Kemampuan memprioritaskan tugas merupakan skill penting yang wajib dimiliki oleh karyawan di semua tingkatan, mulai dari entry level hingga manajerial. Itulah mengapa penting bagi Anda untuk memahami manajemen prioritas.
Setiap harinya, tentu Anda dihadapkan oleh berbagai tugas dan tanggung jawab. Tanpa kemampuan manajemen prioritas ini, Anda akan merasa overwhelmed yang pada akhirnya menyebabkan banyak tugas terbengkalai.
Manajemen prioritas tidak hanya membantu karyawan dalam mengelola secara lebih baik, tetapi juga membantu organisasi dalam memanfaatkan sumber daya secara optimal.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu manajemen prioritas, manfaat, langkah, dan teknik terbaiknya.
Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Prioritas?
Manajemen prioritas adalah proses memilih tugas dan proyek mana yang harus didahulukan dan mana yang bisa ditunda.
Hal ini membantu bisnis mengalokasikan waktu, uang, dan sumber daya lainnya pada tugas-tugas yang bernilai tinggi dan berkontribusi pada tujuan jangka panjang perusahaan.
Seorang manajer proyek atau manajer tim perlu menguasai skill manajemen prioritas agar merekka bisa memastikan tim mampu menyelesaikan setiap proyek secara tepat waktu.
Baca Juga: 6 Teknik Pomodoro dan Manfaatnya, Apa Saja?
Apakah Manajemen Waktu dan Manajemen Prioritas?
Ya, berbeda. Perlu diketahui bahwa manajemen waktu dan manajemen prioritas merupakan dua konsep yang berbeda, meskipun saling berkaitan.
Manajemen waktu berfokus pad abagaimnaa memaksimalkan penggunaan waktu, mengelola jadwal rapat, dan memastikan Anda tidak melewatkan deadline atau daily meeting.
Sementara manajemen prioritas berfokus pada bagaimana memaksimalkan penggunaan waktu, memastikan seluruh tim bekerja pada tugas-tugas penting tersebut, sementara manajer bisa mengubah prioritas sesuai dengan perkembangan kondisi.
Baca Juga: 10 Indikator Manajemen SDM dan Tujuannya
Apakah Manajemen Prioritas itu Penting?
Ya, penting. Manajemen prioritas yang efektif dibutuhkan untuk mencapai tujuan profesional Anda.
Apapun industri tempat Anda bekerja, kemampuan mengelola prioritas dengan baik akan membantu Anda berkembang.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari manajemen prioritas:
1. Produktivitas meningkat
Dengan memprioritaskan tugas, Anda dapat memaksimalkan waktu dan energi, sehingga lebih fokus pada aktivitas yang bernilai tinggi dan meningkatkan produktivitas.
2. Mengurangi stres
Beban kerja sering kali terasa berat saat banyak tugas menumpuk. Dengan mempelajari cara memprioritaskan tugas, Anda dapat mengelola pekerjaan dengan lebih mudah, sehingga mengurangi stres.
3. Pengambilan keputusan lebih baik
Semakin baik Anda memprioritaskan pekerjaan, semakin baik pula kemampuan Anda dalam membuat keputusan penting dan mendelegasikan tugas.
Baca Juga: 16 Teknik Pengambilan Keputusan yang Bisa Digunakan Pemimpin
4. Manajemen waktu yang lebih efisien
Manajemen prioritas yang baik membantu Anda mengalokasikan waktu dengan lebih efektif, berdasarkan kapasitas dan tenggat waktu yang ada.
5. Fokus dan konsentrasi meningkat
Memprioritaskan tugas memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada proyek-proyek penting, menghindari gangguan, dan menyelesaikan pekerjaan yang paling mendesak terlebih dahulu.
6. Komunikasi yang lebih baik
Dengan memprioritaskan tugas, Anda juga dapat meningkatkan komunikasi dalam tim, terutama saat mendelegasikan tugas untuk mencapai tujuan bersama.
