Selain membantu perusahaan memastikan proses penggajian berjalan efisien, penggunaan fitur software payroll juga berperan dalam menjaga akurasi dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Baik saat ini perusahaan Anda masih start up atau skala besar, keduanya akan menjumpai proses payroll yang cukup rumit.
Baik perusahaan Anda masih berskala startup maupun sudah berskala besar, keduanya tetap akan menghadapi proses payroll yang cukup kompleks.
Tanpa sistem yang tepat, perusahaan berisiko mengalami kesalahan perhitungan gaji, keterlambatan pembayaran, hingga pelanggaran aturan ketenagakerjaan.
Oleh sebab itu, banyak tim HR dan finance kini mulai beralih menggunakan software payroll untuk menyederhanakan proses tersebut.
Selain lebih praktis, fitur dalam software ini juga membantu perusahaan tetap mematuhi peraturan yang terus mengalami perubahan.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan fitur penting yang wajib ada dalam software payroll dan manfaatnya untuk perusahaan.
Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Software Payroll?
Software payroll berperan penting dalam membantu bisnis berjalan lebih efisien, mematuhi aturan yang berlaku, dan menjaga kepuasan karyawan.
Berikut beberapa manfaat utama yang bisa diperoleh perusahaan:
1. Menghemat Waktu Tim HR dan Finance
Proses payroll yang dilakukan secara manual membutuhkan waktu lama dan rentan terjadi kesalahan.
Software payroll dapat menyederhanakan tugas-tugas rutin, seperti perhitungan gaji, pelaporan pajak, dan proses pembayaran, sehingga tim HR dan keuangan dapat lebih fokus pada pekerjaan yang bersifat strategis.
Selain itu, proses penggajian di setiap periode pun menjadi lebih cepat.
2. Mengurangi Risiko Terjadinya Kesalahan Penggajian
Ketepatan perhitungan menjadi hal yang sangat penting dalam proses payroll.
Kesalahan sekecil apa pun bisa menimbulkan denda, keharusan melakukan pembayaran ulang, hingga menurunkan kepuasan karyawan.
Software payroll dapat membantu meminimalkan risiko tersebut dengan mengurangi input data manual dan melakukan pengecekan otomatis agar setiap perhitungan, mulai dari jumlah jam kerja hingga potongan pajak dan tunjangan, tetap akurat.
Baca Juga: Manajemen Gaji: Fungsi, Tahapan, dan Tips Mengelolanya
3. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Karyawan
Setiap karyawan tentu mengharapkan gaji yang diterima tepat waktu tanpa kendala.
Dalam hal ini, fitur pada software payroll dapat membantu karyawan mengakses informasi slip gaji, dokumen pajak, dan tunjangan mereka secara mandiri melalui sistem.
Hal ini akan membangun kepercayaan serta meningkatkan kenyamanan karyawan di lingkungan kerja.
Peraturan pajak dan ketenagakerjaan di Indonesia terus mengalami perubahan dari waktu ke waktu.
Software payroll modern dapat mengikuti perubahan tersebut secara otomatis dan menerapkan aturan serta tarif yang sesuai.
Dengan demikian, perusahaan dapat terhindar dari sanksi dan selalu siap menghadapi proses audit.
Baca Juga: 7 Strategi Penggajian, Komponen, dan Tipsnya
5. Menyesuaikan Perkembangan Bisnis
Seiring berkembangnya bisnis, proses pengelolaan payroll juga akan menjadi lebih kompleks.
Saat perusahaan merekrut lebih banyak karyawan, membuka cabang baru, atau berekspansi ke pasar internasional, software payroll yang tepat dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan tersebut.
Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam mengatur penggajian tanpa harus mengganti sistem.
Baca Juga: 20 Fitur Penting yang Harus Dimiliki HRIS
Apa Saja Fitur yang Harus Ada dalam Software Payroll?
Saat memilih software payroll, penting untuk memahami fitur yang memang relevan dengan aturan ketenagakerjaan dan perpajakan di Indonesia.
