Sebagai profesional HR, ada kalanya Anda harus menghadapi karyawan yang mau resign. Resign atau pengunduran diri merupakan bagian dari dinamika organisasi, terutama di perusahaan yang sedang berkembang.
Meskipun sudah menjadi hal yang umum, keputusan karyawan untuk resign tetap bisa berdampak besar, terutama jika karyawan tersebut memiliki peran penting dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.
Hal tersebut tentu dapat mempengaruhi beberapa proses penting dalam bisnis Anda, seperti alur kerja, hubungan dengan klien, hingga moral tim secara keseluruhan.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami cara menghadapi karyawan yang mau resign dan melakukan tips terbaiknya. Yuk, simak artikel berikut.
Apakah Anda Perlu Menahan Karyawan yang Mau Resign?
Tergantung pada seberapa penting karyawan tersebut bagi organisasi Anda, mungkin masih ada peluang untuk menahan mereka.
Namun, bersiaplah untuk menerima pengunduran diri mereka jika Anda sudah mencoba menjangkau dan merasa mereka telah memutuskan untuk melanjutkan karier di tempat lain.
Pergantian karyawan adalah bagian dari bisnis apa pun. Untuk itu, perusahaan perlu memanfaatkan momen ini untuk mencari tahu mengapa karyawan meninggalkan perusahaan, bagaimana cara mempertahankan mereka, dan bagaimana meningkatkan retensi karyawan ke depannya.
Mengelola beberapa pengunduran diri karyawan bisa terasa menantang jika tidak ditangani dengan baik.
Meskipun hubungan antara pemberi kerja dan karyawan dimulai dengan kesepakatan transaksi antara dua pihak, hubungan tersebut dapat berkembang menjadi persahabatan yang mendalam di antara rekan kerja.
Baca Juga: Karyawan Resign Kerja Mendadak, Apa yang Harus Dilakukan HR?
Bagaimana Cara Menghadapi Karyawan yang Mau Resign?
Untuk menghadapi berbagai situasi yang ditimbulkan oleh karyawan yang resign:
1. Menerima Pengunduran Diri Karyawan dengan Baik
Segera setelah Anda menerima surat pengunduran diri dari karyawan (baik secara formal maupun informal), beri tahu karyawan bahwa Anda telah menerimanya dan sudah memulai proses di pihak Anda.
Hal ini bisa meredakan ketegangan awal dan memastikan kedua belah pihak berada pada pemahaman yang sama. Setelah ini, ikuti langkah-langkah berikut:
- Atasan langsung dan manajer HR bekerja sama untuk memutuskan apakah akan mencoba mempertahankan karyawan tersebut atau tidak.
- Atur pertemuan informal untuk berdiskusi dengan karyawan tentang kemungkinan mempertahankan mereka. Jika tidak memungkinkan, konfirmasi masa pemberitahuan, proses penyerahan pekerjaan, dan proyek yang harus diselesaikan sebelum karyawan pergi.
- Tentukan juga apakah Anda ingin mencari pengganti untuk karyawan tersebut. Jika ya, sebaiknya proses rekrutmen dimulai secepat mungkin.
2. Negosiasi dengan Karyawan
Jika Anda merasa karyawan tersebut layak dipertahankan, Anda perlu memahami apa yang diperlukan untuk membuatnya tetap bertahan.
Biasanya, kenaikan gaji atau promosi bisa membuat karyawan mempertimbangkan kembali keputusannya.
Namun, jika masalahnya lebih mendalam dan dia tidak bisa diyakinkan, lebih baik dukung keputusannya.
Baca Juga: Hak Karyawan Resign Ini Harus Dipenuhi Perusahaan, Apa Saja?
3. Masa Pemberitahuan dan Formalitas Lainnya
Setelah pengunduran diri disetujui bersama, diskusikan kapan hari terakhir karyawan akan bekerja.
Umumnya, masa pemberitahuan sudah ditentukan saat karyawan baru bergabung. Hal ini harus dipatuhi, kecuali jika ada kesepakatan lain antara karyawan dan perusahaan.
4. Proyek yang Belum Selesai
Jika ada proyek yang sedang dikerjakan oleh karyawan dan perlu diselesaikan sebelum dia pergi, sampaikan hal ini dengan jelas.
Hal ini akan menjaga karyawan tetap fokus selama hari-hari terakhirnya dan memastikan pekerjaan tetap diselesaikan. Namun, pastikan Anda tidak memberikan deadline yang kurang realistis.
5. Proses Penyerahan Tugas
Pekerjaan yang ditinggalkan oleh karyawan harus dialihkan kepada rekan kerja atau karyawan baru.
