Untuk menjalankan sebuah bisnis secara maksimal dibutuhkan strategi manajemen operasi yang baik. Strategi manajemen operasi ini digunakan untuk memastikan sebuah bisnis dapat dijalankan secara maksimal.
Strategi manajemen operasi ini akan berhubungan dengan produktivitas, kualitas, dan kepuasan pelanggan. Ketika Anda bisa melakukannya dengan baik, maka akan berdampak kepada keuntungan yang didapatkan perusahaan dan perusahaan Anda bisa menjadi semakin berkembang.
Lalu bagaimana cara melakukan strategi manajemen operasi ini? Mengapa strategi ini penting bagi sebuah bisnis?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai strategi manajemen operasi dan mengapa hal ini penting untuk dilakukan. Anda bisa menyimak penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Itu Manajemen Operasi?
Manajemen operasi merupakan bagian yang ada di dalam perusahaan yang melakukan tugas seperti mengawasi, merencanakan, dan mengendalikan seluruh rangkaian yang ada di dalam sebuah bisnis.
Manajemen operasi memberikan kekuatan untuk bertindak dengan menghubungkan proses dan nilai. Oleh karena itu, manajer operasi merencanakan, mengatur, dan mengawasi manufaktur dan produksi.
Namun, keputusan mereka hanya efisien jika mereka menggunakan sumber daya yang paling sedikit untuk menciptakan nilai pemegang saham dan memuaskan permintaan pelanggan.
Magdi Batato, kepala operasi Nestlé, mendefinisikan tugas-tugas kantor manajemen operasi sebagai pengambilan keputusan strategis atau taktis. Kepala departemen manajemen operasi membuat keputusan strategis yang berdampak besar dan berjangka panjang seperti realokasi modal atau masuk ke pasar baru.
Keahlian manajemen mereka juga sangat berharga dalam hal-hal yang logis seperti distribusi, logistik, manufaktur, dan sumber-sumber di mana karet bertemu dengan jalan.
Baca Juga: Strategi Manajemen Staf: Arti, Manfaat, dan Cara Mengembangkan
Apa Manfaat dari Manajemen Operasi?
Berikut beberapa manfaat dari manajemen operasi untuk bisnis Anda:
1. Membantu Mencapai Tujuan Bisnis
Produk-produk Nestlé telah menemukan tempat yang nyaman di hampir semua rumah tangga. Pendekatan modern mereka terhadap manajemen operasi mendukung pengambilan keputusan yang cepat.
Pendekatan ini menyederhanakan proses dan menghemat pendapatan dengan mengurangi inefisiensi. Manajemen operasi juga berfokus pada kontrol kualitas dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Kekhawatiran akan produktivitas karyawan merupakan tantangan signifikan yang membuat banyak manajer operasi terjaga di malam hari. Bagaimana Anda dapat membuat tim Anda bekerja lebih baik dan lebih cepat tanpa memberikan tekanan kinerja yang tidak semestinya pada kepala mereka?
Platform proses bisnis terbaik dapat membuat karyawan Anda tetap terlibat dan berada dalam mode belajar setelah sesi pelatihan. Mereka dapat dengan mudah masuk ke gadget seluler, membaca, dan kemudian menerapkan pengetahuan suku mereka ke dalam proses bisnis sehari-hari.
Informasi akan mengurangi kesalahan kerja dan meningkatkan kecepatan penyelesaian tugas. Selain itu, alat manajemen operasi ini akan memberikan penugasan tugas yang jelas dan menguraikan langkah-langkah untuk efisiensi alur kerja.
Terakhir, alat ini mendukung lingkungan kerja yang kondusif dengan mendorong organisasi yang berpusat pada operator. Misalnya, di Nestlé, perangkat menyediakan pengembangan keterampilan yang menanamkan budaya kejujuran dan transparansi kepada setiap operator dan manajer pabrik melalui inisiatif pembelajaran dan peningkatan keterampilan yang berkelanjutan.
Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Anda mungkin berpikir bahwa kepuasan pelanggan adalah tugas departemen pemasaran dan penjualan. Namun, indeks kinerja utama terbesar dengan dampak paling signifikan terhadap kepuasan pelanggan adalah first call resolution (FCR).
