Setiap bulannya, perusahaan perlu memastikan bahwa gaji karyawan dihitung secara akurat dan dibayarkan tepat waktu, sesuai dengan periode cut off gaji yang telah ditentukan.
Dengan cut off gaji, Anda dapat memahami batas waktu yang telah ditetapka untuk mengakhiri periode kerja yang akan dibayar dalam satu siklus penggajian.
Cut off penggajian memastikan bahwa seluruh data yang diperlukan untuk menghitung gaji karyawan, seperti jam kerja, lembur, dan cuti, telah lengkap dan diverifikasi sebelum pembayaran dilakukan.
Hal ini bukan hanya tentang memenuhi tenggat waktu penggajian, melainkan juga memastikan bahwa seluruh proses penggajian berjalan sesuai dengan standar dan hukum yang berlaku.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu cut off gaji, pentingnya, cara menghitung, contoh perhitungan, hingga tips mengelolanya.
Apa yang Dimaksud dengan Cut Off Gaji?
Cut off gaji adalah batas waktu terakhir di mana Anda harus menyelesaikan proses penggajian agar gaji karyawan bisa diterima tepat waktu.
Artinya, Anda perlu menghitung gaji dan potongan sebelum tanggal tersebut, sehingga karyawan menerima gaji pada tanggal seharusnya.
Sebagai pengelola gaji, Anda harus mengumpulkan timesheet kerja karyawan sebelum batas waktu cut off, lalu menghitung gaji, pajak, dan potongan lainnya secara akurat.
Setelah itu, pada atau sebelum tanggal cut off gaji, Anda perlu memproses penggajian agar gaji bisa diterima oleh karyawan tepat waktu.
Jam kerja yang dilakukan setelah tanggal cutoff akan dihitung untuk periode pembayaran berikutnya.
Cut off gaji ini sangat penting, terutama jika Anda menggunakan software penggajian dan membayar karyawan melalui transfer bank.
Misalnya, Anda membayar karyawan setiap hari Jumat melalui transfer bank. Karena transfer bank umumnya memerlukan waktu dua hari, maka batas waktu penggajian (cutoff) Anda biasanya adalah hari Rabu.
Anda harus mengumpulkan data jam kerja karyawan dan memproses penggajian sebelum waktu cutoff di hari Rabu.
Baca Juga: Komponen THP, Cara Menghitung, dan Contoh Perhitungannya
Bagaimana Proses Cut Off Gaji?
Berikut beberapa tahapan umum yang biasanya diterapkan dalam proses cut off gaji:
1. Menetapkan Periode Cut Off
Pada tahap awal, perusahaan akan menentukan seberapa sering cut off gaji dilakukan, apakah mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
Tanggal awal dan akhir periode cut off ini menjadi dasar utama dalam menghitung gaji karyawan.
Berikut langkah-langkahnya:
Tentukan Tanggal Gajian
Pertama, tentukan dulu kapan gaji akan dibayarkan. Misalnya, gaji dibayarkan setiap tanggal 27.
Tetapkan Periode Cut Off
Setelah menentukan tanggal gajian, langkah berikutnya adalah menetapkan periode cut off. Ini adalah rentang waktu yang akan digunakan untuk menghitung gaji bulan tersebut.
Biasanya, periode ini berakhir sekitar 7 sampai 10 hari sebelum tanggal gajian. Hitung mundur 30 hari dari tanggal akhir tersebut untuk menentukan awal periode cut off.
Contohnya, jika gaji dibayarkan pada 27 Juli, maka periode cut off bisa ditetapkan dari 21 Juni hingga 20 Juli.
Contoh Penghitungan Cut Off Gaji
- Gajian Bulan Juli: Misalnya, gaji untuk bulan Juli dibayarkan pada 27 Juli.
- Periode Cut Off: Maka, periode cut off untuk menghitung gaji Juli adalah dari 21 Juni hingga 20 Juli. Artinya, hanya pekerjaan pada waktu ini yang akan dihitung dalam gaji bulan Juli, seperti absensi, uang lembur, dan tunjangan lainnya.
Contoh Lembur
- Misalkan ada karyawan yang bekerja lembur pada 22, 25, dan 27 Juni.
- Karyawan juga lembur pada 23, 24, dan 26 Juli.
Untuk gaji bulan Juli, hanya lembur yang terjadi pada 22, 25, dan 27 Juni yang akan dihitung, karena masih termasuk dalam periode cut off Juni-Juli.
Sedangkan lembur pada 23, 24, dan 26 Juli akan dimasukkan dalam penghitungan gaji bulan Agustus, karena sudah masuk periode cut off Juli-Agustus.
Hal yang sama berlaku untuk absensi karyawan. Misalnya, jika kehadiran mempengaruhi tunjangan kehadiran atau uang makan, maka yang akan dihitung untuk gaji Juli adalah absensi dari 21 Juni hingga 20 Juli.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Perhari Paling Mudah
2. Pencatatan Kehadiran dan Jam Kerja
Setelah menetapkan periode cut off, Anda perlu mengetahui catatan kehadiran dan jam kerja karyawan.
