Setiap organisasi pasti menghadapi tantangan dalam menentukan jumlah staf yang ideal sesuai beban kerja yang ada.
Jika jumlah staf terlalu sedikit, risiko kelelahan akan meningkat dan kualitas layanan yang bisa menurun.
Sebaliknya, staf yang terlalu banyak bisa menyebabkan pemborosan budget dan produktivitas menjadi tidak optimal.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menghitung staffing ratio secara akurat agar kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan beban kerja yang harus ditangani.
Salah satu cara sederhana yang bisa digunakan adalah dengan kalkulator staffing ratio untuk membantu menentukan jumlah staf yang tepat.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan menyediakan kalkulator staffing ratio, metrik penting, dan cara menghitungnya.
Kalkulator Gratis Staffing Ratio
Kalkulator Staffing Ratio
Melalui kalkulator ini, Anda dapat mengetahui staffing ratio secara otomatis dengan memasukkan jumlah karyawan dan volume pekerjaan.
Baca Juga: Hitung ROI Rekrutmen dengan Kalkulator Gratis dan Contohnya
Apa yang Dimaksud dengan Staffing Ratio?
Staffing ratio adalah metrik yang menunjukkan hubungan antara jumlah tenaga kerja, biaya, dan indikator produktivitas dalam sebuah perusahaan.
Dengaan menganalisis staffing ratio, perusahaan bisa menjawab berbagai pertanyaan penting terkait efisiensi tenaga kerja dan alokasi sumber daya.
Berikut beberapa hal yang bisa diidentifikasi melalui staffing ratio:
- Apakah jumlah staf kita terlalu banyak atau terlalu sedikit?
- Apakah produktivitas per karyawan, misalnya revenue per employee, sudah optimal?
- Bagaimana posisi dan struktur tenaga kerja kita dibandingkan dengan perusahaan lain di industri yang sama?
Selain untuk mengukur efisiensi secara keseluruhan, staffing ratio juga berguna untuk mengukur efisiensi pada tiap departemen secara spesifik.
Contohnya, metrik seperti revenue per employee bisa menunjukkan seberapa besar kontribusi rata-rata tiap karyawan terhadap pendapatan.
Sementara itu, rasio jumlah staf HR terhadap total karyawan dapat memberikan gambaran tentang seberapa proporsional alokasi sumber daya.
Selain itu, staffing ratio juga dapat berfungsi sebagai alat benchmarking, yaitu membandingkan data internal perusahaan dengan standar industri atau kompetitor sejenis untuk memastikan apakah jumlah dan distribusi tenaga kerja sudah tepat.
Informasi ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan strategis terkait tenaga kerja, misalnya:
- Menambah staf di bagian yang workload-nya tinggi
- Mengurangi kelebihan staf di area yang overstaffing
- Menyesuaikan jumlah staf sesuai jam kerja efektif dan kebutuhan layanan
- Mengoptimalkan biaya tenaga kerja tanpa menurunkan produktivitas
Dengan staffing ratio yang terukur, perusahaan bisa menjalankan operasional lebih efisien, menjaga kualitas layanan, sekaligus menjaga biaya tenaga kerja tetap terkendali.
Baca Juga: Kalkulator Untuk Mengetahui Kebutuhan Tenaga Kerja Gratis
Bagaimana Cara Menghitung Staffing Ratio secara Umum?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, staffing ratio digunakan untuk menentukan apakah jumlah tenaga kerja yang tersedia sudah sesuai, kelebihan, atau justru kurang.
Selain menggunakan kalkulator staffing ratio, berikut rumus yang bisa Anda gunakan:
Staffing Ratio = Jumlah Karyawan / Volume Pekerjaan (atau Produksi)
Langkah-langkah Menghitung Staffing Ratio
1. Tentukan Volume Pekerjaan atau Produksi
Tentukan jumlah pekerjaan atau output yang dihasilkan dalam satu periode.
Contoh:
Sebuah pabrik memproduksi 1.000 unit mobil dalam sebulan.
2. Ketahui Jumlah Karyawan Saat Ini
Hitung berapa jumlah karyawan yang terlibat dalam proses produksi atau pekerjaan tersebut.
Contoh:
Pabrik tersebut memiliki 80 karyawan yang bekerja di divisi produksi.
3. Hitung Rasio Tenaga Kerja
Gunakan rumus dasar untuk mengetahui rasio tenaga kerja.
