Pekerjaan sering kali membuat karyawan lupa waktu dan ini bisa berdampak kepada kesehatan karyawan hingga penurunan produktivitas. Untuk itu penting bagi karyawan untuk membuat strategi manajemen waktu agar produktivitas dapat dijaga dengan baik.
Strategi manajemen waktu ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya dengan teknik pomodoro. Anda juga perlu menghindari multitasking dalam bekerja agar Anda bisa tetap produktif dalam menjalankan pekerjaan Anda.
Lalu apa saja strategi manajemen waktu yang dapat dilakukan? Mengapa seorang karyawan perlu memiliki strategi manajemen waktu yang baik?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai strategi manajemen waktu. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa Pengertian Strategi Manajemen Waktu?
Manajemen waktu adalah praktik mengatur pekerjaan Anda untuk memastikan Anda menggunakan waktu sebaik mungkin. Manajemen waktu dapat meningkatkan produktivitas, tetapi keuntungan terbesar dari manajemen waktu yang efektif adalah kemampuan untuk memprioritaskan hari Anda dengan lebih baik sehingga Anda bisa meluangkan waktu untuk beristirahat dan merawat diri.
Strategi manajemen waktu adalah upaya-upaya yang dilakukan agar Anda bisa menggunakan waktu sebaik mungkin. Manajemen waktu tentu saja tidak bisa didapatkan jika Anda tidak melakukannya dengan upaya-upaya untuk meningkatkannya.
Dengan adanya starategi manajemen waktu ini, Anda bisa meningkatkan produktivitas dan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien tanpa harus membuang waktu untuk hal yang tidak perlu.
Baca Juga: Task Management: Pengertian, Metode dan Tips Meningkatkannya
Apa Manfaat dari Strategi Manajemen Waktu?
Strategi manajemen waktu yang baik dapat membantu Anda mengatur dan memprioritaskan tugas-tugas yang harus dikerjakan:
1. Memiliki lebih banyak waktu
Ketika Anda memiliki tujuan yang jelas tentang ke mana waktu Anda akan digunakan, Anda mungkin menemukan bahwa Anda mengurangi tugas-tugas yang tidak perlu, tidak memprioritaskan pekerjaan yang tidak perlu diselesaikan hari ini, dan menyelesaikan berbagai hal dalam waktu yang lebih singkat
Anda tidak akan memiliki lebih banyak waktu dalam satu hari-tetapi Anda mungkin akan menemukan bahwa Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang sama.
2. Adanya batasan antara waktu kerja dan waktu pribadi
Meningkatkan manajemen waktu Anda bukan berarti memeras setiap detik produktivitas yang Anda miliki di tempat kerja. Sebaliknya, strategi ini dapat membantu Anda menyelesaikan pekerjaan yang paling penting-dan mengidentifikasi pekerjaan apa yang bisa ditunda hingga esok hari.
Dengan memprioritaskan pekerjaan yang harus diselesaikan hari ini dan mengklarifikasi pekerjaan yang bisa Anda tunda di kemudian hari, Anda juga membuat batasan antara waktu kerja dan waktu pribadi.
Baca Juga: Strategi Manajemen Risiko, Manfaat, dan Tahapannya
3. Mengurangi stres
Tanpa manajemen waktu yang efektif, Anda akan merasa tidak pernah punya cukup waktu di tempat kerja. Anda mungkin merasa seperti berlarian dan memadamkan api-yang dapat meningkatkan stres dan, pada akhirnya, kelelahan.
Faktanya, menurut Anatomy of Work Index, 71% pekerja berpengetahuan melaporkan mengalami kelelahan setidaknya sekali pada tahun 2020.
4. Meningkatkan produktivitas
Ada berbagai kiat manajemen waktu untuk membantu mengurangi penundaan dan meningkatkan produktivitas. Dengan mengidentifikasi prioritas utama Anda pada hari itu, Anda tidak hanya akan menjadi lebih produktif-Anda juga akan merasa yakin bahwa Anda mengerjakan hal yang benar setiap harinya.
