Tahukah Anda, bahwa bekerja secara terus menerus justru bisa menurunkan produktivitas? Jika Anda adalah karyawan yang sering bekerja tanpa henti selama berjam-jam, Anda wajib berkenalan dengan teknik pomodoro.
Teknik pomodoro merupakan teknik yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas. Caranya adalah dengan membagi waktu kerja Anda menjadi beberapa menit kerja dan beberapa menit untuk beristirahat.
Lalu sebenarnya apa sih teknik pomodoro? Bagaimana cara menggunakan teknik pomodoro untuk meningkatkan produktivitas?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai teknik pomodoro mulai dari pengertian, cara menggunakannya, hingga manfaat yang didapatkan. Untuk lebih lengkapnya, Anda bisa membaca penjelasan yang ada di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Teknik Pomodoro?
Teknik Pomodoro adalah metode manajemen waktu yang menggabungkan waktu istirahat secara teratur ke dalam alur kerja Anda. Kata ‘pomodoro’ adalah bahasa Italia yang memiliki arti tomat dan dijadikan referensi oleh pencipta teknik ini yaitu Francesco Cirillo.
Francesco Cirillo adalah seorang pengembang software dan penulis yang dikenal karena menggunakan pengatur waktu makan kecil yang berbentuk seperti tomat untuk melacak pekerjaannya. Teknik ini bekerja sebagai berikut:
- Anda bekerja selama 25 menit: Dengan menggunakan pengatur waktu atau perangkat serupa untuk melacak waktu Anda, bekerjalah selama 25 menit tanpa henti.
- Beristirahatlah selama lima menit: Setiap 25 menit, Anda dapat beristirahat selama lima menit. Sistem interval ini memberikan kesempatan bagi pikiran Anda untuk beristirahat secara teratur dan memungkinkan Anda untuk menangani tugas-tugas yang tidak teratur.
- Beristirahatlah lebih lama: Setiap 100 menit, Anda dapat beristirahat lebih lama lagi. Hal ini memungkinkan Anda untuk membagi pekerjaan Anda menjadi beberapa bagian selama 25 menit dan 100 menit, yang membantu manajemen waktu.
Teknik pomodoro ini dilakukan dengan cara memfokuskan diri diri pada interval waktu yang ada. Teknik ini dipercaya mampu meningkatkan produktivitas, dibandingkan ketika harus bekerja tanpa henti.
Penting untuk diingat untuk menghindari interupsi selama waktu kerja Anda. Jika Anda bisa menjadwalkan atau menunda interupsi, sebaiknya alokasikan pada waktu istirahat Anda.
Jika Anda mengalami interupsi yang tidak dapat dihindari selama slot waktu kerja Anda, catatlah. Anda bisa mengakui kebutuhan untuk melakukan hal lain dan kemudian menyisihkannya hingga waktu istirahat, yang berarti Anda tidak mengganggu alur kerja Anda.
Jika interupsi tersebut memakan waktu, biasanya diperlukan pengaturan ulang ‘pomodoro’.
Baca Juga: 6 Strategi Manajemen Waktu untuk Tingkatkan Produktivitas
Bagaimana Cara Menggunakan Teknik Pomodoro?
Metode manajemen waktu ini dapat berguna jika Anda memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan, tetapi tidak ingin melelahkan diri sendiri. Sifatnya yang agak kaku berarti mudah untuk disesuaikan dengan hari kerja Anda.
Jika Anda ingin menggunakan teknik ini untuk mengatur waktu Anda atau orang lain, pertimbangkan langkah-langkah berikut:
1. Buat garis besar tugas Anda
Langkah pertama adalah menentukan tugas apa saja yang membutuhkan perhatian Anda dan kapan waktunya. Hal ini mungkin melibatkan sejumlah tugas yang lebih kecil atau satu tujuan yang akan membutuhkan waktu yang signifikan.
Jika Anda mengharapkan tugas-tugas yang lebih kecil, cobalah untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, lalu hitung berapa banyak slot 25 menit yang diperlukan. Untuk tugas yang lebih besar, cobalah untuk memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan tetapkan waktu 25 menit untuk setiap tugas.
Jika Anda menggunakan teknik ini untuk mengelola alur kerja orang lain, seperti tim yang terdiri dari beberapa orang, maka cakupannya tergantung pada gaya kepemimpinan Anda. Jika Anda adalah pemimpin yang lebih ‘lepas tangan’, Anda bisa memberi tahu tim bahwa Anda ingin mereka bekerja selama 25 menit di antara setiap waktu istirahat, di samping waktu istirahat yang lebih panjang.
