Di era modern seperti sekarang ini, software payroll merupakan alat penting untuk mengelola penggajian karyawan secara lebih efisien dan efektif. Namun, sebelum menggunakan alat ini penting bagi Anda untuk memahami berbagai tips memilih software payroll terbaik.
Software payroll sendiri merupakan alat yang dapat mengotomatisasi berbagai proses payroll, yang membantu mengurangi potensi kesalahan human error, dan mempercepat waktu pemrosesan gaji karaywan.
Selain itu, software payroll biasanya juga dilengkapi dengan berbagai fitur tambahan seperti pelacakan waktu kerja, manajemen ompensasi, dan masih banyak lagi yang dapat meringankan tugas tim HR.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas manfaat dan tips memilih software payroll, serta fitur-fitur penting yang harus dimiliki.
Apakah Software Payroll Penting bagi Bisnis?
Ya, sangat penting, sebab manajemen payroll melibatkan berbagai aktivitas penting untuk menjaga aset utama organisasi dan karyawan.
Oleh karena itu, jika dilakukan secara manual atau melalui spreadsheet, proses ini akan menjadi kompleks, memakan waktu, dan sering kali tidak akurat.
Dengan menggunakan software payroll yang tepat, Anda dapat menyederhanakan proses payroll, sehingga bisa lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan strategi.
Selain itu, berikut beberapa manfaat penting dari software payroll:
1. Mengotomatisasi Payroll
Melakukan proses payroll secara manual dapat meningkatkan peluang human error yang dapat merugikan bisnis.
Melalui software payroll, Anda dapat mengotomatisasi tugas-tugas dari yang sederhana hingga yang kompleks, sehingga Anda bisa menangani urusan payroll dengan lebih baik.
Software ini juga menjaga proses tetap teratur, mudah, dan efisien.
2. Melacak Pengeluaran Payroll
Seiring pertumbuhan bisnis Anda, pengeluaran payroll juga akan meningkat dan Anda memerlukan visibilitas penuh terhadap laporan laba rugi setiap bulan.
Di sini, software payroll dapat membantu Anda untuk menghasilkan laporan-laporan penting, mulai dari daftar gaji karyawan hingga laporan pajak dan pembayaran bonus, yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran secara detail.
3. Membuat Pajak Lebih Mudah
Banyak bisnis yang dikenai sanksi karena tidak membayar pajak, sehingga dibutuhkan software payroll untuk membantu Anda mentaati perubahan undang-undang pajak, mengontrol kontribusi berbagai dana iuran, dan lainnya.
Software ini memastikan bahwa pemotongan pajak dilakukan secara akurat.
4. Integrasi dengan Software Bisnis yang Relevan
Integrasi yang aman memungkinkan akses dari dari berbagai tim di satu tempat.
Misalnya, software yang Anda pilih sudah terintegrasi dengan software akuntansi, yang memungkinkan pencatatan pengeluaran terkait gaji karyawan juga tercatat di sistem akuntansi.
Dengan demikian, software ini dapat menyederhanakan berbagai proses yang sebelumnya kompleks.
5. Mengamankan Data Payroll
Sistem payroll menyimpan informasi sensitif tentang karyawan, seperti gaji, pajak, rekening bank, dan lainnya.
Software payroll dapat meningkatkan keamanan data payroll dengan menetapkan kontrol akses berdasarkan peran. Misalnya, informasi tertentu hanya bisa diakses oleh tim manajemen atau pun HR.
Baca Juga: 12 Fitur Software Payroll Ini Harus Ada, Apa Saja?
Apa Saja Fitur Penting dalam Software Payroll?
Salah satu tips dalam memilih software payroll terbaik adalah dengan mempertimbangkan fitur-fiturnya. Berikut beberapa fitur yang harus ada dalam software payroll:
1. Otomatisasi
Otomatisasi adalah salah satu fitur paling menguntungkan dari software payroll. Dengan otomatisasi, beberapa tugas berikut dapat dilakukan dengan lebih otomatis:
- Input data
- Pelacakan waktu
- Perhitungan gaji dan pajak
- Pelaporan pajak
- Kepatuhan hukum
- Distribusi gaji
Dengan otomatisasi payroll, sebagai profesional HR Anda dapat lebih fokus pada manajemen hubungan karyawan, merencanakan program pengembangan profesional, dan dapat membangun buaya perusahaan yang positif.
Otomatisasi ini juga meningkatkan akurasi tugas sehari-hari dengan menghilangkan potensi human error.
2. Kemampuan Pelacakan Waktu
Setiap perusahaan mungkin memiliki beberapa jenis karyawan, seperti karyawan full time, part time, atau pun karyawan dengan upah per jam.
Upah per jam tentu membutuhkan perhitungan yang lebih kompleks, termasuk pelacakan waktu kerja dan pengelolaan jam lembur.
Dalam hal ini, software payroll dapat menyederhanakan perhitungan upah per jam, mencatat waktu kerja karyawan baik di kantor maupun dari rumah, dan menggunakan data ini untuk menghitung upah mereka, termasuk lembur.