Minta karyawan yang mengundurkan diri untuk menyerahkan akses dan tugas (jika relevan) kepada orang yang ditunjuk.
Baca Juga: Hal yang Harus Anda Perhatikan Sebelum Resign dari Pekerjaan
6. Formalitas Selama Masa Pemberitahuan
Tergantung pada kebijakan perusahaan, Anda mungkin memiliki aturan khusus terkait cuti dan akses untuk karyawan yang sedang dalam masa pemberitahuan.
Sebaiknya, Anda mengingatkan hal ini kepada karyawan saat pertemuan awal.
7. Exit Interview
Menjelang akhir masa pemberitahuan, penting untuk mengadakan exit interview agar transisi berjalan lebih lancar.
Wawancara ini sebaiknya dilakukan mendekati hari terakhir kerja, sehingga karyawan lebih terbuka dalam menyampaikan pandangannya.
Meskipun terkadang wawancara keluar dianggap sebagai formalitas, jika dilakukan dengan baik, wawancara ini bisa memberikan wawasan penting terkait manajemen karyawan.
Berikut beberapa pertanyaan yang bisa diajukan saat exit interview:
- Mengapa karyawan memutuskan untuk pergi?
- Apa yang bisa dilakukan perusahaan untuk mencegah karyawan yang mau resign?
- Apakah karyawan akan merekomendasikan perusahaan ini kepada teman?
Jika ya/tidak, apa alasannya? - Apakah karyawan memiliki alat yang memadai untuk menjalankan pekerjaannya dengan baik?
- Apa yang paling disukai karyawan tentang perusahaan?
- Apa yang paling tidak disukai karyawan tentang perusahaan?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini sebaiknya didokumentasikan untuk dianalisis di kemudian hari.
Dengan menyimpan hasil exit interview, Anda juga akan lebih mudah dalam mengidentifikasi masalah HR dan mengurangi resign.
8. Formalitas Pengunduran Diri
Sebelum karyawan menyelesaikan hari terakhirnya, pastikan semua formalitas pengunduran diri sudah diselesaikan.
Buatlah proses di mana karyawan perlu mendapatkan persetujuan dari atasan terkait sebelum meninggalkan perusahaan.
Hal ini memastikan bahwa semua tugas yang tertunda telah diselesaikan dan penyerahan sudah dilakukan.
Pastikan juga semua barang milik perusahaan telah dikembalikan. Berikut daftar barang yang mungkin perlu Anda ambil kembali sebelum karyawan pergi:
- Laptop
- Kunci Kantor/Laci
- ID dan Kartu Akses
- Ponsel Perusahaan
- Kartu Kredit Perusahaan
Sebagai tambahan, Anda juga dapat mengirimkan email kepada karyawan di hari terakhir mereka untuk mengucapkan selamat dan mendoakan kesuksesan.
Anda juga perlu melakukan farewell party untuk benar-benar melepas karyawan tersebut dengan baik dan meninggalkan kesan positif tentang perusahaan Anda.
Baca Juga: Branding Perusahaan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membangunnya
Bagaimana Tips Menghadapi Karyawan yang Mau Resign?
Selain dengan cara-cara di atas, Anda juga perlu melakukan tips tambahan berikut untuk meminimalisir dampak negatifnya, yakni:
1. Jangan Panik, Pengunduran Diri adalah Hal yang Normal.
Ada berbagai alasan mengapa karyawan mengundurkan diri, dan ini adalah bagian alami dari menjalankan bisnis.
Alasan paling umum termasuk mencari peluang baru untuk berkembang dalam hal karier, mendapatkan kompensasi dan tunjangan yang lebih baik, atau sekadar mencari perubahan suasana.
Ada juga alasan pribadi yang beragam mengapa karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri, tetapi hal ini tidak perlu menjadi penyebab kepanikan.
Ini dapat menjadi kesempatan bagi Anda untuk menunjukkan profesionalisme dan sikap dewasa dalam menangani karyawan yang keluar.
2. Pahami Alasan Karyawan Mengundurkan Diri dan Dengarkan dengan Empati
Menggunakan tips ini memberikan dua keuntungan bagi Anda sebagai pemberi kerja:
Pertama, ini adalah kesempatan untuk berbicara jujur dengan karyawan dan mencari tahu alasan di balik pengunduran diri mereka.
Banyak manajer yang kehilangan peluang untuk mempertahankan talenta karyawan karena mereka merasa karyawan yang mengundurkan diri tidak lagi ingin memperbaiki hubungan dengan perusahaan.
