Payroll System: Manfaat, Jenis, dan Komponennya

Untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan di perusahaan, dibutuhkan payroll system terbaik.

Dengan adanya sistem penggajian ini staf HRD lebih mudah untuk mengelola penggajian yang ada di perusahaan sehingga kesalahan dapat diminimalisir.

Selain itu dengan sistem penggajian ini, memasukkan data karyawan dapat lebih mudah sehingga pekerjaan HR jadi lebih efisien.

Lalu apa saja manfaat dari sistem payroll ini dan bagaimana cara memilih sistem payroll terbaik?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai payroll system mulai dari pengertiannya, jenis-jenisnya, manfaat, dan metode perhitungannya.

Untuk lebih lengkapnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:

Apa Manfaat dari Payroll System?

Payroll system merupakan perangkat lunak yang memiliki kemampuan untuk memproses penggajian karyawan dari berbagai komponen dan informasi yang berbeda-beda secara otomatis di dalam kesatuan sistem.

Dalam sistem ini, Anda dapat melakukan pengelolaan berbagai komponen gaji seperti kehadiran, bonus kinerja, tunjangan, dan lainnya di mana semuanya terintegrasi secara baik sehingga dapat menghasilkan perhitungan yang akurat.

Lalu apa saja manfaat dari sistem payroll ini?

Berikut penjelasan manfaat sistem payroll untuk Anda:

1. Untuk Menyederhanakan Proses Payroll

Manfaat yang pertama adalah untuk menyederhanakan proses payroll.

Seperti yang diketahui, proses penggajian merupakan proses yang memakan waktu lama dan juga rumit.

Dengan adanya sistem payroll ini penggajian dapat dilakukan secara otomatis.

Tidak hanya itu, sistem penggajian juga terintegrasi dengan sistem lainnya seperti absensi di mana ini membuat HR tidak perlu memasukkan data satu per satu.

Dengan cara ini proses penggajian dapat lebih sederhana dan juga mudah.

Baca Juga: Payroll Management: Pengertian, Tahapan, dan Metodenya

2. Lebih Akurat

Sistem penggajian juga mendukung akurasi di mana dapat menghilangkan berbagai kesalahan yang dapat terjadi selama proses ini.

Ini termasuk kealahan dalam menghitung gaji di mana tidak akan ditemukan lagi.

Dengan perhitungan gaji yang akurat ini menjadi tanda bahwa perusahaan memiliki kredibilitas yang baik.

3. Menghemat Waktu

Dari semua kemudahan yang diberikan, tentunya hal yang paling dapat dirasakan adalah Anda lebih menghemat waktu.

Ini membuat waktu yang tersisa dapat digunakan oleh HRD untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan tingkat urgensi tinggi, misalnya untuk rekrutmen kandidat.

Melalui cara-cara ini perusahaan dapat menjaga kualitas SDM-nya.

Baca Juga: 10 Aplikasi Payroll Manufaktur dan Tips Memilihnya

4. Data Lebih Terpusat

Manfaat berikutnya adalah data terpusat di mana ini menjadi keunggulan tersendiri dari payroll management system.

Terlebih sistem penggajian ini didukung oleh cloud based server, di mana dengan dukungan ini sistem penggajian dapat menyimpan ribuan informasi yang membuat penggajian lebih aman dan rahasia.

Selain itu, HRD dan pihak yang berwenang memiliki akses informasi tersebut di dalam sistem sehingga dapat mengaksesnya kapan saja dan di mana saja.

5. Mendukung Otomatisasi Slip Gaji dan Laporan Penggajian

Manfaat yang terakhir adalah sebagai dukungan otomatisasi slip gaji dan laporan penggajian.

Untuk menggunakannya, HRD cukup klik slip gaji untuk mencetaknya dan payroll report untuk mendapatkan laporannya.

Selain itu, HRD juga dapat melakukan kustomisasi tampilan laporan penggajian sesuai dengan kebutuhan.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Payroll Retail dan Tips Memilihnya

Apa Saja Jenis-Jenis Payroll System yang Ada di Indonesia?

Ketika membahas mengenai sistem payroll, ada berbagai jenis yang dimiliki oleh sistem payroll ini.

Jenis-jenis ini disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang berbeda-beda sehingga membutuhkan sistem penggajian yang berbeda pula.

Berikut 3 jenis sistem payoll yang sering digunakan oleh perusahaan di Indonesia:

1. Payroll Service

Payroll service adalah jenis sistem payroll yang paling sering digunakan di Indonesia.

Di payroll service ini data perusahaan tersimpan secara otomatis di server perusahaan.

