10 Manfaat Sistem Penggajian Otomatis dan Contoh Softwarenya

Tahukah Anda bahwa sistem penggajian otomatis saat ini menjadi tren yang banyak digunakan oleh perusahaan. Sistem penggajian otomatis ini menjadi pilihan karena dapat memudahkan dalam pengelolaan penggajian karyawan.

Bagaimana pun, mengelola penggajian adalah aspek penting dalam bisnis apa pun, terutama bagi tim HR, namun ini adalah tugas yang dapat memakan waktu dan rawan kesalahan jika dilakukan secara manual.

Mulai dari memasukkan gaji karyawan ke dalam sistem hingga menerapkan pemotongan dalam rekonsiliasi akhir, ada banyak tugas dan proses yang membutuhkan perhatian manusia.

Inilah alasan mengapa sistem penggajian otomatis menjadi cara yang paling diandalkan ketika mengelola data penggajian karyawan.

Dalam artikel ini GajiHub akan membahas tentang sistem penggajian otomatis, mulai dari kelebihannya, manfaat, dan contoh softwarenya. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Proses Penggajian?

Sebelum mempelajari manfaat sistem penggajian otomatis, mari kita pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan proses penggajian. Proses penggajian merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk menghitung dan mengelola gaji karyawan.

Langkah-langkah ini terdiri atas:

Pengumpulan Data

Langkah ini melibatkan pengumpulan informasi penting karyawan seperti jam kerja, lembur, potongan, dan data terkait kompensasi lainnya.

Perhitungan

Setelah Anda memiliki semua data yang diperlukan, Anda perlu menghitung upah kotor dan memperhitungkan tarif per jam, gaji, bonus, dan elemen lainnya.

Pemotongan

Langkah ini mencakup pemotongan pajak, kontribusi Jaminan Sosial, potongan dana pensiun, dan tunjangan serta potongan lain yang menjadi hak karyawan.

Pembayaran

Di sinilah Anda mendistribusikan gaji bersih karyawan melalui berbagai metode seperti setoran langsung, cek, atau opsi pembayaran lainnya.

Pelaporan

Memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak dan memberikan potongan gaji dan dokumen pajak kepada karyawan adalah bagian penting dari proses ini.

Melakukan tugas-tugas ini secara manual tentu saja akan memakan waktu, dan menyebabkan kesalahan seperti melewatkan potongan pajak dan data karyawan. Selain itu, dengan manajemen penggajian manual, risiko pelanggaran data juga meningkat. Dengan adanya tantangan-tantangan dalam proses penggajian ini, sudah saatnya mengedepankan otomatisasi untuk mempercepatnya.

Apa Saja Kelebihan Sistem Penggajian Otomatis?

Bagi banyak bisnis, mengadopsi perangkat lunak penggajian berarti penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan kepuasan karyawan yang lebih baik. Bagian berikut ini akan membahas lima keuntungan utama menggunakan perangkat lunak penggajian, dengan menyoroti keuntungan utama yang menjadikannya investasi yang berharga.

1. Peningkatan Efisiensi

Perangkat lunak penggajian secara signifikan meningkatkan efisiensi dengan mengotomatiskan banyak tugas manual yang terkait dengan pemrosesan penggajian. Otomatisasi ini memungkinkan tim HR dan keuangan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis daripada sibuk dengan tugas-tugas yang berulang.

Otomatisasi Tugas yang Berulang: Perangkat lunak penggajian mengotomatiskan tugas-tugas seperti menghitung gaji, memotong pajak, dan memproses setoran langsung, sehingga menghemat banyak waktu.
Pengurangan Kesalahan: Perangkat lunak penggajian meminimalkan risiko kesalahan manusia, yang dapat menyebabkan kesalahan yang merugikan, dengan mengotomatiskan perhitungan.
Penghematan Waktu: Dengan perangkat lunak penggajian, proses yang dulunya memakan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari, kini dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat.