Meskipun alasan tersebut bersifat pribadi, setiap upaya harus dilakukan untuk memahami alasan di balik pengunduran diri dan menemukan cara untuk mempertahankan keterampilan serta talenta mereka di perusahaan.
Kedua, Anda dapat memahami apa yang memicu pengunduran diri, yang dapat memberikan wawasan tentang budaya kerja organisasi Anda dan bagaimana budaya tersebut telah berkembang seiring waktu.
Baca Juga: Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen
3. Jika Semua Upaya untuk Menahan Karyawan Tidak Berhasil, Proses Pengunduran Diri Tersebut
Minta surat pengunduran diri resmi melalui email atau dokumen yang ditandatangani. Berikan salinan konfirmasi bahwa Anda telah menerima pengunduran diri mereka dan mengetahui tanggal terakhir mereka bekerja.
Jelaskan manfaat dan kesempatan yang mungkin ingin mereka manfaatkan sebagai bagian dari kompensasi dan tunjangan di hari-hari terakhir mereka di perusahaan.
4. Diskusikan Rencana Transisi dengan Karyawan dan Atasan Langsungnya
Rencana transisi ini membantu menghindari gangguan operasional akibat kehilangan karyawan.
Biasanya, yang termasuk dalam rencana transisi adalah bagaimana penyelesaian proses keluar karyawan akan dilakukan.
Berikut checklist yang bisa Anda sertakan dalam rencana transisi:
- Komunikasikan pengunduran diri karyawan kepada tim.
- Buat rencana untuk membagi beban kerja kepada anggota tim lain agar kelangsungan kerja terjamin.
- Berikan langkah-langkah tentang cara penyerahan pekerjaan dan aset perusahaan yang perlu diserahkan kepada tim.
- Buat garis waktu yang menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil sebelum hubungan kerja berakhir secara resmi.
5. Jaga Komunikasi Tetap Terbuka untuk Karyawan yang Resign
Bergantung pada sifat dan bagaimana pengunduran diri dilakukan, yang terbaik adalah menjaga komunikasi tetap terbuka meskipun hubungan kerja telah berakhir.
Hal ini juga bisa dilakukan dalam exit interview.
6. Lakukan Riset Setelah Karyawan Resign
Banyak manajer mengabaikan langkah ini karena menganggapnya tidak penting. Namun, langkah ini memberikan wawasan tentang dinamika tim saat ini dan membantu Anda mengelola semangat kerja karyawan.
Baca Juga: 11 Etika Memecat Karyawan, HR Wajib Tahu
Kesimpulan
Dalam menghadapi karyawan yang mau resign, Anda memerlukan pendekatan yang bijak agar prosesnya berjalan lancar tanpa menganggu operasional perusahaan.
Langkah-langkah seperti negosiasi, pengaturan masa transisi, dan exit interview menjadi kunci untuk memastikan transisi yang mulus.
Dengan memahami alasan karyawan mau resign dan menjalani proses yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi dampak negatif bagi tim dan operasional.
Proses formalitas selama pengunduran diri, seperti penyerahan tugas dan penyelesaian proyek, juga penting untuk memastikan tidak ada pekerjaan yang terbengkalai.
Perusahaan juga perlu menjaga komunikasi yang terbuka dan profesional dengan karyawan yang keluar untuk menciptakan kesan positif dan mempertahankan hubungan baik dengan mantan karyawan.
Selain itu, penting juga untuk belajar dari pengunduran diri karyawan melalui wawancara keluar dan evaluasi budaya kerja.
Hal tersebur bisa menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk memperbaiki lingkungan kerja, meningkatkan retensi, dan menarik talenta yang lebih baik di masa mendatang.
Dengan strategi yang tepat, perusahaan dapat mempertahankan hubungan baik dengan karyawan yang keluar dan menjaga semangat tim tetap positif.
Untuk mendukung proses ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan sistem HRIS dari Gajihub.
Melalui software tersebut, tim HR akan lebih mudah dalam melaksanakan proses rekrutmen, mulai dari onboarding, pembayaran kompensasi, dan tujangan untuk karyawan yang mau resign.
Selain itu, manajemen juga dapat memantau kinerja karyawan dengan 30 laporan yang disediakan oleh GajiHub.
Masing-masing maanjer dapat mengakses laporan tersebut kapanpun dan di manapun, sehingga memudahkan pengambilan keputusan untuk setiap karyawan Anda.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Penilaian Objektif dan Subjektif, Apa Bedanya? - 23 December 2024
- Handover Pekerjaan Adalah: Manfaat, Tahapan & Contoh Dokumen - 23 December 2024
- Steward Adalah: Jenis, Tugas, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya - 20 December 2024