Untuk menemukan kandidat terbaik, beberapa perusahaan kerap bekerja sama dengan recruitment agency.
Dengan menggunakan jasa agensi tersebut, proses pencarian kandidat menjadi ebih efisien, karena dapat menghemat waktu, biaya, dan sumber daya perusahaan.
Bagi seorang profesional HR, recruitment agency dapat menjadi salah satu strategi yang tepat untuk menyederhanakan upaya rekrutmen.
Agensi membantu memperluas jangkauan kandidat dan memastikan hanya talenta terbaik yang sampai ke tahap seleksi perusahaan.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu recruitment agency, cara kerja, manfaat, dan jenisnya.
Apa yang Dimaksud dengan Recruitment Agency?
Recruitment agency atau agensi rekrutmen adalah pihak yang menangani seluruh proses perekrutan untuk perusahaan, mulai dari awal hingga akhir.
Mereka membantu mencari kandidat yang memenuhi syarat, melakukan wawancara, hingga menjelaskan tugas dan ekspektasi pekerjaan secara jelas.
Dengan memanfaatkan sumber daya industri dan keahlian di bidang staffing, agensi rekrutmen bisa menemukan pelamar dengan potensi terbaik untuk berhasil di posisi yang dibutuhkan.
Mereka menghilangkan banyak aspek perekrutan yang memakan waktu, sehingga perusahaan bisa fokus pada hal lain yang lebih penting.
Perlu diketahui, setiap agensi bisa memiliki metode screening karyawan dan sumber daya yang berbeda, tergantung industri atau bidang keahlian khusus mereka.
Selain itu, agensi rekrutmen juga bisa membantu mengisi berbagai jenis posisi, mulai dari karyawan musiman, part time, hingga full time, serta bekerja sama dengan perusahaan untuk menyesuaikan ekspektasi seiring berjalannya proses perekrutan.
Baca Juga: Berapa Biaya Jasa Headhunter? Cek Tarif dan Rekomendasinya!
Bagaimana Cara Kerja Recruitment Agency?
Recruitment agency bekerja sama dengan perusahaan untuk menemukan kandidat yang relevan dan berkualitas guna mengisi lowongan pekerjaan.
Mereka memanfaatkan basis data, memposting lowongan secara online, dan menggunakan berbagai sumber untuk menjangkau pelamar yang tepat.
Bberikut langkah-langkah cara kerja recruitment agency:
- Mencari kandidat potensial → menggunakan database internal dan platform lowongan kerja online sesuai kriteria perusahaan.
- Membuat dan memposting job description → menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas dan menyebarkannya di situs yang relevan.
- Screening aplikasi → meninjau CV, melakukan seleksi awal, dan mengurutkan pelamar sesuai kebutuhan posisi.
- Melakukan wawancara awal → menilai skill, pengalaman, serta kecocokan kandidat sebelum diteruskan ke perusahaan.
- Negosiasi gaji & syarat kerja → membantu menjembatani komunikasi antara kandidat dan perusahaan mengenai kompensasi.
- Memberikan shortlist kandidat → perusahaan hanya menerima kandidat yang sudah terseleksi sehingga bisa lebih fokus pada tahap akhir, seperti wawancara akhir dan keputusan perekrutan.
Baca Juga: Memilih Headhunter Terbaik? Ini Cara dan Tipsnya!
Mengapa Perusahaan Perlu Bekerja Sama dengan Recruitment Agency?
Bekerja sama dengan recruitment agency dapat membantu perusahaan menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya sehingga tetap dapat produktif sambil mencari kandidat yang tepat.
Selain itu, ada berbagai alasan lain mengapa penggunaan jasa agensi rekrutmen dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti:
1. Menghemat Waktu dan Sumber Daya
Dengan menyerahkan seluruh tanggung jawab dalam mencari dan menyaring kandidat kepada agensi, perusahaan dapat memfokuskan sumber daya tim HR untuk membangun program yang lebih efektif serta meningkatkan kesejahteraan karyawan saat ini maupun calon karyawan.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu menghabiskan tenaga dan upaya untuk melakukan seluruh proses perekrutan sendiri.
2. Fleksibilitas
Recruitment agency juga memberikan fleksibilitas bagi perusahaan. Ada kalanya perusahaan hanya membutuhkan posisi tertentu dalam periode tertentu.
Misalnya, perusahaan retail mungkin ingin merekrut kasir paruh waktu saat musim liburan.
Dalam hal ini, agensi rekrutmen dapat membantu perusahaan mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang, sehingga keseluruhan proses perekrutan menjadi lebih cepat dan fleksibel.
Baca Juga: Hijack Karyawan: Pengertian, Cara Kerja, dan Aturannya
3. Mengurangi Risiko
Bekerja sama dengan recruitment agency juga dapat mengurangi risiko.
Agensi tidak hanya membantu dalam pencarian kandidat, tetapi juga bertanggung jawab terhadap aspek legal dan finansial dari proses perekrutan.
