Seiring berkembangnya perusahaan, perubahan di tempat kerja merupakan hal yang tidak bisa dihindari. Perubahan ini bisa terjadi karena berbagai faktor, seperti penyesuaian tujuan bisnis atau keinginan untuk mengadopsi teknologi terbaru.
Meskipun bertujuan untuk memperbaiki dan memajukan perusahaan, perubahan tersebut sering kali mengejutkan dan membingungkan bagi karyawan, terutama jika tidak dikomunikasikan dengan baik.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa proses perubahan berjalan lancar.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas perubahan di tempat kerja, penyebabnya, jenis-jenis perubahan, serta cara efektif untuk menghadapinya.
Apa yang Dimaksud dengan Perubahan di Tempat Kerja?
Perubahan di tempat kerja kerap berkaitan dengan perubahan organisasi, yakni ketika perusahaan melakukan modifikasi pada strategi atau operasionalnya.
Perubahan ini bisa mencakup berbagai aspek seperti budaya kerja, tujuan bisnis, atau adopsi teknologi baru yang penting esensial untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.
Perubahan di tempat kerja juga dapat dipicu oleh faktor eksternal seperti pergeseran industri atau kondisi ekonomi.
Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan
Mengapa Terjadi Perubahan di Tempat Kerja?
Perubahan di tempat kerja dapat terjadi karena berbagai alasan, baik dari dalam maupun luar organisasi.
Contohnya, selama pandemi COVID-19, banyak perusahaan yang beralih ke remote working.
Perubahan ini kemudian menjadi permanen di beberapa perusahaan, sementara yang lain menerapkan model kerja hybrid, agar tetap bisa bekerja sama secara langsung di kantor sambil tetap menawarkan fleksibilitas.
Agar tetap kompetitif dan tidak mengalami hambatan operasional, perusahaan perlu berada di garis depan perubahan.
Seperti yang Anda ketahui, perubahan sering kali datang tiba-tiba, sehingga penting bagi organisasi untuk siap dalam menghadapinya. Beberapa contoh perubahan di tempat kerja termasuk:
- Pergantian manajemen atau pemilik.
- Penggunaan proses atau platform baru untuk menyelesaikan tugas.
- Penambahan peran baru dalam tim untuk menangani tanggung jawab yang sebelumnya dikelola oleh anggota lain.
- Perubahan dalam jadwal rapat, tunjangan, atau manfaat bagi karyawan.
Baca Juga: 6 Cara Mensosialisasikan Perubahan Peraturan Perusahaan
Apa Saja Jenis-Jenis Perubahan di Tempat Kerja?
Perubahan di tempat kerja terjadi di berbagai industri dan tipe pekerjaan. Beberapa istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan jenis perubahan tersebut meliputi:
1. Perubahan untuk Memperkuat
Ketika sebuah organisasi memperkuat atau meningkatkan apa yang sudah ada untuk meningkatkan kinerja.
Contohnya, mengembangkan work flow untuk penjualan baru, agar dapat meningkatkan operasi penjualan.
2. Perubahan Restruktur Ulang
Perubahan ini terjadi ketika sebah organisasi ingin meningkatkan efektivitasnya melalui restruktur organisasi.
Contohnya, perusahaan menyatukan staf IT support dalam satu tim, dibandingkan memiliki staf IT yang terpisah di setiap divisi.
3. Perubahan Reorientasi
Jenis ini terjadi ketika sebuah organisasi beradaptasi untuk tetap kompetitif dan memastikan masa depan yang berkelanjutan.
Sebagai contoh, perusahaan menciptakan tim people & culture untuk membantu bisnis menyesuaikan upaya keberagaman dan budaya mereka.
4. Perubahan Remedial
Perubahan remedial dilakukan ketika kerangka kerja yang ada gagal dan menyebabkan masalah.
Contohnya, setelah menghadapi masalah retensi karyawan, perusahaan merombak seluruh kerangka kerja terkait rekrutmen, pelatihan, dan cara membangun serta mempertahankan budaya kerja.
Baca Juga: 5 Jenis Perubahan dan Pengembangan Organisasi
Bagaimana Cara Mengelola Perubahan di Tempat Kerja?
Mengelola perubahan di tempat kerja bisa menjadi tantangan tersendiri, namun ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan, seperti:
1. Buat Rencana
Pertama, Anda perlu membuat rencana perubahan untuk memastikan Anda memiliki tujuan akhir yang jelas dan tahu apa yang perlu dilakukan untuk mencapainya.