Salah satu software payroll yang juga memiliki fitur pelacakan waktu adalah Gajihub. Dengan menggunakan software ini, Anda dapat menghitung jam kerja karyawan sekaligus apabila mereka mengambil jam lembur.
Pengelolaan jam lembur ini juga bisa diatur oleh karyawan sendiri melalui fitur employee self service (ESS) yang juga tersedia pada aplikasi Gajihub.
Catatan lembur tersebut juga terintegrasi langsung dengan sistem payroll, sehingga pada periode penggajian Anda tidak perlu menghitungnya secara manual.
3. Manajemen Kompensasi
Software yang baik dapat membantu memastikan gaji yang kompetitif, menganalisis keadilan pembayaran, mengoptimalkan struktur bonus, dan menghitung kenaikan biaya hidup.
Semua ini dapat dilakukan dengan data yang akurat untuk mendukung keputusan manajemen kompensasi.
Baca Juga: Variabel Kompensasi: Jenis, Keuntungan, dan Cara Menghitungnya
4. Employee Self Service
Employee self service (ESS) memungkinkan karyawan mengakses software payroll untuk melihat data seperti slip gaji, sisa cuti, pengelolaan pajak, dan sebagainya.
Karyawan juga bisa memperbarui detail pembayaran mereka sendiri, seperti nomor rekening bank dan alamat rumah, tanpa harus melibatkan HR.
5. Manajemen Reimbursement
Jika bisnis Anda memerlukan penggantian biaya untuk karyawan, seperti transportasi, makan, perjalanan, penginapan, software HR dapat memudahkan pengelolaannya.
Software ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan reimbursement dengan mudah sambil menyertakan bukti berupa lembaran inovice dan semacamnya.
Software payroll yang lebih canggih mungkin juga dapat menghasilkan laporan pengeluaran dan mengotomatisasi proses pembayaran, sehingga memastikan penggantian biaya tepat waktu.
6. Pengelolaan Pajak
Pengelolaan pajak dapat menjadi tatangan besar bagi pemilik bisnis kecil.
Dalam hal ini, software payroll dengan fitur pajak dapat memudahkan proses tersebut dengan mengotomatisasi tugas seperti menghitung PPh 21 dengan berbagai metode pemotongan pajak.
Software payroll dari Gajihub juga sudah dilengkapi dengan fitur pajak yang selain memudahkan dalam penghitungan PPh 21, fitur ini juga membantu dalam penghitungan pajak bonus dan insentif yang diterima karyawan.
Saat ini, Gajihub juga telah menyediakan kalkulator PPh 21 yang dapat diakses melalui website maupun aplikasi PPh 21.
Tertarik mencoba Gajihub? Klik gambar berikut untuk informasi lebih lanjut:
7. Manajemen Kepatuhan
Selain pajak, ada beberapa aspek kepatuhan hukum yang harus dipenuhi, seperti kontrak kerja, prosedur onboarding, upah minimum, pembayaran lembur, frekuensi payroll, tunjangan yang diwajibkan, dan masih banyak lagi.
Melalui fitur ini, software payroll dapat membantu Anda melacak kepatuhan hukum seiring dengan perkembangan bisnis.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
8. Laporan Payroll yang Dipersonalisasi
Laporan payroll yang detail penting untuk membuktikan kepatuhan terhadap regulasi, merencanakan anggaran, dan menganalisis, serta mengoptimalkan praktik payroll.
Dalam hal ini, software payroll dapat menyediakan slip gaji yang dapat dikustomisasi sesuai dengan komponen gaji masing-masing karyawan.
Slip gaji tersebut nantinya dikirim kepada karyawan dan dapat diunduh dalam format PDF.
Untuk menambah slip gaji melalui software payroll Gajihub, simak tutorialnya berikut ini:
9. Kemampuan Integrasi
Software payroll yang Anda pilih sebaiknya dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain yang Anda gunakan, seperti software akuntansi dan sebagainya.
Integrasi ini memungkinkan data karyawan dikumpulkan pada 1 platform yang dapat meningkatkan pengalaman pengguna.
10. Keamanan yang Kuat
Pastikan software yang Anda pilih memiliki langkah keamanan data yang kuat, seperti enkripsi, pencadangan otomatis, dan kontrol akses pengguna untuk melindungi data keuangan pribadi karyawan Anda.
11. Tampilan yang Memudahkan
Terakhir, pastikan Anda memilih software payroll yang mudah digunakan agar Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia dengan maksimal.
Fitur yang mendukung tampilan yang mudah digunakan, seperti dashboard yang dapat disesuaikan, navigasi yang intuitif, kemampuan drag and drop, notifikasi real-time, dan aksesibilitas aplikasi seluler.
Baca Juga: Software Employee Database: Manfaat, Fitur, dan Rekomendasi
Apa Saja Tips Memilih Software Payroll?