Resolusi panggilan pertama adalah metrik yang melacak kemampuan Anda untuk menyelesaikan tantangan pelanggan setelah kontak pertama. Tingkat FCR yang lebih tinggi merupakan hasil dari melengkapi gugus tugas yang menangani pelanggan Anda dengan data yang memadai pada waktu yang tepat.
Otomatisasi dan proses serta data panduan waktu nyata akan meningkatkan pengalaman pelanggan Anda sebesar 1% untuk setiap 1% peningkatan yang Anda lakukan dalam proses FCR.
Jika templat manual operasi Anda gagal meningkatkan FCR, kepuasan pelanggan akan turun sebesar 15% setiap kali klien atau pembeli menelepon untuk mendapatkan informasi terbaru tentang masalah lama.
Untuk itu, fitur basis pengetahuan dalam alat prosedur operasi standar SweetProcess dapat membagikan pengetahuan kolektif tim Anda tentang penyelesaian masalah.
Menurut Atlassian, tim dukungan berbasis pengetahuan memiliki tingkat penyelesaian panggilan pertama yang 15% lebih baik. Selain itu, tim manajemen operasi dapat memastikan pengiriman produk yang tepat waktu dan konsisten, sehingga menumbuhkan loyalitas di antara para pengguna.
Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya
4. Mengurangi Biaya
Sebagian besar bisnis, terutama UKM, memiliki sumber daya yang terbatas dan harus memanfaatkan alokasi anggaran, teknologi, material, dan keuangan dengan sebaik-baiknya. Tim manajemen operasional dapat menurunkan biaya operasional dengan menggunakan teknologi.
Teknologi digital, misalnya, dapat mengurangi tunjangan perjalanan dan memperluas tenaga kerja jarak jauh, mengurangi biaya ruang kantor dan perjalanan. Platform ini dapat menunjukkan dengan tepat tugas dan proses yang berbahaya serta menurunkan biaya kesehatan dan keselamatan.
Tim manajemen operasi juga dapat mengoptimalkan proses dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak menambah nilai. Terakhir, tim operasi harus memanfaatkan sistem yang memberikan wawasan tentang layanan atau produk yang memberikan keuntungan terbaik.
5. Memastikan Kualitas Produk
Manajemen operasi meningkatkan kualitas produk dengan memantau dan meningkatkan produksi. Selain itu, mereka menerapkan sistem kontrol kualitas tinggi yang mematuhi peraturan dan memenuhi harapan pelanggan dan reputasi produk.
Mereka akan, misalnya, mencatat setiap cacat dan memastikan cacat tersebut diperbaiki. Kemudian mereka akan membuat prosedur operasi standar untuk semua proses produksi dan memastikan semua tim produksi memiliki akses.
Mereka juga akan memantau proses-proses ini, mengidentifikasi penyimpangan dan meningkatkan pengetahuan karyawan melalui pelatihan dan umpan balik.
6. Meningkatkan Pendapatan
Lebih dari itu, bisnis yang memiliki kekuatan untuk bertindak akan lebih gesit dan mudah beradaptasi. Prinsip utama dari alur kerja data bersama adalah bahwa alur kerja tersebut harus dapat ditingkatkan secara instan sesuai permintaan.
Alur kerja ini juga harus dibagi ke seluruh organisasi tanpa membebankan lebih banyak tantangan kinerja perangkat keras dan biaya.
Hasilnya, bisnis Anda akan menikmati produktivitas yang lebih tinggi dan pengiriman produk atau layanan yang tepat waktu. Kepuasan pelanggan yang lebih baik pada akhirnya akan mendorong penjualan dan pendapatan yang lebih tinggi untuk bisnis.
Sebagai contoh, digitalisasi operasi Nestlé telah menghasilkan marjin laba operasi yang konsisten sebesar 17% dan marjin laba per saham sebesar 6% hingga 10%.
Baca Juga: Manajemen Inovasi: Pengertian, Tujuan, dan Metodenya
Apa Saja Strategi Manajemen Operasi yang Efektif untuk Bisnis?