Jika Anda kesulitan dengan detail rencana, carilah metode yang digunakan oleh perusahaan lain yang telah berhasil melakukan perubahan serupa.
Dalam rencana Anda sebaiknya sertakan komponen berikut:
- Jelaskan alasan di balik perubahan.
- Tentukan ruang lingkup perubahan.
- Bentuk tim yang akan mengelola perubahan.
- Identifikasi pemangku kepentingan utama.
- Susun peta jalan yang rinci mengenai langkah-langkah yang diperlukan.
Setelah rencana dibuat, tetapkan kerangka waktu untuk setiap langkah dan aggaran keseluruhan, agar Anda bisa memantau kemajuan dengan statistik yang jelas.
2. Mulai dari Manajemen Atas
Untuk memulai perubahan, Anda perlu memulai perubahan dari tingkat manajemen atas. Buatlah tujuan yang dapat diukur, realistis, dan dapat dicapai.
Karyawan biasanya menolak perubahan ketika mereka tidak tahu apa yang diharapkan.
Dengan mengurangikan apa yang dapat dilakukan karyawan untuk mencapai tujuan tersebut dan bagaimana pekerjaan mereka mempengaruhi proyek secara keseluruhan, Anda dapat meningkatkan produktivitas mereka di tempat kerja.
3. Tetapkan Tujuan yang Jelas
Tetapkan tujuan yang jelas, terukur, dan dapat dicapai. Pastikan setiap karyawan memahami peran mereka dalam mencapai tujuan ini dan bagaimana pekerjaan mereka berdampak pada tim dan proyek secara keseluruhan.
Upaya ini dapat membantu memastikan setiap karyawan memiliki sesuatu yang bisa dikejar dan akan meningkatkan motivasi dan produktivitas di tempat kerja.
4. Definisikan Perubahan
Pada awal proses perubahan, jelaskan secara rinci apa yang aan berubah. Saat mencapai milestone penting dalam proyek baru Anda, beri update kepada karyawan dan lakukan penyesuaian jika diperlukan.
Hal ini mencegah spekulasi di antara karyawan mengenai efektivitas rencana baru Anda dan memungkinkan mereka untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka serta rasa yakin.
Baca Juga: Agent of Change: Arti, Peran, Karakteristik, Skill, dan Contohnya
5. Komunikasi yang Efektif
Komunikasi adalah fondasi dari semua langkah dalam proses manajemen perubahan, mulai dari menetapkan tujuan yang jelas hingga memberikan rasa percaya diri kepada karyawan.
Ingatlah bahwa karyawan akan merasa keuslitan melaksanakan perubahan jika mereka tidak memahami alasan di baliknya atau bagaimana tugas mereka akan berubah.
Begitu pula, pemangku kepentingan dan bagian eksekutif lainnya juga perlu terlibat dan setuju bahwa perubahan tersebut bermanfaat bagi tim.
6. Siapkan untuk Hambatan
Dalam rencana perubahan Anda, akui bahwa risiko merupakan bagian dari proses transisi dan persiapkan cara untuk menghadapinya.
Informasikan kepada karyawan tentang risiko potensial dan ajarkan kepada mereka cara mengatasinya.
Hal ini dapat memastikan bahwa karyawan tetap tenang saat menghadapi tantangan dan bekerja sama untuk menemukan solusi.
7. Tunjukkan Empati
Beberapa karyawan mungkin merasa sulit untuk beradaptasi dengan perubahan dibandingkan yang lain.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menunjukkan bahwa Anda memahami perasaan mereka dan siap membantu.
Bicarakan tentang bagaimana perubahan tersebut akan mempengaruhi Anda secara pribadi dan apa yang Anda lakukan untuk mengatasinya.
Tindakan ini menunjukan kepada karyawan bahwa Anda menghargai mereka sebagai individu dan ingin membantu dalam menghadapi perubahan.
Baca Juga: Strategi Manajemen Staf: Arti, Manfaat, dan Cara Mengembangkan
8. Kembangkan Program Pelatihan yang Efektif
Latih karyawan Anda mengenai tanggung jawab dan tugas baru mereka untuk memastikan mereka tetap berada di jalur yang benar.
Sebelum program pelatihan dimulai, pastikan manajer memahami prosedur baru dan percaya diri untuk menyampaikan informasi tersebut kepada karyawan lainnya dengan cara yang mudah dimengerti.
