Organizational Transformation: Manfaat dan Tips Membangunnya

Organizational transformation menjadi salah satu topik yang menjadi fokus utama bagi banyak pemimpin bisnis. Hal ini berkaitan dengan upaya untuk meningkatkan efektivitas organisasi mereka sekaligus memperkuat budaya perusahaan.

Organizational transformation merupakan hal yang sangat penting, terutama pada masa-masa perubahan besar seperti yang terjadi akibat pandemi.

Saat sebuah organisasi berada di antara kondisi stagnan dan keberlanjutan, strategi inni bisa menjadi solusi untuk memastikan kelangsungan hidup dan membuka peluang baru bagi bisnis perusahaan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu organizational transformation, tahap, manfaat, dan tipsnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Organizational Transformation?

Organizational transformation atau transformasi organisasi adalah perubahan besar pada budaya kerja yang ada untuk menyesuaikan dengan pola pikir dan tujuan baru.

Hal ini mengubah cara perusahaan menjalankan operasi inti, strategi, dan arah bisnisnya.

Jika inisiatif perubahan biasanya berfokus pada area tertentu, tranformasi mencakup berbagai insiatif perubahan yang saling berkaitan dan mempengaruhi seluruh organsiasi.

Transformasi juga cenderung dilakukan secara bertahap, eksperimental, dan lebih sulit diprediksi. Ada beberapa bentuk transformasi organisasi, antara lain:

Transformasi budaya
Transformasi digital
Merger dan akuisisi (M&A)
Restrukturisasi
Perubahan proses kerja
Perubahan sistem
Transformasi strategis
Inovasi dan pengembangan produk
Ekspansi pasar
Perubahan kepemimpinan dan tata kelola

Contoh transformasi strategis yang sukses adalah Amazon. Pada tahun 2022, lebih dari 60% penjualan di Amazon berasal dari penjual pihak ketiga.

Untuk mendukung para penjual ini, pada tahun 2023 Amazon melakukan perubahan besar dengan menyediakan berbagai layanan bagi penjual independen, seperti pergudangan, pengiriman, keuangan, dan customer relation management (CRM).

Transformasi ini bertujuan memperkuat kemitraan jangka panjang antara Amazon dan penjual, yang akan menguntungkan kedua belah pihak.

Apakah Organizational Transformation itu Penting?

Ya, penting. Budaya organisasi dapat mempengaruhi perilaku karyawan, sementara komitmen dan kemampuan mereka menentukan kinerja perusahaan.

Tanpa perhatian pada karyawan, strategi yang baik sekalipun bisa gagal.

Oleh karena itu, manajemen perubahan yang fokus pada sisi manusia dalam perubahan menjadi sangat penting dalam transformasi.

Dengan menerapkan strategi transformasi yang detail, Anda akan merasakan berbagai manfaat seperti:

1. Peluang sukses lebih besar

Pendekatan yang terstruktur memungkinkan bisnis Anda lebih cepat mengadopsi perubahan.

Penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dengan manajemen perubahan yang baik 4,6 kali lebih mungkin tetap sesuai atau bahkan melampaui jadwal.

Adopsi yang lebih cepat bisa mendorong pertumbuhan, pendapatan, dan keuntungan.

2. Agilitas yang lebih baik

Ketika karyawan bisa mengadopsi dan menerapkan perubahan melalui organizational tranformation, bisnis Anda akan lebih siap merespons pasar yang berkembang, permintaan pelanggan, dan teknologi baru.

3. Peningkatan produktivitas

Dengan mengevaluasi dan memperbaiki proses, perusahaan dapat menghilangkan ketidakefisienan dan merampingkan operasi, sering kali dengan memanfaatkan teknologi terbaru.

Hal ini memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas.

4. Keunggulan kompetitif

Transformasi membantu perusahaan membedakan diri dari pesaing, memasuki pasar baru, atau meningkatkan pengalaman pelanggan.

5. Inovasi yang lebih baik

Transformasi organisasi sering kali melibatkan adopsi teknologi dan metodologi baru, yang memberdayakan karyawan untuk menciptakan dan menerapkan ide-ide baru.

Upaya ini membantu menciptakan produk dan layanan baru serta mengembangkan produk yang sudah ada.

6. Kepuasan pelanggan yang meningkat

Dengan lebih memahami kebutuhan pelanggan, perusahaan bisa menerapkan transformasi yang berfokus pada pelanggan, yang secara signifikan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Mereka bisa mengubah atau menciptakan sistem atau produk yang mendorong loyalitas, meningkatkan retensi, dan menarik konsumen baru.

