut.

Selain itu, karyawan juga dapat mencatat jam lembur mereka secara mandiri, yang langsung terintegrasi dengan sistem payroll. 

Dengan demikian, setiap karyawan akan memperoleh gaji dan bonus sesuai dengan pekerjaannya.

Tertarik untuk mencoba? Klik gambar berikut dan dapatkan informasi selengkapnya:

Kesimpulan

Meskipun terdapat perbedaan antara OKR dan KPI, keduanya adalah dua alat penting yang dapat digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan dengan lebih efektif.

OKR membantu menetapkan tujuan dan langkah-langkah konkret untuk mencapainya, sementara KPI dapat mengukur kinerja bisnis saat ini dan mengevaluasi seberapa baik fungsi organisasi.

Untuk mengoptimalkan penggunaan OKR dan KPI, penting untuk menyelaraskan keduanya dengan tujuan perusahaan, membatasi jumlah OKR dan KPI, serta melakukan tinjauan berkala.

Melalui integrasi OKR dan KPI yang baik, Anda akan memperoleh gambaran lengkap tentang kinerja, mengambil keputusan lebih akurat, serta memastikan tim untuk tetap fokus dan termotivasi.

Untuk mendukung pelaksanaan OKR dan KPI, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR yang dilengkapi fitur absensi, payroll, hingga pengelolaan cuti dan izin.