Mereka mengurus informasi pajak, menyediakan perlindungan asuransi, serta memastikan seluruh hukum ketenagakerjaan dipatuhi.
Dengan demikian, perusahaan dapat meminimalisir risiko hukum yang mungkin timbul terkait perekrutan sekaligus menghemat waktu, biaya, dan sumber daya.
4. Akses ke Sumber Daya
Perusahaan yang bekerja sama dengan recruitment agency juga mendapatkan akses terhadap berbagai sumber daya berharga untuk menemukan kandidat yang paling berkualitas.
Menjalin hubungan dengan agensi yang terpercaya memberikan keuntungan berupa akses kepada para pakar rekrutmen yang berkomitmen mencari talenta terbaik yang mampu mendorong kemajuan perusahaan di masa depan.
Baca Juga: 11 Tantangan Merekrut Karyawan secara Online dan Solusinya
Apa Saja Jenis-Jenis Recruitment Agency?
Recruitment agency memiliki banyak jenis dengan layanan yang beragam.
Beberapa agensi tidak hanya menangani proses rekrutmen, tetapi juga mengelola administrasi payroll untuk kandidat yang ditempatkan.
Agensi yang berukuran lebih kecil biasanya hanya memiliki jangkauan terbatas pada satu wilayah geografis, sedangkan agensi yang lebih besar memiliki sumber daya untuk menemukan kandidat di seluruh negara.
Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan jenis pekerjaan dan lama waktu posisi yang harus diisi.
Berikut adalah jenis-jenis utama recruitment agency:
1. Temporary (Temp) Staffing
Banyak jenis pekerjaan yang bersifat musiman atau hanya membutuhkan tenaga kerja untuk jangka waktu singkat, misalnya buruh, pekerja produksi, atau staf entri data.
Komitmen waktu yang dibutuhkan biasanya hanya beberapa bulan, minggu, atau bahkan hari saja.
Untuk proyek dengan kebutuhan seperti ini, temp agency menjadi pilihan terbaik karena mereka dapat menyediakan kandidat hanya dalam hitungan jam jika memang diperlukan.
Perusahaan juga dapat menentukan apakah pekerjaan tersebut bersifat temp-to-hire, yaitu memberikan kesempatan kepada kandidat untuk diangkat menjadi karyawan tetap apabila kinerjanya dinilai baik.
Walaupun demikian, biasanya tidak ada jaminan kandidat akan memperoleh pekerjaan permanen setelah proyek selesai, meskipun hal ini tetap bergantung pada kondisi dan kebutuhan perusahaan.
2. Direct/ Permanent Placement
Jenis ini merupakan jenis yang lebih umum digunakan adalah agensi menyediakan kandidat untuk posisi permanen.
Proses perekrutan yang dilakukan oleh agensi pada umumnya tidak jauh berbeda dengan perekrutan yang dilakukan langsung oleh perusahaan secara internal.
Kandidat baru tetap diwawancarai oleh pihak perusahaan yang sama serta menerima gaji dan tunjangan yang serupa dengan karyawan yang direkrut langsung.
Perbedaan yang paling jelas adalah perusahaan perlu membayar biaya tambahan kepada agensi sebagai imbalan atas usaha dan kerja yang mereka lakukan dalam menemukan kandidat tersebut.
Baca Juga: Hitung ROI Rekrutmen dengan Kalkulator Gratis dan Contohnya
3. Executive Search
Seperti namanya, agensi jenis ini secara khusus berfokus pada pencarian kandidat eksekutif di tingkat senior.
Proses ini biasanya membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan perekrutan pada umumnya karena sangat penting untuk menemukan orang yang benar-benar tepat dan memiliki pengalaman sesuai kebutuhan perusahaan.
Hal ini menjadi semakin penting karena agensi juga perlu mempertimbangkan komitmen kandidat terhadap proyek-proyek besar yang sedang dijalankan, serta memperhitungkan waktu terkait bonus atau kompensasi lain yang mungkin sedang ditunggu oleh kandidat tersebut.
Baca Juga: Apa Arti Masuk Shortlisted dalam Rekrutmen? Ini Penjelasannya
Cara Menggunakan Recruitment Agency?
Menggunakan recruitment agency dapat menjadi strategi efektif bagi perusahaan yang ingin mempercepat proses pencarian kandidat, khususnya untuk posisi-posisi yang sulit diisi atau membutuhkan keahlian spesifik.
Dengan bantuan agen rekrutmen, perusahaan tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyaring lamaran satu per satu, karena proses tersebut bisa dikerjakan oleh pihak yang memang berpengalaman di bidang perekrutan.
Agar hasilnya maksimal, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan:
1. Lakukan Riset Recruitment Agency
Tidak semua agen rekrutmen cocok untuk semua jenis bisnis.
Karena itu, penting untuk memastikan bahwa agen yang dipilih benar-benar memahami kebutuhan industri Anda.
Agen yang relevan akan lebih mudah menemukan kandidat dengan skill yang sesuai, sehingga proses seleksi bisa berjalan lebih cepat dan tepat sasaran.