Contoh Kehidupan Nyata: Bayangkan sebuah perusahaan skala menengah dengan 200 karyawan. Sebelum mengimplementasikan software penggajian, tim HR menghabiskan waktu hingga tiga hari setiap periode penggajian untuk menghitung gaji, potongan, dan pajak secara manual.

Setelah mengadopsi perangkat lunak penggajian, tugas-tugas yang sama dapat diselesaikan hanya dalam beberapa jam, membebaskan waktu yang berharga bagi tim HR untuk fokus pada perekrutan dan inisiatif pengembangan karyawan.

2. Akurasi dan Kepatuhan

Perangkat lunak penggajian memastikan akurasi yang tinggi dan membantu bisnis mematuhi hukum dan peraturan pajak. Hal ini sangat penting untuk menghindari penalti dan menjaga kepercayaan karyawan dan badan pengawas.

Perhitungan yang Akurat: Perangkat lunak penggajian menggunakan algoritme yang tepat untuk menghitung gaji, pajak, dan potongan, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.
Pembaruan Peraturan: Perangkat lunak ini sering diperbarui untuk mematuhi undang-undang dan peraturan pajak terbaru, memastikan bahwa bisnis tetap patuh.
Jejak Audit: Perangkat lunak penggajian menyediakan catatan terperinci dan jejak audit, sehingga memudahkan untuk mengelola dan memverifikasi informasi penggajian selama audit.

Contoh Kehidupan Nyata: Seorang pemilik bisnis kecil berjuang untuk mengikuti perubahan yang sering terjadi dalam undang-undang dan peraturan pajak. Setelah menerapkan perangkat lunak penggajian, bisnis mengalami lebih sedikit kesalahan dalam pengajuan pajak dan tetap mengikuti perkembangan persyaratan kepatuhan, menghindari denda dan meningkatkan akurasi pemrosesan penggajian secara keseluruhan.

Selain itu, kemampuan untuk membuat daftar gaji kustom dengan cepat meningkatkan transparansi dan kepuasan karyawan.

3. Penghematan Biaya

Menggunakan perangkat lunak penggajian dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dengan mengurangi kebutuhan tenaga kerja manual dan meminimalkan kesalahan yang dapat mengakibatkan denda finansial.

Pengurangan Biaya Tenaga Kerja: Bisnis dapat mengurangi jam kerja karyawan dalam tugas penggajian dengan mengotomatiskan proses penggajian.
Meminimalkan Kesalahan: Pemrosesan penggajian yang akurat mencegah kesalahan yang merugikan, seperti kelebihan pembayaran atau kesalahan pengajuan pajak, yang dapat mengakibatkan denda.
Skalabilitas: Perangkat lunak penggajian dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis, sehingga tidak perlu lagi melakukan investasi sumber daya tambahan seiring dengan berkembangnya perusahaan.

Contoh Kehidupan Nyata: Sebuah perusahaan rintisan yang sedang berkembang dengan sumber daya keuangan terbatas memutuskan untuk berinvestasi pada perangkat lunak penggajian.

Hasilnya, perusahaan mengurangi biaya pemrosesan penggajian hingga 30%, yang memungkinkannya mengalokasikan lebih banyak dana untuk pemasaran dan pengembangan produk, yang berkontribusi pada pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

4. Keamanan Data yang Ditingkatkan

Perangkat lunak penggajian menawarkan fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data karyawan yang sensitif dari akses tidak sah dan pembobolan, yang penting untuk menjaga privasi dan kepatuhan.

Enkripsi Data: Perangkat lunak penggajian mengenkripsi data sensitif, melindunginya saat pengiriman dan penyimpanan.
Kontrol Akses: Perangkat lunak ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur kontrol akses, memastikan hanya personel yang berwenang yang dapat melihat atau mengubah informasi penggajian.
Pencadangan Reguler: Pencadangan otomatis memastikan bahwa data penggajian disimpan dengan aman dan dapat dipulihkan dengan cepat jika terjadi kegagalan sistem atau kehilangan data.