Karena tersimpan di server perusahaan, payroll service ini dianggap lebih aman karena tidak melibatkan pihak ketiga.

Namun untuk menggunakannya, perusahaan perlu menyiapkannya secara matang agar dapat digunakan dengan lancar.

Baca Juga: 10 Manfaat Sistem Penggajian Otomatis dan Contoh Softwarenya

2. Payroll Cloud

Jenis yang kedua adalah payroll cloud, di mana cloud ini menjadi tempat menyimpanannya.

Jenis ini juga memiliki keamanan yang tinggi dan juga fleksibel untuk digunakan.

Hal ini karena perangkat lunak dengan basis cloud ini dapat mudah diakses dengan menggunakan jaringan internet.

Untuk pengelolaannya langsung dilakukan oleh tim penyedia dan membuat penggunaannya lebih mudah dan juga praktis.

3. Payroll Outsourcing

Jenis yang ketiga adalah payroll outsourcing di mana ini digunakan untuk menangani seluruh proses payroll, termasuk untuk mengumpulkan data, perhitungan gaji, dan untuk membuat laporan.

Di sini Anda dapat memilih sistem payroll yang disesuaikan dengan ukuran perusahaan, kompleksitas operasi, dan juga regulasi yang berlaku di Indonesia.

Baca Juga: Manajemen Gaji: Fungsi, Tahapan, dan Tips Mengelolanya

Apa Saja Komponen dalam Payroll System?

Ada 6 komponen penting dalam pengelolaan sistem payroll, yakni:

1. Akurasi Data Karyawan

Komponen pertama adalah akurasi data karyawan di mana data-data yang dimaksud adalah identitas individu, jabatan, status kerja, hingga masa kerja karyawan.

Keseluruhan data ini terintegrasi dengan HR core, di mana ini dapat memastikan proses pencatatan data dapat dilakukan secara real time dan tidak membutuhkan input manual.

2. Hitung Gaji Pokok dan Tunjangan

Dalam sistem penggajian, gaji pokok dan tunjangan jadi komponen penting untuk membentuk sistem payroll terbaik.

Perhitungan gaji pokok dan tunjangan ini nantinya disesuaikan dengan kebijakan dari perusahaan.

Ini dilakukan untuk mengurangi risiko kesalahan perhitungan.

Baca Juga: Apa itu Payroll? Berikut Artinya, Proses, dan Tips Mengelola Payroll

3. Potongan Upah

Potongan upah jadi komponen penting dalam perhitungan gaji karyawan.

Ini terdiri dari PPh 21, BPJS, keterlambatan, hingga cicilan pinjaman karyawan.

Perhitungan potongan ini juga disesuaikan dengan aturan yang dimiliki oleh perusahaan.

4. Lembur dan Presensi

Payroll system juga memudahkan perusahaan dalam menghitung lembur dan presensi.

Perhitungan ini dilakukan secara otomatis dan telag terintegrasi secara penuh.

Cara ini mendukung perhitungan yang lebih tepat sehingga dapat menentukan gaji akhir.

Baca Juga: 7 Cara Memilih Software Payroll Terbaik dan Rekomendasinya

5. Pajak dan Regulasi

Setiap perusahaan memiliki kewajiban untuk mematuhi regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan agar dapat terhindar dari kesalahan aturan pemerintah.

Sistem penggajian yang memiliki komponen ini biasanya telah dilengkapi dengan fitur kelola pajak otomatis dan update dengan regulasi terbaru.

6. Slip Gaji Digital

Di era yang serba digital ini, pastinya slip gaji juga harus digital.

Nah, sistem payroll juga memberikan fitur slip gaji digital di mana slip gaji digital ini dapat mudah diakses melalui mobile app dan website resmi.

Baca Juga: 10 Aplikasi Payroll Rumah Sakit dan Tips Memilihnya

Apa Saja Tahapan dalam Payroll System yang Ada di Perusahaan?

Secara umum, proses penggajian di dalam perusahaan terdiri dari 3 tahapan, yakni:

1. Tahapan Pra Penggajian

Pada tahapan ini perusahaan mengumpulkan data-data yang relevan untuk periode penggajian mendatang.

Tentunya, data-daya ini harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan persyaratan regulasi.

Ini seperti jam kerja karyawan, hingga penyesuaian yang ada (pada karyawan baru, kenaikan gaji, potongan tunangan, hingga potongan pajak).

Informasi-informasi ini dapat diverifikasi untuk kemudian digunakan pada proses penggajian.

