Kotters 8 Step Change Model: Prinsip dan Langkahnya

Perubahan adalah topik yang sering menjadi pembahasan dalam berbagai konteks, terutama dalam dunia bisnis dan organisasi.

Banyak yang berpendapat bahwa perubahan merupakan sesuatu yang tak terelakan dan bahkan terus berkembang dari waktu ke waktu.

Pernyataan tersebut memang benar, namun yang terpenting adalah apa yang bisa dilakukan untuk menghadapi perubahan tersebut.

Misalnya, mempertimbangkan bagaimana cara menerapkan perubahan secara efektif di tengah berbagai tantangan yang ada.

Itulah mengapa dibutuhkan pendekatan yang sistematis dan terarah seperti Kotters 8 Step Change Model.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu Kotters 8 Step Change Model, kelebihan dan kekurangan, serta 8 langkah-langkahnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Kotters 8 Step Change Model?

Kotter’s 8 Step Change Management Model adalah metode yang dirancang untuk membantu pemimpin dalam menerapkan perubahan organisasi secara efektif.

Model ini dikembangkan oleh John P. Kotter, profesor di Harvard Business School, dan diperkenalkan dalam bukunya “Leading Change”.

Buku tersebut didasarkan pada penelitian yang menunjukkan bahwa hanya sekitar 30% perubahan organisasi yang berhasil diterapkan dengan baik.

Model ini sangat populer karena memberikan panduan yang jelas dan mudah diikuti, bahkan oleh orang yang tidak memiliki latar belakang khusus dalam manajemen perubahan.

Setiap langkah di dalamnya menjelaskan dengan rinci apa saja yang perlu dilakukan agar proses perubahan tetap berjalan sesuai rencana.

Fokus utama dari model ini adalah membangun rasa urgensi agar perubahan benar-benar bisa terjadi.

Mulai dari memulai, mengelola, hingga menjaga keberlanjutan perubahan, semua dijelaskan melalui delapan langkah yang terstruktur.

Hingga saat ini, model perubahan Kotter banyak digunakan oleh berbagai organisasi yang sedang mengalami transformasi.

Sebagai contoh, implementasi alat kerja baru seperti software HR, pemindahan lokasi operasional, hingga perombakan proses kerja, kerangka kerja ini bisa membantu organisasi menjalankan perubahan dengan lebih terarah dan sukses.

Apa Saja Prinsip dalam Kotters 8 Step Change Model?

Manajemen perubahan sangat bergantung pada kerja sama dan pemahaman bersama.

Jika elemen penting tidak berjalan selaras, perubahan bisa gagal.

Oleh karena itu, dibutuhkan prinsip utama yang menekankan pendekatan manusia dalam model perubahan Kotter, seperti:

1. Kepemimpinan dan Manajemen

Perubahan membutuhkan lebih dari sekadar satu pemimpin.

Oleh karena itu, harus ada tim kepemimpinan dari berbagai tingkatan dan peran.

Tim ini harus membawa:

Visi yang jelas
Aksi nyata
Inovasi
Motivasi yang tinggi

2. Logika dan Hati (Mind + Heart)

Setiap orang punya dorongan yang berbeda.

Ada yang termotivasi oleh data dan fakta, ada juga yang digerakkan oleh rasa memiliki atau keinginan berkontribusi.

Strategi perubahan harus menyentuh logika dan perasaan agar orang benar-benar mau ikut berubah.

3. Sedikit Pemimpin, Banyak yang Terlibat

Jangan hanya memberi perintah, melainkan Anda perlu memberikan semua orang kesempatan untuk ikut memimpin.

Selain itu, saat membentuk tim perubahan libatkan berbagai individu dari beragam latar belakang.

Cara ini bisa memunculkan pemimpin baru yang sebelumnya kurang menonjol.

4. Harus dan Mau (Have To + Want To)

Orang akan lebih berkomitmen jika mereka mau, bukan sekadar harus.

Prinsip ini menekankan pentingnya rasa kepemilikan dan semangat dari dalam diri agar orang menjadi pendukung aktif, bukan hanya pelaksana pasif.

Bagaimana Langkah Melakukan Kotters 8 Step Change Model?

Dengan mengikuti langkah Kotters 8 Step Change Model, pusahaan bisa lebih siap dan sungguh-sungguh berkomitmen menjalani perubahan.

Nerikut langkah-langkahnya:

1. Membangun Rasa Mendesak

Langkah pertama adalah membuat semua orang merasa bahwa perubahan itu penting dan harus dilakukan sekarang.