Usahakan agar program pelatihan ini dimulai sebelum perubahan resmi diberlakukan sehingga karyawan siap menjalankan tugas sejak awal.
9. Lacak dan Evaluasi Perubahan
Perubahan dapat berdampak pada bisnis, tingkat produktivitas, penjualan, dan suasana kerja secara keseluruhan
Pantau semua perubahan ini secara detail dan catat setiap progress atau masalah yang muncul. Dengan demikian, Anda dapat mengidentifikasi apa yang mungkin perlu disesuaikan.
Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya
Bagaimana Cara Menghadapi Perubahan di Tempat Kerja?
Sebagai karyawan, mungkin Anda merasa harus beradaptasi ulang dengan perubahan yang terjadi di tempat kerja. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menghadapinya:
1. Berkomunikasi
Salah satu cara terbaik untuk menerima perubahan adalah berkomunikasi dengan atasan Anda. Tanyakan hal-hal yang dapat membantu Anda memahami apa yang akan terjadi.
Jika Anda memiliki bawahan, berikan informasi sebanyak mungkin kepada mereka. Jika perubahan ini membuat Anda bergabung dengan tim baru, berkomunikasi dengan rekan kerja baru dapat membantu transisi Anda berjalan lebihlancar.
Komunikasi juga mempermudah pekerjaan, terutama jika Anda bekerja dengan orang-orang yang belum Anda kenal sebelumnya.
Selain itu, tetap terhubung dengan rekan kerja lama dapat membuat Anda merasa lebih nyaman.
2. Tetap Fleksibel
Fleksibilitas adalah kunci untuk menghadapi perubahan di tempat kerja. Dengan bersikap adaptif, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda adalah karyawan yang kuat.
Perusahaan akan lebih menghargai karyawan yang antusias dengan perubahan dan membantu memastikan transisi berjalan lancar.
Perubahan besar di tempat kerja biasanya terjadi secara bertahap, jadi dengan tetap fleksibel, Anda bisa lebih cepat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi.
3. Membantu Orang Lain
Membantu rekan kerja yang sedang beradapatsi juga bisa membantu Anda menyesuaikan diri terhadap perubahan di tempat kerja.
Jika Anda berada di tim baru, ini bisa menjadi kesempatan untuk mengenal rekan kerja Anda.
Namun, apabila Anda bekerja dengan tim yang sama, dukungan Anda bisa membuat mereka merasa lebih didukung.
Mendengarkan kekhawatiran rekan kerja dengan empati juga sangat membantu.
4. Tetap Positif
Saat menghadapi perubahan, usahakan untuk tetap berpikir positif. Meskipun tidak selalu mudah, berbicara dengan nada positif dapat membantu Anda merasa lebih nyaman dengan perubahan yang terjadi.
Sikap positif ini juga dapat meningkatkan peluang Anda untuk dipromosikan, karena manajemen akan melihat Anda sebagai orang yang bisa beradaptasi dengan baik.
Baca Juga: 10 Penyebab Human Capital Gagal dan Cara Mengatasinya
5. Refleksi Diri
Melakukan refleksi diri tentang pekerjaan dan tujuan karier Anda bisa membantu Anda melihat bagaimana lingkungan saat ini dapat membantu mencapai tujuan tersebut.
Bahkan jika Anda menyukai tempat kerja Anda, perubahan mungkin mengarahkan karier Anda ke arah yang berbeda.
Refleksi diri membantu Anda menentukan apakah perubahan ini baik untuk Anda atau apakah ada langkah lain yang perlu diambil.
6. Mengelola Stres
Perubahan, bahkan yang kecil, bisa menimbulkan stres. Mengelola stres adalah hal penting saat menghadapi perubahan.
Oleh karena itu, luangkan waktu untuk merawat diri, manfaatkan sumber daya kesehatan mental, dan berbicaralah dengan orang-orang terdekat tentang perubahan yang terjadi di tempat kerja.
Hal ini bisa membuat Anda merasa lebih tenang dan siap menghadapi perubahan.
Baca Juga: 7 Manajemen Stress yang Baik di Tempat Kerja
7. Meningkatkan Keterampilan
Terlepas dari bagaimana perubahan di tempat kerja mempengaruhi karier Anda, gunakan kesempatan ini untuk meningkatkan keterampilan Anda.
Jika Anda berada di posisi baru yang sesuai dengan tujuan karier Anda, pertimbangkan untuk mengasah keterampilan yang relevan.
