Untuk mendukung kelancaran sebuah bisnis, dibutuhkan pemetaan proses atau process mapping. Ini dilakukan dengan tujuan membuat peta bisnis Anda menjadi sebuah representatif visual dari workflow perusahaan.
Sebagai pemiliki bisnis, pastinya Anda harus memahami bagaimana process mapping ini dapat bekerja untuk mencapai tujuan bisnis Anda. Pemetaan ini juga akan menjadi dukungan di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat.
Lalu apa sebenarnya process mapping ini? Apa saja jenis-jenis yang dimiliki oleh pemetaan proses ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai process mapping mulai dari pengertian, jenis-jenisnya, hingga cara membuatnya. Tanpa tunggu lama lagi, baca di bawah ini untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai process mapping:
Apa yang Dimaksud dengan Process Mapping?
Process mapping atau pemetaan proses adalah representasi visual dari sebuah proses yang membantu mengidentifikasi komponen terpenting dan potensi dari sebuah bisnis. Pemetaan proses memberikan gambaran umum tentang proses, menguraikan urutan peristiwa, tugas, dan langkah-langkah yang terlibat dalam mencapai hasil tertentu.
Ini digunakan dengan tujuan untuk mengomunikasikan dalam bentuk singkat dan secara langsung bagaimana sebuah proses bisnis dapat dilakukan. Pemetaan proses ini juga dapat digunakan rekan kerja untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa harus menjelaskannya panjang lebar.
Perusahaan menggunakan pendekatan ini untuk mengidentifikasi hambatan dalam alur kerja mereka dan pada akhirnya meningkatkan hasil. Peta proses pada dasarnya harus berfungsi sebagai garis besar tentang bagaimana tim Anda akan menyelesaikan proyek hingga selesai.
Baca Juga: Stakeholder Mapping: Arti, Manfaat, Cara Membuat, dan Contoh
Apa Saja Jenis Process Mapping?
Process mapping dapat digunakan dalam berbagai cara. Itu semua tergantung pada tujuan tim Anda dan struktur proses bisnis Anda saat ini
Namun secara garis besar, ada enam jenis peta proses yang umum. Mari kita lihat masing-masing dan bagaimana cara kerjanya di bawah ini:
1. Flowcharts
Dalam peta proses standar ini, bentuk dan simbol mewakili tugas dan peristiwa yang berbeda. Pemetaan proses dari awal hingga akhir biasanya mengandalkan diagram alur atau dikenal juga dengan flowcharts.
Ketika Anda memetakan seluruh proses, flowcharts adalah alat visual yang berguna untuk merepresentasikan serangkaian langkah. Dari berbagai jenis peta proses, peta proses yang satu ini memperjelas prosedur atau sistem yang kompleks dan memudahkan untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan atau pengoptimalan.
Selain itu, Anda dapat menggunakan flowcharts untuk membantu komunikasi dan kolaborasi di antara anggota tim, terutama saat mengerjakan proyek yang membutuhkan banyak langkah atau melibatkan banyak pemangku kepentingan.
2. Diagram Swimlane
Swimlane diagram adalah cara yang ampuh untuk memvisualisasikan proses, menyelaraskan tim, dan memastikan pengiriman proyek yang efisien. Jalur-jalur dalam peta swimlane mewakili tanggung jawab individu atau departemen yang berbeda yang terlibat dalam proses.
Diagram dengan swimlane ini juga berguna untuk memetakan proses kompleks yang melibatkan banyak departemen.
Selain itu diagram ini juga dapat digunakan untuk memperjelas siapa di tim Anda yang bertanggung jawab atas setiap langkah-apakah itu beberapa individu atau seluruh tim.
Dengan mengatur informasi berdasarkan jalur, diagram alir swimlane memudahkan untuk melihat potensi kemacetan atau penundaan sehingga Anda dapat meningkatkan proses bisnis Anda dengan peta proses yang terperinci.
Baca Juga: Mind Mapping: Arti, Jenis, Elemen, dan Contohnya
3. Process Activity Map
Sesuai dengan namanya, peta ini melakukan apa yang dikatakannya. Peta ini menunjukkan aktivitas mana dalam sebuah proses yang memiliki dampak paling besar pada proses bisnis Anda dan mana yang paling kecil.