Agar perubahan bisa bertahan lama, setiap orang harus sadar bahwa perubahan dibutuhkan demi pertumbuhan organisasi.

Tanpa dukungan dari banyak pihak, perubahan akan cepat kehilangan semangat dan akhirnya gagal.

Untuk menciptakan rasa mendesak, Anda bisa:

Mengidentifikasi masalah dan peluang yang sedang dihadapi perusahaan.
Mengajak semua tim berdiskusi terbuka soal situasi dan mengapa perubahan perlu segera dilakukan.
Membuat forum diskusi untuk mencari solusi bersama.
Mendapatkan dukungan dari stakeholder dan para ahli.

2. Membentuk Tim Penggerak Perubahan

Langkah ini menekankan pentingnya membentuk tim yang kuat dan berpengaruh untuk memimpin perubahan.

Tim ini terdiri dari orang-orang yang memiliki keahlian, pengalaman, kepercayaan, dan otoritas untuk menggerakkan perubahan dan memengaruhi orang lain.

Struktur tim biasanya meliputi:

Sponsor: Pemimpin tingkat atas yang bertanggung jawab atas kelancaran inisiatif perubahan.
Tim panduan senior: Orang-orang berpengaruh yang merancang strategi, mengelola sumber daya, dan menjaga arah perubahan.
Tim lapangan: Perwakilan dari unit kerja yang dipercaya dan mendorong semangat perubahan di lapangan.
Tim pelaksana: Manajer dan supervisor yang memastikan semua rencana berjalan tepat waktu.

Setelah tim terbentuk, penting untuk menetapkan tujuan bersama, memahami peran masing-masing, dan menjaga komunikasi yang terbuka.

3. Menyusun Visi dan Strategi

Langkah ini bertujuan untuk menciptakan arah yang jelas ke mana perubahan akan dibawa, serta cara mencapainya.

Visi adalah gambaran masa depan yang ingin dicapai. Visi yang baik akan memberikan semangat dan arahan yang jelas bagi semua orang.

Agar visi kuat dan mudah dipahami, pastikan:

Selaras dengan nilai-nilai organisasi.
Dibuat dengan masukan dari tim.
Mudah dijelaskan secara singkat.
Didukung oleh data dan riset.
Bisa disampaikan dengan jelas dalam waktu singkat, misalnya kurang dari lima menit.

4. Komunikasikan Visi Perubahan

Visi dan strategi perubahan harus disampaikan dengan cara yang menyentuh hati dan pikiran karyawan.

Tujuannya agar mereka percaya perubahan bisa tercapai dan mau mendukung sepenuhnya.

Lakukan hal ini:

Sampaikan visi sesering mungkin lewat aktivitas sehari-hari.
Pemimpin harus jadi contoh nyata dari perilaku yang diharapkan.
Ajak karyawan berdiskusi terbuka soal kekhawatiran atau keberatan mereka.
Gunakan bahasa yang jelas dan sederhana.
Gunakan semua saluran komunikasi yang ada.

5. Hilangkan Hambatan

Hambatan akan selalu muncul saat perubahan dilakukan.

Bisa dari proses kerja, aturan lama, atau sikap yang menolak perubahan.

Tugas tim penggerak dan manajemen adalah mengenali dan menghapus hambatan ini.

Caranya:

Identifikasi penghambat melalui diskusi lintas tim dan komunikasi terbuka.
Sesuaikan sistem, aturan, dan penghargaan agar sejalan dengan visi perubahan.
Apresiasi karyawan yang berkontribusi aktif.
Beri pelatihan atau pendampingan agar karyawan lebih siap menghadapi tantangan.

6. Tetapkan Target Jangka Pendek

Perubahan besar butuh membutuhkan cukup banyak waktu.

Jika hasilnya tidak langsung terasa, semangat tim pun bisa menurun.

Oleh karena itu, perlu ada target jangka pendek yang jelas dan bisa diraih dalam waktu singkat.

Langkah yang bisa diambil:

Tentukan target kecil yang berdampak, seperti peningkatan efisiensi atau keuntungan.
Pecah proyek besar jadi beberapa tahap kecil.
Rayakan dan beri penghargaan atas pencapaian awal agar semangat terus terjaga.

7. Jaga Momentum Perubahan

Setelah beberapa keberhasilan awal tercapai, penting untuk menjaga semangat tim agar tidak cepat puas.