Demi keberhasilan manajemen operasi sebuah perusahaan, dibutuhkan strategi manajemen operasi yang tepat. Berikut 10 strategi manajemen operasi yang dapat Anda terapkan untuk bisnis Anda:
1. Selaraskan Strategi yang Ada
Katakanlah perusahaan Anda berencana untuk meningkatkan pangsa pasar dengan menambah lini produknya. Bagaimana tim manajemen operasi menyelaraskan tujuan ini dengan tujuan inti organisasi?
Pertama-tama, tim dapat meningkatkan kapasitas produksi untuk mendukung produksi yang lebih tinggi. Atau, mereka dapat fokus pada perampingan proses rantai pasokan untuk memastikan kapasitas produksi yang konsisten.
Untuk melaksanakan tujuan-tujuan ini, manajemen operasi pertama-tama akan menerjemahkan tujuan-tujuan ini ke dalam rencana yang dapat ditindaklanjuti.
Ini akan mendefinisikan semua indikator kinerja utama (KPI), mengalokasikan sumber daya, dan mengoptimalkannya untuk penerapan yang efektif. Data dapat memberi Anda keunggulan, memastikan Anda dapat melawan ancaman dan mengaktualisasikan peluang secara real-time.
Teknologi dapat menyebarkan pengambilan keputusan ke berbagai titik di mana orang-orang yang dekat dengan tindakan berada dalam organisasi Anda. Peran penyelarasan strategis lainnya termasuk manajemen kualitas, efisiensi dan pengendalian biaya, manajemen risiko, dan pengukuran kinerja.
2. Buat Desain dan Pengiriman Produk
Sebelum tahun 2019, Nestlé India memiliki model operasi tunggal terkait kualitas produk untuk seluruh negara. Namun, tim manajemen operasinya meluncurkan model baru yang berfokus pada kualitas dan kepuasan produk.
Sebagai contoh, mereka membagi pelanggannya ke dalam 15 kelompok yang beragam untuk mengatasi keterputusan konsumen regional. Dengan mendefinisikan pelanggan melalui metrik yang terukur seperti pelanggan pertama, bukan lokasi pertama, mereka mulai menarik perhatian pada kesempatan konsumsi, frekuensi, dan kesetaraan untuk berbagai produk. Hasilnya, laba mereka tumbuh sebesar 33,5% pada FY20.
Manajemen operasi memainkan peran penting dalam desain produk. Manajemen operasi menyediakan desain manufaktur, rantai pasokan, dan wawasan biaya yang sangat penting dalam desain produk. Setelah itu, tim operasi menyatukan tim pemasaran, desain, produksi, dan teknik untuk berkolaborasi.
Mereka juga bekerja sama dengan tim material, meningkatkan langkah-langkah penggunaan sumber daya dan melibatkan tim rantai pasokan untuk pengiriman bahan baku yang tepat waktu. Mereka mengawasi tim jaminan kualitas dan logistik untuk pergudangan yang optimal, transportasi, dan jaringan distribusi barang dan jasa.
Baca Juga: Manajemen Organisasi: Arti, Manfaat, Fungsi, dan Contohnya
3. Lakukan Optimalisasi Proses
Optimalisasi proses adalah langkah pertama Anda untuk meningkatkan dan menghilangkan kemacetan dari proses sehari-hari Anda. Ini adalah fungsi penting di era persaingan yang ketat dan gangguan yang tak ada habisnya di mana penggunaan ruang penyimpanan yang efisien dapat mengatasi tantangan yang tampaknya tidak dapat diatasi seperti kekurangan ruang.
Manajer operasi dapat memperbaiki kekurangan ruang dengan menganalisis kekurangan dalam proses penyimpanan. Mereka akan menganalisis secara sistematis dan menggunakan diagram alur, penambangan proses, pemetaan, dan simulasi untuk memeriksa dan mendekonstruksi proses penyimpanan.
Dengan menggunakan pengoptimalan proses, tim operasi dapat, misalnya, menunjukkan pengaturan gudang yang buruk sebagai penyebab masalah penyimpanan. Jika produk Anda bergerak cepat, mereka dapat menggunakan rak palet untuk menumpuk, bukan mengeluarkannya.
4. Buat Target Harian
Strategi manajemen operasi memainkan peran penting dalam mendukung pencapaian target harian dalam sebuah organisasi. Tim operasi memenuhi tantangan besar ini dengan memastikan penggunaan sumber daya yang efisien dan efektif.