Peta ini berguna saat menentukan aktivitas mana yang memberikan pengembalian investasi terbaik untuk menyempurnakan anggaran Anda dalam tahap pemetaan proses.
4. Value Stream Map (VSM)
Value Stream Map (VSM) juga dikenal sebagai pemetaan aliran material dan informasi. Peta ini menguraikan langkah-langkah dalam suatu proses dan sumber daya yang digunakan pada setiap tahap. Faktanya, value stream map memvisualisasikan bagaimana informasi dan material bergerak melalui pemetaan proses dari awal hingga akhir.
Value Stream Map ini juga dapat digunakan untuk untuk memaksimalkan efisiensi operasi Anda dan menganalisis kondisi Anda saat ini secara menyeluruh. Templat peta aliran nilai ini membantu Anda mengembangkan rencana implementasi yang dioptimalkan, sehingga Anda dapat meningkatkan proses Anda dan mendorong organisasi Anda menuju kesuksesan.
Baca Juga: Skill Mapping: Panduan Lengkap untuk HR
5. Process Flow Diagram
Process Flow Diagram membuat proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah. Artinya, diagram ini membantu tim mendorong peningkatan karena menguraikan dengan jelas bagaimana proses mengalir untuk mencapai hasil yang diinginkan-yang sangat bagus untuk manajemen proyek.
Anggap saja seperti Peta Pikiran atau Papan Tulis untuk merinci alur Anda secara keseluruhan. Dengan peta pemikiran atau papan tulis untuk memvisualisasikan alur kerja proyek Anda dan meningkatkan prosedur pemetaan proses Anda.
6. Diagram SIPOC
Diagram ini merupakan singkatan dari Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers atau dalam bahasa Indonesia Pemasok, Input, Proses, Output, dan Pelanggan.
Diagram ini menjabarkan elemen-elemen kunci dari sebuah proses dalam bentuk bagan yang mudah dipahami. Diagram SIPOC adalah peta yang berguna ketika Anda mencoba menentukan ruang lingkup proyek.
Baca Juga: Talent Mapping: Arti, Manfaat, Hingga Langkah-Langkahnya
Bagaimana Cara Membuat Process Mapping?
Membuat peta proses yang terperinci mengharuskan Anda memiliki pemahaman yang baik tentang operasi bisnis Anda. Kami telah memecahnya menjadi beberapa langkah yang berguna untuk membantu Anda memulai pemetaan proses.
1. Tentukan Cakupan Proses
Pertama, pilih proses yang ingin Anda analisis dan pastikan proses tersebut secara signifikan berdampak pada operasi bisnis Anda. Anda juga perlu mempertimbangkan cakupan proses-tentukan apakah akan menganalisis satu departemen, proses lintas fungsi, atau bahkan proses yang mencakup beberapa lokasi.
Sebagai contoh, Anda mungkin ingin memetakan proses penjualan Anda, dengan fokus pada bagaimana proses tersebut berinteraksi dengan departemen pemasaran dan dukungan pelanggan.
2. Kumpulkan Tim Pemetaan Proses
Kumpulkan tim! Semakin banyak kepala yang Anda kumpulkan untuk membuat satu peta proses yang konsisten, semakin baik. Pilihlah orang-orang yang memiliki keahlian di berbagai bagian prosedur pemetaan proses.
Hal ini akan memastikan Anda mendapatkan gambaran yang lengkap. Selain itu, ini juga merupakan cara untuk mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan. Dorong komunikasi terbuka dan kolaborasi dalam tim.
3. Kumpulkan Informasi Mendalam
Di sinilah titik puncaknya. Saatnya untuk melakukan penelitian menyeluruh terhadap prosesnya. Hal ini dapat melibatkan wawancara dengan karyawan, mengamati proses yang sedang berjalan, dan meninjau dokumen yang relevan seperti prosedur operasi standar, instruksi kerja, dan metrik kinerja utama.
Bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang setiap langkah yang terlibat dalam proses, beserta input, output, dan sumber daya yang diperlukan untuk langkah-langkah proses Anda.
Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya
4. Identifikasi Titik Awal dan Titik Akhir
Di mana proses dimulai dan di mana proses berakhir? Pastikan batas-batas prosesnya jelas. Tetapkan semua prasyarat, pemicu, dan kondisi akhir yang relevan dengan proses.