Baca Juga: 10 Strategi Manajemen Operasi untuk Bisnis
Bagaimana Langkah Melakukan Manajemen Prioritas?
Berikut adalah langkah 6 praktis untuk mengelola prioritas secara efektif:
1. Klarifikasi Tujuan Perusahaan
Langkah pertama dalam manajemen prioritas yang sukses adalah memastikan Anda memahami tujuan perusahaan dengan jelas.
Tanpa mengetahui apa yang ingin dicapai oleh perusahaan, sulit untuk memprioritaskan tugas dengan benar.
Penyelarasan ke atas berarti menyelaraskan tugas-tugas tim dengan tujuan perusahaan yang lebih besar.
Dengan cara ini, tugas-tugas yang diprioritaskan tim adalah yang paling bernilai bagi pemangku kepentingan dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
Prioritas yang tepat akan memastikan waktu, tenaga, dan sumber daya perusahaan digunakan dengan efektif.
Jika tujuan perusahaan tidak jelas, diskusikan dengan manajer senior untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
Sebelum mengelola prioritas dalam tim, penting untuk memahami prioritas di tingkat manajemen atas.
Anda juga bisa mencari informasi terkait tujuan perusahaan melalui dokumen internal, seperti laporan atau buletin terbaru.
2. Selaraskan Tujuan Perusahaan dengan Sasaran Tim
Setelah memahami tujuan perusahaan, langkah berikutnya adalah menyelaraskan sasaran tim dengan tujuan tersebut.
Misalnya, jika fokus perusahaan adalah memperluas basis pelanggan dan menarik audiens yang lebih muda, tim pemasaran, pengembangan produk, dan penjualan dapat mengarahkan usaha mereka ke tugas-tugas yang mendukung tujuan tersebut.
Pastikan tim Anda memahami tujuan ini dan menekankan pentingnya saat memprioritaskan pekerjaan.
Untuk menciptakan konsistensi dalam tim, latih anggota tim untuk memberi peringkat pada tugas berdasarkan nilai dan dampaknya terhadap perusahaan.
Dengan memahami bagaimana tugas-tugas berkontribusi terhadap tujuan perusahaan, tim akan lebih mudah untuk memprioritaskan pekerjaan dengan cara yang seragam.
Baca Juga: Contoh Departementalisasi, Manfaat, Jenis, dan Satrateginya
3. Tentukan Standar dan Berikan Skor pada Permintaan Kerja
Sebelum memulai proyek baru, penting untuk menggunakan proses yang terstandarisasi agar ada konsistensi dalam manajemen prioritas.
Menggunakan perangkat lunak manajemen kerja dapat membantu tim Anda mengikuti prosedur yang sama setiap kali mengatur proyek baru.
Dengan standarisasi, kinerja kerja bisa meningkat, dan tim lebih mungkin memenuhi target seperti tenggat waktu, anggaran, dan tujuan.
Banyak perusahaan menggunakan sistem kartu skor, di mana setiap tugas diberi nilai berdasarkan kepentingannya.
Hal ini memudahkan anggota tim dan manajer proyek untuk mengidentifikasi tugas mana yang memiliki nilai lebih tinggi dibandingkan yang lain.
4. Luangkan Waktu untuk Pekerjaan Penting
Terkadang, fokus pada tugas bernilai tinggi bisa membuat tugas-tugas lain terabaikan. Oleh karena itu, selain memprioritaskan berdasarkan nilai, penting juga untuk memastikan semua tugas penting selesai tepat waktu, tidak hanya tugas yang dianggap bernilai tinggi.
Hal ini berkaitan dengan manajemen waktu, di mana sistem manajemen waktu membantu tim menyelesaikan semua tugas sesuai dengan tenggat waktu, termasuk yang memiliki prioritas lebih rendah.