Namun, meskipun organizational transformation membawa banyak manfaat, jika tidak dikelola dengan baik, bisa berdampak serius.

Tujuan yang tidak jelas, kurangnya perhatian pada budaya dan karyawan, serta komunikasi yang buruk bisa membuat karyawan tidak terlibat, tidak produktif, dan menolak perubahan.

Dalam kasus terburuk, transformasi yang gagal bisa menyebabkan hilangnya posisi kompetitif dan ketidakstabilan keuangan.

Apa yang Diperlukan untuk Keberhasilan Organizational Tranformation?

Untuk menyukseskan organization transformation, terdapat model manajemen perubahan klasik yang diperkenalkan oleh psikolog Jerman-Amerika, Kurt Lewin dan terdiri dari 3 tahap, yaitu:

1. Unfreezing

Pada tahap ini, kepemimpinan menciptakan persepsi bahwa perubahan diperlukan untuk meningkatkan organisasi.

Tahap ini terjadi dalam dua cara: (1) Mengakui kebutuhan akan perubahan, dan (2) Mendorong perilaku baru untuk menggantikan cara-cara lama dalam melakukan sesuatu.

Pada titik ini, HR sangat penting dalam mengidentifikasi dan berbagi indikator data tentang kebutuhan transformasi.

Misalnya, rendahnya kepuasan karyawan dan tingginya turnover mungkin menandakan kebutuhan akan transformasi budaya.

Ketika perubahan ini didukung oleh manajemen, maka akan mendorong perubahan berdasarkan profitabilitas dan produktivitas.

2. Changing

Pada tahap yang lebih panjang ini, organisasi bergerak melewati segala keberatan terhadap transformasi.

Perilaku baru yang diinginkan menggantikan perilaku lama yang tidak diinginkan.

Hierarki dirombak dan organisasi sering mengalami perubahan kepemimpinan serta pergeseran departemen.

Tindakan perubahan spesifik dilakukan dengan kehadiran panutan, ahli, dan mentor untuk menunjukkan kepada karyawan jalannya.

Pada tahap ini, juga terdapat pelatihan untuk ide dan teknologi baru, sehingga semua orang dapat mempelajari konsep baru dan mempersiapkan masa depan.

Di sini, HR memiliki peran penting dalam menjaga kejelasan, mengomunikasikan perubahan, dan mengelola resistensi yang mungkin muncul.

3. Refreezing

Setelah perubahan stabil dan diterima sebagai norma, proses organizational transformation dianggap selesai.

Semua pemimpin dan karyawan mengintegrasikan perubahan perilaku dengan serangkaian nilai dan harapan yang baru.

Pada tahap ini, manajer dan HR harus bekerja sama untuk membimbing karyawan jika mereka mengalami kesulitan.

Apa Saja Tips Membangun Organizational Transformation?

Riset menunjukkan bahwa para pemimpin dan HR senior memiliki peran besar dalam menciptakan perubahan yang bertahan lama.

Sebanyak 80% profesional HR percaya bahwa perubahan organisasi yang sukses melibatkan manajemen puncak atau senior.

Profesional HR, bersama dengan pemimpin organisasi lainnya, membantu mendorong transformasi yang positif. Berikut caranya:

1. Memiliki visi dan tujuan yang jelas

Penting untuk memahami alasan transformasi, apa yang ingin Anda capai, bagaimana dampaknya terhadap hasil bisnis, dan kapan Anda akan menganggapnya berhasil.

Menurut BCG, “tingkat keberhasilan transformasi meningkat lebih dari 80% jika tujuan yang jelas ditetapkan.”

Merumuskan dan berbagi tujuan, visi, serta sasaran yang bisa dipahami membantu karyawan dan pemimpin memahami “mengapa” transformasi dilakukan.

Upaya ini juga memudahkan untuk mendapatkan dukungan mereka dalam proses transformasi.

2. Manajemen perubahan yang holistik

Transformasi tidak terjadi secara terpisah. Sebaliknya, untuk berhasil, pendekatan ini harus holistik dan mencakup berbagai area bisnis.

Sebagai contoh, jika tujuan Anda adalah mentransformasi proses agar lebih gesit dan meningkatkan kerjasama, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana hal itu akan berdampak pada struktur organisasi.

Misalnya, apakah hal tersebut berdampak pada teknologi yang digunakan, dan apakah ada kemungkinan kesenjangan keterampilan yang muncul.

3. Membuat strategi dan rencana

Siapkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mentransformasi organisasi. Mulailah dengan hasil akhir yang diinginkan, lalu kerjakan mundur melalui semua area organisasi.