Proses ini sering kali melibatkan penggunaan sotfware payroll dan HR yang dapat menyajikan data terkait kehadiran karyawan.
Gajihub menjadi salah satu software yang bisa digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan.
Melalui fitur employee self service (ESS), karyawan dapat melakukan presensi secara mandiri dengan smartphone mereka masing-masing.
Sementara itu, Anda dapat melihat data presensi tersebut melalui fitur analisa data, yang juga memuat informasi mengenai laporan keterlambatan, lembur, izin cuti, dan lain-lain.
Dengan demikian, Anda dapat dengan mudah melakukan proses penggajian karyawan.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
3. Pengumpulan Data Karyawan
Selanjutnya, Anda perlu mengumpulkan data penting terkait karyawan, seperti perubahan status pekerjaan, cuti, atau faktor lain yang dapat mempengaruhi perhitungan gaji.
4. Verifikasi Data
Data yang terkumpul kemudian diverifikasi untuk memastikan keakuratannya. Proses ini melibatkan kerjasama antara tim HR, manajer, dan departemen lain yang relevan.
5. Perhitungan Gaji
Berdasarkan data yang telah diverifikasi, Anda dapat menghitung gaji karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan ketentuan hukum yang berlaku.
Baca Juga: Pemotongan Gaji Sepihak: Aturan di Indonesia dan Sanksinya
6. Persiapan Pembayaran Gaji
Setelah penghitungan selesai, Anda perlu menyiapkan pembayaran gaji, termasuk perhitungan terkait potongan pajak dan potongan lain yang dibutuhkan.
7. Pembayaran Gaji
Gaji dibayarkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan perusahaan, misalnya melalui transfer bank atau metode lain yang telah disepakati.
Setelah pembayaran, laporan terkait gaji disiapkan untuk kebutuhan perusahaan dan otoritas pajak. Proses ini dilakukan untuk memastikn semua transaksi sesuai dengan catatan perusahaan.
8. Audit Internal
Beberapa perusahaan melakukan audit internal untuk memastikan bahwa seluruh prosedur penggajian berjalan sesuai aturan dan untuk menemukan peluang perbaikan.
9. Evaluasi dan Penyesuaian
Setelah periode cut off gaji berakhir, perusahaan melakukan evaluasi terhadap proses penggajian untuk mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan dan melakukan penyesuaian kebijakan jika dibutuhkan.
Baca Juga: Pajak Gaji Karyawan: Cara Hitung dan Contohnya
Bagaimana Contoh Penghitungan Gaji Prorate dengan Sistem Cut Off?
Apabila perusahaan Anda memutuskan untuk merekrut karyawan baru pada tengah bulan, berikut cara menghitung gaji prorate dengan sistem cut off:
1. Menentukan Gaji Bulanan Penuh
Misalkan seorang karyawan memiliki gaji bulanan sebesar Rp 6 juta.
2. Menghitung Gaji Harian
Dengan asumsi satu bulan terdiri dari 30 hari, gaji harian dapat dihitung dengan membagi gaji bulanan dengan jumlah hari dalam sebulan.
Contoh: Rp 6 juta : 30 hari = Rp 200.000 per hari.
3. Menghitung Jumlah Hari Kerja dalam Periode Cut Off
Jika karyawan mulai bekerja pada tanggal 15 dan cut off dilakukan pada tanggal 25, maka ada 11 hari kerja yang dihitung dalam periode cut off tersebut.
4. Menghitung Gaji Prorata
Gaji prorate dihitung dengan mengalikan gaji harian dengan jumlah hari kerja dalam periode cut off gajij.
Contoh: Rp 200.000 x 11 hari kerja = Rp 2.200.000.
Dengan demikian, karyawan tersebut akan menerima gaji prorata sebesar Rp 2.200.000 untuk periode cut off tersebut, sesuai dengan jumlah hari kerja yang dihitung.
Baca Juga: Telat Bayar Gaji Karyawan: Ini Regulasi dan Cara Meminimalisirnya
Apakah Proses Cut Off Gaji itu Penting?
Ya, penting. Dengan menetapkan periode cut off gaji secara jelas, perusahaan dapat memastian pembayaran gaji yang konsisten dan adil sesuai dengan aturan perusahaan dan hukum yang berlaku.
Selain itu, berikut sejumlah alasan yang membuat proses ini penting:
1. Kepatuhan Hukum
Di Indonesia, ada undang-undang yang mengatur tentang ketepatan waktu pembayaran gaji.
Misalnya, Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 menyatakan bahwa perusahaan wajib membayar upah paling lama 1 bulan sekali dan paling lambat 7 hari setelah jatuh tempo.
Dengan melewatkan cut off penggajian, Anda dapat melanggar peraturan tersebut dan berisiko menghadapi sanksi hukum.
2. Moral Karyawan
Karyawan mengandalkan gaji mereka untuk memenuhi kebutuhan hidup. Pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan periode cut off bisa menurunkan semangat, kepercayaan, meningkatkan stres, mengurangi produktivitas, dan bahkan membuat mereka berhenti bekerja.
