Sebagai tim HR, apakah Anda pernah mendapatkan keluhan karyawan? Jika keluhan karyawan ini muncul, bagaimana cara Anda menanggapi keluhan karyawan?
Keluhan karyawan merupakan bentuk ungkapan ketidakpuasan yang dirasakan karyawan yang biasanya terjadi karena mereka merasa haknya tidak terpenuhi. Meski Anda harus mampu menangani ini dengan baik, namun keluhan karyawan adalah bentuk kenyamanan karyawan bekerja di perusahaan Anda.
Untuk itu penting bagi Anda untuk menanggapi keluhan karyawan ini dengan baik. Agar karyawan merasa didengarkan dan diapresiasi, sehingga mereka merasa menjadi bagian penting di perusahaan.
Lalu bagaimana cara menanggapi keluhan karyawan dengan baik? Apa sebenarnya keluhan karyawan itu?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai cara menanggapi keluhan karyawan. Simak penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Itu Keluhan Karyawan?
Keluhan adalah ungkapan ketidakpuasan karyawan berdasarkan pengalaman ketidakadilan atau pelanggaran hak-hak hukum yang mereka rasakan. Misalnya, karyawan yang mengaku memiliki kondisi kerja yang tidak adil dapat menyampaikan rasa frustrasi mereka kepada rekan kerja.
Selain itu, seorang karyawan dapat menyatakan bahwa atasannya bertindak tidak adil dan dapat mengajukan keluhan terhadap manajer, atasan, atau karyawan lain.
Mereka dapat mengajukan keluhan secara formal dalam bentuk tertulis atau secara informal dalam percakapan. Demikian juga, keluhan dapat muncul dari hal-hal yang berwujud dan tidak berwujud seperti metode manajemen seperti manajemen mikro, penindasan, diskriminasi dan pelecehan.
Penting bagi tim HR untuk mengenali keluhan dan menanganinya dengan segera, adil dan transparan. Ini dilakukan agar karyawan merasa apa yang mereka rasakan di tempat kerja menjadi hal penting bagi perusahaan.
Ini juga akan membuat karyawan merasa menjadi bagian dari perusahaan yang didengar dan diapresiasi yang akhirnya akan menciptakan dan meningkatkan loyalitas karyawan.
Baca Juga: Cara Membuat Prosedur Pengajuan Keluhan yang HR Harus Tahu
Bagaimana Cara Menanggapi Keluhan Karyawan?
Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk menanggapi keluhan di tempat kerja:
1. Tetap tenang
Meskipun terkadang keluhan tersebut dapat menantang Anda, sebaiknya Anda tetap tenang saat menanggapi keluhan karyawan di tempat kerja. Bahkan ketika keluhan tersebut menentang Anda, cobalah untuk tidak tersinggung atau bersikap defensif.
Sebaliknya, carilah area di mana Anda dapat meningkatkan diri. Merasa kesal karena seseorang mengajukan keluhan terhadap Anda atau rekan kerja Anda dapat menghambat kemampuan Anda untuk belajar darinya.
Tetap tenang dapat membantu Anda membuat kemajuan yang lebih baik dalam menyelesaikan masalah.
2. Dengarkan
Jika seorang karyawan datang kepada Anda dengan sebuah masalah, itu berarti mereka ingin Anda mendengarkan mereka. Bahkan jika keluhannya tampak remeh, mereka meluangkan waktu untuk mendekati Anda.
Meskipun beberapa orang menjadi frustrasi dan mungkin mengeluh saat mereka mengalami hari yang buruk, cobalah untuk tidak berasumsi dan menganggap keluhan mereka sebagai hal yang sepele.
Sebaliknya, dengarkan keluhan mereka secara aktif, karena terkadang Anda bisa menyelesaikan masalah hanya dengan mendengarkan karyawan dan membiarkan mereka mengekspresikan diri.
Baca Juga: Karyawan Merasa Kurang Diapresiasi? Ini 8 Cara Mengatasinya
3. Bersikap baik
Pemahaman dan kebaikan adalah atribut terbaik untuk diterapkan saat menyelesaikan keluhan. Anda dapat memulai dengan mengatakan kepada karyawan bahwa Anda memahami perasaan mereka dan Anda senang mereka menghubungi Anda.
Hal ini menunjukkan bahwa Anda peduli dan senang mendengarkan mereka. Ketika karyawan tahu bahwa Anda peduli, mereka akan lebih mudah menerima solusi yang Anda berikan.
4. Akui masalahnya
Akui keluhan karyawan dengan mengulanginya kembali kepada mereka. Ketika Anda memparafrasekan dan mengulangi masalahnya, hal ini membuat mereka tahu bahwa Anda secara aktif mendengarkan dan mengakui keluhan mereka.
