Headcount Adalah? Ini Arti, Cara Menentukan, dan Tipsnya

Headcount adalah komponen penting dalam manajemen tenaga kerja yang memberikan gambaran jelas tentang jumlah karyawan dalam suatu organisasi.

Melalui laporan headcount, perusahaan dapat mengetahui secara rinci berapa banyak orang yang bekerja, termasuk pembagian berdasarkan departemen, fungsi pekerjaan, lokasi, hingga status kepegawaian (seperti tetap, kontrak, atau part-time).

Informasi ini sangat penting untuk membantu pengambilan keputusan strategis terkait perekrutan, penyusunan budget, hingga workforce planning jangka panjang.

Dengan data headcount yang akurat, perusahaan dapat memastikan bahwa alokasi sumber daya manusia berjalan efisien dan sesuai kebutuhan bisnis.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu headcount, manfaat, dan tips mengelolanya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Headcount?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, headcount adalah jumlah total karyawan dalam suatu organisasi pada waktu tertentu.

Selain itu, individu yang sedang cuti panjang, seperti cuti melahirkan atau cuti sakit, tetap dihitung dalam headcount karena mereka masih tercatat sebagai bagian dari organisasi dan perlu dipertimbangkan dalam perencanaan tenaga kerja.

Agar pelaporan headcount akurat dan konsisten, penting bagi setiap organisasi untuk memiliki definisi yang sama mengenai siapa saja yang masuk ke dalam kategori “pekerja.”

Hal ini dapat memastikan bahwa departemen SDM, keuangan, dan hukum dapat menggunakan data yang seragam untuk keperluan pelaporan dan analisis.

Headcount juga sering disebut sebagai sensus tempat kerja, karena tidak hanya menghitung jumlah karyawan, tetapi juga dapat mencakup informasi tambahan seperti usia, jenis kelamin, etnis, kerja remote atau on-site, jenjang karier, tingkat gaji, dan faktor lainnya.

Informasi ini berguna untuk menilai apakah organisasi telah memenuhi target ketenagakerjaan yang telah ditetapkan.

Mengapa Perusahaan Harus Mengelola Headcount dengan Baik?

Manajemen headcount memiliki peran penting dalam mendukung efektivitas operasional perusahaan.

Semakin besar organisasi, maka akan semakin kompleks pula kebutuhan akan data headcount yang akurat dan terkini.

Berikut beberapa alasan mengapa manajemen headcount sangat dibutuhkan:

1. Perencanaan Tenaga Kerja dan Anggaran

Departemen SDM perlu mengetahui jumlah karyawan yang harus dikelola serta kebutuhan rekrutmen berdasarkan kebutuhan rekrutmen berdasarkan turnover karyawan.

Di sisi lain, tim keuangan memerlukan data headcount untuk menghitung gaji, tunjangan, dan kompensasi lainnya secara tepat.

2. Penentuan Skala Perusahaan

Di berbagai wilayah, jumlah karyawan dapat menentukan klasifikasi perusahaan sebagai usaha kecil, menengah, atau besar.

Klasifikasi ini berpengaruh terhadap hak, kewajiban, dan akses terhadap program atau insentif tertentu dari pemerintah.

3. Pengambilan Keputusan Strategis

Data headcount membantu organisasi dalam merancang strategi pertumbuhan, ekspansi ke pasar baru, atau peluncuran proyek yang membutuhkan tambahan tenaga kerja. Baga

Selain itu, informasi ini juga berguna dalam menyusunan program pelatihan dan pengembangan karyawan.

4. Pengambilan Keputusan Strategis

Salah satu manfaat dari data headcount adalah membantu organisasi dalam merancang strategi pertumbuhan, ekspansi ke pasar baru, atau peluncuran proyek yang membutuhkan tambahan tenaga kerja.

Selain itu, informasi ini juga berguna dalam penyusunan program pelatihan dan pengembangan karyawan.

5. Alokasi Sumber Daya

Dengan mengetahui jumlah karyawan secara pasti, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya kerja secara efisien.

Ketika jumlah karyawan mencapai angka tertentu, perusahaan mungkin perlu membuka kantor baru atau menambah infrastruktur pendukung lainnya.

6. Kepatuhan terhadap Regulasi

Beberapa peraturan mewajibkan perusahaan untuk memenuhi presentase tertentu dalam komposisi tenaga kerja.

Sebagai contoh, berdasarkan jenis kelamin atau kelompok tertentu.

Data headcount tersebut membantu perusahaan memastikan bahwa mereka mematuhi ketentuan tersebut.

Selain itu, perusahaan juga dapat menetapkan kebijakan internal terkait keberagaman dan inklusi yang dapat dipantau melalui laporan headcount.

Apa Saja Istilah Penting yang Perlu Dipahami Sebelum Merencanakan Headcount?

Sebelum menyusun rencana headcount, Anda perlu memahami beberapa istilah dasar yang dapat membantu memahami kebutuhan tenaga kerja secara lebih terstruktur.