3. Pengelolaan keuangan
Gaji mungkin adalah salah satu pengeluaran terbesar Anda. Dengan membayar tepat waktu, Anda dapat mengatur anggaran dan mengelola uang perusahaan dengan lebih baik.
4. Reputasi perusahaan
Pembayaran gaji sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan dapat mempertahankan reputasi perusahaan Anda.
Bayangkan jika Anda melanggar hal ini, karyawan pun akan merasa kecewa dan akhirnya menyebarkan informasi tersebut, yang dapat menurunkan citra perusahaan.
Baca Juga: Cara Hitung Gaji Bersih dan Gaji Kotor serta Perbedaannya
Bagaimana Tips Mengelola Cut Off Gaji?
Agar perusahaan Anda terhindar dari keterlambatan gaji, Anda perlu mematuhi tenggat waktu cutoff dengan beberapa tips berikut:
1. Sosialisasikan Tenggat Waktu kepada Karyawan
Beritahukan tenggat waktu ini kepada karyawan Anda sejak awal. Mereka perlu tahu tanggal-tanggal penting, seperti:
- Kapan mereka harus menyerahkan timesheet (jika ada).
- Kapan gaji akan dibayarkan.
Ingatkan karyawan untuk menyerahkan time sheet mereka tepat waktu. Beberapa aplikasi atau sistem kehadiran bahkan memungkinkan Anda mengirimkan pengingat melalui email.
Tips: Beri diri Anda sedikit waktu antara tenggat waktu karyawan dan cutoff penggajian. Dengan begitu, Anda bisa memeriksa timesheet, melakukan koreksi, dan memproses gaji dengan benar.
2. Pantau Hari Libur Bank
Bagaimana jika tanggal gajian jatuh pada hari libur bank atau akhir pekan? Jika gaji dibayar melalui transfer bank, hari libur bank bisa mempengaruhi tanggal cutoff penggajian.
Bank tidak memproses transfer pada akhir pekan atau hari libur nasional, jadi Anda harus memajukan tanggal cutoff jika gaji jatuh pada waktu-waktu tersebut.
Tandai kalender Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan cutoff sehingga karyawan tetap dibayar tepat waktu.
3. Gunakan Software Payroll
Agar lebih mudah, gunakan software payroll yang terintegrasi dengan sistem kehadiran.
Dengan software ini, Anda bisa melacak kartu absen karyawan secara online dan mengirimkannya langsung ke sistem penggajian untuk menjalankan proses pembayaran gaji.
Baca Juga: Gaji Berbasis Kompetensi: Arti, Kelebihan, hingga Cara Merancang
Pengelolaan Gaji Karyawan dengan Gajihub
Mengelola penggajian karyawan adalah hal yang cukup rumit. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan Gajihub untuk memudahkan proses ini.
Berikut beberapa alasan yang membuat Anda perlu mempertimbangkan Gajihub:
1. Penghitungan Gaji Otomatis
Dengan GajiHub, penghitungan gaji menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan demikian, cut off gaji bisa dilakukan lebih tepat waktu, mengurangi risiko kesalahan.
2. Pembayaran Tepat Waktu
GajiHub memastikan pembayaran gaji karyawan tepat waktu. Anda dapat melakukan transfer ke berbagai bank dan mengatur jadwal pembayaran sesuai kebutuhan.
Hal tersebut tentunya membantu Anda terhindar dari keterlambatan gaji yang bisa memengaruhi kinerja karyawan.
3. Laporan Payroll Otomatis
Dapatkan laporan payroll otomatis yang memudahkan Anda dalam mengambil keputusan bisnis. Laporan ini membantu memastikan semua pengeluaran gaji sesuai dengan cut off yang telah ditetapkan.
4. Slip Gaji Instan
Dengan GajiHub, Anda bisa membuat dan mengirim slip gaji dalam format PDF dengan cepat. Slip gaji bisa disesuaikan tampilannya sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Pengelolaan Gaji dan Tunjangan yang Mudah
Semua komponen gaji, tunjangan, dan potongan dihitung otomatis. Hal ini dapat memudahkan Anda dalam pengelolaan penggajian, terutama saat periode cut off.
6. Data Payroll yang Teratur
Histori data payroll tercatat rapi dan mudah diakses kapan saja, yang dapat membantu Anda dalam audit atau pengecekan ulang data.
7. Catatan Kasbon dan Riwayat Pembayaran
GajiHub juga memudahkan pencatatan kasbon dan riwayat pembayaran karyawan, sehingga memastikan semua transaksi keuangan karyawan terintegrasi langsung dengan proses payroll.
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami dengan mengelola cut off gaji dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh proses penggajian berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Untuk mempermudah proses ini, Anda dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang menawarkan fitur unggulan. Mulai dari penghitungan gaji otomatis, laporan payroll, dan masih banyak lagi.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024
- Manajemen Program: Manfaat, Faktor, dan Tips Pelaksanaannya - 24 October 2024