Berikut beberapa fiturnya:
1. Pemrosesan Payroll Otomatis
Fitur ini memungkinkan sistem menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, BPJS, dan lembur secara otomatis, sehingga perusahaan tidak perlu lagi melakukan perhitungan manual setiap periode payroll.
2. Payroll Multi Negara
Bagi perusahaan yang memiliki cabang atau karyawan di luar negeri, fitur ini akan memudahkan pengaturan payroll dengan menyesuaikan perhitungan pajak, mata uang, dan aturan ketenagakerjaan masing-masing negera secara otomatis.
3. Perhitungan dan Pelaporan Pajak
Software payroll wajib memiliki fitur perhitungan PPh 21 sesuai tarif progresif yang berlaku di Indonesia.
Selain itu, sistem tersebut juga harus mampu menyiapkan formulir 1721-A1 atau laporan bulanan PPh 21 tanpa harus input data ulang.
Baca Juga: 11 Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Absensi dan Manfaatnya
4. Pemrosesan Payroll di Luar Jadwal (Off-Cycle)
Fitur ini memungkinkan perusahaan membayarkan bonus, THR, uang lembur, atau pesangon kapan saja tanpa menunggu jadwal payroll rutin, sekaligus memastikan perhitungan tetap sesuai ketentuan UU Ketenagakerjaan.
5. Analisis dan Perkiraan Biaya Payroll
Software payroll dapat menyajikan data biaya penggajian bulanan, tren potongan, dan tunjangan, sehingga tim finance biasa menyusun anggaran gaji, THR, hingga bonus tahunan secara lebih terencana.
6. Integrasi dengan Sistem Absensi
Fitur ini menghubungkan sistem payroll dengan data kehadiran karyawan, termsuk jam kerja, keterlambatan, lembur, dan cuti agar perhitungan payroll otomatis mengikuti data absensi tanpa input manual.
7. Otomatisasi Tunjangan dan Potongan
Software payroll yang Anda pilih harus mampu menghitung iuran BPJS, koperasi, atau cicilan kasbon secara otomatis sesuai ketentuan perusahaan tanpa perlu melakukan pengecekan satu per satu.
8. Integrasi dengan Software Akuntansi
Akan jauh lebih praktis jika software payroll bisa terhubung langsung dengan sistem akuntansi perusahaan.
Dengan fitur ini, setiap biaya gaji, potongan PPh 21, iuran BPJS, hingga reimbursement akan otomatis tercatat ke dalam laporan keuangan tanpa perlu input manual lagi.
Hasilnya, proses pencatatan jadi lebih cepat, rapi, dan minim risiko salah data.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Payroll Hotel Terbaik
9. Proses Reimbursement dalam Payroll
Dengan fitur ini, perusahaan bisa langsung memasukkan penggantian biaya perjalanan dinas, operasional, atau pengobatan ke dalam proses payroll.
Karyawan pun bisa menerima reimburse bersamaan dengan gaji, sehingga prosesnya lebih praktis dan efisien.
10. Fleksibilitas Metode Pembayaran
Setiap perusahaan tentu punya cara pembayaran gaji yang berbeda.
Software payroll yang baik sebaiknya menyediakan pilihan pembayaran ke rekening bank karyawan, dan bahkan bisa membagi pembayaran ke beberapa rekening sekaligus sesuai permintaan karyawan.
Jadi, karyawan bisa lebih mudah mengatur keuangan pribadinya.
Baca Juga: Payroll Benchmarking: Faktor, Cara, dan Tips Suksesnya
11. Employee Self-service
Lewat fitur ESS pada software payroll, karyawan bisa langsung mengakses informasi slip gaji, data BPJS, saldo cuti, hingga dokumen pajak pribadi kapan pun.
Proses administrasi jadi lebih cepat, mudah, dan transparan.
12. Jadwal Pembayaran Fleksibel
Setiap perusahaan bisa punya kebijakan jadwal penggajian yang berbeda.