Sebagai contoh, dalam proses pemenuhan pesanan, titik awal dapat berupa penerimaan pesanan, sedangkan titik akhir dapat berupa pengiriman pesanan atau pengiriman ke pelanggan.
5. Jabarkan langkah-langkahnya
Jabarkan proses ke dalam langkah-langkahnya. Identifikasi semua tugas, keputusan, dan peristiwa yang terjadi dari awal hingga akhir proses.
Buatlah sedetail mungkin sambil mempertimbangkan sub-proses, ketergantungan, dan pengecualian yang mungkin muncul selama proses berlangsung. Dengan cara ini, Anda akan membuat peta proses yang komprehensif yang benar-benar menampilkan seluk-beluk proses bisnis.
6. Urutkan Langkah-langkah dan Identifikasi Peran
Sudah memiliki langkah-langkah proses Anda? Sekarang saatnya untuk mengatur langkah-langkah tersebut sesuai dengan urutannya dan menetapkan peran atau departemen yang bertanggung jawab untuk meninjau setiap langkah untuk memastikan keakuratannya.
Baca Juga: Manpower Planning: Manfaat, Jenis, Faktor, dan Langkahnya
7. Tambahkan Simbol dan Notasi Proses
Gunakan simbol dan notasi proses standar untuk merepresentasikan berbagai elemen proses. Konsistensi adalah kunci agar mudah dibaca dan dipahami.
Beberapa simbol yang umum digunakan antara lain:
- Oval: Titik awal atau akhir
- Persegi panjang: Tugas atau aktivitas
- Berlian: Titik keputusan
- Panah: Arah aliran
- Lingkaran: Titik penghubung atau kelanjutan
Berikut ini petunjuknya: Tambahkan swimlanes ke peta proses Anda untuk mewakili peran atau departemen. Ini akan membantu Anda memvisualisasikan pembagian tanggung jawab dan interaksi di dalam proses.
8. Validasi Peta Proses
Tinjau peta proses dengan tim pemetaan proses dan pemangku kepentingan terkait lainnya. Anda ingin memvalidasi keakuratannya di sini untuk memastikan bahwa peta tersebut secara akurat menggambarkan proses Anda yang paling mutakhir.
Dorong umpan balik dan masukkan perubahan yang diperlukan untuk menyempurnakan peta. Langkah ini membantu menciptakan peta proses yang disetujui oleh semua orang yang terlibat.
9. Optimalkan Proses
Analisis peta proses untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, seperti kemacetan, redundansi, atau inefisiensi. Di sinilah tim dapat menggunakan peta proses untuk memfasilitasi diskusi, menyederhanakan alur kerja, atau mengotomatiskan tugas yang berulang.
Baca Juga: Talent Management System: Fungsi dan 10 Rekomendasinya
Apa Manfaat Process Mapping untuk Tim Anda?
Pemetaan proses memberikan beberapa manfaat yang membantu bisnis meningkatkan operasi mereka dan elemen-elemen kunci manajemen proses.
1. Penggunaan Sumber Daya dengan Lebih Efisien
Terutama jika Anda adalah seorang manajer proyek, Anda perlu memastikan tim Anda mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya mereka. Ini berarti lebih sedikit waktu yang terbuang dan lebih banyak energi yang diarahkan pada tugas-tugas yang berorientasi pada hasil yang memberi tim Anda pengembalian terbaik atas investasi mereka.
Ekspektasi yang tidak jelas adalah mimpi buruk bagi semua orang yang terlibat. Tim Anda tidak tahu apa yang harus dituju dan tonggak pencapaian kemungkinan besar akan terlewatkan. Pemetaan proses membantu memperbaikinya dengan menyamakan ekspektasi di seluruh tim.
2. Meningkatkan Komunikasi dan Dokumentasi Tim
Peta proses memastikan tim bekerja dari satu sumber kebenaran. Hal ini akan mengurangi kebingungan, miskomunikasi, dan tenggat waktu yang terlewat. Sangat penting bagi tim untuk memiliki pemahaman yang sama tentang sesuatu yang mendasar seperti proses bisnis.
