Lingkungan kerja yang baik merupakan fondasi bagi kesuksesan perusahaan. Untuk mencapai hal tersebut, perlu disusun tata tertib perusahaan agar dapat memastika karyawan memahami dan mematuhi aturan kerja yang berlaku.
Tata tertib perusahaan berfungsi sebagai panduan perilaku bagi karyawan dan manajemen dalam menjalankan tugas mereka sehari-hari.
Dalam operasional sehari-hari, sering kali muncul permasalahan yang disebabkan oleh ketidakjelasan peran atau aturan yang tidak dipatuhi.
Hal tersebut dapat berujung pada ketegangan antar karyawan, penurunan produktivitas, hingga meningkatnya turnover karyawan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu tata tertib perusahaan, manfaat, contoh, dan sanksinya.
Apa yang Dimaksud dengan Tata Tertib Perusahaan?
Tata tertib perusahaan adalah kumpulan aturan dan kebijakan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengatur perilaku dan tindakan karyawannya selama berada di tempat kerja.
Aturan-aturan ini mencakup berbagai aspek, mulai dari kedisiplinan dalam hal kehadiran dan jam kerja, etika kerja, hingga interaksi antar karyawan dan atasan.
Tata tertib bukan hanya sekedar dokumen formal yang harus dipatuhi, tetapi juga merupakan refleksi dari nilai-nilai inti perusahaan.
Dengan adanya tata tertib, perusahaan dapat mengarahkan karyawan untuk bertindak sesuai dengan tujuan perusahaan, menjaga integritas, dan mematuhi aturan hukum yang berlaku.
Tata tertib juga berfungsi sebagai pedoman bagi manajemen dalam memberikan arahan, melakukan evaluasi, dan mengambil tindakan disiplin jika diperlukan.
Dalam konteks yang lebih luas, tata tertib menjadi alat penting dalam mengelola sumber daya manusia dan menciptakan keteraturan dalam operasional perusahaan.
Baca Juga: Kepemimpinan Birokrasi: Arti, Sifat, Kelebihan dan Kekurangannya
Bagaimana Dasar Hukum Pembuatan Tata Tertib Perusahaan?
Tata tertib perusahaan harus didasarkan pada aturan yang jelas agar dapat diterapkan dengan tepat dan adil.
Dasar hukum yang mengatur tentang tata tertib perusahaan dapat ditemukan dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya Pasal 2 ayat 1 yang menyatakan bahwa, “Karyawan harus mematuhi peraturan perusahaan dan peraturan yang berlaku di tempat kerja.”
Aturan tersebut menegaskan bahwa karyawan wajib mengikuti tata tertib yang telah ditetapkan oleh perusahaan, dan ketidakpatuhan terhadap aturan ini dapat berujung pada tindakan disiplin.
Selain itu, ada juga Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 5 Tahun 2013 tentang Tata Tertib, di mana pada Pasal 1 ayat 1 disebutkan bahwa, “Tata tertib kerja adalah seperangkat aturan dan pedoman yang ditetapkan dalam suatu organisasi, perusahaan, atau lingkungan kerja untuk mengatur perilaku dan aktivitas karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka.”
Aturan tersebut menekankan pentingnya peraturan tersebut dalam menjaga keteraturan dan kedisiplinan di lingkungan kerja.
Baca Juga: Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan: Ini Aturan dan Alurnya
Apa Saja Manfaat Tata Tertib Perusahaan?
Ada banyak manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dengan menerapkan tata tertib yang baik dan jelas. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Disiplin dan Etos Kerja
Tata tertib membantu membentuk kebiasaan disiplin di kalangan karyawan. Dengan aturan yang jelas mengenai waktu kerja, penggunaan fasilitas, serta tanggung jawab individu, karyawan menjadi lebih disiplin dan produktif dalam menjalankan tugasnya.
Disiplin ini tidak hanya berdampak pada produktivitas individu, tetapi juga mendorong kerja tim yang lebih efektif.
2. Mengurangi Konflik Internal
Di lingkungan kerja, potensi konflik antar karyawan atau antara karyawan dan atasan selalu ada.
Tata tertib yang jelas dapat membantu mengurangi konflik tersebut dengan menetapkan batasan-batasan perilaku yang dapat diterima di tempat kerja.
Ketika semua pihak memahami aturan main yang sama, risiko kesalahpahaman dapat diminimalisir.
Baca Juga: Komunikasi Internal: Pengertian, Manfaat, Contoh, dan Tips Membangunnya
3. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi
Karyawan yang bekerja sesuai dengan tata tertib akan lebih fokus pada tugasnya, sehingga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Selain itu, tata tertib yang baik juga memastikan bahwa proses kerja berjalan dengan lancar dan efisien tanpa adanya gangguan atau penyimpangan yang dapat menghambat operasional.
