Download Template Surat Offering Kerja dan Cara Membuatnya

Surat offering kerja menjadi kebutuhan perusahaan ketika merekrut karyawan baru dan untuk memudahkannya Anda bisa menggunakan template surat offering kerja.

Surat offering kerja merupakan dokumen berisi syarat-syarat kerja bagi seorang karyawan baru.

Sebagai HRD, sudah menjadi kewajiban bagi Anda untuk menyiapkan surat offering kerja ini dan template surat offering kerja bisa membantu Anda untuk membuatnya.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai template surat offering kerja dan bagaimana cara membuatnya.

Baca selengkapnya hanya pada penjelasan yang ada di bawah ini:

Daftar isi show

Template Surat Offering Kerja Terbaik

Dalam memudahkan Anda membuat surat offering kerja, berikut template surat offering kerja terbaik yang bisa Anda download:

Download Surat Offering Kerja Bahasa Indonesia

Download Surat Offering Kerja Bahasa Inggris

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Surat Offering Kerja?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, surat offering kerja merupakan dokumen yang di dalamnya berisi syarat-syarat penerimaan karyawan baru.

Surat ini juga disebut dengan surat penerimaan kerja dan di dalamnya berisi beberapa informasi seperti gaji, benefit, dan informasi penting yang akan menjadi pertimbangan untuk menerima penawaran kerja atau tidak.

Surat ini menjadi dokumen yang harus disiapkan oleh HRD agar calon karyawan baru bisa membacanya dengan teliti sebelum akhirnya menerima atau menolak tawaran kerja tersebut.

Di sini biasanya tim rekrutmen akan menghubungi kandidat calon karyawan baik melalui telepon atau menemui secara langsung, baru kemudian mengirimkan surat penawaran kerja ini.

Lalu mengapa perusahaan perlu membuat surat offering kerja ini?

Hal ini dilakukan untuk meyakinkan kandidat agar menerima tawaran kerja yang diberikan.

Dengan memberikan surat ini, perusahaan bisa menciptakan citra positif di mata para kandidat.

Ini bisa membuktikan bahwa perusahaan benar-benar tertarik untuk merekrut kandidat sebagai karyawan di perusahaan.

Oleh karenanya penting bagi Anda untuk membuat surat offering kerja yang mudah untuk dipahami.

Perbedaan Surat Offering Kerja dan Surat Kontrak Kerja

Ketika membicarakan mengenai surat offering kerja, mungkin di antara Anda ada yang mengingatkan pada surat kontrak kerja atau surat perjanjian kerja.

Lalu, apa saja perbedaan antara surat offering kerja dengan surat kontrak kerja ini?

1. Pengertian

Pengertian dari surat offering kerja merupakan dokumen yang di dalamnya berisi penawaran kerja kepada calon karyawan.

Di dalamnya dimuat beberapa informasi penting seperti job tittle, tanggal mulai, dan juga kompensasi yang akan didapatkan.

Sedangkan kontrak kerja merupakan surat yang di dalamnya mengikat karyawan dan perusahaan secara hukum terkait syarat dan ketentuan pekerjaan.

2. Isi Surat

Di dalam surat offering kerja dijelaskan informasi mengenai posisi yang ditawarkan, gaji awal, dan juga manfaat-manfaat lainnya.

Sedangkan kontrak kerja memiliki isi yang lebih lengkap, seperti deskripsi pekerjaan, tanggung jawab yang dimiliki, jam kerja, kebijakan perusahaan, dan lain sebagainya.

3. Status Hukum yang Dimiliki

Surat offering kerja tidak memiliki status hukum yang kuat dan kandidat diperbolehkan untuk menolak pekerjaan yang ditawarkan kepadanya.

Ini berbeda dengan kontrak kerja di mana di dalamnya memiliki kekuatan hukum di mana menyatakan kesepakatan kerja antara karyawan dan juga perusahaan.

4. Masa Berlaku Surat

Surat offering kerja memiliki masa berlaku sementara yakni sampai kandidat bisa membuat keputusan menerima atau penolak tawaran kerja.

Sedangkan surat kontrak kerja berlaku sesuai periode yang disepakati kedua belah pihak.