5. Menghentikan kebiasaan buruk
Tidak ada orang yang ingin menunda-nunda pekerjaan. Namun seiring berjalannya waktu, kebiasaan buruk dapat menumpuk dan menghalangi pekerjaan yang berdampak besar. (Percayalah, kami juga pernah mengalaminya.) Strategi manajemen waktu dapat membantu Anda mengidentifikasi dan menghentikan kebiasaan buruk.
Baca Juga: 7 Manajemen Stress yang Baik di Tempat Kerja
Apa Saja Strategi Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas?
Salah satu cara termudah untuk membangun kemampuan manajemen waktu Anda adalah dengan memasukkan strategi manajemen waktu yang sudah teruji ke dalam rutinitas harian Anda.
Strategi manajemen waktu membantu Anda menetapkan batas waktu untuk bekerja, menangani satu tugas dalam satu waktu, dan menjadwalkan hari Anda dengan lebih terarah. Berikut beberapa strategi manajemen waktu yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan produktivitas:
1. Timeboxing
Timeboxing adalah strategi manajemen waktu yang berorientasi pada tujuan di mana Anda menyelesaikan pekerjaan dalam “kotak waktu”. Strategi ini sangat efektif jika Anda tidak yakin berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas dan ingin membuat daftar tugas dengan lebih terarah.
Kotak waktu atau timeboxing membantu Anda memecah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, dan kemudian menyelesaikan bagian-bagian tersebut dalam waktu yang masuk akal. Setiap tugas harus memiliki kotak waktu yang unik dan tidak lebih dari tiga jam.
Misalnya, jika Anda perlu menulis posting blog, Anda dapat membuat kotak waktu dua jam untuk menulis garis besar. Kemudian setelah beristirahat, Anda bisa membuat kotak waktu tiga jam lagi untuk memulai draf pertama.
Dengan memecah pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, Anda dapat membuat kemajuan yang stabil menuju tujuan Anda selama beberapa hari atau minggu.
2. Pemblokiran waktu
Pemblokiran waktu mirip dengan timeboxing, namun alih-alih menjadwalkan waktu tertentu untuk setiap tugas, Anda akan berlatih memblokir waktu tertentu di kalender Anda untuk pekerjaan terkait.
Ketika Anda menggunakan pemblokiran waktu untuk menjadwalkan pekerjaan Anda, Anda secara efektif membagi minggu kerja ke dalam slot waktu yang terpisah di mana Anda dapat mengerjakan proyek, berkomunikasi dengan rekan kerja, beristirahat, atau bahkan berolahraga.
Pemblokiran waktu dapat membantu Anda mendedikasikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang mengalir dan mendalam dengan memungkinkan Anda untuk fokus tanpa terganggu.
Untuk membuat blok waktu, mulailah dengan menentukan prioritas harian atau mingguan Anda. Kemudian, kelompokkan tugas-tugas yang serupa sehingga Anda dapat mengerjakannya dalam satu blok waktu. Terakhir, praktikkan penjadwalan blok waktu fokus pada kalender Anda untuk membantu Anda tetap berpegang pada jadwal blok waktu Anda.
Baca Juga: Strategi Manajemen Staf: Arti, Manfaat, dan Cara Mengembangkan
3. Metode Pomodoro
Mirip dengan timeboxing dan pemblokiran waktu, metode Pomodoro membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang singkat dan kemudian beristirahat di antara sesi kerja.
Strategi manajemen waktu Pomodoro sangat membantu karena secara aktif mendorong istirahat secara teratur, yang baik untuk motivasi intrinsik-dan baik untuk otak Anda. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa beristirahat membuat orang menjadi lebih kreatif.
Untuk menggunakan metode Pomodoro, Anda membutuhkan timer, daftar tugas yang diprioritaskan, dan fitur “tunda” pada notifikasi Anda. Mulailah dengan mengatur timer Anda selama 25 menit, dan cobalah untuk menghabiskan waktu tersebut hanya untuk mengerjakan sebuah tugas-hindari memeriksa pesan teks atau media sosial jika memungkinkan.