4. Menjaga Kesejahteraan Karyawan
Tata tertib perusahaan sering kali mencakup aturan-aturan yang berhubungan dengan keselamatan dan kesehatan kerja.
Aturan-aturan ini bertujuan untuk melindungi karyawan dari risiko cedera atau penyakit akibat pekerjaan.
Dengan adanya tata tertib yang mengatur hal-hal tersebut, perusahaan menunjukkan komitmennya untuk menjaga kesejahteraan karyawan.
5. Menegakkan Keamanan dan Ketertiban
Tata tertib juga berfungsi untuk menjaga keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja. Misalnya, aturan mengenai penggunaan fasilitas, pemeliharaan kebersihan, dan pemakaian peralatan kantor.
Dengan aturan ini, perusahaan dapat memastikan bahwa tempat kerja tetap aman dan nyaman bagi semua karyawan.
6. Menjaga Reputasi Perusahaan
Perusahaan yang memiliki tata tertib yang baik akan dikenal sebagai perusahaan yang profesional dan terpercaya.
Karyawan yang bekerja sesuai aturan akan memberikan dampak positif terhadap citra perusahaan di mata pelanggan, mitra bisnis, dan masyarakat luas.
Baca Juga: Branding Perusahaan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
Apa Saja Contoh Tata Tertib Perusahaan?
Tata tertib di setiap organisasi bisa berbeda-beda tergantung pada industri, ukuran, dan budaya organisasi.
Namun, berikut ini beberapa contoh umum aturan yang sering dimuat dalam tata tertib perusahaan:
1. Kehadiran dan Jam Kerja
Karyawan harus hadir tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Ketidakhadiran atau keterlambatan tanpa alasan yang jelas dapat dikenai sanksi.
Untuk mendukung tata tertib mengenai kehadiran dan jam kerja, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui fitur absensi Gajihub, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan secara akurat, karena aplikasi ini dilengkapi dengan sistem software abuse detection, sehingga sistem akan menolak presensi jika diketahui menggunakan fake GPS, fake IP, dan berdasarkan recognition.
Selain itu, dengan fitur analisa data perusahaan juga bisa melihat laporan keterlambatan, lembur, izin cuti, dan masih banyak lagi.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
2. Etika Berpakaian
Perusahaan sering menetapkan aturan mengenai pakaian yang harus dikenakan karyawan selama bekerja, terutama jika perusahaan bergerak di sektor yang berhubungan langsung dengan pelanggan.
3. Penggunaan Fasilitas Perusahaan
Fasilitas seperti telepon, internet, dan kendaraan perusahaan harus digunakan hanya untuk kepentingan pekerjaan. Penyalahgunaan fasilitas ini dapat dianggap sebagai pelanggaran.
4. Hubungan Antar Karyawan
Karyawan diharapkan untuk menjaga hubungan profesional dan tidak melakukan tindakan yang dapat menimbulkan konflik atau ketidaknyamanan di tempat kerja.
5. Prosedur Keselamatan Kerja
Perusahaan menetapkan aturan-aturan yang harus diikuti karyawan untuk menjaga keselamatan kerja, seperti penggunaan alat pelindung diri di area berisiko.
Baca Juga: Code of Conduct: Arti, Manfaat, Komponen, dan Contohnya
Apa Contoh Sanksi Apabila Melanggar Tata Tertib?
Setiap pelanggaran terhadap tata tertib organisasi harus dikenai sanksi yang sesuai. Jenis sanksi ini biasanya sudah tercantum dalam tata tertib dan bervariasi tergantung dari tingkat pelanggarannya.
Beberapa contoh sanksi yang dapat diterapkan di perusahaan adalah:
1. Teguran Lisan atau Tertulis
Hal ini merupakan sanksi ringan yang biasanya diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran kecil seperti terlambat datang ke kantor atau tidak mematuhi prosedur internal.
Namun, jika pelanggaran terus berlanjut, perusahaan akan memberikan surat teguran karyawan seperti SP 1, SP 2, dan SP3. Berikut penjelasannya:
Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Surat ini menjadi tanda bahwa karyawan harus segera memperbaiki tindakannya atau menghadapi sanksi yang lebih serius.
Surat Peringatan Kedua (SP 2)
Jika setelah SP 1 karyawan tetap melanggar tata tertib, maka *Surat Peringatan Kedua* (SP 2) akan diberikan.
Surat ini adalah peringatan yang lebih serius dan menunjukkan bahwa karyawan berada di ambang sanksi yang lebih berat.
Surat Peringatan Ketiga (SP 3)
Jika SP 2 diabaikan dan pelanggaran masih berlanjut, *Surat Peringatan Ketiga* (SP 3) akan diberikan.