Berikut beberapa istilah tersebut:

1. Full-Time Equivalent (FTE)

FTE atau Full-Time Equivalent adalah ukuran untuk menghitung komitmen waktu kerja karyawan agar kebutuhan staf dapat disesuaikan secara adil, baik untuk karyawan full time maupun part-time.

Istilah ini juga dikenal sebagai WTE (Whole-Time Equivalent).

1,0 FTE = satu karyawan penuh waktu
0,5 FTE = karyawan yang bekerja setengah dari jam kerja penuh waktu

Dengan menggunakan FTE, perusahaan dapat membandingkan dan merencanakan kebutuhan tenaga kerja secara lebih objektif.

2. Tingkat Atrisi (Attrition Rate)

Tingkat atrisi menggambarkan seberapa sering karyawan meninggalkan perusahaan, baik karena mengundurkan diri, pensiun, atau pemutusan hubungan kerja.

Metrik ini menunjukkan persentase karyawan yang keluar dalam periode tertentu.

Anda perlu memantau tingkat atrisi penting untuk mengukur stabilitas tim dan merencanakan perekrutan pengganti secara tepat waktu.

3. Backfill dan Posisi Baru (Net New Roles)

Backfill adalah proses mengganti posisi yang kosong karena karyawan sebelumnya keluar.

Peran tersebut tetap ada dan perlu diisi kembali.

Sementara posisi baru (net new role) adalah jabatan yang sebelumnya belum pernah ada, biasanya dibuat untuk mendukung pertumbuhan bisnis, proyek baru, atau perubahan struktur organisasi.

4. Perencanaan Struktur Organisasi (Org Chart Planning)

Struktur organisasi menunjukkan susunan tim di dalam perusahaan, siapa melapor kepada siapa, serta posisi masing-masing karyawan.

Perencanaan struktur ini penting untuk mengetahui bagian mana yang kekurangan sumber daya atau tim mana yang mungkin terbebani, sehingga perusahaan dapat memberikan dukungan yang tepat.

5. Analisis Kesenjangan Tenaga Kerja (Workforce Gap Analysis)

Analisis kesenjangan tenaga kerja bertujuan untuk membandingkan kondisi tim saat ini dengan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang, misalnya dalam enam atau dua belas bulan ke depan.

Analisis ini membantu melakukan skill gap analysis, beban kerja yang tidak merata, atau posisi penting yang belum terisi.

Dengan demikian, perusahaan dapat lebih fokus dalam menentukan prioritas rekrutmen.

Bagaimana Cara Menentukan Headcount?

Untuk menentukan headcount beberapa langkah yang perlu Anda lakukan adalah:

1. Tinjau Karyawan yang Ada Saat Ini

Mulailah dengan mengidentifikasi siapa saja yang saat ini bekerja di perusahaan.

Meskipun terdengar sederhana, banyak detail penting yang mudah terlewat, terutama jika data tersebar di berbagai sistem.

Sebaiknya gunakan sistem HRIS (Human Resources Information System) untuk mendapatkan daftar karyawan terbaru.

Kelompokkan berdasarkan:

Departemen, fungsi pekerjaan, dan struktur pelaporan: Pahami siapa berada di posisi mana dan bagaimana tanggung jawab dibagi.
Jenis pekerja dan lokasi: Kelompokkan karyawan berdasarkan status (penuh waktu, paruh waktu, kontrak, atau melalui EOR) dan lokasi kerja.
Masa kerja, tingkat attrisi, dan mobilitas internal: Pantau lama masa kerja, perpindahan antar tim, serta tren yang sedang terjadi.

2. Selaraskan dengan Tujuan Bisnis

Setelah memiliki gambaran jelas tentang tim saat ini, perluas perspektif untuk memahami arah bisnis perusahaan.

Menurut Gartner, hanya 15% perusahaan yang melakukan langkah penting ini. Semua keputusan perekrutan seharusnya mendukung target strategis organisasi.

Hal yang perlu diselaraskan:

Prioritas strategis 6–12 bulan ke depan: Cocokkan kebutuhan perekrutan dengan rencana peluncuran produk, ekspansi pasar, atau pertumbuhan pelanggan.
Rencana pertumbuhan tiap departemen: Identifikasi tim mana yang perlu dukungan, baik melalui penambahan jumlah karyawan, peningkatan keterampilan, atau keduanya.
Kolaborasi dengan tim keuangan: Libatkan tim keuangan sejak awal untuk menyelaraskan rencana perekrutan dengan anggaran dan siklus perencanaan jangka panjang.

3. Identifikasi Kebutuhan Perekrutan

Dengan tujuan bisnis yang sudah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi peran atau posisi spesifik.

Anda perlu menentukan hal berikut:

Backfill vs. posisi baru: Bedakan antara pengganti posisi yang ditinggalkan dan posisi baru untuk mendukung pertumbuhan.
Posisi kritis vs. opsional: Tandai peran penting yang berkaitan langsung dengan strategi bisnis dan posisi yang bisa ditunda jika dibutuhkan.
Waktu dan urutan perekrutan: Tentukan kapan setiap posisi harus diisi dan apakah satu perekrutan bergantung pada perekrutan lainnya.