Kemudian, setelah waktu habis, istirahatlah selama lima menit. Idealnya, lakukan sesuatu yang bersifat fisik selama istirahat, seperti makan camilan atau bangun untuk melakukan peregangan-tetapi tidak masalah jika Anda memeriksa perangkat atau melihat apakah ada ping penting ketika Anda sedang fokus mengerjakan tugas.
Ulangi proses bekerja selama 25 menit dan kemudian istirahat selama lima menit sebanyak empat kali. Kemudian, setelah sesi kerja keempat, istirahatlah selama 20-30 menit.
4. Eat the Frog
Mark Twain pernah berkata, “Jika tugas Anda adalah memakan katak, sebaiknya lakukan di pagi hari.” Strategi manajemen waktu Eat the Frog mengambil inspirasi dari kutipan ini dan mendorong Anda untuk mengerjakan tugas-tugas yang besar atau rumit terlebih dahulu sebelum mengerjakan pekerjaan yang kurang penting atau tidak terlalu mendesak.
Strategi ini sangat membantu jika Anda membagi hari-hari Anda antara pekerjaan rutin sehari-hari dan tugas-tugas dengan prioritas tinggi.
Dengan metode eat the frog, Anda bisa memastikan bahwa Anda mengerjakan pekerjaan yang paling penting setiap hari. Untuk memulai strategi manajemen waktu ini, pastikan Anda melacak pekerjaan dan prioritas Anda dalam sebuah alat yang terpusat.
Carilah cara untuk menghubungkan tugas harian Anda dengan tujuan perusahaan. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudah mengidentifikasi tugas mana yang harus diprioritaskan setiap hari, dan pastikan Anda menyelesaikan tugas-tugas tersebut terlebih dahulu. Kemudian, setelah Anda selesai mengerjakannya, Anda bisa melanjutkan ke pekerjaan lainnya.
5. Prinsip Pareto
Jika eat the frog di pagi hari tidak terdengar menggugah selera, Anda mungkin lebih memilih strategi manajemen waktu Pareto. Prinsip Pareto adalah kebalikan dari metode Eat the Frog-strategi ini mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas yang cepat, sehingga Anda bisa merasa lebih puas dan termotivasi saat Anda memulai hari.
Sering disebut “aturan 80/20”, prinsip Pareto memiliki satu aturan mendasar: Anda menghabiskan 20% waktu Anda untuk 80% pekerjaan. Jika Anda bisa menyelesaikan 80% tugas Anda dalam waktu yang relatif cepat, Anda bisa meluangkan waktu untuk mengerjakan 20% pekerjaan yang akan menghabiskan 80% waktu Anda.
Baca Juga: Manajemen Strategis: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, dan Prosesnya
6. Metode Getting Things Done (GTD)
Metode Getting Things Done ditemukan oleh David Allen pada awal tahun 2000-an. Menurut Allen, langkah pertama untuk menyelesaikan pekerjaan adalah menuliskan semua yang perlu Anda lakukan.
Dengan membebaskan kekuatan otak dan mengandalkan alat bantu manajemen tugas, Anda bisa fokus untuk mengambil tindakan-dan bukannya mengingat apa yang harus dilakukan.
Untuk menggunakan metode GTD, catat semua pekerjaan Anda yang akan datang di satu tempat. Kemudian setelah Anda menuliskan semua yang perlu Anda lakukan, urutkan dan prioritaskan pekerjaan Anda.
Baca Juga: Manajemen Strategis: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Jenis, dan Prosesnya
Apa Saja Tips Manajemen Waktu yang Baik?
Anda mungkin suka atau tidak suka menggunakan strategi manajemen waktu yang sudah ada untuk mengatur pekerjaan Anda. Tidak semua strategi manajemen waktu efektif untuk semua orang – itulah mengapa ada begitu banyak strategi manajemen waktu.