Pada tahap ini, karyawan harus menyadari bahwa pelanggaran lebih lanjut dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja.
2. Pemotongan Gaji
Bagi pelanggaran yang lebih serius, seperti ketidakhadiran tanpa izin atau penggunaan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi, perusahaan dapat memberikan sanksi berupa pemotongan gaji.
Baca Juga: Pemotongan Gaji Sepihak: Aturan di Indonesia dan Sanksinya
3. Penurunan Jabatan atau Pemindahan Tugas
Jika pelanggaran yang dilakukan sudah berulang kali atau memiliki dampak serius terhadap operasional perusahaan, manajemen dapat menurunkan jabatan atau memindahkan karyawan ke posisi yang lebih rendah.
4. Pemecatan
Untuk pelanggaran berat seperti tindakan kriminal, pencurian, atau pelanggaran etika kerja yang serius, perusahaan memiliki hak untuk memutuskan hubungan kerja dengan karyawan yang bersangkutan.
Baca Juga: 10 Cara Mendisiplinkan Karyawan dan Manfaat Pentingnya
Bagaimana Cara Menyusun Tata Tertib Perusahaan?
Menyusun tata tertib perusahaan memerlukan pendekatan yang sistematis agar aturan tersebut dapat diterapkan dengan efektif dan adil. Berikut adalah langkah-langkah untuk menyusunnya:
1. Analisis Kebutuhan Perusahaan
Mulailah dengan memahami kebutuhan dan tujuan perusahaan. Identifikasi bidang-bidang utama yang memerlukan aturan, seperti kehadiran, etika kerja, penggunaan fasilitas, dan komunikasi.
2. Libatkan Pihak Terkait
Diskusikan rencana penyusunan tata tertib dengan manajemen, HR, serta departemen terkait.
Jika memungkinkan, libatkan karyawan untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas dan agar tata tertib lebih bisa diterima oleh semua pihak.
3. Rumuskan Aturan yang Jelas
Setiap aturan harus dirumuskan secara jelas dan spesifik. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau terbuka untuk interpretasi.
Pastikan aturan mencakup hal-hal penting seperti:
- Waktu kerja dan ketepatan waktu.
- Pakaian kerja (jika ada standar tertentu).
- Penggunaan peralatan dan fasilitas perusahaan.
- Kode etik komunikasi.
- Kebijakan terkait keamanan dan kesehatan.
4. Tentukan Sanksi dan Konsekuensi
Setiap pelanggaran harus memiliki konsekuensi yang jelas.
Pastikan sanksi disesuaikan dengan tingkat pelanggaran, misalnya peringatan lisan, peringatan tertulis, skorsing, atau pemutusan hubungan kerja.
5. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Pastikan tata tertib disusun dengan bahasa yang mudah dipahami oleh semua karyawan, agar tidak ada kesalahpahaman terkait aturan yang diberlakukan.
6. Sosialisasikan kepada Karyawan
Setelah tata tertib disusun, lakukan sosialisasi kepada semua karyawan. Hal ini bisa dilakukan melalui pertemuan, pelatihan, atau membagikan salinan tata tertib.
Pastikan setiap karyawan memahami dan setuju dengan aturan tersebut.
7. Tinjau dan Perbarui Secara Berkala
Tata tertib perlu ditinjau secara berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan perusahaan atau regulasi yang berlaku.
Hal ini juga memberikan kesempatan untuk memperbaiki aturan yang tidak efektif.
Baca Juga: 6 Cara Mensosialisasikan Perubahan Peraturan Perusahaan
Kesimpulan
Tata tertib adalah fondasi bagi terciptanya lingkungan kerja yang tertib, aman, dan produktif.
Dengan adanya aturan yang jelas, setiap individu dalam perusahaan dapat bekerja dengan lebih disiplin dan sesuai dengan nilai-nilai yang diusung oleh perusahaan.
Selain itu, tata tertib membantu mengurangi konflik, meningkatkan produktivitas, dan menjaga reputasi perusahaan di mata publik.
Penting bagi setiap perusahaan untuk menyusun tata tertib yang jelas dan mudah dipahami oleh semua karyawan.
Tata tertib tidak hanya mengatur bagaimana karyawan harus bertindak, tetapi juga menjadi panduan bagi manajemen dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan kedisiplinan dan keselamatan kerja.
Dengan demikian, tata tertib tidak hanya menguntungkan perusahaan, tetapi juga memberikan rasa aman dan keadilan bagi seluruh karyawan.
Untuk mendukung pelaksanaan tata tertib di lingkungan kerja, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Selain memiliki fitur absensi dan analisa data yang memungkinkan perusahaan memantau kedisiplinan karyawan, software ini juga dilengkapi dengan fitur lainnya seperti payroll, reimbursement, PPh 21, hingga pengelolaan BPJS.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024