Maka dari itu, software payroll sebaiknya mendukung berbagai opsi pembayaran, mulai dari mingguan, dua mingguan, bulanan, atau sesuai proyek.
Semua bisa diatur tanpa perlu membuat file payroll terpisah.
13. Otomatisasi Potongan Gaji Wajib (Wage Garnishment)
Jika ada potongan wajib seperti cicilan koperasi, denda keterlambatan, atau kasbon, software payroll bisa langsung mengatur potongannya secara otomatis.
Jumlah dan periode potongan pun bisa disesuaikan dengan kesepakatan yang berlaku, sehingga perusahaan tak perlu repot hitung manual.
Baca Juga: Earned Wage Access: Cara Kerja dan Cara Menghitungnya
14. Pengaturan Hak Akses Berdasarkan Peran
Karena data payroll bersifat sensitif, software payroll yang Anda pilih harus memiliki pengaturan siapa saja yang bisa mengakses data tersebut.
Fitur ini akan memastikan hanya pihak berwenang seperti manajer HR, finance, atau direktur yang bisa melihat data gaji dan informasi pribadi karyawan.
Dengan demikian, privasi pun tetap terjaga.
15. Notifikasi Kepatuhan dan Laporan Audit
Aturan ketenagakerjaan dan perpajakan bisa berubah sewaktu-waktu.
Oleh karena itu, software payroll yang Anda pilih sebaiknya bisa memberikan notifikasi otomatis jika ada perubahan aturan.
Selain itu, software tersebut juga harus menyediakan laporan lengkap untuk keperluan audit, baik internal maupun pemeriksaan dari instansi terkait.
Baca Juga: HR Audit: Pengertian, Fungsi, dan Cara Melakukannya
Apa Saja Tips Memilih Software Payroll?
Selain dengan mempertimbagnkan fitur di atas, berikut beberapa tips penting yang bisa Anda lakukans aat memilih software payroll:
1. Tentukan Kebutuhan Bisnis dan Persyaratan Kepatuhan
Sebelum memilih software, penting untuk memahami lebih dulu kebutuhan payroll di perusahaan Anda.
Selain itu, pastikan sistem yang dipilih bisa membantu memenuhi kewajiban hukum ketenagakerjaan dan perpajakan.
Tips:
- Identifikasi jumlah karyawan aktif di perusahaan.
- Tentukan frekuensi pembayaran gaji (mingguan, dua mingguan, atau bulanan).
- Cek wilayah operasional bisnis, apakah antar kota, antar provinsi, atau internasional.
- Pastikan software mendukung perhitungan PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, THR, dan pesangon sesuai aturan Indonesia.
Lihat apakah software payroll tersebut bisa mengelola tunjangan, potongan koperasi, dan reimbursement.
2. Cek Fitur Integrasi dan Otomatis
Agar proses payroll berjalan lebih efisien, pilih software yang bisa terintegrasi dengan sistem lain yang Anda gunakan.
Selain itu, pastikan proses payroll bisa dilakukan secara otomatis tanpa input manual.
Tips:
- Pastikan software payroll bisa diintegrasikan dengan sistem absensi, HRIS, dan software akuntansi.
- Pilih software dengan fitur otomatisasi perhitungan gaji, potongan, BPJS, PPh 21, hingga reimbursement.
- Cek apakah sistemnya bisa otomatis mengatur split transfer ke beberapa rekening karyawan.
- Pastikan ada fitur employee self-service (ESS) untuk akses slip gaji dan informasi tunjangan karyawan.
Baca Juga: Anggaran Gaji: Komponen, Cara Menyusun, Tipsnya
3. Bandingkan Harga, Skalabilitas, dan Fleksibilitas
Setiap software payroll punya skema harga dan fitur yang berbeda.
Pastikan harga software sesuai dengan anggaran dan kebutuhannya bisa disesuaikan dengan perkembangan bisnis ke depan.
Tips:
- Bandingkan skema harga: per karyawan, flat fee bulanan, atau tahunan.