Perhitungan:
Staffing Ratio = 80 / 1.000 = 0,08 karyawan per unit mobil
4. Bandingkan dengan Standar Industri
Kemudian, bandingkan hasil rasio yang diperoleh dengan standar industri atau standar internal perusahaan.
Contoh:
Jika standar industri adalah 0,10 karyawan per unit mobil, sementara hasil perhitungan perusahaan adalah 0,08, artinya jumlah karyawan saat ini lebih sedikit dari standar.
5. Lakukan Analisis dan Tindakan
Jika rasio lebih rendah dari standar, pertimbangkan menambah tenaga kerja atau mengevaluasi beban kerja.
Namun, jika hasil staffing ratio lebih tinggi dari standar industri, hal ini dapat mengindikasikan adanya kelebihan staf atau ketidakefisienan dalam proses kerja
Baca Juga: 6 Jenis Tenaga Kerja dan Contohnya yang Wajib Anda Ketahui
Mengapa Perusahaan Perlu Menghitung Staffing Ratio?
Penggunaan staffing ratio memberikan sejumlah manfaat strategis bagi perusahaan dalam pengelolaan tenaga kerja dan perencanaan sumber daya manusia.
Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:
1. Menentukan jumlah staf yang ideal sesuai kebutuhan beban kerja
Staffing ratio membantu perusahaan menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan secara tepat, berdasarkan jumlah pekerjaan atau workload yang harus diselesaikan dalam periode tertentu.
Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan jumlah staf yang tersedia tidak melebihi atau kurang dari kebutuhan aktual operasional.
2. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan
Dengan jumlah staf yang sesuai, proses kerja di masing-masing fungsi operasional dapat berjalan lebih lancar.
Beban kerja menjadi lebih merata, pelayanan kepada pelanggan dapat dilakukan lebih cepat, serta risiko keterlambatan atau penumpukan pekerjaan dapat diminimalkan.
Baca Juga: 11 Langkah Melakukan Efisiensi Biaya Penggajian
3. Mengendalikan biaya tenaga kerja secara efektif
Staffing ratio mencegah terjadinya overstaffing yang dapat menyebabkan pembengkakan biaya tenaga kerja, seperti gaji, tunjangan, dan biaya lembur.
Dengan rasio staf yang proporsional, perusahaan dapat menjaga efisiensi biaya tanpa mengorbankan kualitas layanan dan produktivitas kerja.
4. Menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja saat terjadi perubahan workload
Dalam kondisi di mana volume pekerjaan bersifat fluktuatif, seperti momen promosi, musim liburan, atau lonjakan permintaan, staffing ratio dapat digunakan untuk memproyeksikan kebutuhan tambahan tenaga kerja secara akurat.
Hal ini membantu perusahaan merespons perubahan workload tanpa risiko kekurangan atau kelebihan staf.
Baca Juga: Cara dan Metode Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
5. Mendukung perencanaan tenaga kerja yang berbasis data
Staffing ratio memberikan dasar pengambilan keputusan yang objektif dan terukur dalam perencanaan sumber daya manusia.
Dengan data staffing ratio yang akurat, perusahaan dapat menyusun rencana perekrutan, redistribusi tenaga kerja, hingga pengurangan staf dengan lebih sistematis dan dapat dipertanggungjawabkan.
Baca Juga: 7 Strategi Penggajian, Komponen, dan Tipsnya
Apa Saja Jenis-Jenis Staffing Ratio?
Berikut beberapa jenis staffing ratio yang bisa membantu perusahaan mengukur produktivitas, efisiensi, dan efektivitas pengelolaan tenaga kerja:
1. Revenue per Employee
Rasio ini mengukur produktivitas utama perusahaan dengan membagi total pendapatan tahunan dengan jumlah karyawan.
Hasilnya menunjukkan berapa besar pendapatan yang dihasilkan oleh setiap karyawan.
Rumus:
Revenue per Employee = Total Pendapatan Tahunan / Jumlah Karyawan
Semakin tinggi nilai rasio ini, berarti produktivitas dan efisiensi perusahaan semakin baik.
Sebaliknya, rasio yang rendah menunjukkan peluang untuk meningkatkan kinerja tenaga kerja.
2. Revenue per Function Employee
Rasio ini berfokus pada produktivitas di masing-masing departemen, seperti keuangan, pemasaran, atau penjualan.