Contoh Kehidupan Nyata: Sebuah perusahaan jasa keuangan mengkhawatirkan keamanan data penggajian karyawannya. Dengan mengimplementasikan perangkat lunak penggajian dengan fitur keamanan yang canggih, perusahaan dapat melindungi informasi sensitif dan mematuhi peraturan perlindungan data, sehingga memberikan ketenangan bagi karyawan dan manajemen.

5. Employee Self Service

Banyak solusi perangkat lunak penggajian yang menyertakan portal layanan mandiri karyawan, yang memberdayakan karyawan untuk mengakses informasi penggajian mereka, mengajukan cuti, dan memperbarui data pribadi tanpa campur tangan HR.

Kenyamanan bagi Karyawan: Karyawan dapat melihat slip gaji, formulir pajak, dan informasi tunjangan mereka kapan saja, sehingga meningkatkan transparansi dan kepuasan.
Pengurangan Beban Kerja SDM: Fitur-fitur swalayan mengurangi jumlah pertanyaan rutin yang harus ditangani oleh HR, sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Pembaruan Waktu Nyata: Karyawan dapat memperbarui informasi pribadi mereka secara real-time, memastikan bahwa data penggajian selalu terkini dan akurat.

Contoh Kehidupan Nyata: Sebuah perusahaan manufaktur mengimplementasikan solusi perangkat lunak penggajian dengan portal layanan mandiri karyawan. Karyawan mengapresiasi kemudahan dalam mengakses informasi penggajian mereka dan mengajukan permintaan cuti secara online.

Fitur ini secara signifikan mengurangi jumlah pertanyaan yang diterima departemen HR, sehingga staf HR dapat mendedikasikan lebih banyak waktu untuk meningkatkan kebijakan di tempat kerja dan program keterlibatan karyawan.

Apa Manfaat Sistem Penggajian Otomatis untuk Bisnis?

Sistem penggajian otomatis melibatkan penggunaan sistem terkomputerisasi untuk mengelola dan menjalankan proses penggajian. Biasanya, sistem ini terintegrasi dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) perusahaan.

Proses otomatis dalam otomatisasi HR ini tidak hanya menangani pencatatan informasi gaji karyawan, menghitung potongan, dan membuat laporan untuk otoritas pajak, tetapi juga merampingkan pengelolaan tunjangan karyawan.

Hal ini juga berkontribusi pada peningkatan manajemen hubungan pelanggan dan prosedur akuntansi yang lebih lancar di dalam organisasi. Beberapa manfaat otomatisasi penggajian adalah antara lain:

1. Perhitungan Upah Lebih Mudah

Anda tidak perlu lagi berurusan dengan tumpukan dokumen manual setiap bulannya untuk memulai proses penggajian. Pikirkan waktu yang dihabiskan untuk mengumpulkan data, menghitung jumlah pembayaran, mengelola potongan, mendistribusikan cek, dan mungkin berbagi data dengan vendor pihak ketiga.

Dengan otomatisasi penggajian, Anda tidak hanya menghemat waktu tapi juga mengurangi upaya yang diperlukan untuk mengatur dan menjalankan siklus penggajian. Sistem ini menangani sebagian besar tugas, mulai dari penghitungan hingga transfer pembayaran otomatis. Peran utama Anda adalah memastikan bahwa data penggajian yang dimasukkan akurat.

2. Manajemen Waktu yang Lebih Baik

Sistem penggajian tradisional melibatkan perhitungan manual untuk upah per jam dan data jam kerja, yang dapat menjadi tugas yang berat. Otomatisasi menyederhanakan proses tersebut dengan mengintegrasikan data jam kerja dengan mudah ke dalam sistem penggajian, memastikan pembayaran yang tepat waktu dan akurat.