Mereka juga mengoptimalkan proses dan fokus pada Key Performance Indicator (KPI). Namun, tim operasi modern tidak menunggu hingga pertengahan tahun untuk menganalisis kemajuan pencapaian target. Tim operasi perlu menetapkan target harian.
Pertemuan empat mata setiap hari dengan para operator mengenai pelatihan dan efisiensi proses akan meningkatkan pencapaian target.
Manajer operasi memanfaatkan teknologi untuk mengotomatisasi proses dan meningkatkan efisiensi. Sistem eksekusi manufaktur (MES) dan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), misalnya, membantu pelacakan dan manajemen operasi harian secara real-time.
Baca Juga: Manajemen Risiko: Pengertian, Jenis, dan Langkahnya
5. Buat Manajemen Pembelian dan Rantai Pasokan
Tahukah Anda bahwa 69% bisnis tidak memiliki gambaran besar tentang proses rantai pasokan mereka? Hanya 6% bisnis yang memilikinya, namun rantai pasokan adalah sumber kehidupan organisasi mana pun.
Rantai pasokan adalah roda penggerak penting dalam roda bisnis Anda dan dapat menggandakan keuntungan Anda serta memberi Anda keunggulan kompetitif di pasar.
Berdasarkan data Zippia, 57% perusahaan mengatakan bahwa manajemen rantai pasokan yang efisien telah memberi mereka keunggulan dalam perdagangan. Kemudian, 70% mengatakan bahwa rantai pasokan yang baik adalah KPI penting untuk peringkat layanan pelanggan yang tinggi.
Rencana manajemen operasi sangat penting dalam menyelaraskan, mengoptimalkan, dan mengintegrasikan aktivitas pembelian dan rantai pasokan organisasi. Koordinasi antara fungsi-fungsi ini sangat penting untuk memastikan kelancaran aliran bahan, pengiriman tepat waktu, dan operasi yang hemat biaya.
Tim manajemen operasi menganalisis metrik kinerja dan menyoroti area mana pun dalam rantai pasokan yang memerlukan visibilitas lebih lanjut. Tugas utama mereka adalah menyelaraskan tujuan strategis organisasi dengan tim pengadaan dan rantai pasokan.
Mereka juga membangun hubungan yang kuat dengan tim pembelian dan pengendalian biaya untuk memastikan pengiriman barang yang cepat dan praktik rantai pasokan yang hemat biaya.
6. Buat Perencanaan dan Pengendalian Proyek
Proyek adalah proses singkat yang menciptakan nilai bagi bisnis dengan mengembangkan layanan atau produk yang unik. Oleh karena itu, tim operasi dan proyek menciptakan nilai bagi bisnis dengan memperkenalkan atau meningkatkan produk yang sudah ada.
Karena manajemen operasi memandang semua proses bisnis melalui lensa efisiensi, mereka sangat penting dalam perencanaan dan pengendalian proyek.
Mereka menyediakan kerangka kerja, proses, dan pengawasan untuk memastikan bahwa proyek dijalankan secara efisien dan memenuhi tujuannya. Beberapa tugas perencanaan dan pengendalian proyek yang penting bagi tim OM meliputi alokasi sumber daya dan perencanaan kapasitas.
Manajer operasi juga bekerja sama dengan manajer proyek untuk mengembangkan jadwal yang realistis untuk aktivitas proyek. Mereka berkontribusi pada penilaian risiko dan strategi manajemen untuk memastikan keberhasilan proyek.
Baca Juga: Sistem Manajemen Karyawan: Ini Pengertian dan Tips Memilihnya
7. Buat Penjadwalan dan Manajemen Tugas
Strategi manajemen operasi sangat penting dalam mendukung penjadwalan dan manajemen tugas organisasi. Pertama, penjadwalan adalah proses yang mendekonstruksi proyek menjadi aktivitas, pencapaian, dan hasil.
Tim penjadwalan kemudian menentukan durasi proyek serta tanggal mulai dan berakhir.
Selain itu, tim operasi memperhitungkan sumber daya proyek ke dalam proses penjadwalan. Tim operasi dapat memanfaatkan proyek induk, tonggak pencapaian, atau jadwal terperinci untuk mengidentifikasi dan melacak aktivitas proyek.