Buatlah rencana dengan timeline untuk membuat proses transformasi lebih nyata dan membantu menjaga fokus.

Misalnya, Anda ingin berhenti menggunakan alat kerja yang sudah ketinggalan zaman dan beralih ke platform yang lebih modern serta efisien untuk meningkatkan pengalaman karyawan, kinerja, dan produktivitas mereka sebesar x%.

Saat mengembangkan rencana, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal, seperti:

Di mana kita sekarang?
Di mana kita ingin berada?
Apa dampaknya terhadap hasil bisnis?
Apa langkah-langkahnya?
Siapa yang terlibat?
Apa yang bisa kita lakukan sekarang?

Selama fase transformasi, tinjau dan sesuaikan rencana Anda secara berkala untuk mempertimbangkan perubahan yang tidak terduga.

4. Menunjuk pemimpin dan sponsor

Untuk keberhasilan jangka panjang, penting untuk menunjuk pemimpin yang bertanggung jawab atas proses transformasi.

Selain pemimpin proyek, pertimbangkan untuk melibatkan sponsor transformasi yang bertugas mengadvokasi perubahan di seluruh organisasi.

Tugas ini melibatkan pemberian panduan bagi karyawan dan pemimpin lainnya selama proses berlangsung.

5. Mengidentifikasi dan menangani hambatan

Selanjutnya, identifikasi potensi hambatan dan siapkan strategi untuk mengatasi masalah ini sebelum dimulai.

Hal ini bisa termasuk resistensi terhadap perubahan, kekurangan sumber daya, atau hambatan internal yang memperlambat transformasi.

Misalnya, Anda perlu mengatasi resistensi terhadap transformasi digital atau mengelola resistensi karyawan terhadap perubahan dalam proses kerja.

6. Mengelola ekspektasi dan resistensi

Salah satu alasan utama kegagalan transformasi adalah ekspektasi yang tidak realistis atau tidak dikelola dengan baik.

Karyawan mungkin merasa cemas atau tidak nyaman dengan perubahan yang akan terjadi.

Oleh karena itu, komunikasikan secara transparan tentang mengapa transformasi dilakukan, bagaimana dampaknya terhadap karyawan, dan manfaat yang akan diperoleh dari perubahan tersebut.

Gunakan data dan contoh nyata untuk menjelaskan prosesnya.

8. Mengukur dan merayakan kesuksesan

Setelah perubahan dilakukan, penting untuk mengukur kesuksesan dan menunjukkan hasilnya kepada karyawan.

Hal ini bisa membantu membangun kepercayaan dan keyakinan dalam proses transformasi.

Jangan lupa merayakan kemenangan kecil sepanjang perjalanan transformasi untuk memotivasi karyawan dan memberi sinyal bahwa perusahaan akan membawa perubahan positif.

Misalnya, setelah berhasil mentransformasi satu departemen, perusahaan merayakannya dengan acara yang melibatkan seluruh tim untuk memperkuat semangat perubahan dan kebersamaan.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami organizational transformation merupakan proses penting yang melibatkan perubahan dalam dunia kerja, strategi, dan operasi perusahaan.

Transformasi ini penting untuk menjaga keberlangsungan bisnis, terutama seiring perkembangan zaman dan dapat mencakup berbagai bentuk, mulai dari transformasi budaya hingga perubahan kepemimpinan.

Keberhasilan transformasi organisasi bergantung pada manajemen perubahan yang holistik, pemahaman tujuan yang jelas, dan partisipasi aktif dari para pemimpin serta karyawan.

Strategi transformasi yang baik dapat meningkatkan peluang sukses, agilitas, produktivitas, inovasi.

Untuk mendorong proses organizational transformation, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.

Melalui software ini, Anda dapat menciptakan kegiatan operasional yang lebih efisien, dengan menyediakan kemudahan bagi karyawan dan tim HR dalam mengelola urusan administrasi.

Misalnya, melalui fitur employee self service (ESS), karyawan dapat dengan mudah melakukan presensi serta mengajukan izin dan cuti lewat smartphone mereka masing-masing.

Sementara itu, tim HR dan manajer dapat melakukan approval melalui website Gajihub.

Gajihub juga menyediakan fitur analisa data, yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan wawasan terkait data SDM, seperti laporan trend jumlah karyawan per bulan, jumlah karyawan per organisasi, atau presentase berdasarkan lama kerja.

Melalui data tersebut, Anda dapat menyusun perubahan yang mungkin dibutuhkan untuk mendorong pertumbuhan perusahaan.

Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.