Metode otomatis ini menghilangkan kemungkinan kesalahan yang terkait dengan intervensi manual.

3. Manajemen Pajak yang Lebih Cepat

Proses penghitungan pajak sangat penting tetapi sering kali membosankan dan rentan terhadap kesalahan. Proses ini melibatkan penghitungan berbagai macam pajak, seperti pajak negara bagian, federal, medicare, dan jaminan sosial, yang masing-masing diatur oleh formula dan aturan penyertaan yang berbeda.

Dengan menggunakan sistem otomatis, kode tarif pajak yang telah dikonfigurasikan sebelumnya bertanggung jawab untuk mengumpulkan data yang relevan dan menjalankan perhitungan. Hal ini memastikan ketepatan dan ketepatan waktu dalam pembayaran gaji karyawan dan menjamin pelaporan pajak yang akurat kepada pihak berwenang.

4. Penghematan Biaya

Upaya manual dalam jumlah besar diperlukan untuk melakukan ekstraksi data, memasukkan data ke dalam sistem, dan memprosesnya lebih lanjut untuk penggajian. Dengan menggunakan sistem otomasi, kebutuhan tenaga kerja manual dapat dikurangi, sehingga dapat mengurangi biaya operasional manajemen penggajian dalam otomasi HR.

5. Menawarkan Keamanan Data yang Kuat

Sistem penggajian manual tidak memiliki fitur keamanan yang kuat. Selain itu, sistem ini sering kali mengandalkan komunikasi email yang tidak aman untuk berbagi detail bank dan data penggajian yang sensitif. Salinan fisik informasi penggajian juga memiliki kerentanan keamanan.

Berbeda dengan lemari arsip tradisional, alur kerja penggajian otomatis menggunakan langkah-langkah keamanan yang canggih. Ini mencakup berbagai lapisan keamanan, seperti kata sandi sekali pakai (OTP), otentikasi dua faktor, dan enkripsi, yang memastikan kerahasiaan informasi penggajian Anda.

Sistem penggajian modern mentransmisikan semua data melalui saluran yang aman dan terenkripsi. Biasanya, informasi penggajian disimpan dengan aman di jaringan dengan enkripsi, sehingga memberikan keamanan dan ketenangan pikiran.

Selain itu, Anda dapat menyesuaikan daftar gaji dan laporan penggajian untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Karena penghitungan dilakukan dengan menggunakan algoritma dan formula yang telah ditentukan, data penggajian menjadi sangat akurat, sehingga mengurangi ketidaksesuaian selama rekonsiliasi.

6. Pemrosesan Data Lebih Cepat

Baik itu penerimaan karyawan baru, promosi jabatan, atau menangani karyawan yang keluar dari perusahaan, proses-proses tersebut membutuhkan upaya manual. Namun, dengan menggunakan otomatisasi, proses-proses tersebut tidak lagi memerlukan intervensi manual.

Otomatisasi penggajian mengelola semua detail yang rumit dengan mudah. Misalnya, ketika seorang karyawan baru bergabung, informasi mereka, seperti data pribadi, rincian gaji, alamat, potongan, status pajak, dan preferensi pembayaran, dimasukkan ke dalam sistem dengan mulus.

7. Kepuasan Karyawan yang Lebih Tinggi

Sistem penggajian otomatis meningkatkan kepuasan karyawan dengan memastikan pembayaran yang tepat waktu dan akurat, mengurangi kesalahan pembayaran, menyediakan akses mudah ke informasi terkait pembayaran, dan menawarkan opsi layanan mandiri.

Dengan menggunakan chatbot AI, organisasi dapat menawarkan bantuan agen AI kepada karyawan untuk menyelesaikan permintaan pelanggan dengan memberikan data dan informasi secara tepat waktu.