Mereka akan menggunakan perangkat lunak penjadwalan proyek untuk menghasilkan bagan yang mudah digunakan yang menampilkan berbagai tampilan dan detail jadwal.
8. Buat Manajemen Material dan Peralatan
Tahukah Anda bahwa material dan peralatan menyumbang setidaknya 60% dari biaya bisnis Anda? Untuk alasan ini, manajemen operasi harus menggunakan prosedur operasi standar terbaik untuk mengelola sumber daya yang berharga ini.
Manajemen material sangat penting untuk kelancaran aliran produk ke tingkat pelanggan. Manajemen material dan peralatan juga menyeimbangkan konflik dalam material.
Hal ini juga menurunkan biaya inventaris dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Operasi manajemen material dan peralatan mencakup manajemen inventaris, pembelian, gudang, dan transportasi.
Baca Juga: 10 Kesalahan Manajemen SDM dan Tips Menghadapinya
9. Tentukan Kapasitas yang Dibutuhkan
Strategi manajemen operasi memberikan organisasi kekuatan untuk bertindak dan memaksimalkan aktivitas mereka dengan memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya yang tepat, termasuk tenaga kerja, peralatan, teknologi, dan fasilitas, untuk memenuhi permintaan saat ini dan di masa depan secara efisien.
Bagian operasional dapat melakukan studi manajemen kapasitas atas kebutuhan IT Anda untuk memastikan bahwa setiap departemen memiliki kapasitas yang memadai untuk memenuhi beban kerja yang diproyeksikan pada tahun tersebut.
Dengan menentukan kapasitas sesuai kebutuhan, Anda dapat melakukan manajemen operasi dengan baik dan tepat sasaran.
10. Kelola Produktivitas Karyawan dengan Baik
Ketika dunia bisnis menyesuaikan diri dengan lingkungan pasca pandemi, produktivitas telah menjadi salah satu rintangan paling signifikan yang dihadapi setiap organisasi.
Gangguan produktivitas dan menurunkan semangat kerja karyawan bisa terjadi seiring dengan peningkatan operasional bisnis. Oleh karena itu, bisnis membutuhkan manajemen produktivitas untuk memastikan bahwa tenaga kerja, modal, dan outputnya digunakan secara produktif.
Strategi yang diberikan oleh manajemen operasi dapat mencapai hal ini dengan meningkatkan komunikasi dan memberikan kepemilikan dan akuntabilitas tim atas pekerjaan. Ini termasuk penggunaan perangkat lunak yang dapat memudahkan pengelolaan produktivitas karyawan.
Penggunaan perangkat lunak pengelolaan karyawan akan membuat Anda lebih mudah dalam mengelola produktivitas karyawan. Anda bisa memantau kinerja karyawan dengan baik sehingga manajemen operasi bisa berjalan dengan maksimal.
Untuk mendukung pengelolaan produktivitas karyawan, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. Dapatkan informasi lengkap mengenai GajiHub hanya di tautan ini.
Baca Juga: Manajemen Produksi: Arti, Fungsi, Hingga Ruang Lingkupnya
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa strategi manajemen operasi adalah hal yang sangat penting untuk memastikan sebuah bisnis dapat dijalankan dengan optimal. Dengan adanya strategi manajemen operasi yang efektif, Anda dapat mencapai tujuan bisnis Anda, meningkatkan produktivitas karyawan, hingga akhirnya bisa meningkatkan pendapatan bisnis.
Untuk memaksimalkan strategi yang dilakukan, penting bagi Anda untuk mendukungnya dengan penggunaan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Misalnya dalam meningkatkan produktivitas karyawan, GajiHub memiliki fitur-fitur yang akan mendukung peningkatan produktivitas. Misalnya dengan fitur cuti dan izin akan membeli kemudahkan dalam pengajuan cuti dan izin karyawan.
Karyawan akan memiliki waktu untuk cuti sehingga produktivitas karyawan dapat meningkat setelah melakukan cuti.
Jadi tunggu apa lagi, wujudkan kemudahan manajemen operasi perusahaan Anda dengan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024