Mereka kemudian dapat mengatur pekerjaan dan prioritas mereka sendiri. Jika Anda lebih terlibat sebagai pemimpin, Anda bisa membantu mereka memprioritaskan dan mengatur tugas-tugas mereka sesuai jadwal yang Anda buat.
2. Pastikan Anda memiliki pengatur waktu dan alat bantu lainnya
Teknik ini hanya membutuhkan semacam alat pengatur waktu, bersama dengan pena atau kertas. Anda menggunakan timer untuk melacak pekerjaan Anda dan interval istirahat, serta menggunakan pena dan kertas untuk mencatat setiap gangguan yang membutuhkan perhatian Anda nantinya.
Dalam banyak kasus, akan sangat berguna untuk menggunakan pengatur waktu dan aplikasi pencatatan pada smartphone Anda atau perangkat serupa untuk tujuan ini.
Baca Juga: Task Management: Pengertian, Metode dan Tips Meningkatkannya
3. Atur timer Anda selama 25 menit
Setelah Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan dan menentukan tugas dan tujuan Anda, Anda dapat mengatur timer Anda menjadi 25 menit. Setiap sesi dengan waktu 25 menit ini adalah ‘pomodoro’, dan setelahnya Anda bisa beristirahat selama lima menit.
Setelah Anda menyelesaikan empat pomodoro ini, yang totalnya mencapai 100 menit, Anda dapat beristirahat lebih lama. Istirahat panjang ini adalah antara 15 dan 20 menit. Gunakan alat pencatat Anda untuk melacak berapa lama waktu istirahat yang Anda ambil dan berapa banyak pomodoro yang Anda selesaikan.
Selain menggunakan alat pencatat yang Anda buat sendiri, Anda juga bisa menggunakan aplikasi atau website yang bisa membantu Anda menerapkan manajemen waktu ini. Salah satu website yang bisa Anda coba adalah pomofocus.io.
4. Bekerja tanpa gangguan
Tujuan dari memasukkan waktu istirahat adalah untuk memastikan bahwa Anda memiliki energi dan fokus yang cukup. Penting bagi Anda untuk bekerja seefisien mungkin selama setiap pomodoro selama 25 menit dan melanjutkannya hingga pengatur waktu berbunyi.
Inilah sebabnya mengapa merupakan ide yang baik untuk merencanakan terlebih dahulu tugas dan aktivitas harian Anda, karena hal ini memungkinkan Anda untuk mempertahankan fokus. Untuk lebih meningkatkan energi dan fokus Anda, pastikan Anda cukup tidur sebelum bekerja dan pertimbangkan untuk melakukan beberapa latihan harian.
Baca Juga: Manfaat Analisis Produktivitas dan Metrik untuk Mengukurnya
5. Catat waktu istirahat Anda
Setiap kali Anda menyelesaikan pomodoro, beristirahatlah selama lima menit dan catatlah. Anda bisa menuliskannya di buku catatan atau aplikasi seluler yang sesuai atau menggunakan sesuatu seperti spreadsheet atau bagan dan mengisinya saat Anda maju sepanjang hari. Ingatlah untuk menyisihkan waktu untuk istirahat panjang setiap empat pomodoro (100 menit).
6. Beristirahatlah lebih lama
Setiap kali Anda menyelesaikan empat pomodoro, istirahatlah lebih lama antara 15 hingga 20 menit. Ingatlah bahwa empat pomodoro berjumlah 100 menit, tetapi interval antara istirahat panjang akan lebih lama dari ini karena Anda juga mengambil istirahat yang lebih kecil di antaranya.
Jika Anda memasukkan istirahat lima menit ke dalam pomodoro keempat, diikuti dengan istirahat 15 menit sehingga totalnya menjadi 20 menit, maka intervalnya menjadi 120 menit. Keseluruhan siklus empat pomodoro, istirahat yang lebih kecil dan istirahat yang diperpanjang adalah 2 jam 15 menit.
Baca Juga: 12 Metrik Produktivitas yang Harus Diketahui Tim HR
Apa Manfaat dari Teknik Pomodoro?