Selain itu, reputasi agen juga menentukan kualitas layanan yang akan Anda dapatkan.
Tips:
- Pilih agen yang punya pengalaman di industri sesuai kebutuhan Anda.
- Periksa ulasan, testimoni, atau rekomendasi dari perusahaan lain yang pernah bekerja sama.
- Pertimbangkan agen yang komunikatif dan mudah diajak bekerja sama agar proses lebih lancar.
2. Sampaikan Ekspektasi dengan Jelas
Agen hanya bisa bekerja efektif jika benar-benar memahami apa yang dibutuhkan perusahaan. Itulah mengapa, komunikasi di awal sangat penting untuk menyamakan visi.
Dengan menyampaikan detail kebutuhan, agen bisa langsung menyaring kandidat sesuai kualifikasi, budaya kerja, dan timeline yang ditentukan.
Tips:
- Diskusikan detail posisi yang dibutuhkan, termasuk jumlah karyawan dan tenggat waktu perekrutan.
- Jelaskan kualifikasi teknis maupun soft skill yang diinginkan.
- Ajak perwakilan agen melihat langsung kantor atau lingkungan kerja agar memahami budaya perusahaan.
Baca Juga: Budget Rekrutmen: Komponen Penting dan Cara Mengelolanya
3. Tentukan dan Diskusikan Anggaran
Selain kualifikasi, faktor anggaran juga sangat menentukan keberhasilan proses rekrutmen.
Jika perusahaan terbuka sejak awal soal kisaran gaji dan benefit, agen bisa lebih mudah mencari kandidat yang realistis terhadap tawaran tersebut.
Transparansi ini juga mencegah kesalahpahaman antara perusahaan, agen, dan kandidat.
Tips:
- Sampaikan kisaran gaji, tunjangan, serta benefit lain yang ditawarkan.
- Pastikan informasi ini diketahui sejak awal oleh agen agar sesuai dengan harapan kandidat.
- Gunakan anggaran sebagai acuan agar kandidat yang direkomendasikan memang tepat sasaran.
4. Jaga Komunikasi Selama Proses Berlangsung
Hubungan dengan recruitment agency tidak berhenti pada saat pertemuan awal saja.
Justru, komunikasi berkelanjutan adalah kunci agar proses perekrutan tetap berjalan sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan adanya update rutin, perusahaan bisa tetap memantau kandidat yang sedang diproses dan memberikan arahan jika diperlukan.
Tips:
- Tetapkan satu orang kontak khusus dari pihak agen untuk memudahkan koordinasi.
- Minta laporan berkala mengenai kandidat yang sudah diseleksi.
- Berikan feedback cepat agar proses tidak terhambat.
5. Manfaatkan Sumber Daya yang Dimiliki
Selain mencarikan kandidat, banyak agen rekrutmen juga menyediakan insight tambahan terkait tren pasar tenaga kerja atau strategi perekrutan.
Jika dimanfaatkan dengan baik, hal ini bisa menjadi nilai tambah bagi perusahaan dalam jangka panjang.
Karena itu, hubungan dengan agen sebaiknya tidak hanya sebatas sekali pakai, tetapi bisa berlanjut untuk kebutuhan rekrutmen di masa depan.
Tips:
- Konsultasikan strategi rekrutmen yang paling sesuai dengan kondisi perusahaan.
- Gunakan data atau riset pasar tenaga kerja yang dimiliki agen sebagai bahan pertimbangan.
- Bangun hubungan jangka panjang agar lebih mudah untuk perekrutan di masa depan.
Baca Juga: Cara Efektif Melakukan Rekrutmen dan Strateginya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa recruitment agency bisa menjadi solusi efektif bagi perusahaan yang ingin menyederhanakan proses rekrutmen, mulai dari mencari kandidat, melakukan screening, hingga mengurus aspek legal yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.
Dengan berbagai manfaat seperti penghematan waktu, fleksibilitas, akses ke sumber daya luas, serta pengurangan risiko, agensi rekrutmen membantu perusahaan tetap produktif sambil memastikan hanya kandidat terbaik yang masuk ke tahap seleksi.
Namun, untuk mendapatkan hasil yang maksimal, perusahaan juga perlu cermat dalam memilih agensi yang tepat sesuai kebutuhan industri, menyampaikan ekspektasi dengan jelas, serta menjaga komunikasi selama proses perekrutan berlangsung.
Untuk membantu Anda dalam proses rekrutmen, Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui software ini, Anda dapat mengelola proses rekrutmen mulai dari onboarding sampai offboarding secara optimal.
Selain membantu Anda dalam menemukan kandidat terbaik, software ini juga memudahkan Anda dalam penghitungan pesangon, pembayaran kompensasi, dan tunjangan bagi karyawan yang resign.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- RPTKA Adalah: Ini Pengertian, Fungsi, dan Syaratnya - 28 August 2025
- Recruitment Agency: Manfaat, Jenis, dan Cara Kerjanya - 28 August 2025
- Rekomendasi Aplikasi Gaji Karyawan dan Tips Memilihnya - 27 August 2025