Membuat satu dokumen proses yang berada dalam satu dasbor dan mudah dibagikan akan menyisakan sedikit ruang untuk kesalahan dan peluang yang terlewatkan dalam pembuatan pemetaan proses Anda. Proses dan alur kerja berevolusi seiring berjalannya waktu ketika ada data baru, orang baru yang bergabung dengan tim, atau proyek baru yang perlu ditangani.
Pertimbangkan bahwa mendokumentasikan proses yang lalu dapat membantu dalam pembuatan proses yang baru. Anda juga dapat membantu karyawan memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan peta proses yang terperinci.
Mereka perlu melihat bagaimana tugas mereka sesuai dengan gambaran yang lebih besar dan memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada keseluruhan proses. Pemetaan proses adalah cara proaktif untuk meningkatkan komunikasi tim di seluruh departemen-termasuk mitra eksternal atau pelanggan.
3. Bekerja dengan Alur Kerja yang Lebih Gesit
Pemetaan proses memungkinkan bisnis menjadi lebih gesit dengan mengidentifikasi area-area di mana perubahan dapat diterapkan dengan cepat.
Dengan pemahaman yang jelas tentang proses, bisnis dapat mengidentifikasi area untuk merampingkan operasi, mengotomatisasi tugas, atau bahkan mengalihdayakan aktivitas tertentu. Merespon perubahan kondisi pasar atau kebutuhan pelanggan secara lebih efektif menjadi jauh lebih mudah.
Baca Juga: Manajemen Organisasi: Arti, Manfaat, Fungsi, dan Contohnya
Apa Saja Tips untuk Mendukung Keberhasilan Process Mapping?
Agar process mapping Anda dapat berhasil, berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan:
1. Tetapkan Tujuan yang Jelas
Sebelum memulai, identifikasi tujuan spesifik yang ingin Anda capai dengan peta proses Anda. Hal ini akan membantu Anda mempertahankan fokus pada hal yang penting dan mendorong peningkatan yang berarti.
2. Buat Perincian yang Berbeda
Buat peta proses dengan berbagai tingkat perincian yang sesuai dengan audiens yang berbeda. Peta tingkat tinggi untuk perencanaan strategis dan peta yang lebih rinci untuk peningkatan operasional memastikan Anda memenuhi seluruh kebutuhan tim Anda.
3. Jangan Takut Memasukan Data
Tingkatkan peta proses Anda dengan menambahkan data yang relevan! Pertimbangkan untuk menambahkan metrik kinerja proses, waktu siklus, atau bahkan metrik penggunaan sumber daya. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat dan menyoroti area yang mungkin memerlukan perhatian lebih dari Anda.
4. Integrasi dengan Dokumentasi Proses
Hubungkan peta proses Anda dengan dokumentasi proses yang sudah ada, seperti prosedur operasi standar atau instruksi kerja. Hal ini menciptakan satu sumber kebenaran untuk tim Anda dan menyederhanakan perubahan manajemen proses di masa mendatang.
5. Buat Kriterian Pengambilan Keputusan
Saat memetakan poin-poin keputusan, termasuk kriteria yang digunakan untuk mengambil keputusan. Ini adalah cara untuk membangun konsistensi dan memperjelas alasan di balik setiap pilihan.
6. Visualisasikan Iinteraksi Lintas Fungsi
Gunakan swimlanes atau teknik visual lainnya untuk merepresentasikan interaksi antar peran atau departemen. Hal ini menyoroti titik-titik potensi gesekan dan mendorong kolaborasi.
Baca Juga: Skill Test: Arti, Prinsip, dan Manfaatnya bagi Karyawan
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai process mapping yang bisa menjadi referensi Anda untuk memajukan bisnis. Dengan pesatnya perkembangan bisnis, sebagai pemilik bisnis Anda memang harus memiliki strategi agar bisnis Anda dapat bertahan dan menjadi pemenang di antara persaingan yang ada.
Selain menggunakan process mapping, untuk mendukung kemajuan bisnis Anda, pastikan Anda melakukan pengelolaan karyawan dengan baik. Pengelolaan karyawan ini sangat penting karena untuk mendukung kemajuan bisnis, Anda membutuhkan talenta terbaik di dalamnya.
Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024