- Pilih software yang bisa mengikuti perkembangan bisnis, seperti saat menambah jumlah karyawan atau membuka cabang baru.
- Cari software yang fleksibel untuk mengatur jadwal payroll berbeda di tiap divisi atau proyek.
4. Uji Kemudahan Penggunaan dan Layanan Dukungan
Software payroll yang baik harus mudah digunakan, baik oleh tim HR maupun karyawan.
Selain itu, pastikan vendor menyediakan layanan support yang cepat dan lengkap.
Tips:
- Mintalah demo produk atau trial untuk melihat fitur dan tampilan sistem.
- Cek seberapa mudah software dioperasikan, termasuk saat input data karyawan baru.
- Pilih vendor yang menyediakan onboarding, panduan penggunaan, dan customer support yang responsif.
- Pastikan ada layanan update sistem secara berkala untuk mengikuti perubahan regulasi.
Baca Juga: Manajemen Penggajian Karyawan: Fungsi, Tahapan, dan Tipsnya
Kelola Penggajian Karyawan dengan Fitur Payroll GajiHub
Untuk mempermudah pengelolaan gaji karyawan, Anda bisa memanfaatkan fitur payroll dari GajiHub dapat mengotomatisasi proses ini.
Melalui fitur payroll ini, perusahaan dapat menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan BPJS, PPh 21, hingga THR secara otomatis dan akurat sesuai regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.
Sistem payroll GajiHub juga memudahkan perusahaan dalam mengatur jadwal penggajian, pengelolaan metode pembayaran, hingga otomatisasi potongan kasbon atau cicilan karyawan.
Selain itu, sistem ini dilengkapi dengan portal mandiri untuk karyawan, sehingga mereka bisa mengakses slip gaji, data BPJS, dan saldo cuti tanpa perlu repot menghubungi HR secara langsung.
Berikut beberapa fitur payroll GajiHub yang dapat membantu bisnis Anda:
- Perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan, BPJS, dan PPh 21 secara otomatis
- Jadwal penggajian fleksibel: mingguan, dua mingguan, atau bulanan
- Pembayaran gaji langsung ke rekening karyawan
- Pengelolaan potongan kasbon, cicilan, dan denda keterlambatan
- Fitur reimbursement operasional atau perjalanan dinas yang terintegrasi dalam payroll
- Portal Employee Self-Service (ESS) untuk akses slip gaji dan data pribadi karyawan
- Notifikasi dan laporan pajak PPh 21 secara otomatis
- Dashboard pemantauan payroll real-time dan laporan lengkap
Berbagai fitur menarik di atas bisa Anda dapatkan hanya dengan Rp4.900 setiap bulannya.
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa terdapat banyak pertimbangan yang perlu dipikirkan saat memilih software payroll.
Ada beberapa fitur penting yang harus Anda perhatikan agar sistem tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis sekaligus mengikuti ketentuan ketenagakerjaan dan perpajakan di Indonesia.
Dengan begitu, proses penggajian dapat berjalan lebih praktis, cepat, dan minim risiko kesalahan.
Beberapa fitur yang perlu dipertimbangkan di antaranya adalah kemampuan otomatisasi payroll, perhitungan pajak dan BPJS, integrasi dengan sistem absensi dan akuntansi, hingga kemudahan akses bagi karyawan melalui portal mandiri.
Selain itu, software payroll yang ideal juga harus memiliki fleksibilitas jadwal pembayaran, metode transfer gaji yang beragam, serta sistem notifikasi untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Berbagai fitur tersebut bisa Anda nikmati dengan memilih software payroll dari GajiHub.
Selain membantu dalam pengelolaan gaji karyawan, software ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan tugas adminstrasi lainnya, seperti mengelola izin dan cuti, absensi, hingga reimbursement.
Tertarik mencoba? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- 15 Fitur yang Harus Dimiliki Software Payroll dan Tips Memilihnya - 3 July 2025
- Download Contoh Form Reimbursement Gratis - 3 July 2025
- 11 Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Absensi dan Manfaatnya - 2 July 2025