Baca Juga: Payroll Benchmarking: Faktor, Cara, dan Tips Suksesnya

2. Tahapan Perhitungan

Tahapan berikutnya adalah tahapan perhitungan di mana pada proses ini perusahaan menghitung total gaji kotor yang didapatkan setiap karyawan pada periode gaji.

Ini termasuk pemotongan pajak dan deduction agar didapatkan gaji bersih.

3. Tahapan Pasca Penggajian

Setelah proses penggajian dilakukan, tahapan yang terakhir adalah pasca penggajian.

Ini terdiri dari rekonsiliasi daftar gaji karyawan, menyetorkan pajak, dan juga memproses pembayaran terkait.

Perusahaan juga dapat memberikan slip gaji kepada karyawan yang berkaitan.

Baca Juga: Admin Payroll: Jobdesk, Skill Penting, dan Gajinya

Bagaimana Metode Perhitungan Gaji Karyawan?

Penting untuk dipahami bahwa tidak semua karyawan mendapatkan gaji dengan sistem ataupun cara yang sama.

Ini semua disesuaikan dengan status karyawan yang ada di perusahaan.

Berikut 3 metode payroll system yang banyak digunakan perusahaan di Indonesia:

1. Harian

Karyawan yang mendapatkan gaji harian biasanya adalah karyawan paruh waktu atau karyawan lepas.

Perlu dipahami bahwa karyawan yang menerima gaji di bawah Rp4.500.000 per bulan maka mereka tidak dikenakan PPh 21.

Contohnya adalah Dena bekerja sebagai freelancer model untuk perusahaan fashion di mana ia hanya bekerja ketika mendapatkan panggilan.

Perusahaan memberikan gaji kepada Dena sebesar Rp250.000 per hari dan dihitung sesuai hari kerjanya.

Di bulan ini Dena bekerja selama 11 hari untuk pembuatan katalog produk.

Maka gaji yang didapatkan oleh Dena adalah:

Rp250.000 x 11 hari = Rp2.750.000.

Baca Juga: 13 Tips Payroll Efektif dan Efisien untuk Bisnis Anda

2. Bulanan

Gaji bulanan menjadi metode sistem payroll yang paling sering digunakan oleh perusahaan, baik untuk karyawan tetap atau kontrak.

Metode ini sering digunakan oleh perusahaan dengan skala besar atau menengah.

Contohnya adalah Devi bekerja sebagai akuntan di perusahaan software akuntansi dengan gaji Rp5.000.000 dan tunjangan Rp500.000.

Devi belum menikah dan tidak memiliki tanggungan.

Berikut total gaji yang didapatkan oleh Devi:

Gaji pokok dan tunjangan : Rp5.500.000

Gaji bersih dalam satu tahun : Rp66.000.000

Penghasilan tidak kena pajak : (-) Rp54.000.000

Penghasilan kena pajak : Rp12.000.000

PPh 21 Terutang : 5% x Rp12.000.000 = Rp600.000

PPh 21 per bulan : Rp600.000 : 12 + Rp50.000.

Jadi gaji bersih yang didapatkan oleh Devi adalah Rp5.450.000.

Baca Juga: Apa itu Payroll Service? Berikut Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya

3. Pro Rata

Metode ini digunakan untuk menghitung gajian bagi karyawan baru yang belum ada satu bulan bekerja.

Perhitungan gaji ini dimulai sejak hari pertama kerja hingga akhir bulan.

Contoh:

Amira merupakan karyawan baru yang baru bergabung pada 15 Desember 2025 dengan gaji Rp5.000.000.

Pada bulan Desember ini terdapat 22 hari kerja dan Amira bekerja selama 12 hari kerja.

Berikut perhitungan gaji pro rata Amira:

Bagaimana Cara Memilih Payroll System Terbaik bagi Perusahaan?

(Total hari kerja : total hari kerja karyawan pada bulan tersebut) x upah per bulan

(12: 22) x Rp5.000.000 = Rp2.727.000.

Jadi total gaji pro rata Amira adalah Rp2.727.000.

Baca Juga: 7 Strategi Penggajian, Komponen, dan Tipsnya

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai payroll system yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa payroll system menjadi teknologi yang membantu perusahaan dalam efisiensi perhitungan gaji karyawan.

GajiHub menjadi rekomendasi payroll system terbaik untuk perusahaan Anda.

GajiHub merupakan software payroll terbaik yang membantu memudahkan Anda dalam mengelola penggajian di perusahaan Anda.

GajiHub dilengkapi berbagai fitur di mana dapat memberikan dukungan kemudahan perhitungan gaji karyawan, seperti perhitungan lembur karyawan, pembuatan slip gaji, presensi karyawan, dan juga telah terintegrasi dengan software akuntansi.

Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.