Selain dengan mempertimbangkan beberapa fitur di atas, ada beberapa tips tambahan dalam memilih software payroll yang dapat Anda lakukan. Di antaranya adalah:
1. Pertimbangkan Kebutuhan Organisasi Anda
Sebelu memilih software payroll, pahami dulu kebutuhan organisasi Anda. Anda dapat mempertimbangkan beberapa pertanyaan berikut:
- Berapa jumlah karyawan yang Anda miliki?
- Berapa banyak karyawan yang akan Anda rekrut di masa depan?
- Apa jenis bisnis Anda?
- Apakah Anda membutuhkan sistem payroll dasar atau yang lebih kompleks?
- Fitur apa yang Anda butuhkan?
- Berapa anggaran yang bisa Anda alokasikan untuk payroll?
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengevaluasi software yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
2. Pertimbangkan Skalabilitas Software Payroll
Tips kedua dalam memilih software payroll adalah mempertimbangkan skalabilitasnya. Berikut beberapa pertanyaan yang bisa membantu Anda:
- Apakah software bisa beradaptasi dengan peningkatan jumlah karyawan?
- Apakah software tersebut bisa memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah?
Pilih software yang dapat mengakomodasi fungsi payroll lanjutan seperti berbagai jenis kompensasi, tunjangan, dan potongan.
3. Kemudahan dalam Penggunaan
Waktu merupakan hal yang berharga dalam mengelola bisnis. Oleh karena itu, Anda perlu memilih software yang mudah digunakan dan intutitif.
Tampilan antarmuka yang user-friendly akan membantu menghemat waktu Anda dan mengurangi kesalahan, yang memungkinkan Anda lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan banyak strategi.
4. Sesuaikan dengan Anggaran
Anggaran selalu menjadi perhatian utama bagi perusahaan. Jadi, tentukan anggaran Anda setelah mengetahui kebutuhan dan fitur yang dibutuhkan.
Bandingkan beberapa pilihan software yang sesuai dengan anggaran Anda dan lakukan analisis biaya-manfaat.
Pertimbangkan juga waktu dan sumber daya yang dapat dihemat serta potensi peningkatan kepatuhan.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Absensi untuk Bisnis
5. Integrasi dengan Software Lain
Tips memilih software payroll yang selanjutnya adalah software harus bisa terintegrasi dengan software lain seperti software absensi dan akuntansi.
Oleh karena itu, pastikan software yang Anda pilih kompatibel dengan alat lain yang Anda guakan untuk menyederhanakan alur kerja Anda.
6. Pengelolaan Kepatuhan
Hukum pajak dan regulasi seringkali berubah, sehingga pilihlah software payroll yang dapat selalu diperbarui dengan perubahan regulasi.
Dengan demikian, software ini dapat membantu bisnis terhindar dari masalah hukum dan kerugian finansial akibat ketidakpatuhan.
7. Pertimbangkan Keamanan Data
Data payroll merupakan hal yang sensitif, sehingga Anda harus mengutamakan keamanan data. Pililah software dengan fitur keamanan seperti enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan audit keamanan reguler untuk melindungi informasi pribadi dan finansial karyawan Anda.
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Terbaik untuk Semua Bisnis
8. Pantau Feedback dan Ulasan
Manfaatkan teknologi seperti review Google, Capterra dan sebagainya untuk membaca feedback dan ulasan pelanggan.
Cari tahu pengalaman pengguna lain tentang software tersebut untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja dan keandalannya.
9. Perhatikan Dukungan Pelanggan Setelah Pembelian
Tips memilih software payroll yang terakhir adalah pilihlah vendor yang memberikan dukungan pelanggan yang baik setelah pembelian.
Pastikan Anda dapat menghubungi tim dukungan dengan mudah melalui telepon, email, atau obrolan langsung, dan mereka memberikan respons ang cepat.
Dengan melakukan tips memilih software payroll di atas, Anda dapat menentukan software yang paling tepat untuk bisnis Anda.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Perhari Paling Mudah
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa penggunaan software payroll memberikan manfaat yang signifikan bagi bisnis, mulai dari mengotomatisasi proses penggajian hingga meningkatkan keamanan dan akurasi data payroll.
Dengan software payroll, Anda dapat menyederhanakan proses penggajian, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan menghemat waktu serta sumber daya yang berharga.
Beberapa fitur penting yang harus ada dalam software payroll termasuk otomatisasi, pelacakan waktu, manajemen kompensasi, ESS, manajemen reimbursement, dan sebagainya.
Salah satu pilihan software payroll terbaik adalah Gajihub menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis dari berbagai ukuran.
Dengan Gajihub, bisnis dapat menghitung jam kerja karyawan, mengelola lembur, memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak, dan memberikan akses self-service kepada karyawan untuk melihat slip gaji dan mengelola data pribadi mereka.
Selain itu, Gajihub menyediakan fitur-fitur tambahan seperti manajemen reimbursement dan integrasi dengan software akuntansi, yang semuanya dapat membantu menyederhanakan proses payroll dan meningkatkan efisiensi operasional.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal - 28 October 2024
- Manajemen Motivasi: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya - 25 October 2024
- Cara Merekrut Supervisor Gudang Berkualitas dan Skill Pentingnya - 25 October 2024