Sebagai gantinya, cobalah enam tips berikut ini untuk membangun keterampilan manajemen waktu Anda:
1. Hubungkan pekerjaan harian dengan tujuan
Manajemen waktu tidak selalu tentang menyelesaikan semua pekerjaan Anda, tetapi tentang mengidentifikasi dan memprioritaskan pekerjaan yang paling penting. Untuk melakukannya, Anda perlu menghubungkan pekerjaan sehari-hari dengan tujuan tim atau perusahaan sehingga Anda bisa mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting untuk dikerjakan setiap hari.
Namun, menurut survei terbaru terhadap lebih dari 6.000 pekerja pengetahuan global, hanya 26% karyawan yang mengatakan bahwa mereka memiliki pemahaman yang sangat jelas tentang bagaimana pekerjaan individu mereka berhubungan dengan tujuan perusahaan.
Cara terbaik untuk mengoordinasikan pekerjaan dan prioritas di semua tingkat organisasi Anda adalah dengan alat manajemen kerja. Dengan manajemen kerja, Anda dapat menghubungkan pekerjaan harian dan proyek tim dengan tujuan perusahaan, sehingga anggota tim Anda selalu memahami bagaimana pekerjaan mereka berdampak pada prioritas perusahaan.
2. Memprioritaskan dan mengatur pekerjaan Anda
Apakah Anda menyukai metode Eat the Frog atau lebih memilih pendekatan Getting Things Done, sangat penting untuk mengetahui tugas mana yang penting. Tidak dapat dihindari, Anda akan memiliki tugas yang bergeser dalam prioritas atau tenggat waktu yang naik atau turun.
Jika Anda tidak memiliki kejelasan tentang pekerjaan mana yang lebih penting, Anda tidak akan bisa beradaptasi dan memprioritaskan pekerjaan yang tepat.
Mengapa memprioritaskan pekerjaan itu penting? Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan kelelahan, yang berdampak pada peningkatan jumlah karyawan global setiap tahunnya.
Namun, yang kurang terdokumentasikan adalah bagaimana prioritas yang tidak jelas dapat menyebabkan kelelahan. Menurut Anatomy of Work Index, 29% dari pekerja pengetahuan yang melaporkan merasa kelelahan menyebutkan bahwa mereka merasa terlalu banyak bekerja karena kurangnya kejelasan tugas dan peran sebagai faktor penyebab.
Mengetahui tugas mana yang harus diprioritaskan dapat membantu mengurangi perasaan tersebut dan meningkatkan kepercayaan diri bahwa Anda mengerjakan tugas yang tepat setiap hari.
Baca Juga: Manajemen Bakat: Pengertian, Proses, dan Strateginya
3. Buatlah rencana di akhir setiap hari
Hari kerja sering kali terasa seperti berebutan karena kita sudah tertinggal saat memulai. Jika Anda adalah tipe orang yang memeriksa email setiap pagi untuk mencari tahu apa yang harus diprioritaskan untuk hari itu, Anda tidak sendirian. Untungnya, ada cara yang lebih baik.
Daripada mencoba mencari tahu apa yang harus Anda lakukan di pagi hari, habiskan lima menit terakhir setiap hari untuk mempersiapkan hari berikutnya. Hal ini dapat meningkatkan motivasi karena Anda tahu persis apa yang akan Anda lakukan setiap hari bahkan sebelum Anda masuk
Ini juga merupakan cara yang berharga untuk memastikan bahwa Anda akan menyelesaikan pekerjaan terpenting Anda setiap hari. Daripada bereaksi terhadap email atau permintaan pada pukul 4:30 sore, Anda bisa memastikan untuk memasukkan pekerjaan penting tersebut ke dalam jadwal hari berikutnya.
4. Katakan “tidak” atau delegasikan
Salah satu keuntungan dari memperjelas prioritas Anda adalah Anda akan mendapatkan pemahaman tentang apa yang tidak terlalu menjadi prioritas.