Sebagai aturan umum, dorong tim Anda untuk mengelompokkan pekerjaan dalam 4 kategori:
- Pekerjaan penting dan mendesak
- Pekerjaan penting tapi tidak mendesak
- Pekerjaan tidak penting tapi mendesak
- Pekerjaan tidak penting dan tidak mendesak
Prioritaskan dua kategori teratas untuk hasil yang optimal dan hindari terlalu banyak waktu terbuang pada pekerjaan yang mendesak tapi kurang penting, seperti membalas email atau panggilan internal.
Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya
5. Sesuaikan Rencana Secara Berkala
Manajemen prioritas adalah proses dinamis yang memerlukan penyesuaian dan koreksi secara berkala.
Meskipun penting untuk menetapkan sistem awal, Anda juga perlu fleksibel dalam mengatur prioritas sepanjang proyek berlangsung.
Manajer proyek harus memberikan panduan dan umpan balik kepada tim selama proyek berjalan, memastikan semua tugas prioritas tinggi dikerjakan dengan baik.
Sebagai contoh, jika manajer proyek melihat bahwa semua anggota tim sedang mengerjakan tugas mendesak, namun ada tugas kecil bernilai tinggi yang belum dikerjakan, mereka dapat mengarahkan beberapa anggota tim untuk sementara beralih dan menyelesaikan tugas tersebut.
Hal ini dapat memastikan semua aspek proyek berjalan lancar.
6. Anggap Manajemen Prioritas sebagai Proses Berkelanjutan
Manajemen prioritas bukanlah tugas yang bisa diselesaikan sekali saja. Ini adalah proses berkelanjutan yang memerlukan keterlibatan aktif dari manajer proyek dan tim.
Mereka perlu terus mengidentifikasi prioritas baru dan menyesuaikan strategi sesuai dengan perubahan tujuan perusahaan.
Menjaga hubungan yang erat dengan manajemen atas dan memastikan prioritas tim selalu selaras dengan tujuan perusahaan adalah kunci untuk mengelola prioritas secara efektif.
Di beberapa perusahaan, manajer proyek atau manajer senior mungkin memiliki tanggung jawab tambahan dalam mengelola dan menyusun prioritas.
Baca Juga: 7 Manajemen Stress yang Baik di Tempat Kerja
Apa Saja Teknik Terbaik untuk Mengelola Prioritas?
Dalam mengelola prioritas, ada berbagai teknik dan kriteria yang bisa Anda gunakan untuk melihat mana yang paling cocok untuk tim Anda. Berikut adalah beberapa teknik terbaiknya:
1. Daftar Master
Daftar master bukanlah teknik prioritas tersendiri, tetapi menjadi dasar bagi metode lainnya.
Sebelum memulai prioritas, buatlah daftar besar yang mencakup semua tugas yang ingin Anda selesaikan.
Setelah itu, Anda bisa membaginya menjadi kategori yang lebih kecil sesuai kebutuhan.
Salah satu cara umum adalah dengan mengelompokkan tugas berdasarkan waktu penyelesaian, misalnya tugas yang perlu diselesaikan hari ini, minggu ini, atau bulan ini.
2. Matriks Prioritas Eisenhower
Metode ini dinamai dari Presiden AS Dwight D. Eisenhower, yang sering dihadapkan pada keputusan besar setiap hari.
Matriks prioritas Eisenhower membandingkan tingkat urgensi dengan pentingnya tugas.
Untuk menggunakan metode ini, buatlah kotak besar yang dibagi menjadi empat bagian berdasarkan dua sumbu: Urgensi dan Kepentingan. Anda akan mendapatkan empat kategori:
- Mendesak dan penting: Kerjakan sekarang
- Mendesak tapi tidak penting: Jadwalkan
- Tidak mendesak tapi penting: Delegasikan
- Tidak mendesak dan tidak penting: Hapus
Masukkan tugas-tugas ke dalam kategori yang sesuai dan mulai kerjakan dari yang mendesak dan penting.