Dengan memiliki semua data di satu tempat, karyawan dapat membuat basis pengetahuan untuk akses informasi yang mudah untuk pelaksanaan proses yang lebih baik yang meningkatkan kepercayaan, mengurangi tekanan keuangan, dan memberdayakan karyawan, yang pada akhirnya berkontribusi pada kepuasan kerja yang lebih tinggi.

8. Memastikan Kepatuhan

Melacak setiap aturan atau regulasi baru bisa menjadi tugas yang berat. Bisnis juga harus menavigasi ranah pajak yang kompleks, termasuk tantangan untuk mematuhi peraturan dan undang-undang perpajakan.

Otomatisasi penggajian menangani proses yang rumit seperti pemotongan pajak penghasilan federal dari penghasilan karyawan, memberikan jaminan kepada perusahaan bahwa hasilnya tepat dan sesuai.

10. Aksesibilitas yang Mudah

Sistem penggajian otomatis menawarkan kemudahan akses jarak jauh, yang berarti dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet.

Aksesibilitas jarak jauh ini memberdayakan karyawan untuk dengan mudah melihat dan mengelola informasi penggajian mereka sendiri, memberikan mereka kontrol yang lebih besar atas detail keuangan mereka dan mengurangi kebutuhan mereka untuk hadir secara fisik di kantor untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan penggajian.

Hal ini tidak hanya meningkatkan fleksibilitas bagi karyawan dan perusahaan, namun juga sejalan dengan tren modern pengaturan kerja jarak jauh dan fleksibel.

Apa Saja Contoh Software Sistem Penggajian Otomatis?

Buat Anda yang tertarik untuk menggunakan sistem penggajian otomatis, berikut beberapa contoh softwarenya untuk Anda:

1. GajiHub

GajiHub menjadi contoh software untuk sistem penggajian otomatis yang dapat menjadi pilihan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS asli karya anak bangsa dan telah dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan penggajian karyawan di perusahaan Anda.

Fitur-fitur yang dimiliki GajiHub antara lain payroll untuk penggajian karyawan, absensi untuk pencatatan kehadiran, kelola PPh 21 untuk pengelolaan PPh 21 karyawan, penglolaan BPJS, pengelolaan cuti dan izin, akuntansi, analisis data, layanan mandiri karyawan atau Employee Self Service (ESS), reimbursement, kasbon, live tracking, dan integrasi fingerprint.

Dengan harga mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan, Anda bisa menikati semua kemudahan untuk pengelolaan penggajian karyawan. Tertarik menggunakan GajiHub? Anda bisa daftar dengan klik tautan ini.

2. PayFit

Salah satu bagian terbaik dari PayFit adalah bahwa ia membebaskan Anda dari peraturan dan aturan sebelum Anda benar-benar mengotomatiskan penggajian Anda. Setelah Anda siap, PayFit memungkinkan Anda membuat perubahan dan menghitung penggajian, lembur, dan pajak secara real time, dan hanya dengan beberapa klik.

PayFit menugaskan ahli penggajian khusus untuk bisnis yang memahami peraturan dan regulasi di wilayah Anda. Pakar ini akan mengatur Anda dengan benar selama fase orientasi dan membuat kalender yang memperhitungkan hari libur lokal.

3. Personio

Diperkenalkan sebagai alat perangkat lunak HR all-in-one, Personio memungkinkan pemilik usaha kecil secara otomatis mentransfer informasi gaji karyawan mereka ke solusi penggajian awal – tidak ada daftar terperinci atau penghitungan angka yang diperlukan dari pihak Anda.

Penggajian awal Personio juga memungkinkan karyawan memperbarui informasi pribadi mereka kapan saja dan secara otomatis menyoroti pembaruan karyawan untuk ditinjau oleh Anda sebelum Anda menyetujuinya.

Salah satu daya tarik terbesar Personio adalah serangkaian proses yang saling terkait dan menghemat waktu. Dengan Personio, pemilik bisnis dapat secara otomatis mentransfer informasi pelacakan waktu dan manajemen kinerja untuk memastikan upah dan bonus karyawan selalu akurat.