Ada banyak alasan mengapa Anda memilih untuk menggunakan teknik ini, selain kegunaannya untuk meningkatkan kemampuan manajemen waktu Anda. Beberapa manfaat umum dari teknik ini adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan motivasi
Dengan memasukkan waktu istirahat rutin yang dapat Anda antisipasi, Anda akan lebih mungkin untuk mempertahankan motivasi Anda karena hadiah berikutnya hanya berjarak 25 menit.
Anda bisa menggunakan waktu istirahat ini untuk membuat minuman hangat, mengobrol dengan rekan kerja, atau mengatasi gangguan yang Anda pilih untuk ditunda.
2. Alur kerja yang lebih baik
Tanpa metode untuk mengatur waktu, Anda mungkin mendapati bahwa Anda biasanya beristirahat secara acak atau ketika Anda menginginkannya. Hal ini dapat membuat Anda lebih sulit untuk memprediksi alur kerja Anda, namun teknik ini dapat membuat Anda lebih mudah untuk menetapkan tenggat waktu dan memenuhinya secara konsisten.
3. Manajemen gangguan
Gangguan dapat memengaruhi Anda saat bekerja, terutama jika Anda bekerja dari rumah atau di lingkungan yang lebih ramai. Istirahat yang digunakan teknik ini memungkinkan Anda menyisihkan waktu untuk mengatasi gangguan apa pun, yang membantu Anda terus bekerja tanpa gangguan.
4. Kesejahteraan fisik dan mental
Banyak orang menggunakan waktu istirahat ini untuk berdiri atau berjalan-jalan sejenak. Dengan memberi diri Anda waktu istirahat kecil untuk mengantisipasi dan memanfaatkannya, kesehatan fisik dan mental Anda dapat memperoleh manfaat yang signifikan.
5. Mengurangi multitasking
Mungkin sebagian diri Anda mengira bahwa multitasking dalam bekerja baik untuk produktivitas kerja, pada sebaliknya: multitasking buruk dan bisa menurunkan produktivitas. Dengan penggunaan teknik ini, Anda bisa membagi waktu Anda dengan baik sehingga Anda tidak perlu mengerjakan banyak tugas di waktu yang bersamaan.
Dengan begitu Anda bisa mencegah diri Anda melakukan multitasking dan Anda bisa semakin produktif.
Bagaimana Cara Menangani Kendala dalam Teknik Pomodoro?
Mungkin kelemahan yang paling signifikan dari teknik ini adalah mengharuskan Anda untuk menjadwalkan atau menunda gangguan yang muncul selama pomodoro. Hal ini tidak selalu memungkinkan, karena atasan Anda mungkin membutuhkan bantuan Anda dalam waktu singkat atau ada kebutuhan mendesak lainnya.
Jika Anda bekerja di lingkungan di mana hal ini cukup umum terjadi, mungkin ada baiknya untuk mempertimbangkan metode manajemen waktu alternatif. Untuk menggunakan teknik ini, Anda mendapatkan keuntungan dengan mengkategorikan interupsi berdasarkan tingkat kepentingannya. Ini berarti Anda dapat menunda interupsi yang umum terjadi hingga waktu istirahat berikutnya.
Selama interupsi besar jarang terjadi, gangguan pada alur kerja Anda kemungkinan besar akan minimal. Manfaat tambahan dari teknik ini adalah, dengan menunda interupsi, Anda dapat mengambil kendali yang lebih besar atas pekerjaan Anda sendiri, belajar menangani prioritas dan mengatur waktu Anda.
Hal ini dapat meningkatkan kemampuan manajemen waktu, rasa otonomi dan bahkan kemampuan komunikasi Anda. Ini karena penting untuk bersikap tegas, namun sopan saat menunda interupsi. Anda juga dapat meningkatkan kemampuan berorganisasi, karena Anda secara teratur melacak tugas-tugas yang tertunda dan mengatasinya nanti.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai teknik pomodoro yang bisa Anda jadi referensi dalam meningkatkan produktivitas. Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa teknik pomodoro merupakan teknik yang akan membagi waktu kerja dan waktu istirahat dengan baik.
Teknik ini dipercaya mampu meningkatkan produktivitas dibandingkan ketika harus bekerja tanpa henti.
Untuk mendukung produktivitas karyawan dan penerapan teknik pomodoro dengan baik, perusahaan juga harus melakukan pengelolaan karyawan yang baik. Pengelolaan karyawan yang baik akan membantu karyawan lebih produktif karena merasa nyaman bekerja di perusahaan.
Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS dengan fitur-fitur terlengkap yang akan membuat pengelolaan menjadi super mudah.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024