Ini bukan berarti Anda setuju dengan apa yang mereka katakan, namun Anda menghormati dan memahami pendapat mereka.
Baca Juga: Cara Menghitung Performa Karyawan, Metode, dan Metrik Penting
5. Minta maaf dan berterima kasih kepada mereka
Meskipun terkadang sulit, Anda perlu meminta maaf atas nama Anda sendiri atau karyawan lain. Hal ini terutama berlaku jika Anda telah mengevaluasi situasi dan menemukan bahwa diri Anda atau karyawan lain yang bersalah.
Selain itu, Anda juga dapat memilih untuk meminta maaf meskipun Anda tahu bahwa tidak ada yang bersalah. Dengan melakukan hal ini, Anda menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda memahami mereka dan bersedia untuk menyelesaikan masalah tersebut.
6. Ajukan pertanyaan
Setelah mendengarkan karyawan, ajukan pertanyaan untuk mengonfirmasi fakta-fakta yang ada. Mulailah dengan percakapan yang tulus dengan karyawan yang bertujuan untuk mendapatkan kepercayaan mereka.
Saat mengajukan pertanyaan, pastikan Anda tidak mengulang pertanyaan yang sudah dijawab oleh karyawan karena hal ini dapat membuat Anda terlihat seperti tidak mendengarkan sehingga dapat meningkatkan ketidaksetujuan atau frustrasi mereka.
Baca Juga: 8 Tahapan Evaluasi Karyawan dan Metodenya
7. Jaga agar tetap singkat
Setelah Anda memahami sepenuhnya apa yang terjadi, cobalah untuk mencari solusi atas keluhan tersebut. Menyelesaikan masalah dengan cepat dapat membantu karyawan merasa lebih bahagia dan produktif.
Sambil mencari solusi, ada baiknya Anda memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menilai situasi secara mandiri. Penting untuk diperhatikan bahwa ketika menawarkan solusi, sebaiknya berikan solusi yang mudah ditindaklanjuti.
8. Dokumentasikan tanggapan mereka
Penting untuk mendokumentasikan tanggapan karyawan saat mendengarkan dan menyarankan solusi. Saat mendokumentasikan tanggapan, Anda dapat mengidentifikasi masalah yang tidak Anda ketahui ada di perusahaan.
Dengan mendokumentasikan keluhan-keluhan tersebut, Anda bisa meluangkan waktu untuk mencari cara untuk memperbaikinya.
9. Menindaklanjuti
Setelah menyarankan solusi untuk keluhan, pastikan karyawan mengikuti saran Anda secara efektif. Tindak lanjut ini memungkinkan mereka melihat bahwa Anda berkomitmen untuk membangun lingkungan kerja yang positif.
Selain itu, hal ini menunjukkan bahwa Anda peduli dan memprioritaskan kepentingan terbaik mereka, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih bahagia dan produktif.
Baca Juga: 10 Cara Mendisiplinkan Karyawan dan Manfaat Pentingnya
Mengapa Anda Harus Menanggapi Keluhan Pelanggan dengan Baik?
Berikut adalah beberapa manfaat dari penyelesaian keluhan di tempat kerja:
1. Menyediakan mekanisme untuk keluhan tentang atasan
Karyawan terkadang memiliki perbedaan pendapat dengan atasan langsung mereka. Penting bagi perusahaan untuk memiliki personil SDM yang berempati, pengertian dan dapat dipercaya yang dapat berhubungan dengan karyawan. Hal ini akan sangat membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat.
2. Mengidentifikasi kesenjangan dalam layanan
Menerima beberapa keluhan dapat membantu pengusaha mengidentifikasi masalah yang berulang. Ketika karyawan mengajukan keluhan, mereka biasanya berusaha menarik perhatian pemberi kerja terhadap potensi kekurangan dalam kebijakan dan praktik kerja perusahaan.
Sebagai manajer atau profesional sumber daya manusia, penting untuk menangani keluhan kapan pun Anda menerimanya agar tidak kehilangan kepercayaan tim Anda.
Baca Juga: 13 Penyebab Turnover Karyawan Tinggi dan Cara Mengatasinya
3. Membangun loyalitas dan kepercayaan karyawan
Menangani keluhan di tempat kerja secara efektif dapat membangun kepercayaan dan loyalitas. Bersikap tenang, baik hati, dan berempati saat mendengarkan keluhan karyawan akan membantu mereka merasa dihargai dan dihormati.
Selain itu, hal ini membuat mereka tidak terlalu defensif dan lebih mudah menerima saran dan solusi dari Anda.