Baca Juga: Pengertian Upskilling, Manfaat, Teknik, dan Cara Mengembangkan
Apa Saja Tips Mengelola Perubahan di Tempat Kerja untuk HR?
Dalam perubahan di tempat kerja, tim HR memiliki peran yang sangat penting. Untuk itu, berikut sejumlah tips penting untuk membantu Anda:
1. Pahami Sumber Perubahan di Tempat Kerja
Sebagai tim HR, penting bagi Anda untuk memahami secara mendalam bagaimana ekspektasi karyawan berubah.
Contohnya, dua tahun setelah topik DEI (Diversity, Equity, Inclusion) menjadi perhatian utama di tempat kerja, beberapa ahli merekomendasikan untuk memperluasnya agar mencakup rasa memiliki.
Perubahan semacam ini memerlukan pemahaman mendalam agar bisa sesuai dengan tujuan dan strategi organisasi Anda.
2. Sediakan Peluang Belajar yang Cukup
Perubahan bisa terasa berlebihan bagi siapa saja. Untuk membantu para pemimpin, manajer, dan karyawan mengikuti perkembangan dunia kerja, berikan pelatihan dan sumber daya pendidikan yang memadai.
Sesi pelatihan DEI mencakup berbagai hal, mulai dari rekrutmen hingga bahasa inklusif.
Organisasi harus menyediakan waktu untuk sesi pelatihan ini, dan kepemimpinan harus memberi contoh dengan menerapkan pelajaran yang didapat.
3. Maksimalkan Sumber Daya Dukungan untuk Karyawan
Organisasi yang ingin sukses harus memprioritaskan kesejahteraan dan keseimbangan kehidupan kerja.
Karyawan yang tidak kelelahan akan lebih mampu memberikan ide-ide baru, siap menghadapi tantangan, dan bekerja dengan baik dengan berbagai kelompok.
Ingatlah bahwa stres dapat membunuh produktivitas, menghambat inovasi, dan membuat karyawan ingin mencari pintu keluar.
Dalam hal ini, Anda dapat memberikan benefit seperti kerja hybrid, cuti pribadi, dan layanan kesehatan mental untuk mendukung karyawan.
4. Pertahankan Komunikasi Terbuka dengan Karyawan
Banyak perubahan positif yang dialami organisasi merupakan hasil dari employee feedback.
Pengusaha yang bekerja sama dengan karyawan dalam transformasi tempat kerja akan lebih siap untuk menciptakan kebijakan yang memenuhi kebutuhan saat ini.
5. Bangun Ketahanan Organisasi
Perubahan di tempat kerja akan terus terjadi. Beberapa akan lebih menantang dibandingkan yang lain, dan untuk itu organisasi perlu memiliki kemampuan untuk bertahan dan menghadapi tantangan-tantangan yang ada.
Untuk membentuk prganisasi yang tangguh, Anda dapat meumlainya dengan membangun budaya yang tangguh, misalnya dengan mengembangkan employee centric culture yang berfokus pada karywan.
Baca Juga: Manajemen Organisasi: Arti, Manfaat, Fungsi, dan Contohnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa menghadapi perubahan di tempat kerja merupakan tantangan yang cukup sulit.
Namun, dengan pemahaman yang baik, komunikasi yang efektif, dan sikap positif, perubahan ini dapat dihadapi dengan lebih ringan dan bahkan menjadi kesempatan untuk berkembang.
Meskipun pada awalnya terasa membingungkan, karyawan dapat melihat perubahan ini sebagai peluang untuk belajar dan meningkatkan skill untuk mencapai tujuan karier yang lebih tinggi.
Sebagai upaya untuk mendukung perubahan di tempat kerja, terutama jika perusahaan Anda ingin mengadopsi teknologi baru, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, perusahaan dapat dengan mudah beradaptasi dalam proses HR yang lebih digital.
Misalnya, ketika akan merubah prosedur pengajuan cuti dari yang tadinya dilakukan secara manual, Anda dapat menggunakan fitur kelola cuti dan izin, yang memungkinkan karyawan mengajukan cuti lewat smartphone masing-masing.
Semantara itu manajer dan tim HR dapat melakukan approval melalui website Gajihub.
Selain itu, jika perusahaan Anda ingin mengubah model kerja menjadi hybrid atau remote working, Anda juga dapat memanfaatkan fitur absensi, di mana karyawan dapat melakukan presensi secara mandiri.
Dengan demikian, perusahaan tetap dapat memantau produktivitas mereka sekalipun dari jarak jauh.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024