Tidak selalu mudah untuk mengatakan “tidak” pada suatu pekerjaan-tetapi akan sangat membantu jika Anda bisa menjelaskan bahwa Anda mengatakan “tidak” karena pekerjaan tersebut tidak sesuai dengan prioritas Anda saat ini.
Menentukan prioritas untuk diri Anda sendiri-dan membagikan prioritas tersebut kepada anggota tim Anda-dapat memberikan kejelasan kepada semua orang.
Jika pekerjaan tersebut harus diselesaikan, namun masih belum menjadi prioritas Anda, lihat apakah Anda bisa mendelegasikannya kepada anggota tim yang lain. Perlu diingat-mendelegasikan bukan berarti tugas tersebut tidak penting, hanya saja pekerjaan tersebut tidak sejalan dengan prioritas Anda saat ini.
Bisa jadi pekerjaan ini lebih relevan untuk keahlian orang lain-dan ketika Anda menugaskan kembali kepada mereka, Anda memastikan pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang terbaik untuk pekerjaan itu.
Baca Juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Manfaat, Proses dan Strateginya
5. Audit tugas-tugas Anda
Sama halnya dengan mengatakan “tidak” pada pekerjaan, luangkan waktu untuk memeriksa tugas-tugas yang telah Anda janjikan beberapa waktu lalu dan masih Anda kerjakan. Adakah tugas yang sedang Anda kerjakan yang tidak lagi selaras dengan tujuan tim Anda?
Saat Anda menemukan tugas-tugas ini, tanyakan pada diri Anda apakah pekerjaan ini perlu dilakukan. Jika tidak lagi penting bagi tim Anda, pertimbangkan untuk menunda pekerjaan tersebut.
Jika tugas tersebut masih perlu dikerjakan, tanyakan pada diri Anda apakah Anda orang yang tepat untuk pekerjaan itu-dan jika tidak, lakukan latihan pendelegasian yang sama untuk mengetahui siapa orang yang tepat.
6. Tinggalkan daftar tugas yang ditulis tangan dan gunakan alat bantu
Jika Anda masih melacak pekerjaan Anda dengan tangan, saatnya untuk meningkatkan ke alat bantu online. Meskipun memuaskan untuk mencatat secara manual, daftar tugas yang ditulis tangan tidak terorganisir, rentan terhadap kesalahan, mudah hilang, dan tidak efektif.
Sebagai gantinya, pastikan sebagian besar manajemen proyek Anda dilakukan di alat khusus. Alat manajemen proyek menawarkan berbagai fitur yang memudahkan Anda untuk memaksimalkan waktu Anda. Dengan alat manajemen proyek, Anda dapat:
Mengoordinasikan pekerjaan lintas fungsi dan melacak dengan tepat siapa yang melakukan apa dan kapan. Berkomunikasi tentang pekerjaan, berbagi umpan balik, dan melaporkan status proyek di satu tempat.
Baca Juga: Manajemen Konflik: Pengertian, Gaya, Manfaat, dan Strateginya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai strategi manajemen waktu yang bisa menjadi referensi Anda untuk meningkatkan produktivitas. Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa membuat strategi manajemen waktu sangatlah penting karena strategi ini akan membantu Anda dalam membuat prioritas.
Perusahaan juga turut berperan dalam mendukung manajemen waktu karyawan. Misalnya dalam pengelolaan kehadiran karyawan, dimana perusahaan harus bisa menentukan kapan karyawan dapat mencatat absensi masuk, istirahat, hingga absensi keluar.
Untuk memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan ini, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.
Misalnya dengan fitur absensi, karyawan bisa dengan mudah mencatatkan kehadiran karyawan, termasuk ketika istirahat kerja hingga absensi keluar. Pencatatan ini telah dilengkapi dengan fitur GPS dan absensi dengan selfie sehingga karyawan tidak bisa memalsukan absensi mereka.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024