5. Benefit dan Kompensasi yang Didapatkan

Di dalam surat offering kerja dan surat kontrak kerja sama-sama membahas benefit dan kompensasi yang didatkan.

Namun surat kontrak kerja memiliki pembahasan yang lebih lengkap.

6. Penjelasan Peran dan Tanggung Jawab

Dalam penjelasan peran dan tanggung jawab, antara surat offering kerja dan surat kontrak kerja juga memiliki perbedaan.

Surat offering kerja hanya membahas gambaran secara umum, sedangkan surat kontrak kerja membahas peran dan tanggung jawab secara lengkap dan rinci.

7. Kesepakatan Kerja

Pada surat offering tidak membentuk kesepakatan kerja, namun hanya menuliskan penawaran pekerjaan semata.

Sedangkan surat kontrak kerja di dalamnya tertulis kesepakatan formal yang membahas syarat-syarat kerja antara perusahaan dengan karyawan.

8. Perubahan Persyaratan

Hal-hal yang ada di dalam surat offering kerja dapat dilakukan perubahan dan juga dinegosiasikan,

Sedangkan pada kontrak kerja, perubahan persyaratan hanya dapat terjadi melalui proses yang diatur di dalam kontrak kerja tersebut.

Apa Saja Komponen dalam Surat Offering Kerja?

Berikut komponen yang ada di dalam surat offering kerja:

1. Judul

Komponen yang pertama adalah judul.

Pada bagian judul ini Anda bisa menuliskan “Offering Letter” atau “Surat Penawaran Pekerjaan”.

2. Tanggal dan Informasi

Setelah judul, Anda bisa menuliskan tanggal dan informasi perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kontak perusahaan.

3. Informasi Kandidat

Setelah informasi perusahaan, selanjutnya adalah informasi kandidat.

Anda bisa menuliskannya dengan format berikut ini:

Nama lengkap kandidat karyawan
Alamat kandidat karyawan
Kota, Provinsi, dan kode pos

4. Salam Pembuka

Selanjutnya adalah salam pembuka di mana Anda bisa menuliskan sapaan “Yang Terhormat” atau “Dear” dan diikuti dengan nama lengkap kandidat karyawan.

Kemudian Anda bisa mengucapkan selamat atau pujian kepada calon kandidat.

5. Jabatan

Kemudian, Anda bisa menuliskan posisi atau jabatan yang nantinya akan diisi oleh kandidat calon karyawan.

Selain menjelaskan jabatan atau posisi, Anda juga bisa menuliskan di mana kandidat akan ditempatkan dan siapa yang menjadi atasan mereka.

6. Tanggal Mulai Kerja

Selanjutnya adalah tanggal mulai bekerja.

Di sini Anda dapat menuliskan tanggal masuk kerja atau bisa menanyakan kepada kandidat apakah bersedia untuk mulai bekerja di tanggal tersebut.

7. Deskripsi Pekerjaan

Selanjutnya adalah deskripsi pekerjaan, seperti sistem kerja (WFA atau WFO) dan jenis kontrak kerjanya.

Ini termasuk tugas dan tanggung jawab yang nantinya akan dipegang oleh karyawan baru.

Dengan adanya deskripsi ini, Anda bisa memberikan gambaran kepada kandidat terkait nanti yang akan dikerjakan dan ekspektasi dari perusahaan.

8. Jam Kerja

Komponen berikutnya adalah jam kerja yang dimiliki.

Anda bisa menuliskan total jam kerja dalam seminggu, termasuk jam masuk dan pulang dan juga hari kerja.

9. Masa Percobaan

Jika perusahaan Anda menerapkan masa percobaan, Anda bisa menuliskannya ke surat offering kerja ini.

Anda bisa menuliskan berapa lama masa percobaan, apa saja hak dan kewajiban yang dimiliki pada saat masa percobaan tersebut.

10. Remunerasi dan Bonus

Selanjutnya terkait remunerasi dan bonus yang diberikan, apakah akan diberikan mingguan atau bulanan dan besaran gaji yang diterima hingga cara pembayarannya.

Jika memang ada kesempatan mendapatkan bonus, Anda bisa menuliskannya.