4. Tentukan Jenis Pekerja dan Model Perekrutan

Tidak semua posisi membutuhkan model perekrutan yang sama.

Oleh karena itu, fleksibilitas merupakan hal yang sangat penting, terutama jika perekrutan dilakukan dengan budget terbatas.

Berikut beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan:

Jenis pekerjaan: Apakah peran ini sebaiknya diisi oleh karyawan penuh waktu, paruh waktu, kontrak, atau sementara?
Strategi perekrutan global: Jika perusahaan belum memiliki entitas hukum di suatu negara, pertimbangkan penggunaan EOR (Employer of Record) atau AOR untuk menyederhanakan kepatuhan.
Kepatuhan dan biaya: Perhatikan hukum ketenagakerjaan setempat, risiko klasifikasi, serta total biaya tenaga kerja.

5. Tetapkan Anggaran dan Kapasitas

Setelah menentukan posisi, langkah berikutnya adalah menghitung dampaknya terhadap anggaran.

Hal ini penting untuk mengatur ekspektasi yang jelas antara tim keuangan dan pimpinan.

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Total biaya tenaga kerja

Hitung gaji, tunjangan, pajak, ekuitas, dan perbedaan regional. Setiap peran harus mencerminkan total biaya, bukan hanya gaji pokok.

Proyeksi skenario

Buat model anggaran yang menyesuaikan dengan berbagai skenario pertumbuhan.

Hal ini memberi ruang fleksibilitas bagi pengambil keputusan tanpa perlu menebak-nebak.

Waktu perekrutan dan kapasitas

Sesuaikan gelombang perekrutan dengan kapasitas onboarding, ketersediaan anggaran, dan pencapaian bisnis.

Perekrutan yang tepat pun bisa berdampak negatif jika waktu tidak pas.

6. Susun Rencana Headcount

Rencana yang baik harus mudah dipahami dan menjawab pertanyaan-pertanyaan penting seperti: Siapa yang akan direkrut? Kapan? Mengapa? Berapa biayanya?

Anda perlu mendokumentasikan informasi berikut dengan baik:

Peran: Sertakan jabatan, departemen, jenis pekerjaan, lokasi, dan level untuk setiap perekrutan yang direncanakan.
Justifikasi: Jelaskan apakah ini posisi backfill atau posisi baru, dan beri penjelasan singkat mengenai kebutuhan bisnisnya.
Timeline: Tetapkan tanggal pembukaan dan target pengisian posisi untuk memprioritaskan upaya perekrutan.

Apa Saja Tips Terbaik dalam Mengelola Headcount?

Agar proses pengelolaan headcount berjalan akurat dan efisien tips yang perlu Anda lakukan adalah:

1. Tentukan Tujuan dengan Jelas

Menetapkan tujuan utama dari penghitungan headcount akan membantu menentukan jenis data apa saja yang perlu dikumpulkan dan dianalisis.

2. Perjelas Sistem Klasifikasi

Libatkan semua departemen terkait, seperti HR dan keuangan, untuk menyepakati siapa saja yang termasuk dalam hitungan headcount dan bagaimana metode pengklasifikasiannya.

3. Gunakan Satu Sistem Terpusat

Hindari penggunaan alat atau metode yang berbeda-beda untuk setiap departemen atau kantor.

Sebaiknya gunakan satu platform atau software yang terintegrasi untuk mencatat dan mengelola data headcount, agar prosesnya lebih konsisten dan efisien di seluruh organisasi.

Salah satu software yang bisa Anda gunakan adalah software HRIS dari GajiHub.

Melalui fitur analisa data yang dimilikinya, Anda akan mendapatkan laporan trend terkait jumlah karyawan per bulan, jumlah karyawan per organisasi, atau presentase berdasarkan lama bekerja.

Selain itu, Anda juga dapat mengakses laporan keterlambatan karyawan, laporan lembur, izin cuti, dan masih banyak lagi.

Dengan demikian, Anda tidak perlu menguku headcount di perusahaan secara manual dan dapat menggunakan data tersebut sebagai dasar dari perencanaan tenaga kerja.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa headcount adalah elemen penting dalam manajemen SDM yang membantu organisasi memahami jumlah, jenis, dan distribusi karyawan secara akurat.

Dengan data headcount yang terstruktur dan terkini, perusahaan dapat membuat keputusan strategis yang mendukung pertumbuhan bisnis, efisiensi anggaran, dan kepatuhan terhadap regulasi.

Untuk mengelola headcount secara efektif, perusahaan perlu menyusun sistem klasifikasi yang jelas, menyelaraskan perencanaan tenaga kerja dengan tujuan bisnis, serta menggunakan satu sistem terpusat untuk pencatatan data.

Salah satu platform penting yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah pengelolaan headcount adalah dengan GajiHub.

Melalui software HRIS ini, Anda dapat mengakses berbagai data karyawan yang nantinya dapat menjadi dasar peghitungan headcount.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.