Perubahan tidak berhenti di satu pencapaian saja.

Agar perubahan tetap berjalan, berikut hal yang perlu dilakukan:

Tinjau kembali apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki setelah setiap keberhasilan.
Gunakan hasil cepat sebagai pijakan untuk melakukan perubahan yang lebih besar.
Hilangkan proses yang tidak perlu dan hambatan yang memperlambat kerja.
Terus sampaikan visi dan manfaat perubahan secara konsisten kepada seluruh tim.

8. Jadikan Perubahan Sebagai Budaya

Agar perubahan benar-benar melekat, organisasi perlu menyesuaikan budaya kerja, mulai dari sistem, nilai, hingga cara berpikir.

Langkah-langkahnya:

Jelaskan terus manfaat dari perubahan yang telah diterapkan.
Tanamkan nilai-nilai baru yang mendukung perubahan ke dalam keseharian kerja.
Pastikan nilai-nilai ini menjadi pertimbangan saat merekrut atau mempromosikan karyawan.
Sediakan pelatihan agar karyawan mampu beradaptasi dengan cara kerja baru.
Tinggalkan sistem lama yang tidak selaras dengan budaya baru.

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Kotters 8 Step Change Model?

Kotters 8 Step Change Model banyak digunakan karena memberikan panduan yang jelas dan mudah diikuti dalam menjalankan perubahan organisasi.

Model ini cocok bagi organisasi yang membutuhkan struktur sederhana namun efektif.

Berikut beberapa kelebihannya:

1. Membangun Urgensi Sejak Awal

Salah satu kekuatan utama model ini adalah penekanannya pada pentingnya menciptakan rasa urgensi di awal proses.

Banyak perubahan gagal karena kurangnya dorongan untuk segera bertindak.

Dengan membangun urgensi sejak awal, proses perubahan bisa dimulai dengan lebih kuat dan terarah.

2. Langkah-Langkah yang Mudah Diikuti

Setiap langkah dalam model ini dirancang sederhana dan praktis, sehingga mudah dipahami oleh siapa pun, termasuk tim yang belum berpengalaman dalam manajemen perubahan.

Hal ini dapat membantu mengurangi waktu dan biaya pelatihan.

3. Menekankan Kolaborasi dan Dukungan Tim

Model ini juga mendorong pembentukan tim pendukung yang kuat.

Perubahan tidak bisa dijalankan sendirian, dan metode ini menekankan pentingnya membangun koalisi yang solid dan menjaga motivasi tim dengan pencapaian-pencapaian jangka pendek.

Kekurangan

Meskipun populer, model ini juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, seperti:

1. Terlalu Fokus pada Urgensi

Kotter sangat menekankan urgensi, namun kurang memberi panduan detail tentang persiapan awal seperti analisis dampak atau kesiapan organisasi.

Hal ini bisa menjadi tantangan, terutama untuk perubahan yang kompleks.

2. Urutan Langkah yang Kurang Luwes

Beberapa langkah terasa seperti harus dilakukan secara berurutan, padahal dalam praktiknya bisa saja dilakukan secara bersamaan.

Misalnya, pembentukan visi seharusnya bisa dilakukan lebih awal, bukan setelah membangun urgensi.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa Kotters 8 Step Change Model menawarkan panduan sistematis untuk menghadapi tantangan perubahan di dalam organisasi.

Dengan delapan langkahnya, mulai dari menciptakan urgensi, membentuk tim yang solid, merumuskan visi, hingga menjadikan perubahan sebagai budaya, model ini bisa membantu organisasi menjalankan perubahan secara terarah.

Setiap langkah dirancang untuk mengatasi hambatan umum seperti resistensi, kurangnya kepemimpinan, dan komunikasi yang lemah.

Jika dijalankan dengan benar, model ini bukan hanya memfasilitasi perubahan, tapi juga memperkuat komitmen dan kesiapan organisasi untuk beradaptasi di masa depan.

Untuk membantu perubahan yang terjadi di dalam bisnis, perusahaan dapat mengunakan software payroll dengan fitur manajemen data karyawan untuk menyederhanakan proses HR.

Melalui software tersebut, tim HR dapat melakukan berbagai tugas administrasi seperti payroll, absensi, hingga pengelolaan cuti dan izin secara otomatis.

Dengan demikian, tim HR dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan perubahan, khususnya yang berkaitan dengan sumber daya manusia.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.