11. Tunjangan Kesehatan

Jika perusahaan Anda memberikan tunjangan kesehatan, Anda bisa menuliskannya di dalamnya.

12. Cuti

Cuti menjadi bagian penting dalam penawaran kerja, jadi pastikan Anda menuliskannya.

Di surat offering ini Anda bisa menuliskan jenis cuti, berapa jumlahnya, hingga cuti berbayar atau cuti sakit.

13. Tunjangan Lainnya

Jika perusahaan Anda memberikan tunjangan lainnya, Anda juga bisa menuliskannya di surat offering ini.

14. Deadline dan Penutup

Terakhir adalah deadline atau kapan terakhir Anda harus memberikan keputusan terkait penawaran pekerjaan ini.

Biasanya berkisar antara 2 hingga 4 minggu.

Anda juga bisa menuliskan kontak yang bisa dihubungi jika sewaktu-waktu kandidat ingin menanyakan terkait offering kerja ini.

Jangan lupa untuk memberikan salam penutup dan membubuhkan tanda tangan dengan nama jelas Anda.

Bagaimana Cara Membuat Surat Offering Kerja?

Untuk membuat surat offering kerja, berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:

1. Sampaikan Tawaran secara Lisan

Dalam membuat surat offering kerja, pastikan Anda telah menyampaikan tawaran Anda secara lisan, misalnya melalui telepon.

Ketika kandidat calon karyawan memberikan jawaban ingin bernegosiasi, Anda bisa mengirimkan surat offering ini.

2. Pastikan Subjek Jelas

Dalam mengirimkan email berisi surat offering kerja, pastikan Anda menuliskan subjek email secara jelas.

Jika bisa, buatlah kurang dari 50 karakter, sehingga kandidat bisa dengan mudah mengetahui maksud dari email tersebut.

3. Tulis Salam dengan Tepat

Anda bisa menggunakan salam seperti “Yth” ataupun sapaan seperti “Bapak”, “Ibu”, hingga “Dr.”

Namun buat Anda yang ingin memberikan kesan lebih informal, Anda bisa menuliskan nama depan dan nama belakang kandidat calon karyawan.

4. Tulis Maksud dengan Jelas

Selanjutnya Anda bisa menuliskan maksud Anda secara jelas pada bagian isi surat.

Anda bisa menuliskannya ke dalam tiga atau lebih paragraf untuk bagian isi ini.

5. Tutup Surat dengan Sederhana

Buatkan kalimat penutup surat yang sederhana dan pastikan tidak bertele-tele.

Tuliskan juga kapan terakhir kandidat harus memberikan keputusan atas penawaran kerja yang diberikan.

6. Tambahkan Informasi yang Menarik

Selanjutnya adalah Anda bisa menambahkan informasi pendukung yang menarik.

Misalnya seperti kebijakan perusahaan, informasi terkait manfaat kerja, kontrak, dan dokumen yang bisa meningkatkan minat calon karyawan.

7. Kirimkan Melalui Lampiran Email

Terakhir, Anda bisa mengirimkan surat offering kerja ini melalui lampiran email.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai template surat offering kerja yang bisa menjadi referensi Anda dalam memberikan penawaran kerja kepada kandidat calon karyawan.

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa surat offering kerja merupakan surat yang digunakan untuk memberikan penawaran kerja kepada kandidat calon karyawan.

Ini merupakan langkah yang diambil agar kandidat calon karyawan bisa mempertimbangkan tawaran pekerjaan dan sebelum kontrak kerja dapat ditandatangani.

Dengan mengirimkan surat offering kerja ini, Anda bisa menunjukkan bahwa perusahaan Anda memiliki etika yang baik dalam merekrut karyawan.

Untuk mendukung perusahaan Anda mendapatkan karyawan terbaik, pastikan Anda melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar.

Gunakan software HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan software HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Ketika perusahaan memiliki pengelolaan karyawan yang baik, perusahaan bisa memberikan fasilitas terbaik untuk mendukung pekerjaan karyawan.

Ini bisa menjadi nilai tambah yang bisa meningkatkan keberhasilan offering karyawan.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.