Dan karena Personio menyimpan semua data Anda di satu lokasi, karyawan Anda dapat mengakses potongan gaji mereka dari file pribadi.

4. Wave Payroll

Diiklankan sebagai alat perangkat lunak HR all-in-one, Personio memungkinkan pemilik usaha kecil secara otomatis mentransfer informasi gaji karyawan mereka ke solusi penggajian awal – tidak ada daftar terperinci atau penghitungan angka yang diperlukan dari pihak Anda.

Solusi perangkat lunak berbasis cloud Wave Payroll memungkinkan pemilik usaha kecil memproses penggajian dan pajak penggajian di 50 negara bagian AS. Wave Payroll memungkinkan Anda mengelola penggajian, pemotongan, dan pajak melalui satu platform yang mudah digunakan untuk karyawan yang digaji dan kontraktor.

Dan karena Personio menyimpan semua data Anda di satu lokasi, karyawan Anda dapat mengakses potongan gaji mereka dari file pribadi.

Selain kemampuan pembayaran dan pengarsipan pajak, serta pembayaran setoran langsung, Wave juga mengotomatiskan entri yang dibuat dalam jurnal akuntansi Anda untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pembukuan. Karyawan Anda dapat menggunakan Wave untuk mengakses formulir W2 dan slip gaji dengan aman, dan memungkinkan mereka memperbarui informasi perbankan dan kontak mereka kapan saja.

5. Square Payroll

Square Payroll secara otomatis menghitung berapa banyak yang harus Anda bayarkan terkait pajak penggajian negara bagian dan federal, dan juga menangani pengarsipan triwulanan Anda.

Pemilik usaha kecil dapat menikmati proses penggajian otomatis dalam jumlah tak terbatas, dan mereka dapat mengumpulkan informasi karyawan secara akurat berkat integrasi Square dengan perangkat lunak masuk dan keluar.

Manfaat utama menggunakan Square Payroll adalah berbagai tunjangan kesehatan. Square bermitra dengan SimplyInsured untuk menawarkan paket asuransi kesehatan dengan beberapa perusahaan asuransi jiwa terbaik dan kemitraan dengan penyedia layanan kesehatan.

Square juga berkolaborasi dengan AP Intego untuk membantu Anda mengelola jumlah asuransi kompensasi pekerja tanpa mengharuskan Anda membayar biaya apa pun.

6. QuickBooks Payroll

Terakhir adalah sistem penggajian otomatis QuickBooks Payroll, solusi perangkat lunak penggajian online yang akan membuat sistem penggajian Anda menjadi lebih mudah dan parktis.

Bahkan, bisa dibilang nilai tambah terbesar yang didapat dari penggunaan Intuit QuickBooks Payroll adalah fleksibilitas dan integrasinya: pengguna dapat mengintegrasikan pembukuan dan solusi HR.

Selain itu, Spendesk tersinkronisasi dengan akun QuickBooks Anda, yang berarti Anda dapat mencatat lebih dari 95% penerimaan tepat waktu dan menutup pembukuan Anda setiap bulan dengan sekali klik.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai sistem penggajian otomatis dan contoh softwarenya yang bisa menjadi referensi Anda dalam mempermudah pengelolaan penggajian karyawan. Bagaimana pun penggajian karyawan merupakan hal yang sangat penting dan wajib bagi Anda untuk mempermudahnya dengan sistem penggajian otomatis.

GajiHub menjadi pilihan terbaik sistem penggajian otomatis yang akan membuat penggajian karyawan di perusahaan Anda menjadi super mudah. Dengan fitur-fitur yang GajiHub miliki, Anda bisa melakukan pengelolaan penggajian karyawan sekaligus pengelolaan kehadiran, pajak, BPJS, bahkan pengelolaan keuangan perusahaan.

Jadi tunggu apa lagi, segera daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.