Baca Juga: Manajemen Risiko: Pengertian, Jenis, dan Langkahnya
3. Daftar Tugas Paling Penting (Most Important Task)
Jika Anda mencari metode yang sederhana dan praktis, cobalah daftar Most Important Task (MIT). Anda hanya perlu mencatat 1-3 tugas penting setiap hari.
Fokuskan energi Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas ini terlebih dahulu sebelum mengerjakan tugas lainnya.
Metode ini sangat berguna ketika Anda merasa kewalahan karena banyaknya pekerjaan. Ini membantu Anda untuk tetap fokus pada hal-hal yang paling penting.
4. Metode ABCDE
Metode ini mengelompokkan tugas-tugas ke dalam 5 kategori:
- Tugas esensial
- Tugas penting
- Tugas yang bagus untuk dilakukan
- Tugas yang bisa didelegasikan
- Tugas yang bisa dihilangkan
Evaluasi setiap tugas berdasarkan dampak yang akan terjadi jika tidak diselesaikan. Usahakan daftar A tetap singkat dengan satu atau dua tugas saja.
Anda juga bisa memberikan nomor pada setiap tugas untuk mengurutkan prioritas.
5. Eat the Frog
Metode ini diambil dari kutipan Mark Twain: “Jika Anda harus makan katak hidup, lakukanlah tanpa menundanya terlalu lama.”
Maksudnya, selesaikan dulu tugas yang paling sulit atau Anda takuti. Dengan begitu, tugas-tugas lainnya akan terasa lebih mudah.
Teknik ini cocok untuk situasi di mana Anda memiliki banyak tugas dengan tingkat urgensi dan kepentingan yang sama.
6. Aturan 1-3-5
Menurut metode ini, daftar tugas harian Anda sebaiknya terdiri dari:
- 1 tugas besar
- 3 tugas menengah
- 5 tugas kecil
Anda bisa menyesuaikan jumlah tugas ini sesuai dengan kapasitas dan preferensi Anda.
7. Metode Warren Buffet
Warren Buffet, seorang pengusaha sukses, pernah mengatakan, “Perbedaan antara orang sukses dan sangat sukses adalah bahwa orang sangat sukses mengatakan tidak pada hampir semua hal.”
Metode ini meminta Anda untuk membuat daftar 25 tugas yang ingin Anda selesaikan, lalu lingkari 5 tugas yang paling penting.
Fokuslah untuk menyelesaikan 5 tugas tersebut terlebih dahulu, dan abaikan 20 tugas lainnya agar tetap fokus.
Dengan menerapkan salah satu metode ini, Anda bisa mengelola prioritas dengan lebih efektif dan meningkatkan produktivitas.
Baca Juga: Emotional Intelligence: Karakteristik dan Tips Mengembangkannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa manajemen prioritas merupakan skill penting bagi siapa pun yang menginginkan hasil optimal dalam pekerjaannya.
Dengan mempelajari cara memilih tugas-tugas yang benar-benar penting dan mengelola waktu serta sumber daya secara efisien, Anda dapat lebih mudah mencapai target yang ditetapkan.
Setiap tugas memiliki nilai yang berbeda, dan kemampuan untuk menentukan mana yang harus didahulukan akan memberikan dampak signifikan pada kesuksesan individu dan tim.
Dengan konsisten melakukan evaluasi dan penyesuaian, Anda dapat memastikan bahwa tim dan diri Anda tetap fokus pada tujuan yang paling penting.
Untuk mendorong manajemen prioritas berjalan lancar, perusahaan dapat menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, perusahaan dapat memantau produktivitas karyawan melalui fitur absensi, di mana perusahaan dapat melihat jam clock-in dan clock-out karyawan setiap harinya.
Selain itu, Gajihub juga dapat melakukan live tracking untuk memantau lokasi karyawan yang bekerja secara remote working atau mereka yang harus melakukan kunjungan klien.
Gajihub juga mengotomatisasi berbagai proses administrasi karyawan, seperti payroll, kelola cuti dan izin, hingga PPh 21, sehingga tim HR dapat melakukan manajemen prioritas dengan lebih baik.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024