Dengan demikian, Anda dapat mengetahui secara detail mengenai efisiensi divisi tertentu, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan kebutuhan staf secara optimal.
Rumus:
Revenue per Function Employee = Total Pendapatan Tahunan / Jumlah Karyawan di Divisi Terkait
Baca Juga: Rasio Tenaga Kerja: Arti, Cara Menghitung, dan Contohnya
3. Function Employees as % of Total Employees
Rasio ini menghitung proporsi jumlah karyawan dalam satu divisi tertentu dibandingkan total karyawan perusahaan.
Rumus:
(Jumlah Karyawan di Divisi / Total Karyawan) × 100
Hasilnya bisa menunjukkan apakah suatu divisi overstaffed atau understaffed jika dibandingkan dengan standar industri.
4. Operating Expense per Employee
Rasio ini mengukur rata-rata biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan untuk setiap karyawan, termasuk gaji, tunjangan, dan overhead lainnya.
Rumus:
Operating Expense per Employee = Total Biaya Operasional / Jumlah Karyawan
Semakin rendah nilai rasio ini, artinya biaya tenaga kerja perusahaan lebih efisien.
5. HR Staff to Employee Ratio
Rasio ini menunjukkan jumlah staf HR yang bertanggung jawab atas keseluruhan karyawan di perusahaan.
Hal ini berguna untuk mengetahui apakah jumlah staf HR sudah proporsional dengan kebutuhan tenaga kerja yang ada.
Rumus:
HR Staff to Employee Ratio = Jumlah Staf HR / Total Karyawan
Baca Juga: Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya
6. Management to Staff Ratio
Management to staff ratio berguna untuk membandingkan jumlah manajer dengan staf non-manajerial untuk menilai keseimbangan struktur organisasi.
Rumus:
Management to Staff Ratio = Jumlah Manajer / Jumlah Staf Non-Manajerial
Rasio yang terlalu tinggi bisa berarti perusahaan terlalu banyak manajer, sedangkan rasio terlalu rendah dapat menunjukkan kurangnya pengawasan manajerial.
7. Turnover Rate
Turnover rate mengukur tingkat pergantian karyawan, yang dapat menjadi indikator kepuasan kerja dan efektivitas retensi karyawan di perusahaan.
Rumus:
Turnover Rate = (Jumlah Karyawan yang Keluar dalam Periode Tertentu / Rata-rata Jumlah Karyawan) × 100
8. Absenteeism Rate
Absenteeism rate melacak persentase hari kerja yang hilang akibat ketidakhadiran tidak terencana.
Rasio ini membantu mengidentifikasi masalah operasional atau lingkungan kerja.
Rumus:
Absenteeism Rate = (Jumlah Hari Absen / Total Hari Kerja) × 100
Baca Juga: Mass Hiring: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya
9. Time to Hire (TTH)
Time to hire mengukur rata-rata waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengisi posisi kosong.
Semakin singkat waktu rekrutmen, menandakan proses perekrutan berjalan efektif.
Rumus:
Time to Hire = Jumlah Hari untuk Merekrut / Jumlah Posisi yang Terisi
10. Labor Cost as % of Revenue
Rasio ini menunjukkan persentase pendapatan perusahaan yang digunakan untuk membayar tenaga kerja.
Rumus:
Labor Cost as % of Revenue = (Total Biaya Tenaga Kerja / Total Pendapatan) × 100
Baca Juga: Manajemen Biaya Tenaga Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tipsnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa staffing ratio merupakan alat penting yang dapat membantu perusahaan mengevaluasi proposi tenaga kerja terhadap voluume pekerjaan, produktivitas, maupun beban biaya operasional.
Melalui perhitungan staffing ratio, manajemen dapat menentukan apakah jumlah tenaga kerja yang tersedia sudah sesuai, berlebih, atau justru masih kurang dibandingkan kebutuhan bisnis maupun standar industri.
Rasio ini tidak hanya berlaku secara keseluruhan, tetapi juga bisa diterapkan per fungsi kerja seperti HR, operasional, customer service, atau manajemen.
Dengan adanya kalkulator staffing ratio, proses perhitungan menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat.
Selain dengan menghitung staffing ratio, perusahaan juga perlu mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui software ini, Anda dapat mengelola seluruh urusan karyawan, mulai dari penggajian, presensi, hingga kelola cuti dan izin.
Dengan demikian, tim HR bisa lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan strategi, seperti menentukan kebutuhan tenaga kerja.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