4. Meningkatkan produktivitas
Jika seorang karyawan mengeluh dan tidak mendapat tanggapan, maka akan menciptakan lingkungan kerja yang buruk yang dapat mempengaruhi produktivitas mereka. Mendengarkan keluhan karyawan, memberikan solusi dan menindaklanjutinya menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka penting dan Anda berkomitmen untuk kesejahteraan mereka.
Hasilnya, karyawan akan cenderung tetap berkomitmen pada perusahaan yang peduli pada mereka, yang mengarah pada tingkat retensi yang lebih tinggi.
Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan
5. Keterampilan untuk menangani keluhan di tempat kerja
Berikut ini beberapa keterampilan untuk membantu Anda mengelola keluhan di tempat kerja dengan baik:
Ketulusan
Sebagai seorang profesional atau manajer SDM yang tulus, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda berkomitmen terhadap kesejahteraan karyawan dan lebih terbuka dalam cara Anda menangani masalah.
Dengan sikap ini, Anda dapat menangani masalah sebelum masalah tersebut menyebabkan karyawan keluar atau berujung pada proses pengadilan. Karyawan dapat dengan mudah mendeteksi kapan emosi Anda tulus.
Sikap rendah hati dan tulus berarti Anda tidak malu untuk meminta maaf ketika Anda melakukan kesalahan. Hal ini juga membantu Anda menghargai keluhan dan mengambil langkah yang diperlukan untuk perbaikan.
Keterampilan mendengarkan secara aktif
Sebagai supervisor atau personil SDM, keterampilan mendengarkan aktif membantu Anda memperhatikan keluhan karyawan. Keterampilan ini lebih dari sekadar mendengarkan keluhan.
Keterampilan ini juga termasuk mengamati bahasa tubuh. Dengan menggunakan keterampilan mendengarkan aktif, Anda bisa merespons dengan tepat, memberikan umpan balik saat diperlukan dan mendengarkan tanpa menghakimi sebelum waktunya.
Keterampilan komunikasi
Keterampilan komunikasi adalah mengetahui apa yang harus dikatakan dan menyampaikannya dengan tepat kepada orang lain dalam bentuk tertulis, dalam konten yang diketik atau melalui bahasa tubuh.
Kadang-kadang keterampilan ini lebih dari sekadar mengatakan hal-hal yang benar, tetapi juga mencakup komunikasi non-verbal, pengendalian emosi, berempati, dan observasi. Keterampilan ini membantu Anda untuk mendengarkan dan memahami apa yang dikatakan karyawan dan mengomunikasikan pendapat dan ide Anda untuk memberikan umpan balik yang efektif.
Empati
Empati adalah keterampilan utama yang Anda perlukan saat mengelola keluhan di tempat kerja. Berempati membantu Anda untuk melihat situasi dari sudut pandang karyawan. Hasilnya, Anda dapat memahami mengapa karyawan tidak senang dan mengambil langkah untuk memberikan solusi atas keluhan mereka.
Empati membantu Anda mengesampingkan pendapat Anda dan mencoba mengambil perspektif karyawan dengan lebih baik untuk memahami mengapa mereka merasa dan berperilaku dengan cara tertentu.
Ketegasan
Keterampilan lain yang dibutuhkan saat menangani keluhan adalah ketegasan. Ketegasan membantu Anda membuat keputusan yang pasti dan tepat waktu dengan informasi yang tersedia.
Ketegasan juga memainkan peran penting dalam pelaksanaan proyek dan tujuan yang efektif di tempat kerja. Sebagai seorang profesional SDM, Anda harus memutuskan bagaimana cara menyelesaikan keluhan setelah mendengarkan dan mendokumentasikan keluhan karyawan.
Karyawan merasa didengar dan dihargai ketika organisasi membuat perubahan setelah adanya keluhan.
Baca Juga: Karyawan Loyal: Pengertian, Tips, dan Cara Mendukungnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai cara menanggapi keluhan karyawan yang bisa Anda jadikan referensi. Sebagai bagian dari tim HR, Anda harus bisa menanggapi keluhan karyawan dengan baik untuk menciptakan komunikasi yang efektif di tempat kerja.
Dengan menanggapi keluhan karyawan dengan baik akan membuat karyawan merasa didengar dan diapresiasi sehingga mereka akan loyal kepada perusahaan. Ini adalah hal yang sangat penting karena bagi perusahaan karyawan adalah aset yang akan mendukung kemajuan perusahaan.
Selain itu, penting juga bagi Anda untuk mendukung karyawan dengan melakukan pengelolaan karyawan yang baik. Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, seperti payroll, HRIS, absensi, PPh 21, BPJS, akuntansi, cuti dan izin, employee self service, analisis data, reimbursement, kasbon, live tracking, hingga integrasi fingerprint.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024